Manual do Sistema "Vida Controle de Contatos" Editorial Brazil Informatica

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1 Manual do Sistema "Vida Controle de Contatos" Editorial Brazil Informatica

2 I Vida Controle de Contatos Conteúdo Part I Introdução 2 1 Vida Controle... de Contatos Pessoais 2 Part II Configuração 2 1 Configuração... de Contas Iniciais 2 2 Registro do Sistema Definição de Usuários Execução Automática Part III Tabelas 1 Tipos de Características Part IV Agenda 1 Agenda de Compromissos Cadastro de... Clientes / Contatos 13 3 Grupo de Contatos Relatórios de... Compromissos 18 5 Relatório de... Clientes / Contatos 19 Part V Ferramentas 21 1 Backup Restore Editorial Brazil

3 Introdução 1 Introdução 1.1 Vida Controle de Contatos Pessoais 2 Vida é um sistema para controle de contatos pessoais, com ele você gerencia seu contados, cria grupos de relacionamento, cria características para identificação dos contatos, alem de contar com uma poderosa agenda de compromissos e tarefas. Com uma interface inovadora, o Vida agiliza a busca e controle de seus contados. Permite também o envio de para o contato ou para o grupo de relacionamento. (Usando o OutLook para enviar os s) Principais Funções: Controle de Acesso por Usuários via senha (Podendo controlar contas separadas por usuário); Agenda de Compromissos Agenda de Tarefas Cadastro de Contatos / Clientes Pode-se trabalhar em Rede, sem limite de estações, e muito mais... 2 Configuração 2.1 Configuração de Contas Iniciais Configuração inicial do Sistema. Estas telas só aparecem na primeira vez em que você entra no sistema. Para utilizar o sistema, deve-se informar o nome completo e o número do registro. Estes são enviados no de confirmação da compra. (Para avaliar, basta informar o nome). O número da instalação deve ser enviado aos o pagamento de licença do sistema. Este número é registrado no micro onde o sistema foi instalado. O número do registro é uma combinação entre o nome informado e o número da instalação. Em casos de formatação ou troca de equipamento, o número da instalação vai mudar. Com isso, será necessario um novo número de registro. Neste caso é só enviar um para suporte@edbr.com.br, informando o nome e o número da nova instalação. Não há custo a este procedimento.você pode também definir a cor de fundo e fonte a ser utilizado nas telas do sistema. Acionar o Botão Iniciar Sistema Editorial Brazil

4 3 Vida Controle de Contatos Apos iniciar o sistema as contas acima serão criadas autimaticamente, mas vale lembrar que você deve entrar em cada conta criada e definir dados como valor de limite, data de vencimento, data de fechamento, etc... Dados que não são obrigatorios, mas se utilizados, melhora o controle financeiro. Inicialmente, sua tela principal ficará mais ou menos assim: 2.2 Registro do Sistema Para informar o número de registro do sistema, após a compra. Para acessar este função, use a opção do nome chamada "Configuração" Para utilizar o sistema, deve-se informar o nome completo e o número do registro. Estes são enviados no de confirmação da compra. (Para avaliar, basta informar o nome). O número da instalação deve ser enviado aos o pagamento de licença do sistema. Este número é registrado no micro onde o sistema foi instalado. O número do registro é uma combinação entre o nome informado e o numero da instalação. Em casos de formatação ou troca de equipamento, o Editorial Brazil

5 Configuração 4 número da instalação vai mudar. Com isso será necessário um novo número de registro. Neste caso é só enviar um para suporte@edbr.com.br, informando o nome e o numero da nova instalação. Não ha custo a este procedimento. 2.3 Definição de Usuários Usado para definir os usuários que terão acesso ao sistema, e módulos e contas que o usuário terá acesso. Para acessar este função use a opção do nome chamada "Configuração" Alem de mostrar os dados do registro do sistema (Nome, Registro e Número de instalação), nesta opção você fará o cadastramento dos usuários do sistema por default o sistema não vem com nenhum usuário cadastrado. Isso faz com que o sistema não solicite senha de entrada. Clique no Botão: Tela Inicial: Para incluir um usuário, acione o botão "Incluir". O sistema solicitará que você infome o nome do usuário, e já vai mostrar as opções de acesso que o sistema tem como default. Todas as opções de acesso estarão liberadas Editorial Brazil

6 5 Vida Controle de Contatos Informe o nome completo do usuário, login e senha para acesso, depois defina quais os módulos e contas que este usuario não terá acesso. É só acionar um duplo clique sobre o item ( ), mas lembre-se: Um usuario deve ser o administrador. Para este usuario e recomendado deixar acesso para todos os módulos e contas. No caso de módulos, você tem quatro opções: Liberado ( ) - Permite que o usuário acesse o modulo ou não Inclui ( ) - Permite que o usuário faça incluisoes de registros no modulo. Para isso a opção liberado deve ser escolhida também Altera ( ) - Permite que o usuário faça alterações de registros no modulo. Para isso a opção liberado deve ser escolhida também Exclui ( ) - Permite que o usuário faça exclusoes de registros no modulo. Para isso a opção liberado deve ser escolhida também Para o controle de acesso à contas do financeiro, so tem a opção de Liberado, a qual permite que o usuario tenha acesso a aquela conta, mas esta funcina em conjunto com o modulo "FINANCEIRO", Que vai definir as demais opções de acesso que o usuario tera: Apos incluir os usuarios e configurar seus acesso, é so acionar o Botão Iniciar Sistema Editorial Brazil

7 Configuração 6 O sistema passara a solicitar na entrada o login e senha do usuario. 2.4 Execução Automática Usado para definir a execução automatica do VIDA, quando iniciar o windows. Para acessar este função use a opção do nome chamada "Configuração" Selecione o item, "Inicia sistema sempre...", assim sempre que ligar o micro, o VIDA será carregado O VIDA vai ficar Minimizado na barra de tarefas do windows, para acessa-lo, clique no icone (Use um duplo clique): Para voltar para a barra de tarefas, minimize o VIDA. 3 Tabelas 3.1 Tipos de Características Define tipo de caracteristicas para o cadastro de Clientes/Contatos. Opção do Menu: Editorial Brazil

8 7 Vida Controle de Contatos Nesta tela você vai cadastrar as características que você que informar para os contatos. Esta é uma tela de configuração onde você informa a descrição da pergunta e o tipo de resposta. Você define a descrição da pergunta. e o tipo de resposta, que pode ser: Se o tipo de resposta for "Campo de Escolha", você deve informar quais as opção de escolha Editorial Brazil

9 Tabelas 4 Agenda 4.1 Agenda de Compromissos 8 Você tem três formas de visualizar a sua agenda de compromissos, Dia a Dia, Semana ou Mês. Dia a Dia: Nesta opção você pode visualizar seus compromissos do dia, na hora em que eles vão ocorrer. Para incluir um compromisso, basta acionar um duplo clique na linha correspondente à hora que você quer lançar o compromisso. Para ver os detalhes do compromisso, basta acionar um duplo clique sobre o mesmo. Ao lado da lista de compromissos você conta com um calendário para navegação Editorial Brazil

10 9 Vida Controle de Contatos Semana: Nesta opção você pode visualizar seus compromissos durante a semana, no dia em que eles vão ocorrer. O processo de incluir e visualizar detalhes do compromisso é o mesmo da opção Dia a Dia Editorial Brazil

11 Agenda 10 Mês: Nesta opção você pode visualizar seus compromissos durante o mês todo, no dia em que eles vão ocorrer. O processo de incluir e visualizar detalhes do compromisso é o mesmo da opção Dia a Dia Editorial Brazil

12 11 Vida Controle de Contatos Quando você inclui um compromisso você tem as seguintes informações que podem ser preenchidas: Se você utilizar a opção "Avisar em", o sistema vai abrir a janela abaixo como aviso para o compromisso, além de acionar um aviso sonoro Editorial Brazil

13 Agenda Editorial Brazil 12

14 Vida Controle de Contatos Cadastro de Clientes / Contatos Cadastramento de Clientes/Contatos e Fornecedores Opção do Menu: Na Agenda de contato você pode cadastrar todos seus Clientes, Contatos e Fornecedores. Nesta opção você conta com um cadastro completo com telefones, e endereço, pode também informar características do contato, as quais você pode configurar e associar o contato a grupos que você pode definir. A parte superior você conta com duas formas de busca, pela opção de pesquisa ou pelas iniciais do nome, clicando-se na letra o VIDA mostra na lista lateral os clientes com as iniciais da letra escolhida, ou clicando-se em "..." lista-se todos os clientes Editorial Brazil

15 Agenda 14 A opção de "Pesquisa" Conta com os seguintes filtros: Onde você informa as opções de filtro desejadas e clica em "Executa Pesquisa", o VIDA vai mostrar na lista lateral todos os clientes que se encaixam no filtro escolhido: Editorial Brazil

16 15 Vida Controle de Contatos Cadastramento, Inclusão, Alteração e Exclusão de Clientes: Para ver os dados completos do Cliente, basta clicar sobre o nome do mesmo, na lista da esquerda. Ao lado você vê todas as informações do contato. Estas estão divididas em cinco pastas: Na pasta Dados você tem as informações básicas do contato, como nome telefone, , endereço. Para alterar estas informações, basta digitar sobre as mesmas. Além de você contar com a opção de enviar s para o contato.para isso basta acionar o botão Na Pasta Outros Contatos, você pode incluir outros Nomes,telefones e s, referentes a este mesmo cliente: Editorial Brazil

17 Agenda 16 Na pasta Características, o VIDA vem configurado com as características abaixo, mas você pode definir as características que você desejar. As quais você vai poder utilizar para filtrar e tirar relatórios do Clientes. Na Pasta grupos você define a quais grupos o cliente pertence, ele pode fazer parte de mais de um grupo. Os Grupos você pode definir quantos quiser, e o mesmo poderá ser utilizado para filtrar os clientes e gerar relatórios Editorial Brazil

18 17 Vida Controle de Contatos Na Pasta mais detalhes você tem um campo para digitar um texto livre, onde você pode informar mais detalhes sobre o Cliente Editorial Brazil

19 Agenda Grupo de Contatos Nesta tela você cria os grupos os quais você quer separar seus contatos. Opção Menu: Utilize a lista da esquerda para posicionar o Grupo, e o campo a direita para edita-lo. Você pode inclui ou excluir um grupo clicando nos botões. Nela também é possível enviar s para todos os contatos pertencentes ao grupo. Para mandar um para todos os contatos do grupo é só clicar no botão :" Manda Para Membros do Grupo " 4.4 Relatórios de Compromissos Esta opção permite imprimir um relatório com os compromissos agendados no período informado. Opção do Menu: Editorial Brazil

20 19 Vida Controle de Contatos Para imprimir o relatorio de compromissos, pode-se informar: Você pode escolher um periodo e opcionalmento um Cliente/Contato, e gerar o relatorio: 4.5 Relatório de Clientes / Contatos Esta opção permite imprimir um relatório de clientes/contatos. Opção do Menu: Editorial Brazil

21 Agenda Para imprimir o relatorio de clientes/contatos pode-se informar: Lembrando que os filtros não informados não serão considerados na listagem. Este é o relatorio gerado: Editorial Brazil 20

22 21 Vida Controle de Contatos 5 Ferramentas 5.1 Backup Gera copia de segurança dos dados cadastrados no VIDA Opção do Menu: Deve ser usado para gerar uma cópia de segurança de todos os dados que você incluiu no sistema. Este arquivo deve ser gravado em disquete ou CD, devendo ser guardado em lugar seguro, pois são suas informações pessoais. É recomendável gravar uma cópia de segurança pelo menos uma vez por semana. Clique na opção do menu é escolha o local onde você vai gravar o arquivo: Editorial Brazil

23 Ferramentas 22 Depois clique em "Save", em seguida o VIDA vai iniciar a criação do arquivo de backup. Não mude o nome do arquivo. 5.2 Restore Restaura a copia de segurança gerada pela opção de Backup. Opção do Menu: Deve ser usado para restaura uma cópia de segurança gerada pela opção de backup do VIDA. Clique na opção do menu é escolha o local onde esta gravado o arquivo Editorial Brazil

24 23 Vida Controle de Contatos Escolha o arquivo e clique em "OPEN": Editorial Brazil