Treinamento. Módulo. Escritório Virtual. Sistema Office. Instruções para configuração e utilização do módulo Escritório Virtual do sistema Office

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1 Treinamento Módulo Escritório Virtual Sistema Office Instruções para configuração e utilização do módulo Escritório Virtual do sistema Office

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3 1. Atualização do sistema Para que este novo módulo seja ativado, é necessário primeiramente atualizar o sistema Office para versão atual disponível em nosso site. 2. Instalação e ativação do sistema virtual Ao atualizar o sistema é disponibilizado na tela inicial do sistema o botão de acesso ao módulo, porem para que o funcionamento seja correto é necessário instalar o sistema que ira realizar a comunicação com o site. Siga abaixo: - Acesse o modulo Escritório Virtual na tela inicial do sistema; - Dentro da tela o Escritório virtual clique em Clique em BAIXAR e INSTALAR para realizar o download; - Ao clicar o sistema inicia automaticamente o download d3o sistema, ao concluir clique em NEXT, por duas vezes e clique em Install; - Concluída a instalação feche o módulo Escritório; 3. Cadastro dos dados do Escritorio Todos os processos a serem realizados pelo sistema para envio de dados para o site vai solicitar uma senha de segurança, veja abaixo como cadastrar esta senha: - Acesse o modulo Administrativo; - Clique no menu Utilitários / Parâmetros; - No campo Senha de acesso ao Escritório Virtual informe a senha do escritorio que vai ser usada para realizar o upload dos relatórios e arquivos. *Essa não é a senha do cliente, é apenas do escritório para salvar os arquivos no site; - Salve as alterações nos parâmetros; 4. Logo marca do escritorio Os arquivos salvos pelo escritorio, serão destinados ao site porem esta página pode ser considerada uma pagina do próprio escritorio, sendo assim, é possível inserir a logo marca do escritorio como personalização da pagina. - Acesse o módulo Administrativo; - Clique em Cadastro / Organização contabil; - Clique na aba Logo Marca e adicione a logo do escritorio para que ela seja apresentada na pagina de internet;

4 5. Cadastro dos clientes O sistema vai identificar cada cliente do escritorio pelo CNPJ informado no cadastro da empresa e encaminhar as informações de acesso ao site por . Veja abaixo como conferir essas informações: - Acesse o modulo EMPRESA; - Clique em Cadastro / Empresa; - Confira o CNPJ e o das empresas cadastradas para que não tenha problemas no envio dos dados; 6. Registro dos usuários e senhas Cada cliente do escritorio para realizar o download do arquivos deverá acessar nesta pagina será solicitado o CNPJ da empresa e a senha. Veja abaixo como gerar essa senha: - Clique em Cadastrar Login dos clientes; - Na tela de cadastro, marque as empresas que deseja efetuar o cadastro da senha; - Clique no V para confirmar o cadastro das senhas. 7. Envio dos dados para o cliente Após cadastrar as senhas é recomendado o envio desses dados para os clientes, veja abaixo como realizar este envio: - Clique em Enviar com login dos clientes; - Marque os clientes que deseja eja enviar e clique em Confirma; - Cada cliente vai receber um de informando os dados para download do arquivos. (site, login e senha);

5 8. Envio de relatórios para o site Os relatórios do sistema office agora possuem no campo saída a opção SITE, para que sejam carregados a pagina de cada cliente, veja abaixo como salvar estes relatórios no site. - Acesse o relatório desejado pelo cliente dentro do sistema office; - Preencha os dados e visualize em vídeo para ter certeza que os dados estão corretos; - Depois de conferir, selecione no campo Saída opção SITE e confirme; - Será acionada uma tela questionando o mês / ano do relatório e a descrição para o site. Preencha esses dados e confirme; - Informe a senha do escritorio que foi cadastrada no item 3 deste roteiro e confirme; - Entre em contato com o cliente e solicite para que acesse informe o login e senha e realize o download do arquivo desejado. 9. Envio de arquivos avulsos para o site Alem dos relatórios automáticos o sistema possibilita o envio de arquivos avulsos para o site. Siga as instruções: - Clique em Enviar arquivo Avulso - Selecione para qual empresa deseja salvar o arquivo. - Informe o mês e ano de referencia - Informe a descrição do arquivo para o site - Selecione o arquivo salvo no computador. Este arquivo deve estar em formato PDF - Confirme o envio do arquivo. - Informe a senha que foi cadastrada no item 3 deste roteiro e confirme. - Entre em contato com o cliente e solicite para que acesse informe o login e senha e realize o download do arquivo;

6 10. Manutenção da Pagina O sistema possibilita a exclusão de arquivos já utilizados ou que foram adicionados incorretamente, veja abaixo como realizar este processo. - Clique em Manutenção de pagina - Confira os arquivos gerados e disponibilizados no site; - Para Excluir, marque o arquivo e clique em EXCLUIR DA PAGINA e confirme 11. Ambiente do cliente Todos os arquivos gerados e transmitidos pelo sistema serão disponibilizados com segurança em um ambiente chamado Escritório Virtual em nosso próprio site ( Ao acessar este ambiente, cada cliente deve informar o CNPJ e a senha que foi gerada pelo sistema Office e encaminhada por Dentro do ambiente, o cliente tem acesso apenas aos arquivos disponibilizados através de seu CNPJ, podendo visualizar e salvar cada um deles em seu computador. 12. Solicitações de documentos Cada cliente também pode pelo ambiente on-line solicitar novos documentos, é só clicar em Solicitar documentos e preencher a ficha de cadastro. As solicitações realizadas nesta página serão apresentadas diretamente na tela de gerenciamento do Escritorio Virtual.