ArpPrintServer. Sistema de Gerenciamento de Impressão By Netsource Rev: 02

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1 ArpPrintServer Sistema de Gerenciamento de Impressão By Netsource Rev: 02 1

2 Sumário INTRODUÇÃO... 3 CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS DO SISTEMA... 3 REQUISITOS DE SISTEMA... 4 INSTALAÇÃO DO SISTEMA... 4 ACESSO AO SISTEMA... 5 ARQUIVO... 6 Propriedade das Impressoras... 6 Configurar Impressoras... 6 FERRAMENTAS... 7 Manutenção da Base... 7 Configuração de Segurança... 7 Configuração de (SMTP)... 7 Teste de SMTP... 8 RELATÓRIOS... 8 AJUDA... 9 SISTEMA MINIMIZADO... 9 CONFIGURAÇÃO DO SPOOL DE IMPRESSÃO... 9 INTERFACE DO SISTEMA CONTROLE DE IMPRESSÃO IMPRESSÃO POR USUÁRIO IMPRESSÃO POR DATA CONFIGURAÇÃO Usuários Impressoras Configuração de Setores Configuração de Projetos GRÁFICOS DO SISTEMA GRÁFICO DE IMPRESSÃO POR USUÁRIOS GRÁFICO DE IMPRESSÃO POR SETORES RELATÓRIOS DO SISTEMA TELA DE PARÂMETROS PARA RELATÓRIOS RELATÓRIO DE IMPRESSÃO POR USUÁRIOS RELATÓRIO DE IMPRESSÃO POR SETORES RELATÓRIO DE IMPRESSÃO POR PROJETOS RELATÓRIO DE IMPRESSÃO POR USUÁRIOS / IMPRESSORAS RELATÓRIO DE IMPRESSÃO POR IMPRESSORAS FAQ PERGUNTAS MAIS FREQÜENTES FALE CONOSCO

3 Introdução Controle impressoras locais ou em rede. O ArpPrintServer permite a você gerenciar as impressões em sua empresa com o objetivo de controlar todos os gastos, você verá o quanto sua empresa estava gastando com impressões e o quanto ela poderá economizar agora, reduzindo assim o número de impressões em até 60%. Com o ArpPrintServer você controla o custo por página impressa, pelo formato de papel e pela cor utilizada na impressão. Obtenha relatórios precisos de impressões por usuários, por projetos e por setores da empresa (Centro de Custo). O sistema roda em Windows 2000 Pro, XP, 2000 Server e 2003 Server, mas administra as impressões vindas de qualquer plataforma que esteja em rede compartilhando as impressoras do servidor de impressão. Exemplo de ambiente para gerenciamento com o sistema ArpPrintServer. Sistema ArpPrintServer Impressoras de Rede / Printer Server Sistema ArpPritnServer Características Principais do Sistema Relatório de Impressão por período, demonstrando o total de impressões e o custo baseado na cor, tamanho do papel e do tipo de impressora; Relatório de impressão por setores (centro de custo), para rateio entre os setores da organização; 3

4 Relatório de impressão por datas; Controle de entrega de impressões aos usuários, totalizando o número de impressões e o custo, baseado no formato do papel e também na cor da impressão; Cadastro de impressoras automático pelo sistema; Cadastro de usuários automático pelo sistema; Cadastro de Setores. OBS: Não é preciso fazer o cadastro de usuários nem de impressoras, pois o sistema já faz o cadastro de ambos quando o usuário imprimir pela primeira vez em cada impressora. É necessário cadastra apenas os formatos de folha com respectivos preços. Requisitos de Sistema Este programa captura somente informações de impressoras que estejam conectadas fisicamente a um Printer Server ou a um Servidor de Impressão com Windows 2000 / Pro / NT, 2003 ou XP. Impressoras conectadas fisicamente a estações de trabalho com Windows 95 / 98 / Me, não podem ser gerenciadas pelo sistema. Isto não impede que o sistema capture as impressões vindas destas estações de trabalho. Instalação do Sistema Para instalar o Sistema de Gerenciamento de Impressão ArpPrintServer basta seguir os seguintes procedimentos: 1) Faça o Download do Sistema na Internet, no endereço abaixo: 2) Instale o programa no Servidor de Impressão da sua empresa; 3) Se você não possuir o Microsoft Access instalado no Servidor de Impressão, para que o sistema possa ser executado corretamente, faça o Download do Drive Access, no endereço abaixo: 4) Importante: Configurar a DATA do Servidor para o Formato dd/mm/yyyy ou dd/mm/aaaa, dia (2 dígitos), mês (2 dígitos) e ano (4 dígitos); 5) Execute o sistema; 6) Execute um Teste de Impressão em uma das impressoras instaladas no Servidor de Impressão e que estão compartilhadas para outros usuários. Aguarde 50 segundos, e o sistema irá mostrar a impressão realizada e armazenará no banco de dados; 7) Para que o custo seja exibido, vá até o item (configuração) / impressora e configure o formato de papel ex: A4 210 x 297 mm, e defina o custo da impressão colorida e preto e branco; 8) Na tela de controle, clique no botão Atualizar e você verá que o custo definido para o papel será aplicado àquela impressão; 4

5 9) Basta deixar o sistema ativo que ele capturará todas as impressões realizadas na rede. Acesso ao Sistema Ao final da instalação do programa, um Atalho (Ícone) estará disponível no Desktop (Área de Trabalho), ou no Menu Iniciar > Programas > ArpPrintServer. Clique duas vezes no Atalho para abrir o sistema ArpPrintServer. 5

6 Arquivo Propriedade das Impressoras Permite visualizar a propriedade de cada uma das impressoras. Configurar Impressoras Permite ao usuário ter acesso a interface de configuração das impressoras do Windows. 6

7 Ferramentas Manutenção da Base Na manutenção de Base de Dados, o usuário pode limpar essa base de acordo com um período desejado. Configuração de Segurança O Sistema permite a criação de um login e uma senha, sendo efetuada ao logar e ao fechar o sistema dando mais segurança ao responsável. Configuração de (SMTP) Permite efetuar a configuração da conta de principal que será utilizada como conta de padrão no envio de relatórios do sistema. 7

8 Teste de SMTP Após a configuração do SMTP é necessário efetuar o teste de envio de , permitindo assim verificar se os dados da conta estão corretos. Relatórios Tela de parâmetros para Relatórios, permite o usuário tirar relatórios entre datas escolhidas. 8

9 Ajuda Em Ajuda temos informações sobre o produto e o acesso a ferramenta para efetuar o registro do sistema. Sistema Minimizado Ao minimizar o sistema ele ficará disponível para acesso ao lado do relógio do windows, como mostrado na figura abaixo: Configuração do Spool de Impressão Configurando o SPOOL para contabilizar as impressões corretamente. Entre no Painel de Controle e selecione Impressoras ; 9

10 Selecione a Impressora desejada, clique com o botão direito do Mouse sobre ela e selecione Propriedades da Impressora; 10

11 Selecione a aba ou guia Avançado (Advanced). Marcar a opção: Iniciar a impressão depois que a última página estiver sido colocada em Spool Se esta opção não estiver marcada. O Windows irá computar de forma incorreta as impressões. Interface do Sistema Apresenta os detalhes sobre o funcionamento de cada uma das telas do sistema de forma detalhada. Controle de Impressão Captura todas as impressões feitas pelos usuários nas impressoras instaladas no servidor; 11

12 Impressão por Usuário Exibe todas as impressões realizadas pelo usuário no período desejado; 12

13 Impressão por Data Exibe todas as impressões realizadas no período desejado; Configuração Permite configurar Usuários, Impressoras, Setores (Centro de Custo) e Projetos; 13

14 Usuários Na tela de Configuração existe a aba Usuários onde automaticamente quando um funcionário envia uma impressão, ele é cadastrado na lista de usuários após 50 segundos, portanto o único passo a ser feito é selecionar o setor ao qual o funcionário pertence. (Ex.: Administração, Comercial...).Veja na tela abaixo. O sistema vem pré-cadastrado 3 setores, caso aja necessidade de adicionar mais algum, deve-se acessar a aba de setores e cria-los antes de ligar o usuário ao setor. Impressoras Na Tela de Impressoras abaixo, você pode configurar também cada formato de papel da impressora e seus respectivos valores por página, tanto colorida quanto preto e branco. Através destes dados, o sistema fará o cálculo automático de cada impressão efetuada. 14

15 Configuração de Setores Permite configurar e adicionar Setores; é necessário manter o setor Administração no cadastro. Para adicionar novos itens, use a ferramenta de inserção e navegação conforme a seta azul indicada. Navegador de acesso a dados. Permite inserir, editar e excluir registros. 15

16 Configuração de Projetos Permite configurar e adicionar Projetos permitindo o controle de impressões por Projeto. Para usar este recurso, será necessário a Instalação e configuração do ArpPrintClient nas estações da trabalho. (esta ferramenta junto com o manual será disponibilizada apenas para os clientes que adquirirem o produto). Gráficos do sistema Permite visualizar de forma gráfica as impressões por usuários e setores (Centro de Custo / Departamento) da empresa. 16

17 Gráfico de Impressão por Usuários Gráfico de Impressão por Setores 17

18 Relatórios do Sistema No menu Relatório são gerados diversos tipos de relários, conforme abaixo: Tela de parâmetros para Relatórios Relatório de Impressão por Usuários 18

19 Relatório de Impressão por Setores Relatório de Impressão por Projetos 19

20 Relatório de Impressão por Usuários / Impressoras Relatório de Impressão por Impressoras 20

21 FAQ Perguntas mais Freqüentes 1) O que é o ArpPrintServer? O ArpPrintServer é um Sistema de Gerenciamento de Impressão, que permite o total controle e visualização de todas as impressões realizadas dentro de uma rede de computadores. 2) Como funciona o ArpPrintServer? O ArpPrintServer funciona capturando as impressões realizadas por todos os usuários de uma rede, cujas impressoras estão instaladas no Servidor, ou Servidor de Impressão da rede. 3) Como configurar o ArpPrintServer? O ArpPrintServer captura e cadastra automaticamente a impressão realizada pelo usuário, assim como o usuário e a impressora (caso a mesma ainda não tenha sido cadastrada). Portanto as únicas configurações a serem realizadas no sistema é a definição dos formatos de papel que cada impressora trabalha, assim como cor e custo por página impressa, e também a alocação dos usuários aos setores e projetos. 4) Que tipo de equipamento preciso ter para executar o ArpPrintServer? Um computador com no mínimo 512 MB de memória RAM, 20 MB de espaço em disco rígido para a instalação, Sistema Operacional Windows 2003 Server ou Windows 2000 Server (o sistema também é executável em Windows XP, mas é recomendado que seja utilizado nas versões Server do Windows 2000 ou 2003). 5) Qual é o Banco de Dados do ArpPrintServer? Na versão padrão o Banco de Dados é em Access 2000, mas pode ser também em SQL Server 2000 ou O cliente é quem escolhe qual Banco de Dados quer utilizar no momento da compra do Software! 6) Como e onde configurar as impressoras da rede? As impressoras da rede devem ser instaladas no Servidor e configuradas para Iniciar a impressão depois que a última página estiver sido colocada em Spool, para realizar esta alteração, o administrador da rede deve entrar no Painel de Controle, Impressoras, clicar com o botão direito do mouse na impressora desejada e abrir as Propriedades, dentro das propriedades ir para a Aba ou guia Avançado, onde deve-se marcar a opção Iniciar a impressão depois que a última página estiver sido colocada em Spool. 7) O ArpPrintServer limita o número de impressões por usuários "quotas"? Não, o ArpPrintServer não controla quotas de impressão, pois o objetivo do sistema é de auditar se as impressões realizadas na empresa são realmente necessárias, fazendo com que os usuários parem de imprimir arquivos desnecessários, tais como extratos bancários, páginas da internet, trabalhos acadêmicos, entre outros, ou seja, arquivos que não fazem parte do cotidiano da empresa. 8) Quais tipos de relatórios o ArpPrintServer possui? Relatórios de Impressão por Período, Setores (Centro de Custo) e Usuários. 9) Quais são os benefícios que o sistema gera para a empresa? Além da auditoria das impressões e também do grau de informações gerados, o ArpPrintServer também tem o papel de ser inibidor de impressões desnecessárias, fazendo com que a empresa tenha uma economia de quase 60% com impressões. 21

22 10) Como adquirir o ArpPrintServer? Para adquirir o ArpPrintServer, você deverá enviar um para netsource@netsource.com.br informando quantas estações de trabalho possui a sua rede, juntamente com a ficha cadastral de sua empresa, para que a NetSource possa lhe enviar o Boleto Bancário bem como a Nota Fiscal após o pagamento. Você também poderá entrar em contato com nosso Suporte Técnico para maiores esclarecimentos através do suporte@netsource.com.br ou pelos telefones: (31) (31) ) Quais são as formas de pagamento para se adquirir o ArpPrintServer? Através de Boleto Bancário ou Depósito em Conta Corrente. 12) O que são as Licenças do ArpPrintServer? As Licenças são adquiridas de acordo com o número de Estações de Trabalho existentes na rede. Veja no FAQ número 11. Fale Conosco Netsource Soluções em Informática LTDA Site: netsource@netsource.com.br fone: (31) (31)