Escritório Virtual - Apresentação. Acesso ao Portal do Escritório Virtual

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3 Escritório Virtual - Apresentação O escritório Virtual visa uma aproximação entre o escritório e seus clientes, possibilitando encurtar caminhos para envio e recebimento de arquivos e informações importantes. Este módulo é baseado em uma pagina na internet, aonde os arquivo são armazenados e disponibilizados a seus clientes através de um login Acesso ao Portal do Escritório Virtual 1º Passo - Acesse o site e clique em Escritório Virtual (Imagem Abaixo) ou acesse diretamente o link 2º passo Dentro do site, informe o CNPJ da empresa e a senha que será enviada pelo Escritório através de um . Página3

4 Enviar Documentos da empresa p/ Escritório - Clique em ENVIAR DOCUMENTOS (imagem) - Dentro da tela Enviar Documentos clique em Clique ou arraste seus arquivos neste quadro - Na tela de Documentos selecione o arquivo que deseja enviar para o escritório e clique em Abrir Página4

5 - Como padrão a tela de documentos vai apresentar apenas os arquivo PDF da pasta selecionada, caso deseje visualizar outros tipos de arquivo altere o campo tipo no rodape da tela de para. - Assim que clicar em Abrir na tela de selecão de documentos, clique no botão Salvar na tela de envio para confrmar o envio do arquivo para o escritório. - Será iniciado o processo de envio e assim que concluído o arquivo será apresentado na lista de Documentos conforme a imagem. - Concluído o envio, o escritório recebera os avisos informando do arquivo recebido. Página5

6 Visualizar e baixar Documentos enviados pelo Escritório - Para ler e fazer download dos arquivos enviados pelo escritório para a empresa, clique em DOCUMENTOS na tela inicial; - Uma lista de documentos será aberta, apresentando a lista de todos os documentos enviados pelo escritorio. - Clique no botão a frente do arquivo que deseja ler. - O download do arquivo será permitido dentro da tela de visualização do arquivo. Cadastrar novos Funcionários Uma das ferramentas do Escritório Virtual Londrisoft é o cadastro de Funcionario, permitindo que a empresa realize novos cadastros e envie todos os dados, documentos e fotos através da Internet. Veja abaixo como realizar esse cadastro. - Na tela inicial do Escritório Virtual clique em NOVO FUNCIONÁRIO Página6

7 - Será aberta a tela de cadastro de funcionário, aonde os campos contornados da cor laranja são obrigatórios para cadastro. - Após preencher todos os campos da tela Informações Pessoal não precisa clicar em Salvar, clique na aba Documentos para preencher informações da documentação do funcionário. - O campo PIS não esta contornado de Laranja, porem recomenda-se o preenchimento. - Mesmo preenchendo os documentos, o cadastro ainda não esta completo, clique na aba Inf. Obrigatórias para preenchimentos de campos importantes como data de admissão, salário, tipo de pagamento e outros. Página7

8 - Os campos Função e Contribuição Sindical não são determinados como obrigatórios, porem recomenda-se seu preenchimento. - Preenchidos todos os campos contornados em Laranja, clique em SALVAR - Ao clicar em SALVAR o site vai remeter diretamente para a tela Adicionar Foto, clique no local informado ou araste o arquivo de foto do funcionário para local quadro. - Ao inserir a foto, clique em SALVAR para confirmar a inclusão dela ao cadastro do funcionário. - Caso não deseje enviar foto clique em NÃO ENVIAR FOTOS - Clicando em Salvar ou Não enviar o próximo passo é o envio dos documentos do funcionários. - Dentro da tela Enviar Documentos clique em Clique ou arraste seus arquivos neste quadro - Na tela de Documentos selecione o arquivo que deseja enviar para o escritório e clique em Abrir Página8

9 - Como padrão a tela de documentos vai apresentar apenas os arquivo PDF da pasta selecionada, caso deseje visualizar outros tipos de arquivo altere o campo tipo no rodape da tela de para. - Assim que clicar em Abrir na tela de selecão de documentos, clique no botão Salvar na tela de envio para confrmar o envio do arquivo para o escritório. - Após incluir os dados, foto e documentos clique em CONCLUIR CADASTRO para enviar os dados para o escritório.. - Concluido o cadastro, o site retorna para a lista de funcionários já cadastrados, confira se o funcionário cadastro consta na lista. - para cadastrar um novo funcionário clique no botão Consulta de Funcionários já cadastrados Para consultar funcionários cadastrados pelo site ou pelo escritório clique em Funcionários na tela inicial. Os funcionários serão apresentados em duas listas, primeiro os que foram cadastrados pelo site e na seqüência os funcionário que já foram cadastrados pelo escritório. Caso não apresente funcionários clique em Solicitações e faça o pedido de alimentação destes dados. Página9

10 Lançamento de Eventos p/ Folha de Pagamento Com liberação do escritório será possível lançar eventos de Hora extra, faltas e outros diretamente pelo site para o sistema Office, facilitando assim o calculo de Folha de Pagamento. Entenda como: - Na tela inicial do Escritorio Virtual clique em FOLHA - Clique em +Adicionar evento - Informe o mês para lançamento - Selecione o funcionário desejado - Selecione o evento que deseja lançar para o mês. Caso não apresente nenhum evento ou o evento não esteja na lista entre em contato com o escritório de contabilidade e solicite a liberação do evento. - Informe a quantidade para o evento (EX: 5 horas, informe 5) - Informe o Valor para o evento, em caso de eventos de horas e faltas informe 0,00 no valor pois o calculo será automático na folha de pagamento. - Clique em SALVAR para concluir a adição. Página10

11 Siga as instruções a se através do site: Solicitação de Documentos para Escritório Siga as instruções a seguir para solicitar documentos para o Escritório de contabilidade - Na tela inicial clique em Solicitações - A seguinte tela será aberta, clique em ENVIAR SOLICTAÇÃO DE DOCUMENTO - Informe seu Nome, selecione o departamento desejado e digite os dados de Seu Pedido (EX: Calcular Férias do funcionário Joao de 01/08/2015 a 20/08/2015) - Clique em Salvar para concluir a solicitação e encaminhar o pedido. - Depois de salva, a solicitação fica em uma lista para consulta e será encaminhada ao Escritorio. Assim que atendida pelo escritorio a mesma ficara destacada em verde. Página11