TUTORIAL ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

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1 TUTORIAL ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Brasília/DF Agosto/2015 3

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3 Sumário 1 Menu Cadastro Cadastro de Entidade Cadastro de Atividade Cadastro de Participante Menu Execução Inscrição Ficha Cadastro Ficha de Presença Ficha de Avaliação Avaliação da Atividade Emissão de Certificado Fechamento da Atividade Relatórios Relatório Participação Relatório Comparativo Relatório Avaliação do Evento

4 Introdução Módulo Organização de Eventos O Módulo Organização de Eventos, disponível no SGE, permite gerenciar com facilidade e automação eventos, cursos, seminários e reuniões. Seu acesso se dá através do página principal do SGE no link ( figura 1). Figura 1 Para acessar o módulo clique no botão Organização de Eventos (figura 2). Figura 2 6

5 Será carregada a tela de login do Módulo Organização de Eventos. Insira login e senha e clique em Acessar (figura 3). Figura 3 A seguir, será carregada a tela principal a partir da qual é possível cadastrar Participantes, Entidades e Atividades (figura 4). 7

6 Figura 4 Na coluna da direta é apresentado o menu com os itens Cadastro, Execução e Relatórios. 1 Menu Cadastro. O menu cadastro é o ambiente onde se cadastram os Participantes, as Atividades e as Entidades (figura 5). Figura 5 Para que um evento seja cadastrado no módulo Organização de Eventos é necessário, em primeiro lugar, cadastrar a Entidade que irá realizar a atividade, em seguida cadastrar o evento e, por fim, os participantes. 8

7 1.1 Cadastro de Entidade Para cadastrar a entidade clique no submenu Entidade. O SGE carregará o formulário de cadastramento (figura 6). Figura 6 Na aba Dados da Entidade informe a classificação da entidade, o tipo, o CNPJ, o nome, o endereço e os telefones de contato, assim como e site (quando for o caso). Na aba Informações para Certificado (figura 7) informe o nome do signatário, a função e a seguir faça o upload da assinatura digitalizada do signatário, da imagem de fundo e da logo da entidade. Essas informações serão importantes para a futura emissão de certificado. 9

8 Figura 7 A seguir, para confirmar o cadastro, clique em salvar. 1.2 Cadastro de Atividade Após cadastrar a entidade, o próximo passo será cadastrar o Evento a ser realizado. É importante que todas as informações sejam preenchidas corretamente para que o SGE tenha capacidade de gerar os relatórios com precisão. Para cadastrar uma nova atividade clique no submenu atividade (figura 8). 10

9 Figura 8 O SGE carregará a tela de cadastramento de atividade que é composta de 4 abas: Dados da Atividade: Onde será cadastrado o nome da atividade, o local (endereço, UF e município), a abrangência do evento, a data do início e do fim, assim como a carga horária (figura 9). Figura 9 Informações Adicionais: Nesta aba é preciso informar o responsável pela atividade, a área temática, o público beneficiado, o número de participantes, o objetivo da atividade, a metodologia e o conteúdo (figura 10). 11

10 Figura 10 Informações para certificado: Nesta aba insere-se os dados complementares para a emissão do certificado. Para tanto, faça o upload da imagem de fundo e da(s) logo(s) das entidades que eventualmente apoiem o evento (figura 11). 12

11 Figura 11 Origem do Recurso: Nesta aba é possível inserir informações sobre os recursos do evento. Para tanto, clique em inserir um novo Recurso (figuras 12 e 13). 13

12 Figura 12 Figura 13 Será carregada uma janela onde é possível inserir o tipo de execução, o número do contrato e o valor do recurso para realização do evento. Após preencher o formulário clique em salvar. Para finalizar o cadastro do evento clique em salvar. 14

13 1.3 Cadastro de Participante A última fase do cadastramento de uma atividade e/ou evento pelo SGE é o cadastramento dos participantes. Para tanto, clique no submenu participante (figura 14). Figura 14 O SGE carregara o formulário de cadastramento de participante que contém 3 abas: Dados Básicos: Nesta aba deverão ser informados os dados de cada participante (figura 15). A informação correta e completa é muito importante para a emissão dos certificados. Figura 15 15

14 Escolaridade/Participação Política e Social: insira as informações sobre a escolaridade do participante e sobre sua participação política e social (figura 16). Figura 16 Histórico de Capacitação: Esta aba é de preenchimento automático a partir do conjunto de informações das atividades em que o participante é inscrito no SGE (figura 17). Figura 17 16

15 Após cadastrar as informações em todas as abas clique em salvar para concluir o cadastramento do participante. Só é necessário fazer o cadastramento da Entidade e do Participante uma única vez. Já o cadastramento da entidade deve ser feito para cada evento. 2 Menu Execução Neste menu estão disponíveis as ferramentas para auxiliar a execução da atividade e é onde deverá ser feita a inscrição dos participantes que já devem, previamente, estar cadastrados no SGE. É a partir da inscrição do participante na atividade que é feito o vínculo atividade/participantes (figura 18). 2.1 Inscrição Figura 18 O submenu inscrição é o ambiente em que se vincula um participante cadastrado à atividade que será realizada. É de suma importância que todos os participantes do evento estejam inscritos, caso contrário, toda a execução do evento, assim como, os relatórios que podem ser gerados sobre ele serão comprometidos. Para iniciar a inscrição de participantes clique no submenu inscrição. O SGE carregará a janela de inscrição de participantes (figura 19). 17

16 Figura 19 A seguir, clique no botão Buscar Atividade. Dê um duplo clique na atividade que deseja inserir participantes (figura 20). Figura 20 18

17 A seguir, para inscrever participantes, clique no botão Inscrever participante. Será carregada uma nova janela com a lista de pessoas cadastradas como participante no SGE (figura 21). Busque o participante por nome ou CPF e dê um duplo clique para inscrevêlo na atividade. A seguir busque o próximo participante sem precisar fechar a janela. Inscreva todos os participantes no evento e, por fim, clique no botão Fechar. 2.2 Ficha Cadastro Figura 21 Caso necessite fazer o cadastro dos participantes durante a realização do evento, o SGE fornece uma ficha de cadastro: um formulário que tem todas as informações necessárias para realizar o cadastro do participante. Esta ficha é personalizada com informações do evento. Para solicitar as fichas de cadastro clique no submenu Ficha Cadastro (figura 22). 19

18 Figura 22 O SGE carregará uma pequena janela solicitando o nome da atividade e a forma que a ficha deverá ser gerada. É preciso escolher o formato pdf ou xls (figura 23). Figura 23 A seguir será gerada a ficha de cadastro que pode ser impressa e distribuída entre os participantes que ainda não tem cadastro o SGE (figura 24). Figura 24 20

19 2.3 Ficha de Presença Com o cadastramento e inscrição de todos participantes é possível criar automaticamente listas de presença para cada dia do evento. Para gerar a lista de presença do evento clique no submenu Ficha de Presença (figura 25). O SGE carregará uma janela onde solicita o nome do evento, a data (deve coincidir com a data em que foi cadastrada o evento) e o número de linhas que cada página da lista que será gerada deverão conter (figura 25). Figura 25 A seguir escolha o formato que será gerada a lista de presença. Será gerada a lista de presença com o nome e local do evento, o período em que a atividade será realizada e um espaço onde os participantes poderão redigir seu nome, CPF e assinatura (figura 26). 21

20 Figura Ficha de Avaliação O SGE também pode gerar automaticamente uma ficha de avaliação personalizada do evento. Para gerar uma ficha de avaliação do evento clique no submenu Ficha de Avaliação. O SGE carregará a janela para geração da ficha, escolha o formato de saída do relatório (pdf ou xls) (figura 27). 2.5 Avaliação da Atividade Figura 27 Após o preenchimento das fichas de avaliação é necessário inserir as informações no SGE, para isso clique no submenu Avaliação da Atividade. 22

21 Será carregado um formulário onde deverão ser preenchidos os dados conforme marcado pelo participante (ficha 28). Figura 28 Busque a atividade clicando no botão Buscar Atividade, em seguida preencha todos os campos conforme marcados na ficha de avaliação e, por fim, clique em salvar. Repita o processo para cada ficha de avaliação. 23

22 2.6 Emissão de Certificado O SGE também disponibiliza de maneira automática a emissão dos certificados da atividade, para tanto basta clicar no submenu Emissão de Certificado. O SGE carregará a janela onde é possível buscar a atividade e escolher o formato de saída do certificado (pdf ou xls) (figura 29) Figura 29 Será gerado conforme a opção de saída indicada os certificados de todos os participantes inscritos na atividade. 24

23 Figura 30 Vale a pena ressaltar que na fase de cadastramento do evento devem ser inseridos os logos das entidades e a assinatura digitalizada do responsável pelo evento. 2.7 Fechamento da Atividade Após a realização da atividade é necessário realizar o seu fechamento. Para fazer o fechamento do evento clique no submenu Fechamento da Atividade. O SGE carregará uma janela para inserção de dados para o fechamento da atividade (figura 31). 25

24 Figura 31 No campo Dados Adicionais informe a situação da atividade e faça o upload com os arquivos de relatório da atividade e fotos. Também é possível comentar considerações finais. No campo forma de execução efetivo estarão as informações dos recursos financeiros usado no evento. Este campo pode ser alterado modificando o valor efetivamente utilizado para a realização do evento. Por fim, clique em salvar para encerrar o processo de fechamento da atividade. 3 - Relatórios O menu Relatórios disponibiliza vários formatos de relatório sobre determinado evento ou sobre o conjunto de eventos realizado por determinada entidade. Segue, adiante, os modelos de relatórios disponíveis (figura 32). 26

25 Figura Relatório Participação O relatório de participação do evento pode ser gerado clicando no submenu Participação. O SGE carregará uma tela onde deve ser informada a atividade que deseja gerar o relatório com um filtro por tipos de representação (figura 33). Figura 33 Para solicitar a geração do relatório escolha a forma de saída entre pdf ou xlsm (figura 34). 27

26 Figura Relatório Comparativo Na aba Relatório Comparativo é possível gerar a comparação anual da participação em eventos a partir de uma determinada apresentação. Para gerar o relatório comparativo clique no submenu comparativo. O SGE carregará uma janela em que solicita que se informe o ano e a forma de apresentação do relatório (figura 35). Figura 35 Em seguida escolha a forma de saída (pdf ou xls) do relatório (figura 36). 28

27 3.3 Relatório Avaliação do Evento Figura 36 Este relatório detalha, a partir dos dados inseridos nos formulários de avaliação do evento, o resultado final da avaliação do evento. Para solicitar a geração do relatório clique no submenu Avaliação do Evento. O SGE carregará uma janela onde solicita informação sobre a atividade na qual deseja-se gerar o relatório de avaliação (figura 37). Figura 37 A seguir escolha o formato de saída do relatório (figura 38). 29

28 Figura 38 CONTATO COM A SDT/MDA Em caso de dúvidas ou esclarecimentos sobre a utilização do módulo ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS no SGE, favor contatar a Coordenação Geral de Gestão do Conhecimento (CGCON) da Secretaria de Desenvolvimento Territorial (SDT/MDA) nos telefones (61) , e ou pelo endereço eletrônico cgcon.sdt@mda.gov.br. 30