Manual Módulo Livro Caixa Livro Caixa Atualizada com a versão 1.3.0

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1 Manual Módulo Livro Caixa Livro Caixa Atualizada com a versão Noções Gerais: Pg. 02 Instruções para instalação Pg. 02 Ferramentas úteis Pg. 04 Menu Arquivos Empresas Usuárias Pg. 05 Ativar Empresa Pg. 06 Históricos Pg. 06 Plano de Contas Pg. 06 Integração Efiscal Pg. 06 Integração ISS Pg. 07 Configuração de páginas Pg. 07 Menu Movimentos Digitações Pg. 07 Atualização de plano de contas Pg. 08 Importação da Escrita Fiscal Pg. 08 Menu Relatórios Conferência Mensal Pg. 08 Livro Caixa Pg. 08 Plano de Contas Pg. 09 Termo de Abertura/Encerramento Pg. 09 Conferência de Movimentos Pg. 09 Históricos Pg. 09 Planilha Pg. 09 Menu Diversos Cópia de Segurança Pg. 10 Retorno de cópia de segurança Pg. 10 Configuração do Sistema Pg. 10 Importação do Livro Caixa Pg. 10 Renumerar Lançamentos Pg. 11 Cópia de Plano entre empresas Pg. 11 Fazer novo plano padrão Pg. 11 1

2 NOÇÕES GERAIS: OBJETIVO O Livro Caixa, tem por objetivo a geração das movimentações e livro caixa da empresa. SISTEMA COM FUNDAMENTO LEGAL E ATUALIZÁVEL Para proporcionar segurança e confiabilidade aos usuários diante de uma legislação complexa e vulnerável à alterações, o Livro Caixa, está fundamentado nos parâmetros determinados pela legislação, sendo que, as modificações são analisadas, testadas e enviadas aos usuários através de atualizações. ASSISTÊNCIA TÉCNICA Buscando auxílio no funcionamento de nossos software: Suporte Técnico: existe uma equipe de suporte técnico que fornece instruções e esclarece dúvidas relativa ao sistema via telefone: Americana SP - Call Center: (0xx19) Fax: (0xx19) São Paulo SP Call Center: (0xx11) Fax: (0xx11) Curitiba: PR Call Center: (0xx41) Office Service Serviços via Internet: Este benefício da Folhamatic pela Internet disponibiliza todos os tipos de informações que você precisa na tela de seu computador. - Atualizações dos sistemas, sem necessidade de senha para descompactar - Suporte On Line exclusivo para os clientes Folhamatic, o qual dará acesso a equipe de suporte técnico; - Histórico das suas ligações e posições sobre os contatos com a Folhamatic; - Ouvidoria (para você realizar reclamações e sugestões sobre a empresa); - Informações sobre treinamentos gratuitos (Agenda); - Perguntas mais freqüentes; - Departamento Financeiro; - Atualização de Dados. Tudo isso atualizado em tempo real, com acesso seguro. 2

3 INSTRUÇÕES PARA INSTALAÇÃO O processo de instalação do Módulo Livro Caixa é muito simples, basta seguir as instruções abaixo: Insira o CD ROM no drive, automaticamente abrirá a tela para instalação. Acesse o ítem Instalações dos Sistemas. Indicado pela seta verde. Antes das instalações dos sistemas é necessário a instalação dos Arquivos Básicos. Para instalação do Livro Caixa Windows Clique no botão Win que está logo a frente do ítem Instalação, caso seja atualização clique no ítem de atualização. 3

4 INSTRUÇÃO PARA OPERAÇÃO DO SISTEMA Ao iniciar o Visual E-Fiscal, será apresentada a seguinte tela: Não é necessário a informação de usuário e senha, pois o sistema ainda não está habilitado para cadastro de usuários e senhas, basta teclar <enter> para acessar o sistema. UTILIZANDO AS TECLAS DE ATALHO Teclas de atalho que irão agilizar o processo operacional no sistema. F1: Help do Sistema; F2: Ativar a empresa e o mês/ano; ESC: Retornar aos menus; FERRAMENTAS ÚTEIS DO SISTEMA Acessa o primeiro registro, cadastro ou lançamento; Acessa o registro, cadastro ou lançamento anterior; Acessa o próximo registro, cadastro ou lançamento; Acessa o último registro, cadastro ou lançamento; Cancela um registro, cadastro ou lançamento; Altera um registro, cadastro ou lançamento; 4

5 Exclui um registro, cadastro ou lançamento; Inseri um novo registro, cadastro ou lançamento; Grava um registro, cadastro, lançamento ou alteração do mesmo; Sai da tela de registro, cadastro ou lançamento; Pesquisa de registro, cadastro ou lançamento; Livro Caixa O Módulo Livro Caixa está dividido em menus, à saber: ARQUIVOS: Neste menu deverá ser efetuado todos os cadastros necessários para os devidos lançamentos e integrações. MOVIMENTOS: Será efetuada a digitação, atualização do plano e integração de lançamentos da escrita fiscal. RELATÓRIOS: Neste menu serão impressos todos os relatórios. DIVERSOS: Será efetuada rotinas diversas como Cópia e Retorno de backup, importação dos movimentos da versão Dos e cópia de plano de contas padrão. SOBRE: Contém informações sobre a versão. 5

6 Menu Arquivos Empresas Usuárias Inicialmente cadastramos as empresas no sistema. No ítem Básicos serão cadastradas as informações básicas das empresas como: Razão Social, endereço, CNPJ, IE, responsável, CNAE, conforme figura ao lado. Caso a empresa já esteja cadastrada no Visual Efiscal, para ativarmos o Livro Caixa será necessário que o ítem Livro Caixa esteja selecionado. Devemos também informar se o Plano de Contas, Históricos, Integração E-Fiscal e Integração ISS será Genérica (cadastro único para acesso de todas empresas genéricas), ou Específica ( acesso aos ítens somente dessa empresa). Para genérico selecione, e específica não será selecionado. Ativar Empresas Para se trabalhar com a empresa é necessário que esteja ativada no mês em que se deseja fazer os lançamentos. Podemos ativar a empresa através do Menu arquivos, teclando "F2", e também pelo atalho na área de trabalho. Apenas as empresas que estiverem com o ítem Livro Caixa ticado no ítem Básicos do cadastro, serão apresentadas na tela para ativar. Históricos Para lançamentos no Livro Caixa, é necessário a criação de históricos, informando se é movimento de Entrada ou Saída no caixa. Ao clicar no botão Novo, o sistema já traz o número do histórico, conforme o último cadastrado, informar a descrição e o tipo. Plano de Contas Para integrar ou efetuar lançamentos no Livro Caixa, é necessário que cadastre um plano de contas. O plano de contas do Livro Caixa possui apenas três graus, sendo que na conta de terceiro grau o sistema já informa o nº da conta reduzida. Antes de criar o plano de contas deve se configurá-lo no ítem Configuração do Plano de Contas, informando as contas iniciais para o plano de contas. 6

7 O sistema possui um plano de contas padrão, para copiá-lo acesse Menu Diversos, Fazer Novo plano padrão, Copiar plano de contas padrão. Integração Efiscal Para integrar as notas fiscais lançadas na Escrita Fiscal, com o Livro Caixa, é necessário a criação de códigos de integração. Esses códigos de integração deverão ser informados nos lançamentos na Escrita Fiscal. Caso a empresa também integre os movimentações com a Contabilidade, os códigos de integração deverão ser os mesmos para todos os CFOPs. Para criar essa integração, informamos o CFOP a ser integrado e o código de integração a ser utilizado por esse CFOP. O código pode ser alfanumérico, e criamos da maneira que desejarmos. No campo descrição, informe uma descrição, caso for necessário, para essa integração. Informamos a conta e o histórico para o cfop informado, podendo ser pesquisado através do botão de pesquisa. Integração ISS A integração das notas de serviços da Escrita Fiscal com o Livro Caixa, também deve ser feita através dos códigos de integração. É necessário a criação do código de integração, informando a conta e o histórico para lançamentos no relatório do livro caixa. 7

8 Configuração de páginas do Livro Caixa Configuramos as páginas do Livro Caixa para impressão. Caso deseja que o relatório do livro caixa se inicie com uma determinada página basta informar no mês anterior a emissão do mês desejado a última página impressa. Menu Movimentos Digitações Todas as movimentações da empresa importadas ou não estarão na tela de digitações. Podemos lançar outras movimentações não integradas, como pagamentos de salários, notas, etc... O nº do lançamento o sistema controlará automaticamente, podendo ser alterado. Para efetuar um lançamento, devemos informar a conta e o histórico para a operação em questão. Podemos pesquisar contas e históricos através do botão de pesquisa. O tipo de movimento será informado automaticamente quando selecionado o histórico. No lançamento também é necessário que informemos se a Vista ou a Prazo, somente os lançamentos a Vista serão emitidos no relatório de Livro Caixa. No campo complemento podemos informar qualquer complemento, observação que desejarmos fazer referente ao lançamento. No ítem Conferência Mensal ( também no menu relatórios), o sistema emitirá automaticamente a conferência do mês. Atualização do Plano de Contas Atualiza os lançamentos, saldos do período solicitado. Importação da Escrita Fiscal Para a importação ser concluída com sucesso, os códigos de integração deverão estar criados corretamente e informados nos lançamentos (caso houverem) de notas fiscais de entradas, saídas e ISS. Para importarmos selecionamos o mês ou período desejado. Caso haja alguma nota fiscal que não será integrada, o sistema apresentará uma tela informando quais são as notas que não serão importadas. 8

9 Menu Relatórios Conferência Mensal Emite relatório conta a conta com os saldos, do mês solicitado. Livro Caixa Emite o livro caixa do mês. Podemos emitir o relatório de um determinado período (ano, meses, datas) informando a data inicial e final. Também é possível a emissão do relatório por conta ( analítica ou reduzida) onde informamos a(s) conta(s) desejada(s). Definimos também se desejamos que o relatório seja impresso com saldo diário, no final de cada dia (sim), ou somente no final dos lançamentos do mês(não). Plano de Contas Emite o plano de contas da empresa. Podemos emitir em ordem alfabética ou por ordem de contas. Termo de Abertura/Encerramento Para emitirmos o termo de abertura e encerramento do Livro Caixa devemos informar todos os dados para a emissão, tais como: contador, sócio, registro da empresa, número do livro... Após emitirmos o livro caixa, é necessário que seja informado a última página impressa, para que o sistema emita o termo de encerramento corretamente. Conferência de Movimentos Emissão de relatório para conferência da movimentações digitadas ou importadas da escrita fiscal. Podemos selecionar o mês ou período (mensal) desejado. Históricos Emissão do relatório de todos os históricos cadastrados na empresa. 9

10 Planilha Nesse ítem o sistema emitirá planilhas (em branco) para lançamentos manuais. Menu Diversos Cópia de Segurança Para fazermos backup das movimentações do livro caixa é necessário selecionar e adicionar as empresas na lista que faremos o backup. Caso seja de todas as empresas, podemos adicionar todas as empresas na lista. Devemos também informar o destino para a cópia. Se optarmos por fazer o backup no disquete, caso necessite de mais de um, o sistema solicitará os disquetes. Retorno de Cópia de Segurança Para retorna um backup, devemos informar quais os arquivos serão retornados e também a origem do backup, no caso, onde os arquivos foram salvos no momento do backup. Após o retorno do backup é aconselhável que atualize o plano de contas do ano da empresa. Quando estivermos retornando o backup através do disquete, devemos começar pelo último disquete, para que o sistema saiba quantos disquetes foi utilizado para o backup e assim retornar todos. Configuração do Sistema Nesse item configuramos ítens como: papel de parede, impressoras, fundo de tela. Importação do Livro Caixa Para clientes que utilizavam a versão Dos do livro caixa da Folhamatic Sistemas, podem fazer a importação desses movimentos da versão Dos para a versão Windows. Para importarmos essas empresas, é necessário que elas estejam cadastradas no Visual Livro Caixa com o ítem Livro Caixa no cadastro de Básicos selecionado. 10

11 Selecionamos a origem dos arquivos ( no caso unidade e o diretório Efiscal) e selecionamos as empresas que serão importadas. Renumerar Lançamentos O sistema ordena e renumera os lançamentos que estão fora de ordem. Quando trabalharmos em rede, no momento da renumeração somente uma máquina poderá estar aberta no Livro Caixa nessa empresa. Informamos o mês ou período que queremos renumerar e confirmamos. Cópia de Plano entre Empresas Nesse ítem o sistema nos permite que ao criarmos um plano de contas para uma determinada empresa, possamos copiá-lo para outra empresa. Na tela, o sistema buscará todas as empresas que já possuem um plano de contas, então selecionamos de qual empresa copiaremos o plano, ou seja, qual empresa fornecerá o plano para cópia. No ítem Empresas Disponíveis o sistema mostrará todas as empresas, para que possamos selecionar qual a empresa que receberá o plano de contas. Após inserirmos as empresas clicamos no botão copiar, para copiarmos o plano de contas. Esse procedimento só será necessário para copiarmos plano de contas de empresas Específicas para Específicas, pois as empresas Genéricas automaticamente já terão acesso ao mesmo plano de contas. Fazer Novo Plano de Contas Padrão Quando criamos uma nova empresa e caso ela seja específica, ela não possuirá um plano de contas. Podemos copiar um plano padrão que o sistema possui para essa empresa ou criarmos um novo plano de contas padrão para o sistema, lembrando que ao copiarmos o plano padrão e ao criarmos um novo plano padrão, o sistema apagará automaticamente o plano existente(caso haja). 11