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1 Conteúdo Introdução...3 Objetivos...3 Sobre o Manual...3 Padronização da Interface/Ícones Visão Geral Acesso ao Sistema Sequência de Processos Informações Gerais sobre Transmissão Situações da NFe Cadastros e Configurações Cadastro de Usuários Cadastro de Estabelecimentos Dados da NFe Dados da NFe Digitação Manual Importação de Dados Validação Transmissão da NFe Transmissão para SEFAZ DANFE Cancelamento da NFe Cancelamento da NFe Inutilização da NFe Inutilização da NFe...19 Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 1

2 Controle de versão do documento Data Revisão Por 01/03/10 Versão inicial Dzyon Software Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 2

3 Introdução Objetivos Este manual irá apresentar as funcionalidades do sistema Dzyon NotaSoft, no que diz respeito à transmissão da NFe e comunicação com a Secretaria da Fazenda. Esse sistema foi desenvolvido com o objetivo de facilitar a emissão da NF-e. Dessa forma, evita-se erros e ganha-se dinamismo na execução das tarefas, tirando o máximo proveito desse novo conceito e tecnologia. Sobre o Manual Capítulo 1 Visão Geral O capítulo 1 irá apresentar uma visão geral dos processos que envolvem a NFe. Capítulo 2 Cadastros e Configurações O capítulo 2 irá apresentar os cadastros e configurações necessários para a emissão da NFe. Capítulo 3 Dados da NFe O capítulo 3 abordará as informações contidas na NFe, assim como a sua validação. Capítulo 4 Transmissão da NFe O capítulo 4 abordará passo-a-passo o processo de transmissão da NFe para a Secretaria da Fazenda e o retorno da Autorização ou Rejeição do documento. Capítulo 5 Cancelamento da NFe Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 3

4 O capítulo 5 abordará passo-a-passo o processo de cancelamento de uma NFe. Capítulo 6 Inutilização de Numeração da NFe O capítulo 6 abordará passo-a-passo o processo de Inutilização de um intervalo de números sem NFe. Padronização da Interface/Ícones Todos os sistemas Dzyon são desenvolvidos com o objetivo de facilitar o trabalho dos profissionais, tornando as suas tarefas mais agradáveis. Pensando nisso, a interface amigável do sistema permite um aprendizado rápido e intuitivo. Isso se deve à padronização das telas e ícones, que facilitam a identificação da função. Permite incluir um novo registro Permite alterar o registro posicionado, habilitando os campos Apaga o registro posicionado Salva as alterações feitas Cancela as alterações feitas, voltando aos dados originais Posiciona no primeiro registro da consulta Posiciona no registro anterior Posiciona no registro seguinte Posiciona no último registro da consulta Mostra detalhes do registro posicionado Tecla F9 ou duploclique Alguns campos do sistema possuem tecla de ajuda, principalmente quando a informação a ser digitada está vinculada a um cadastro pré-definido. Essa ajuda é acionada pela tecla F9 ou duplo-clique em cima do campo desejado. Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 4

5 1.0 Visão Geral 1.1 Acesso ao Sistema Ao acessar o sistema Dzyon de Gestão da NFe, é necessário informar o de Usuário e Senha. Se errar a senha 5 vezes no mesmo dia, o sistema irá bloquear o usuário, e apenas o Administrador poderá fazer o desbloqueio. Figura: Usuário e Senha 1.2 Sequência de Processos Muitos dos processos envolvidos na emissão da NFe acontecem internamente. As transações são complexas, porém não aparecem para o usuário do sistema. Isso evita erros e falhas, dando dinamismo e maior qualidade ao trabalho. Para entender melhor esse mecanismo, observe a figura abaixo. Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 5

6 Figura: fluxograma dos processos envolvidos da transmissão da NFe 1.3 Informações Gerais sobre Transmissão Todos os processos de comunicação (envio da NFe, Cancelamento, Inutilização, consulta de status, etc.) com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) acontecem internamente da mesma forma. A SEFAZ disponibiliza os WebServices que são chamados pelo sistema Dzyon, e este, por sua vez, transmite a mensagem solicitando a operação. No caso da transmissão da NFe, o retorno pode levar até 24 horas, e portanto, o sistema Dzyon precisa consultar a SEFAZ de tempos em tempos, para verificar se a NFe já está Autorizada ou Rejeitada. Caso haja algum problema na internet ou com a SEFAZ, o sistema NotaSoft pode ficar incapacitado de concluir a transmissão. 1.4 Situações da NFe Cada NFe emitida pelo NotaSoft tem a sua situação alterada conforme o processo que está sendo realizado e o seu resultado. Para facilitar a visualização, essas situações também podem ser identificadas pelas cores apresentadas na tela de consulta. São elas: Situação Descrição Cor Em Digitação Os dados da NFe ainda estão incompletos, e portanto ainda não serão validados (branco) Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 6

7 Em Validação Os dados da NFe já foram totalmente (amarelo) digitados e estão prontos para serem validados. Se não houver nenhum problema nas informações, a situação mudará automaticamente para Validada. Caso contrário, permanecerá Em Validação. Validada NFe cujos dados já estão validados e prontos (azul) para serem transmitidos. Em Transmissão NFe cuja transmissão para SEFAZ já foi (cinza) solicitada. Transmitida NFe já transmitida para a SEFAZ (cinza) Transmissão Rejeitada NFe cuja transmissão foi rejeitada pela (rosa) SEFAZ. Autorizada NFe Autorizada pela SEFAZ (verde) Rejeitada NFe Rejeitada pela SEFAZ (rosa) Denegada NFe Denegada pela SEFAZ (vermelho) Em Cancelamento Cancelamento de NFe solicitado para SEFAZ (cinza) Cancelada NFe Cancelada (branco) Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 7

8 2.0 Cadastros e Configurações 2.1 Cadastro de Usuários MENU: Arquivo Administração Usuários Os usuários serão divididos em 2 tipos: Administradores ou Usuários. Os Administradores terão acesso irrestrito a todas as funções do sistema. Já os Usuários não terão acesso às alterações das Configurações e a inclusão de novos usuários. Figura 4: Cadastro de Usuários usado para acessar o sistema Nome: nome do usuário Senha: senha do usuário. Ao fazer o cadastro de um novo usuário, esse campo poderá ser deixado em branco. Dessa forma, quando esse usuário tentar acessar o sistema pela primeira vez, o sistema irá pedir que a senha seja cadastrada. Ativo: é aconselhado que os usuários nunca sejam apagados do sistema. Para isso, o sistema disponibiliza a função de Inativar um usuário, para que ele não possa mais acessar o sistema, porém mantem-se o seu registro para não perder o histórico de acessos realizados por ele. Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 8

9 Expirar Senha: se esse campo estiver ticado, a senha irá expirar dentro de um determinado prazo, ou seja, a senha precisará ser alterada periodicamente. Validade: se a opção Expirar Senha estiver ativada, deve-se definir o prazo de validade da senha (em número de dias) Última Alteração: a partir dessa informação somada à Validade, o sistema reconhece quando deverá ser a nova troca de senhas. Administrador: se esse campo estiver ticado, o usuário terá acesso irrestrito a todas as funções do sistema. Caso contrário, ele não conseguirá fazer alterações de Configurações e não terá acesso ao Cadastro de Usuários. Bloqueado: após 5 tentativas de acesso ao sistema utilizando senha inválida, o usuário é bloqueado. Para liberá-lo, é preciso que um Administrador acesse o cadastro e faça o desbloqueio. Estabelecimentos: selecionar os estabelecimentos que poderão ser acessados e movimentados pelo usuário. 2.2 Cadastro de Estabelecimentos MENU: Arquivo Estabelecimento Será possível consultar neste menu, todos os Estabelecimentos aos quais o usuário logado tem acesso, ou seja, um mesmo usuário pode fazer parte das operações de diferentes empresas. Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 9

10 Figura 1: Cadastro de Estabelecimentos Todos os campos devem ser preenchidos corretamente para que a nota fiscal possa ser encaminhada para a SEFAZ. O sistema não permite a inserção de Inscrição Estadual inválida conforme a UF do estabelecimento. Clique em Alterar ( ) para habilitar os campos, insira os dados desejados, e clique em Salvar ( ) para gravar as alterações ou Cancelar ( ) para retornar às informações originais. Se o Estabelecimento tiver cadastro de Inscrição Estadual em outros estados, preencha também a tabela de IE Subst.Tributária, informando a UF e a IE correspondente, conforme exemplo abaixo, acessando o ícone ( ): Figura 2: IE x UF. Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 10

11 É aqui também que se define se o sistema deve operar em modo de Homologação (testes simulações) ou Produção (envio real para SEFAZ). Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 11

12 3.0 Dados da NFe 3.1 Dados da NFe MENU: NFe NFe Os dados da NFe podem ser digitados manualmente ou importados a partir de arquivos textos nos formatos pré-definidos. A partir do ícone de Detalhes ( ) é possível visualizar todas as informações da nota: Dados do Emissor, Dados do Destinatário, Cálculo do Imposto, Dados do Transportador, Dados da Entrega no ícone ( ), Duplicadas no ícone ( ) e Observações no ícone ( ). Fiscal. No ícone Dados do Produto/Serviço, é possível consultar os Itens da Nota Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 12

13 Figura: Detalhes da NFe 3.2 Digitação Manual MENU: NFe Novo Acessando o menu acima ou clicando no ícone Novo ( ), o sistema permite lançar uma nova nota fiscal. Todos os campos ficam habilitados para digitação manual das informações. Se os dados já estiverem completos, escolha a Situação Em Validação. Caso contrário, deixe como Em Digitação, para que seja possível salvar as informações, mesmo que incompletos ou inválidos. A Chave de Acesso e o Protocolo serão preenchidos automaticamente no momento da Transmissão da NFe para a SEFAZ. O CNPJ/CPF do Destinatário só aceita um número válido. Os campos de País, UF e Município também precisam ser informações válidas, e para facilitar a digitação, utilize a recurso de F9 ou duplo-clique no campo para visualizar a tela de Ajuda, contendo todas as opções aceitas pela SEFAZ. Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 13

14 Se o CNPJ do Destinatário já tiver sido usada anteriormente no NotaSoft, sistema trará automaticamente todos a ele vinculados, facilitando a digitação. MENU: NFe Cópia Para facilitar a digitação, o sistema disponibiliza também o recurso de Cópia. Para utilizar essa função, deve-se posicionar o cursor no registro a ser copiado e clicar no menu acima ou no ícone ( ). Automaticamente todas as informações serão copiadas e mostradas na tela, para que se possa fazer os devidos ajustes. 3.3 Importação de Dados MENU: NFe Importação de Dados As NFe também podem ser importadas para facilitar a inserção de dados no sistema NotaSoft. Utilize o menu acima ou acione o ícone ( ). 3.4 Validação Ao salvar ou importar uma NFe, o sistema faz a validação das informações, para que possa ocorrer o mínimo de rejeições por parte da SEFAZ. Por isso, se houver algum problema nos dados, a nota continua com a Situação Em Validação, e ela não poderá ser transmitida para a SEFAZ. Os campos considerados obrigatórios são: Dados do Estabelecimento, Natureza de Operação, Modelo, Série, Data de Emissão, Data de Saída, Dados do Destinatário, Código do Produto, CFOP, Quantidade, Unidade de Medida, Origem da Mercadoria, Código IPI. Além disso, são validadas algumas informações como CST do ICMS, IPI, PIS e COFINS. Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 14

15 4.0 Transmissão da NFe 4.1 Transmissão para SEFAZ MENU: NFe Transmissão SEFAZ Todas as notas que estiverem com a situação Validada já podem ser transmitidas para a SEFAZ. Para realizar esta operação, siga os seguintes passos: 1. Selecione os registros a serem transmitidos. Pode-se fazer isso selecionar nota a nota com o mouse, ou então utilizando o recurso Selecionar Todos ( ). 2. Entre no menu NFe Transmissão SEFAZ ou clique no ícone Transmitir ( ). 3. Conforme as notas forem sendo transmitidas, o sistema vai apresentando na tela os logs e falhas. Dessa forma, é possível identificar se houve algum problema ou se os registros foram enviados com sucesso. Nesse momento também, grava-se a Chave de Acesso da NFe. 4. Se houver erro na transmissão por falha da conexão com a SEFAZ, deve-se tentar transmitir a nota posteriormente. 5. Não tendo nenhum problema, o sistema fará a solicitação da Transmissão da NFe para a SEFAZ. Nesse momento, a situação da nota irá mudar para Em Transmissão. Essa situação significa que a solicitação foi feita, porém a nota ainda não chegou na SEFAZ. 6. Se a nota conseguir ser entregue para a SEFAZ, a situação irá mudar para Transmitida. Isso quer dizer que a SEFAZ já recebeu a solicitação e está providenciando a Autorização ou Rejeição da nota. Nesse momento, grava-se o Número do Protocolo na NFe. 7. Se a SEFAZ rejeitar a transmissão da NFe, a situação poderá ficar como Transmissão Rejeitada ou Denegada. Se a nota for Denegada, ela não poderá mais ser alterada e nem retransmitida. 8. O retorno da SEFAZ contendo a Autorização ou Rejeição da nota pode levar até 24 horas. Nesse intervalo, o sistema se encarrega de ficar checando a liberação da nota. Assim que vier a resposta, o sistema irá mudar a situação da nota para Autorizada ou Rejeitada. Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 15

16 9. Em caso de rejeição, é possível visualizar os motivos através do ícone de Comentários ( ). Se for o caso, a nota poderá ser corrigida e retransmitida. 10. Para visualizar o arquivo XML devidamente assinado e protocolado, clique no ícone ( ). 4.2 DANFE As notas com situação Autorizada já poderão ter a DANFE impressa. Selecione os registros desejados, clique no ícone ( ), e escolha a opção DANFE. Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 16

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18 5.0 Cancelamento da NFe 5.1 Cancelamento da NFe MENU: NFe Cancelamento Notas já Autorizadas, cujas mercadorias ainda não saíram do estabelecimento, podem ser canceladas em até 7 dias após a sua autorização. Para realizar esta operação, siga os seguintes passos: 1. Selecione a nota fiscal a ser cancelada 2. Entre no menu acima ou clique no ícone ( ) 3. Informe o Motivo do cancelamento (mínimo de 15 caracteres) 4. Clique em Ok 5. O sistema fará a solicitação do Cancelamento da NFe para a SEFAZ. Nesse momento, a situação da nota irá mudar para Em Cancelamento. Essa situação significa que a solicitação foi feita, porém a nota ainda não chegou na SEFAZ. Se houver problemas de internet ou se o site da SEFAZ estiver indisponível, a nota permanecerá Em Cancelamento, até que se restabeleça as conexões e a solicitação seja concluída. 6. Após o recebimento por parte da SEFAZ, o sistema irá mudar a situação da nota para Cancelada. Figura: Cancelamento da NFe Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 18

19 6.0 Inutilização da NFe 6.1 Inutilização da NFe MENU: NFe Inutilização da NFe Para inutilizar intervalos de numeração de nota, siga os seguintes passos: 1. Entre no menu acima e clique no ícone Novo ( ) 2. Informe os dados para inutilização: Figura: Tela de Inutilização de NFe 3. Não será permitido informar um intervalo que já tenha alguma nota emitida com essa numeração. 4. Informe o Motivo da Inutilização, que deve ter mais do que 15 caracteres. Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 19