Conhecimento de Transporte

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1 Página1 Conhecimento de Transporte No menu de navegação, este item é a opção para emissão e administração dos Conhecimentos de Transporte do sistema. Para acessar, posicione o mouse no local correspondente e clique. Emitir Novo CT-e Aqui se dá o começo do processo de preenchimento do conhecimento. Siga as telas como aparecem.

2 Página Aba Dados (1): A primeira aba para ser completada refere-se aos dados do CT-e. Alguns campos são preenchidos pelo próprio sistema, tais como: Série, Número, Data de Emissão, Hora de Emissão, Forma de Pagamento, Tipo Impressão, entre outros. Porém, todos os campos podem ser alterados. Observe que este exemplo refere-se à finalidade emissão: CT-e Normal (2). Outras finalidades poderão ser acionadas, se necessário. Atente aos demais campos e abas que serão indicados para preenchimento, como a aba CT-e Outros (3). Observe com atenção o modal indicado, pois o sistema habilitará a aba correspondente. Como no exemplo de tela em que a aba Rodoviário (4) ficou ativa por tratar-se da emissão de um CT-e nesta modalidade.

3 Página3 Depois do Modal, atente para incluir as informações sobre o Tipo de Serviço (5). O Redespacho é indicado quando a empresa contratada realiza parte do trajeto e repassa a outra o restante do percurso. Já a Subcontratação é aquela firmada na origem da prestação do serviço, por opção do prestador de serviço de transporte em não realizar o serviço por meio próprio. Ocorre quando o transportador subcontrata outro transportador para execução do serviço, por exemplo. Para finalizar o preenchimento da aba Dados, preencha o local de início e término da prestação do transporte. As abas Dados Complementares, Dados da Retirada e Dados do Protocolo devem ser acrescentadas somente em casos específicos.

4 Página4 Aba Emitente: Aba a ser preenchida com as informações do Emitente. Salientamos novamente que, se o cadastro estiver previamente informado no sistema, os dados serão atualizados automaticamente. Independente dos campos obrigatórios, todos os outros podem ser editados, se necessário. Aba Tomador: O tomador do serviço é a pessoa contratualmente responsável pelo pagamento do serviço de transporte, podendo ser o remetente, o destinatário ou um terceiro interveniente.

5 Página5 Aba Remetente: É a pessoa que promove a saída inicial da carga. Ainda nesta aba devem ser disponibilizadas as Informações sobre a nota fiscal do(s) produto(s). Após incluir os dados do remetente deverá ser preenchida a subaba correspondente a opção indicada no menu Informações. Aba Notas Fiscais :

6 Página6 Acionando o botão Novo, inclua os dados da Nota Fiscal correspondente ao transporte que será realizado. Lembrando que os campos em negrito e com asterisco são de preenchimento obrigatório. Para finalizar a inclusão da nota no CT-e clique OK. Após incluir as informações sobre a nota é possível através do ícone do lápis editar e da lixeira excluir.

7 Página7 Aba NF-es : Ao clicar no botão Novo, inclua a chave de acesso da Nota Fiscal eletrônica. Para finalizar a inclusão clique OK. Após incluir a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é possível ainda, através do ícone do lápis editar e da lixeira excluir.

8 Página8 Aba Outros Documentos : Usada para inclusão de informações de outros documentos no CT-e. Para isto, selecione o botão Novo e em seguida indique o Tipo de Documento Originário. Após incluir o documento é possível ainda, através do ícone do lápis editar e da lixeira excluir.

9 Página9 Para efeito de emissão do CT-e, é facultado ao emitente indicar o Expedidor e o Recebedor. Expedidor: Aquele que entrega a carga ao transportador. Normalmente, usado quando houver alguma parada no caminho da carga. Recebedor: é quem recebe a carga do transportador, ou aquele que recebe a carga do transportador subcontratado ou redespachado. Lembrando que estas opções são necessárias conforme indicação na aba Dados.

10 Página10 Aba Destinatário: O Destinatário precisa ser identificado, pois é a pessoa a quem a carga é destinada. Clique em CT-e com Destinatário. Use o botão Carregar para acionar automaticamente os dados do cadastro de clientes. Aba Serviços e Impostos: Aqui é preciso incluir os valores da prestação do serviço, da quantia a receber e em qual situação tributária, a empresa transportadora se encaixa.

11 Página11 O botão Novo não é obrigatório, porém pode ser uma alternativa para especificar mais componentes do serviço: CT-e Normal: Nesta aba são apontadas informações sobre o carregamento do CT-e. Assim, na primeira aba Informações da Carga digite o valor e descreva o produto predominante. Atente que há o botão Novo para inclusão de mais dados sobre a Quantidades da Carga. Observe também a necessidade de preenchimento das demais subabas, como por exemplo Informações do Seguro.

12 Página12 Selecione o responsável pelo seguro. Esta tela ficará visível após clicar no botão Novo. Como explicamos no começo da emissão do CT-e, estamos emitindo um CT-e no modal Rodoviário, por isso, a próxima aba que ensinaremos é a correspondente.

13 Página13 Aba Rodoviário: Aponte os dados gerais do modal, incluindo a data de previsão de entrega. E as informações sobre as subabas Vale Pedágio, Veículos e Motorista. Sempre que houver cadastro, ao acionar o botão Carregar, os campos serão preenchidos automaticamente com os dados salvos.

14 Página14 Aba Obs.: Na última aba, há três novas subabas de preenchimento: Informe, de acordo com a demanda do Fisco e dos clientes, outras informações sobre o CT-e nestes espaços. Botão Salvar: Certifique-se da veemência dos dados e clique no botão Salvar : Botão Validar: Assim que salvar, o sistema habilitará o botão seguinte: Validar. Se houver algum erro na validação, uma nova janela de mensagem aparecerá, identificando o motivo.

15 Página15 Leia o que diz a mensagem e corrija clicando no botão Editar. Altere o campo, salve e valide novamente. Se estiver tudo certo ao validar, o sistema retornará o status de VALIDADA e também mostrará o número da chave de acesso do CT-e. Botão Transmitir: Depois de validar, passamos para outro processo, o de transmitir a nota para a SEFAZ reconhecer e autorizar o uso do CT-e. Este processo de envio e resposta tem o tempo normal de 15 a 30 segundos, porém varia conforme a conexão de Internet de cada usuário.

16 Página16 O retorno correto e esperado é Autorizado o uso do CT-e, que indica que o CT-e foi transmitido com sucesso e já pode ser utilizado. Se por ventura, ao transmitir a nota e a SEFAZ devolver como nota rejeitada, identifique o motivo da rejeição. Para corrigir, clique no botão Editar, altere o que for preciso e siga novamente os passos: Salvar ; Validar e Transmitir. Botões para uso do CT-e: Com o CT-e autorizado, novos botões são disponibilizados: Imprimir DACTE, Cancelar CT-e, Exportar CT-e e Voltar. Sendo que o Voltar direciona para o Gerenciar CT-e. Funcionalidade que veremos no próximo item deste manual.

17 Página17 Imprimir DACTE: Este é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou seja, é a representação gráfica simplificada do CT-e. Este documento serve para acompanhar a prestação de serviço de mercadoria. Este arquivo fica visível para impressão, somente quando o CT-e for autorizado. Ao clicar no botão e o sistema exibirá uma janela de Download. Indique o local no computador onde o arquivo ficará salvo. (Este documento é gerado no formato pdf, ou seja, para ser visualizado é necessário ter instalado o programa de leitura de arquivos com este formato, como o Adobe Reader).

18 Página18 Cancelar CT-e: Este botão tem a finalidade de cancelar o CT-e depois de autorizado. Por lei, este procedimento pode ser efetuado no próprio sistema de emissão da nota, desde que seguido o prazo estipulado. Ao clicar, informe na nova janela a justificativa do cancelamento. Esta informação deve ter no mínimo 15 e no máximo 255 caracteres, não podendo ser especial (ç ou acentos, por exemplo). Clique Ok para finalizar.

19 Página19 Quando um CT-e é cancelado o status passa a ser de CANCELADA e apenas o botão Exportar CT-e fica habilitado. Exportar CT-e: Exportar significa também realizar o backup dos arquivos e baixá-los para uma pasta no computador ou em um dispositivo móvel. Também podem ser enviados ao Contador da empresa, por exemplo. Ao clicar no botão Exportar CT-e uma nova janela abrirá: Com o arquivo gerado, o sistema exibirá a janela de Download. Indique o local, no computador, onde o XML será salvo:

20 Página20 O CT-e é um arquivo digital, no formato XML e deve ser guardado durante o período estabelecido por lei, pois possui validade jurídica perante SEFAZ. Gerenciar CT-e O Safeweb enota CT-e permite que o usuário gerencie todos os Conhecimentos de Transporte eletrônicos emitidos pelo sistema. Para visualizá-lo selecione Gerenciar CT-e, na barra de menu. Aqui, os CT-e(s) são organizados conforme a ordem em que são criados no módulo. A primeira opção no gerenciamento é o filtro de pesquisa dos CT-es. É permitido pesquisar por status do CT-e (ex: Autorizada ou Cancelada), por período, chave de acesso, dentre outras formas.

21 Página21 Note que estamos visualizando o gerenciador com 15 NF-es por página. Esta opção pode ser de visualização de até 1000 itens. Podemos identificar as notas eletrônicas pela série, número, data/hora emissão, CNPJ/CPF, UF ou ainda Situação. Há outras funcionalidades para as notas: copiar, visualizar, editar e excluir. Copiar: (duas folhas sobrepostas) copia todos os dados do CT-e e criar um novo, mantendo os mesmos dados do anterior. Visualizar: (lupa) permite a visualização dos dados do CT-e, sem poder editar. Editar: (lápis) representa a edição dos dados do conhecimento. Excluir: (lixeira) representa a exclusão do CT-e selecionado.

22 Página22 Vejamos a coluna Situação. Observe que o estado atual do CT-e está diretamente relacionado às funcionalidades de edição ou exclusão. DIGITAÇÃO O CT-e apenas foi criado e salvo no sistema, podendo estar em processo de digitação, ou ainda ser excluído. Significa também que não foi transmitido para a SEFAZ. VALIDADA Também mostra que o CT-e não foi transmitido à SEFAZ, mas que todos os campos obrigatórios foram preenchidos. Pode ainda ser editado ou excluído. PROCESSAMENTO O CT-e foi transmitido à SEFAZ, porém ainda não houve retorno do órgão. Neste caso, no próprio Gerenciar CT-e, clique no botão Consultar Situação e aguarde se a situação muda de status. AUTORIZADA Esta é a situação de uso do CT-e. Além de ter sido transmitido à SEFAZ, também foi autorizado. Nesta situação é possível imprimir o DACTE e exportar o arquivo digital (XML). É possível apenas visualizar e cancelar (dentro do prazo legal). REJEITADA O conhecimento foi transmitido à SEFAZ, mas rejeitado por alguma razão. O erro é mostrado e é necessário fazer as devidas correções. Após, pode ser retransmitido. DENEGADA Ocorre quando há alguma irregularidade fiscal (do emitente, do tomador do serviço de transporte ou do remetente da carga). Nesta situação o CT-e não pode ser editado ou excluído do sistema. CANCELADA - Esta situação é permitida quando a empresa emitente cancela, no próprio sistema, o uso do CT-e por algum motivo. O prazo para esta ação pode ser realizado após as primeiras 168 horas corridas da emissão, conforme legislação.

23 Página23 A seguir, temos os botões do menu Gerenciar CT-e: NOVO Ação de abrir um novo formulário de emissão de CT-e. GERAR CT-e A PARTIR DE NF-e Opção usada para criar um CT-e com os dados gerados a partir do(s) arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica. CONSULTAR SITUAÇÃO Consulta se há um novo status para os CT-e(s) selecionados. Normalmente é utilizado nos casos de situação de Processamento. EXPORTAR CT-e(s) Este botão permite fazer o a baixa (download) dos CT-e(s) selecionados para o computador. VOLTAR Este botão retorna para a página inicial do sistema e-nota CT-e.

24 Página24 Vejamos o exemplo do botão Gerar CT-e a partir de NF-e : Note que automaticamente será gerado um CT-e em situação de Digitação. Localize-o no gerenciador e clique no lápis para continuar com a emissão do conhecimento.

25 Página25 Inutilização Este é o processo para informar à SEFAZ que determinada numeração não será utilizada. Geralmente este processo é realizado quando há alguma falha na sequência da numeração. Os CT-e(s) só podem ser inutilizados enquanto não estiverem autorizados ou cancelados. Para acessar, clique na barra de menu em Conhecimento de Transporte. Inutilizar Numeração: O sistema identificará automaticamente as falhas de numeração. Mostra a série e onde a falha aconteceu, ou seja, entre o número inicial e final de cada nota. Selecione a faixa a ser inutilizada clicando no checkbox: Inutilizar Faixa: Depois em Inutilizar Faixa. Esta janela solicita uma justificativa da inutilização dos CT-e(s), que deve conter no mínimo 15 e, no máximo 255 caracteres, não especiais (ç ou acentos, por exemplo). Ao finalizar, clique em Ok.

26 Página26 Definir Faixa: Outra forma de inutilizar uma numeração é através do botão Definir Faixa. Informe a série, o número final e o inicial da faixa para inutilizar. Digite uma justificativa e clique em Inutilizar Faixa : O resultado da inutilização é confirmado com esta mensagem:

27 Página27 Gerenciar Inutilização: Um arquivo XML com a numeração inutilizada será gerado. Para acessá-lo, clique nesta opção do sistema. Ao abrir, veja a tela com todos os arquivos inutilizados no sistema. Para localizar alguma numeração preencha um dos campos do Filtro de Pesquisa e clique em Pesquisar. Exportar CT-e(s): Botão utilizado para realizar o backup dos arquivos XML que foram inutilizados. Uma pasta compactada com todos os arquivos selecionados será criada e poderá ser salva para backup e/ou entrega para o contador, por exemplo.