GERENCIAMENTO DE NF-e (VEND0079)

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1 GERENCIAMENTO DE NF-e (VEND0079) 1. IDENTIFICAÇÃO DAS INFORMAÇÕES NA TELA FUNCIONALIDADES EMISSÕES DE NOTAS DESTINATÁRIO DE NF-E ENVIAR NOTA POR VISUALIZAÇÃO IMPRESSÃO EXCLUSÃO CANCELAMENTO ESTORNO DE NFE RELATÓRIO GERENCIAL INUTULIZAÇÃO CÓPIAS DO ARQUIVO EMISSÕES DE CARTAS DE CORREÇÃO ELETRÔNICA VISUALIZAÇÕES DE CARTAS DE CORREÇÃO ELETRÔNICA ENVIO DAS NOTAS PARA CONTABILIDADE ESCLARECIMENTOS DE PROCEDIMENTOS CANCELAMENTO EXCLUSÃO INUTILIZAÇÃO... 23

2 1. IDENTIFICAÇÃO DAS INFORMAÇÕES NA TELA. 1- Período de Emissão e Numeração para visualização das Notas Fiscais. 2- Área de ações para interação com as Notas Fiscais. 3- Tabela de informações das Notas Fiscais. 4- Caixa de seleção da Nota Fiscal. 5- Chave de acesso da Nota Fiscal selecionada. 6- Motivo/Informação da situação da Nota Fiscal, usuário e data de atualização do motivo. 2

3 2. FUNCIONALIDADES. 2.1 EMISSÕES DE NOTAS Para emitir a(s) nota(s), deve-se fazer os seguintes procedimentos: Selecionar a Nota; Clicar no botão Emitir; Aguardar alguns segundos(60s) e clicar no botão Atualizar. Se a nota for Autorizada, no campo Recibo irá retornar o número do mesmo. No campo Chave irá retornar a chave de acesso da NF-e e no campo Motivo irá retornar a mensagem Autorizado o uso da NF-e. Caso a NF-e esteja com algum erro, no campo Motivo irá retornar o motivo da rejeição. Após os devidos ajustes, basta emitir a nota novamente. 3

4 2.2 DESTINATÁRIO DE NF-E Para que a nota tenha destinatários específicos, você deve realizar o cadastro de empresa, clientes ou contabilidade na qual deseja enviar a nota quando for emitida. Deve-se realizar os seguintes cadastros: Manutenção de Empresas: Ao realizar o cadastro da Empresa, no ADMS0005, haverá dois campos na qual você deverá informar o endereço de de sua empresa e também o da sua contabilidade para que, quando a nota seja emitida, ambos os endereços recebam uma cópia.xml da nota emitida. 4

5 Manutenção de Clientes: Ao realizar o cadastro do Cliente, no VEND0009, haverá a aba Contato. Nela, você deverá informar o nome, telefone e celular (opcional), forma de contato (NFE) e o endereço do cliente para receber a NF-e emitida. Quando a nota for emitida, o sistema irá puxar todos os endereços descritos como NFE, conforme mostra a imagem a seguir: 5

6 Fornecedores: Ao realizar o cadastro de fornecedores, no VEND0009, haverá a aba Contato. Nela, você deverá informar o nome, telefone e celular (opcional), forma de contato (NFE) e o endereço do cliente para receber a NF-e emitida. Quando a nota for emitida, o sistema irá puxar todos os endereços descritos como NFE, conforme mostra a imagem a seguir: 6

7 2.3 ENVIAR NOTA POR Para enviar uma nota por , selecione a nota(1) e clique no botão Enviar p/ (2), e abrirá outra janela: Informe o do(s) destinatário(s) e clique em Enviar . 7

8 2.4 VISUALIZAÇÃO Para visualizar uma nota após sua Autorização, seleciona a nota(1) e clique no botão Visualizar Danfe (2). Abrirá na janela com a Nota. 2.5 IMPRESSÃO 8 Para imprimir uma cópia da Nota, selecione a Nota(1), e clique no botão Imprimir Danfe(2).

9 2.6 EXCLUSÃO Para excluir uma Nota, desde que ela não tenha sido emitida, selecione a nota(1) e clique no botão Excluir (2). Após excluir, se você preferir usar a mesma numeração para a próxima nota, ao entrar no programa de faturamento, deve-se inserir a numeração da nota anterior. Lembrando que para usar a numeração, deve estar entre as notas recentes do dia, para não gerar incômodos na contabilidade. Caso não queira mais usar a numeração, deve-se inutilizar a nota, para não gerar furos em sua contabilidade. 9

10 2.7 CANCELAMENTO Para solicitar o Cancelamento de uma nota, selecione a nota(1) e clique no botão Cancelar e abrirá outra janela: Informe o Motivo do Cancelamento e clique no botão Solicitar. Observação: no Ato COTEPE nº33/2008 (DOU ), ficou estabelecido que a NF-e não poderá ser cancelada em prazo superior a 24 horas, contando-se do momento em que foi concedida a respectiva Autorização de Uso da NF-e, e desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou a prestação do serviço. Nos casos em que a operação tenha sido realizada e o cancelamento não tenha sido transmitido no prazo referido acima, a correção deve ser realizada através da emissão de NF-e de estorno. 10

11 2.8 ESTORNO DE NFE Nos casos em que a operação tenha sido realizada e o cancelamento não tenha sido transmitido no prazo de 24 horas, a correção deve ser realizada através da emissão de NF-e de estorno com as seguintes características: a) No campo de Entrada/Saída deve ser selecionada sempre a operação inversa da NF-e a ser estornada; b) Finalidade de emissão da NF-e: 3 NF-e de ajuste ; c) Descrição de Natureza de Operação: 999 Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal. Essa descrição será sugerida no campo de Observação; d) Referenciar a chave de acesso da NF-e que esta sendo estornada. Esta referência será feita automaticamente pelo sistema; e) Dados de produtos/serviços e valores equivalentes aos da NF-e a ser estornada; f) Códigos de CFOP inversos aos constantes na NF-e a ser estornada. Será sugerido, mas deverá ser conferido; g) Informar justificativa do estorno nas informações Adicionais de Interesse do Fisco. Será colocado no campo de mensagem Cancelamento ref. a nota.... Também deverá lavrar um Termo no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, explicando o ocorrido, e anexar uma declaração do destinatário de que não recebeu a mercadoria constante nessa NF-e. 11

12 2.9 RELATÓRIO GERENCIAL Para gerar um Relatório Gerencial das Notas, informe o período desejado e clique no botão Rel.Gerencial. 12

13 2.10 INUTULIZAÇÃO Para Inutilizar uma quebra da seqüência da numeração, clique no botão Buscar Inutilizar(1), aparecerá às numerações que foram puladas. 13

14 Selecione(2) a(s) nota(s) que foram puladas e clique no botão Inutilizar (3). Observação: Inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração da NF-e Lembrete: Inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados. 14

15 2.11 CÓPIAS DO ARQUIVO Voltar ao Sumário Para gerar uma cópia dos XML, seleciona todas as nota (1) ou apenas as notas desejadas (2), e clique no botão Cópia Arquivos (3). 15

16 Selecione uma pasta dentro do C:\para onde serão salvos esses arquivos. O processo de cópia de nota pode demorar caso tenha uma grande quantidade de notas emitidas. Lembretes: O arquivo XML deve ser armazenado eletronicamente por sua empresa pelo prazo de 05 (cinco) anos, conforme previsto na legislação tributária (Art. 173 do Código Tributário Nacional e 4º da Lei de 25/10/1966). É IMPORTANTE SEMPRE REALIZAR BACKUP DESSAS INFORMAÇOES. 16

17 2.12 EMISSÕES DE CARTAS DE CORREÇÃO ELETRÔNICA No campo DATA DE EMISSÃO DE/ATÉ, deve-se inserir um intervalo onde a nota se encontra ou senão, deve-se inserir um intervalo em que apareçam todas as notas. Selecione a nota desejada, e clique no botão GERAR CC-E. Ao clicar, irá aparecer a imagem a seguir: 17

18 No campo MOTIVO DA CC-E (1), deve-se inserir o código do motivo. Caso necessite de uma consulta, para saber o código do motivo, pressione F9. No campo INFORMAÇÃO CORRETA (2), deve-se inserir as novas informações a ser repassada a nota. Lembrando que: O registro de uma nova Carta de Correção substitui a Carta anterior, assim, a nova Carta de Correção deve conter todas as correções a serem consideradas. O emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, devidamente autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda ou de Carta de Correção, em papel, desde que o erro não esteja relacionado com: 1 - as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar); 2 - a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário; 3 - a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria. PObw0=#MwUD50ti/0s= Após inserir as informações necessárias, deve-se clicar Em EMITIR CC-e (3), para concluir a emissão. Depois que o usuário concluir ou cancelar a operação, o sistema irá retornar a janela VEND0079. Após alguns minutos, deve-se atualizar o programa, e o usuário irá perceber que, no campo MOTIVO, a situação da nota foi atualizada. 18

19 Caso não aparecer a mensagem dentro de alguns minutos, pode ter acontecido um erro ao gerar a CC-e ou uma falha na comunicação entre o sistema e a receita. Consulte o suporte para que seja resolvido. 19

20 2.13 VISUALIZAÇÕES DE CARTAS DE CORREÇÃO ELETRÔNICA Deve-se verificar se a nota foi emitida com sucesso, seguindo a descrição, mostrado no campo MOTIVO (1). Para visualizar a nota, o usuário deve selecionar a nota desejada (2) e clicar no botão VISUALIZAR CC-E (3). Na visualização, o usuário poderá ver o artigo de Condição de Uso, como também as novas informações alteradas pelo usuário. Para enviar a Carta de Correção via , deve-se clicar no ícone em formato de uma carta (1), indicado lobo abaixo. 20

21 Irá abrir a caixa de destinatários, onde você deve inserir o contato (2) e clicar em um ícone em forma de soma (3). Para inserir mais endereços, repita os passos 2 e 3. Para remover um endereço indesejado, deve-se selecionar o endereço (4) e clicar no ícone em forma de tesoura (5). Para confirmar o envio, clique no botão ENVIAR (6). 21

22 3. ENVIO DAS NOTAS PARA CONTABILIDADE Voltar ao Sumário Para enviar os XML da notas para contabilidade, na pasta gerada, clique com o botão direito do mouse em cima da pasta, clique em Enviar para Pasta Compactada. Enviei a pasta compactada para sua contabilidade por , pen drive, ou qualquer outra mídia removível. 22

23 4. ESCLARECIMENTOS DE PROCEDIMENTOS 4.1 CANCELAMENTO O cancelamento de uma nota fiscal somente deve ser requerido dentro do prazo estabelecido pelo SEFAZ que hoje, Agosto/2012 é de 24 horas; Quando uma nota pode ser cancelada? Quando ela já tiver sido autorizada pela receita a coluna RECIBO estará preenchida com números e no MOTIVO esteja informando que a NF-e foi autorizada. Caso nesta coluna tenha outra informação que não seja o numero da autorização da receita é porque ela não está autorizada na Receita e, portanto ela NÃO É UMA NOTA ELETRONICA ainda valida, é apenas uma nota digitada no sistema CLICK. Uma vez a nota sendo CANCELADA, o sistema do SEFAZ retorna uma mensagem informando do cancelamento e o sistema registra nos históricos. Por isso sempre após um pedido de cancelamento deve ser verificado se a receita Homologou o Cancelamento. Dessa forma o numero da nota fiscal não pode ser utilizado novamente em outra nota, pois essa nota esta cancelada. 4.2 EXCLUSÃO A Exclusão de uma nota digitada no sistema pode ser feita a qualquer momento desde que ela ainda não tenha sido AUTORIZADA ou CANCELADA pela receita,ou seja ela ai não recebeu o numero da autorização. Sendo assim ela não é uma NOTA ELETRONICA ainda, ela é apenas uma nota digitada no sistema CLICK. Sendo feita a exclusão esse numero de nota pode ser utilizado em outra nota (sendo informado na hora da digitação da nota) desde que essa nota seja feita no mesmo dia. 4.3 INUTILIZAÇÃO A inutilização de uma numeração de nota no sistema pode ser feita a qualquer momento desde que não ultrapasse 10 dias do mês subseqüente. (atualmente esse é o prazo). A inutilizarão de uma numeração faz com que esse número de nota seja informado pra receita que a empresa não irá mais utilizá-lo. E deve ser utilizado esse recurso toda vez que Excluir uma nota e que já tenha passado o prazo de utilização do mesmo numero ou que por algum motivo a numeração não tenha seguido uma ordem seqüencial, ou seja, que tenha pulado a numeração voluntariamente ou involuntariamente. No final de cada mês deve-se utilizar o BOTÃO Buscar Inutilização O sistema busca na base qual quer Numeração que tenha sido pulada e gera essa numeração para que possa ser feita A sua devida inutilização, com o botão especifico INUTILIZAR, conforme orientações descritas acima neste guia. 23 Voltar ao Sumário