ÍNDICE 1. CADASTRO ITENS EMISSAO DE PEDIDOS E NOTAS PEDIDO DE COMPRA CONTRA-NOTA PRODUTOR RURAL...6

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2 ÍNDICE 1. CADASTRO ITENS EMISSAO DE PEDIDOS E NOTAS PEDIDO DE COMPRA CONTRA-NOTA PRODUTOR RURAL CADASTRO OPERAÇÕES FISCAIS (CFOP) GERAR SINTEGRA CONTROLE DE NFE ACERTO DE ESTOQUE RELATÓRIOS CADASTRO CLIENTES/FORNECEDORES/FUNCIONARIOS/VENDEDORES/TRANSP TABELA CONTÁBIL FINANCEIRO - CONTAS A RECEBER FINANCEIRO CONTAS A PAGAR LANÇAMENTOS DE CHEQUE LANÇAMENTO CONTABIL CADASTRO ITENS 2

3 - Primeira etapa: dados gerais 1- Código: único, não pode se repetir, não precisa ser seqüencial. 2- Tipo: mercadoria pra venda / matéria-prima/ produto acabado. Obs.: matéria-prima poderá ser vendida. 3- Gênero: depende do produto, parte contábil. Possibilidade de fazer cadastro. 4- Descrição: nome dado ao produto. Não poderá mudar. Não há necessidade de ser como vem na nota. 5- Complemento: se tiver necessidade. 6- Localização: se faz no cadastro de localização. 7- Código Fabric.: se tiver necessidade. 8- Validade: se tiver necessidade. 9- Estado: normal/ reservado/ garantia. Possibilidade de fazer cadastro. 10- Grupo: a que grupo o produto pertence. Se quiser ser feito essa espécie de separação/ controle. Possibilidade de fazer cadastro. 11- Sub-grupo: Relacionado ao grupo que pertence o item. Possibilidade de fazer cadastro. 12- Fornecedor: se tiver somente um fornecedor que forneça o item. 13- Cliente: se tiver um só cliente que compra o item. - Segunda etapa: preço/estoque 3

4 1- Unidade de medida: peça, unidade, caixa, quilos, etc. 2- Quantidade de medida: quantia que vai ser feito o cadastro (no caso, sempre UM 1 produto). 3-Estoque compensado: quando houver produtos que compensem esse cadastrado. Obs:. Todos os demais dados referente a um produto somente. - Terceira etapa: tributação de entrada O que for preenchido em tributação de entrada vai ser utilizado tanto na nota de compra como para fins de entrada do produto no estoque. 1 - Situação de compra: contábil 2- Cst Pis/ Cofins: contábil 4

5 3- Cst Ipi: contábil % de cada uma das outras alíquotas e tributações de acordo com o que é pago pela indústria/ empresa/ comércio. parte contábil. - Quarta etapa: tributação saída 1- Situação de Venda: contábil. Obs. 000 TRIBUTADO INTEGRALMENTE: não destaca ICMS quando for fazer venda para outra empresa do simples, na observação deve constar que não destaca ICMS. Caso for fazer para empresa que não seja optante do simples, destaca ICMS. 2- CST PIS/COFINS: contábil. Quando for empresa do simples: CST IPI: contábil. Quando for empresa do simples: Classificação Fiscal: depende de cada produto, o que vier na nota. Se caso não tiver, procurar em: 5- Categoria: cadastro de categorias no módulo ADMINISTRAÇÃO (inicio no sistema) 6- % porcentagens de alíquotas e demais impostos conforme cada produto vai destacar na nota de saída. Parte contábil - Quinta etapa: descrição/ complementos Informações adicionais sobre o produto. - DADOS ADICIONAIS DO VEÍCULO - CADASTROS --> ITENS -> DADOS ADICIONAIS DO VEÍCULO 5

6 Exemplo de cadastro de veículo, conforme características especificadas em nota de compra e documentação do veículo. Depois de preenchido em todas as abas todos os campos obrigatórios, clicar em SALVAR. Para alterar um produto: PESQUISAR o produto, trazer para a tela de cadastros e alterar os dados e SALVAR. Observação :. Campos referentes a cadastros de alíquotas para tributação de saída e entrada deverão ser preenchidos de acordo com a necessidade fiscal de cada cliente, portanto, torna-se importante a consulta a contabilidade responsável pela empresa. 2- EMISSAO DE PEDIDOS E NOTAS 6

7 1 Pedido: automático 2 Cliente/Fornecedor: Cadastro de clientes/ Fornecedores - quando necessário fazer uma nota de compra para fornecedor 3 Vendedor: Cadastro de vendedores 4 Transportadora: se caso houver transportadora, cadastro de transportadoras 5 Tabela Contábil: controlar a parte contábil (onde vai creditar e debitar o lançamento controle do caixa). 6 Comissão: relacionada com o vendedor 7 Observação: algo para ser destacado na nota (referente a subst., opt. do simples, etc.) Há possibilidade de editar alguma já cadastrada. -Segunda Etapa: Itens do pedido 1- Clica ou pressione F9 para pesquisar o produto. Ou em caso de já se saber o código, já preenche direto e pressione ENTER. 2- Preenche a quantidade a ser usada do produto na nota 3- Preenche o valor (de UMA unidade/kg) se caso não tiver no cadastro de produto 4- Preenche o desconto se houver 5- Total vai gerar automático 6- Clique em para adicionar o produto à lista de produtos da nota e para excluí-lo da lista. OBS: Um item para ser vendido deverá obrigatoriamente ter quantidade no estoque maior ou igual à quantidade que está sendo vendida. 7

8 - Terceira Etapa: Adicionais/ transporte 1- Valor frete: se tiver. 2- Frete: por conta do emitente. 3- Quantidade: total da quantidade da nota (kg). 4- Numero: mesmo que está na quantidade. 5- Espécie: que tipo de mercadoria está sendo transportada. 6- Peso bruto: carga mais peso do caminhão. 7- Peso líquido: somente a carga. 8- Marca: se tiver, senão deixa marca. 9- Placas: vai buscar no cadastro de transportadoras. 10- Placa: vai buscar onde preencheu placas no cadastro de transportadoras. 11- UF veículo: vai buscar onde preencheu placas. -Quarta etapa: Financeiro/ Tributação 1- Calc. ICMS.: define se na nota emitida é necessário destacar icms ou não. 2- Calc. ST. : define se na nota emitida é necessário calcular subst. Tributária ou não. (dependendo de como está o cadastro do CST ICMS de venda do produto). 3- Calc. IPI.: define se na nota emitida vai calcular IPI ou não. (se precisar calcular o IPI é necessário que esteja cadastrado a porcentagem do IPI no cadastro do produto trib. De saída). 4-Despesas: se tiver alguma despesa. 5-Cond. de pagamento: de que forma se efetuará o pagamento. 6-Tipo pagamento: boleto, dinheiro, cheque, etc. 7- Forma de pagamento: refere ao parcelamento. 8- Primeiro Vencimento: dia do primeiro vencimento da fatura. 9- Número de parcelas: quando for parcelado, em quantas vezes foi parcelado. 10- Dias entre parcelas: dias de intervalo para o vencimento das parcelas. Obs. Quando for clicado somente em SALVAR, ele vai salvar o pedido. Quando PROCESSAR, vai gerar a nota fiscal eletrônica, uma conta a receber do cliente e dar baixa no estoque. Clicando em CALCULOS, é possível visualizar alguns totalizadores de alíquotas antes da emissão da nota. 8

9 1- Número nota fiscal: coloca o que está na nota 3. PEDIDO DE COMPRA 2- Fornecedor: pesquisa de qual fornecedor veio a compra. 3- Tabela contábil: usar sempre o código 1 (código padrão que por enquanto não vai ser controlado as contas). 4- Entrada: data da entrada da mercadoria 5- Emissão: data da emissão 6- Campo modelo, quando for: - Nota Fiscal Eletrônica preenche com 55; - Nota Normal preenche com 01; -Nota Prod. Rural preenche com 04; 7- Série: o que vem na nota 8- Encargos: o que vem na nota 9- Usar itens na nota: deixar selecionado 10- Código Fiscal: conforme aquele que viver na nota, você utiliza algum relacionado a compra (dentro ou fora do estado) 11- Base ICMS: o que vem na nota Obs:. A nota de entrada é uma cópia exatamente igual ao que veio junto com a mercadoria, portanto, os campos preenchidos devem ser iguais. - Primeira Etapa: Dados Gerais 1- Pedido: gera automático 4. CONTRA NOTA PRODUTOR RURAL 2- Nota Ref.: clicar em adicionar inserir dados da nota produtor rural referente que tem em mãos. 3- Cliente: busca no cadastro de clientes. Cadastrar inscrição de produtor rural em adicionais. 4- Vendedor: cadastro de vendedores 5- Código Fiscal: 1102 ou Transportadora: se tiver 7- Tabela contábil: conta referente a compras. 9

10 8- Observação: a mesma que era destacada na antiga contra-nota (cadastrar) OBS:. Para fazer essa nota torna-se necessário que toda a tributação de compra - no cadastro de produtos - tenha sido preenchida. Segunda etapa: Itens do pedido mesma coisa que ocorre com a nota de venda Terceira etapa: Adicionais/ Transporte mesma coisa que ocorre com a nota de venda Quarta Etapa: Financeiro/ Tributação 1- Calculo Icms: contábil 2- Calculo St: contábil 3- Calculo IPI: contábil 4- Despesas: se vai haver 5- Cond. Pagamento: quando será pago 6- Tipo Pagamento: como foi pago 7- Forma pagamento 8- Primeiro vencimento: quando vai vencer a primeira parcela 9- Número de parcelas: em quantas parcelas vai ser pago 10- Dias de parcelas: quantos dias existem entre cada parcela 11- Gerar Parcelamento 5. CADASTRO OPERAÇÕES FISCAIS (CFOP) Cadastros -> Operações Fiscais (CFOP) Novo -> 1- Número: código da operação fiscal 2- Nat. Da operação: descrição do código 3- Tabela Contábil: não 4- Usar ICMS: sim 5- Movimentar Estoque: se movimenta ou não o estoque 6- Gerar financeiro: se vai destacar na nota algum tipo de parcelamento, alguma conta a receber, a pagar. 7- Tipo movimento: entrada/saída. 10

11 Clica em GRAVAR. Consulta de códigos e descrição das operações fiscais: 6. GERAR SINTEGRA - Criar pasta C:\SINTEGRA - Exportar/Importar -SINTEGRA -Período (indica o período que vai gerar arquivo) - Saídas (geração) - GERAR SINTEGRA -Enviar o arquivo para a contabilidade por ao final de cada mês - Mesmo mês: substitui arquivo -Mês diferente: gera um arquivo novo 7. CONTROLE DE NFE 11

12 1- Impressão da NFE: Compras/Vendas Controle de NFE Consulta a Nota Seleciona Imprimir Danfe 2- Cancelar NFE: Compras/Vendas Controle de Nfe Consulta a Nota Seleciona Cancelar OBS: deverá ser informado um motivo que contenha no mínimo 15 caracteres. 3- Enviar XML Por Compras/Vendas Controle de Nfe Consulta a Nota Seleciona Distribuição 12

13 Ação: enviar Notas: selecionadas que vai ser enviado Adicional: se tiver alguma observação Clica em OK. 8. ACERTO DE ESTOQUE Para se efetuar uma venda é necessário que se tenha produtos no estoque. Caso não se tenha efetuado a entrada no estoque pelo processamento da nota de entrada: Estoque Controle Geral Acerto Estoque Item: escolhe o item que vai ser feito o acerto de estoque. Quantidade: a quantidade do item que vai entrar ou sair do estoque. Tipo: se é uma entrada no estoque ou uma saída. Observação: Acerto de Estoque Clica em SALVAR. 9. RELATÓRIOS 1- Cadastros: Relatórios -> cadastros (escolher qual relatório gerar). 2- Estoque: Relatórios -> estoque -> estoque e localização. 3- Compras: Relatórios -> Compras -> Compras no Período. 4- NFE/ Notas Saídas Relatórios -> Notas Fiscais -> Vendas. 10. CADASTROS CLIENTES/ FORNECEDORES/ FUNCIONARIOS/ VENDEDORES/ TRANSP. 1- Efetuar primeiramente o cadastro como uma Pessoa Física ou Jurídica. 2- Na tela dos cadastros, quando a Pessoa (Física ou Jurídica) não está cadastrada no sistema. Clica-se em NOVO/ALTERAR. 13

14 3- Após o cadastramento dessa Pessoa no sistema, deve-se clicar em para pesquisá-la no Cadastro de Pessoas (Física ou Jurídica) e relacioná-la como Cliente (ou fornecedor, funcionário, vendedor, transportadora- dependendo da tela de cadastro que o usuário está acessando). 4 - Preencher os dados restantes na tela de cadastro e clicar em SALVAR. 1 - Cadastro de Plano de Contas. 11. TABELA CONTABIL 2 Tabela Contábil: conta crédito conta débito para cada lançamento. 1- Pesquisa por cliente. 2- Pesquisa por período. 3- Pesquisa pela data vencimento. 4-Pagamento: a pagar ou pago. 5-Rosa: vencida; Verde: paga. 12. CONTAS A RECEBER 6-Dois cliques em cima da conta trás os dados da mesma na aba ao lado DADOS DA CONTA para efetuar o pagamento. 13. CONTAS A PAGAR 14

15 Pode tanto lançar na tela de contas a pagar, sem ter uma nota de entrada (no caso das despesas, por exemplo, como também a partir de um pedido de compra - nesse caso, a conta a pagar já estará gerara automaticamente). 1-Pesquisa: - por fornecedor; -dia de vencimento da conta; -período de lançamento da conta; -pagamento: à pagar (em aberto); ou pago. 2 Lista as conta, conforme escolhidos os filtros. - à pagar: rosa (vencida), cinza/branca (abertas e não vencidas) - pagas: (verde) 3 - Para visualizar os detalhes de uma conta a pagar: dão-se dois cliques em cima da conta referente e automaticamente passa para a outra tela os dados necessários para se efetuar o pagamento. 4 - Na tela do pagamento: - Fornecedor: vem automático. - Tabela Contábil: onde vai debitar e onde vai creditar o lançamento dessa conta. -Titulo: referente a qual nota de entrada, ou qualquer lançamento vindo de um fornecedor. 15

16 - Parcela: referente ao numero do titulo. - Valor: o valor daquela parcela do titulo. - Juros: se tiver (porcentagem). -Entrada: dia que foi lançada a conta. -Vencimento: dia que vai vencer a conta. -Pagamento: se está paga ou não. - Nota Compra: quando for lançada a conta a partir de um pedido de compra - Data Pagamento: quando a conta foi paga - Valor pago: quanto foi pago da conta - Histórico: algo referente aquela conta a pagar. Obs:. No menu, financeiro -> baixas de contas a pagar, permite que sejam baixadas várias contas de uma única vez. 14. LANÇAMENTOS DE CHEQUE Ao efetuar o recebimento de uma conta a receber, paga-se ela conforme o dinheiro recebido, e se caso há algum cheque recebido do respectivo cliente e deseja-se lançar o mesmo no sistema, segue-se o seguinte procedimento: 1- Financeiro cheques novo. 2- Para preencher os dados do cheque: se caso a empresa tiver uma leitora de cheques, os dados preenchem automaticamente, caso contrario, o usuário tem a opção de lançar manualmente. 3- Banco: o banco que estiver cadastrado. 4- Agência: a agência referente ao banco. 5- Numero da conta: numero que está no cheque. 6- Valor: que está no cheque. 7- Emissão: data de emissão do cheque. 8- Vencimento: data de vencimento do cheque. 9- Cliente: o cliente que entregou o cheque. 10- Responsável: nome do responsável pelo cheque (assinatura) 16

17 11- Nota Fiscal: se caso o cheque esteja referenciado a uma nota fiscal paga pelo cliente. Para dar baixa em um cheque: seleciona o que for fazer a baixa e preenche os campos da nova tela que abrir: 1 Data do pagamento: tanto pode-se usar a que o cheque entrou no banco, como no caixa (dependendo do que se quer controlar). 2 Tabela contábil: aonde vai creditar esse cheque (caixa) e onde vai debitar (determinado banco, por exemplo). 3 Destino: motivo da baixa do cheque, por exemplo. 15. LANÇAMENTO CONTÁBIL Utiliza-se do lançamento contábil para controlar a entrada e saída de dinheiro entre as diversas tabelas contábeis existente, para controlar as contas de bancos, por exemplo. Para isso efetua-se o seguinte procedimento: Financeiro lançamento contábil novo. 1- Data: a data que foi feito o lançamento contábil 2- Tabela Contábil: se tiver alguma cadastrada, pode ser usada essa para debitar e creditar. 3- Conta Crédito / Conta Débito: se não tiver a tabela contábil cadastrada pode-se lançar diretamente em uma conta para debitar e para creditar. 4- Valor: credita o valor em determinada conta e debita em outra (conforme selecionadas acima). 5- Centro custo (apenas para empresas que utilizam a parte industrial opcional) 6- Histórico: observação referente aquele lançamento contábil, especificação. 17

18 7- Concluído o preenchimento dos dados, clica-se em gravar. 18