Manual de Uso do Módulo. MerchFinanças

Transcrição

1 Manual de Uso do Módulo MerchFinanças Bento Gonçalves Julho de 2010

2 Conteúdo 1. Introdução Menu Cadastros Bancos/Contas Agências Bancos Contas Cartões Administradoras Cartões Cedentes Classificação Contábeis Convênios Fornecedores Devedores Formas de Pagamento Layout Cheques Modelos de Boletos Motivos Origens Movimentação de Contas Plano de Contas Centro de Custos Grupos Sub-Grupos Menu Movimentação Aplicações Financeiras Incluir Nova Pesquisar Bancária Conciliação Conciliar Movimentação Importação do Arquivo Bancário... 18

3 Extrato Transferência entre Contas Cheques Emitidos Conferência Caixa Contas a Pagar Lançar Conta Pagar Outros Lançamentos Boletos a Pagar G.N.R.E. a Pagar Pesquisar Contas a Receber A Prazo A Receber Gerar Boleto Cartões Cheques Convênios A Receber Fechamentos Outros...Erro! Indicador não definido Relatórios Devoluções para Fornecedores Menu Relatórios Plano de Contas Cadastro Movimentação Menu Ferramentas Configurações Gerais Plano de Contas Permissões de Operador... 34

4 1. Introdução É um módulo para gerenciamento do fluxo financeiro de uma rede de farmácias, ou até mesmo de uma empresa individual com grande fluxo de trabalho. Além das funções básicas que o MerchFarma oferece, de controle de contas a pagar e a receber, cheques pré-datados, controle de contas e livro caixa manual, o MerchFinanças oferece: (meses); - Controle de centro de custos com definição de verbas para o exercício - Controle de talões de cheques; - Emissão de cheques para contas da farmácia; - Rotina de conferência de caixas das lojas com lançamento automático no livro caixa; - Rotina de conferência dos cartões de crédito e débito; - Conciliação automática dos recebimentos de cartões de crédito/débito, com base em arquivo de retorno do banco ou administradora; - Conciliação automática dos cheques emitidos com o extrato bancário, bem como débitos em conta e depósitos; - Fluxo de caixa previsto X realizado; - Demonstrativo gerencial resumido por loja. Indicado para administração financeira mais sofisticada, como ferramenta de apoio ao planejamento estratégico da empresa. MerchFarma. Este módulo possui integração total com o Sistema para Drogarias

5 2. Menu Cadastros 2.1. Bancos/Contas Este cadastro é o responsável para guardar no sistema as contas bancárias que o estabelecimento trabalha, assim, podendo controlar através do sistema a movimentação bancária de cada conta. Esse cadastro é o mesmo que o MerchFarma utiliza. Portanto, para aqueles estabelecimentos que estão implantando agora o MerchFinanças, mas já usavam o MerchFarma antes, e que possuem esse cadastro registrado, não será necessário refazer o cadastro Agências Este cadastro de agência é para o usuário informar os dados da agência do banco que está sendo cadastrada. Para este cadastro é necessário antes cadastrar o banco (ver item ), e a partir daí, será possível cadastrar a agência.

6 Bancos Código: código interno no sistema, gerado automaticamente quando clicado o botão Incluir ; Número Banco: o número do banco. Nome: campo para cadastrar o nome que aparecerá do banco no sistema. Não é necessário ser a razão social do banco; Layout Cheq.: cadastrável no menu Cadastros >> Layout Cheques. Esse é um campo onde você dirá qual é o layout do cheque que esse banco utiliza. Útil para estabelecimentos que usam a máquina impressora de cheques para o preenchimento de um. (ver mais no ítem 2.7);

7 Contas Após a agência cadastrada corretamente, é possível cadastrar a conta bancária, incluindo o nº da conta, o saldo inicial, a data de cadastro e o nosso número. Razão Conta, é o nome de quem está essa conta bancária Cartões Cadastro dos cartões de crédito e débito que o estabelecimento utiliza. Esse cadastro é a base para posteriormente ser possível um controle desses cartões.

8 Administradoras Cadastro da administradora do cartão de crédito/débito. É possível cadastrar também o número do contrato a data de adesão a administradora e a conta pela qual é recebida/vinculada Cartões Após ter cadastrado a administradora (item ) é possível fazer um cadastro completo de um cartão, incluindo suas taxas e tarifas que são cobradas. Assim, tendo um controle completo de um cartão.

9 2.3. Cedentes Cadastros de cedentes que o estabelecimento possui. Entende-se cedente, por exemplo, aqueles que não são um fornecedor alterável, como quem fornece a energia elétrica para o estabelecimento Classificação Contábeis Serve para indicar a devida classificação contábil que cada convênio e fornecedor se encontram Convênios Primeiramente deve-se clicar no botão no canto superior direto da tela. Onde o usuário pesquisará os convênios cadastrados no sistema.

10 Logo após, deve-se pesquisar o convênio (lembrando da regra do % para enumerar todos). Então se seleciona aqueles que quer classificar contabilmente, e clicase em OK. Obs: usa-se as setas no meio da tela para movimentar quais serão os convênios que serão classificados. Lembrando que somente os no grid da direita que serão os classificados. Após, selecionados os convênios a serem classificados, basta inserir a classificação contábil do convênio.

11 Fornecedores Esse cadastro da classificação contábil de fornecedores funciona praticamente da mesma forma do cadastro de convênios (item ). Primeiramente deve-se clicar no botão no canto superior direto da tela. Onde o usuário pesquisará os fornecedores cadastrados no sistema. Logo após, deve-se pesquisar o fornecedor (lembrando da regra do % para enumerar todos). Então se seleciona aqueles que quer classificar contabilmente, e clicase em OK. Obs: usa-se as setas no meio da tela para movimentar quais serão os fornecedores que serão classificados. Lembrando que somente os no grid da direita que serão os classificados. Após, selecionados os fornecedores a serem classificados, basta inserir a classificação contábil do fornecedor.

12 2.5. Devedores Opção que serve, hoje, apenas para cadastrar os devedores do estabelecimento individualmente Formas de Pagamento Apenas um cadastro para inserir a forma de pagamento que o módulo pode usar. Esse cadastro é diferente do cadastro de formas de pagamentos do MerchFarma_FC Layout Cheques Serve para cadastrar o layout do cheque para poder o mesmo ser impresso corretamente em máquinas para impressão de cheques.

13 2.8. Modelos de Boletos No MerchFinanças é possível cadastrar diferentes boletos para diferentes contas bancárias. Esse cadastro é feito através desta opção. Código: código do boleto interno do MerchFinanças; Descrição: nome identificador do boleto para o usuário; Conta: a qual conta o boleto está vinculado; Tipo Boleto: hoje o sistema tem duas formas de boletos cadastradas, que são as duas mais utilizadas: a Cnab400, a qual a maioria dos bancos cadastraram como padrão. E a EmissãoBoletoSemRegistro, que são para aquela emissão onde o banco tem um modelo não padrão. Local Pgto L.1: um local de pagamento preferencial primário; Local Pgto L.2: um local de pagamento preferencial secundário; Espécie Doc., Aceite e Espécie: são campos que devem ser inseridos através do boleto que foi escolhido;

14 % Juros/Dias: juros ao dia pelo atraso de pagamento; Nº Dias Protesto: número de dias para o cliente reclamar da cobrança; R$ Abatimento: valor do boleto; Mensagem: mensagem que deve ir no boleto, exemplo: Pagamento em dia garante seu crédito ; Código Inst.: mensagem instrucional para quem irá receber a conta, por exemplo: Cobrar encargos após o 5º dia do Vencimento ; Inst.Pgto: mensagem editável para a instrução para pagamento; 2.9. Motivos Motivos para cancelamentos, sangrias e estornos cadastráveis por conta.

15 2.10. Origens Movimentação de Contas bancária. Campo para inserir a descrição de um motivo para movimentar uma conta Plano de Contas Cadastro para inserir o plano de contas do estabelecimento. Para a geração dos relatórios consulte o item Centro de Custos Cadastrar o centralizador de custos do Plano de Contas, ou seja, o nível mais alto de classificação do plano de contas. Normalmente dá-se o nome do plano neste nível Grupos Segundo nível do Plano de contas. Para um grupo de despesas.

16 Sub-Grupos O detalhamento de cada conta cadastra-se neste nível do plano de contas.

17 3. Menu Movimentação 3.1. Aplicações Financeiras Possível cadastro de uma aplicação financeira realizada pelo estabelecimento. Assim é possível monitorá-la através do sistema o quanto essa aplicação está rendendo Incluir Nova O código é gerado automaticamente, sendo assim, o usuário só precisa preencher corretamente os outros campos Pesquisar Opção para pesquisar as aplicações realizadas no sistema. Podendo também alterar as aplicações já salvas dentro do sistema.

18 3.2. Bancária Conciliação Conciliar Movimentação Validação e verificação das conciliações da movimentação bancária. Para maiores informações sobre esse procedimento, por favor, entrar em contato com a HOS Sistemas Importação do Arquivo Bancário Possível importação de um arquivo padrão do banco para lançar no sistema os dados da conta bancária. Para maiores informações sobre o procedimento, por favor, entrar em contato com a HOS Sistemas Extrato Possível geração do extrato da conta bancária pelo que o sistema consta registrado.

19 Transferência entre Contas Nesta opção é possível fazer uma transferência de valores entre as contas bancárias cadastradas no sistema Cheques Emitidos Possível compensação de cheques emitidos. Nesse menu também é possível executar pesquisas de cheques e estorná-los.

20 3.4. Conferência Caixa Conferência total e detalhada dos caixas do estabelecimento. Primeiramente deve-se selecionar o caixa ou lotes de caixa. Para isso, clicase nos botões localizados na parte inferior à direita. Nesta pesquisa é possível verificar os lotes e caixas que não foram conferidos e também os já conferidos. Logo após escolher o intervalo de caixa que você procura, o sistema irá listar o resultado da pesquisa.

21 A forma de utilização desses campos é semelhante a funções anteriormente já mencionadas neste documentos. Ou seja, usa-se as setas para escolher quais serão os campos que irão para a conferência. Após escolher os caixas que você quer utilizar para a conferência, basta clicar em OK.

22 O sistema automaticamente irá separar as formas de pagamento do sistema colocando-as em abas separadas. Assim, basta conferir os valores e registrar no sistema Contas a Pagar Lançar Conta Pagar Opção para lançar uma nova conta que o estabelecimento fez. Podendo lançar muitas informações sobre a mesma, incluindo o centro de custo, grupo e subgrupos cadastrados no sistema. Nesta mesma conta, também é possível neste campo cadastrar o número de parcelas.

23 Outros Lançamentos Boletos a Pagar Visualização de boletos a pagar. Primeiramente deve-se ir em Pesquisar e localizar pelos parâmetros existentes de pesquisa, os lançamentos de contas via boletos que não foram pagas ainda pelo estabelecimento. Por exemplo, o parâmetro de pesquisa passado foi da distribuidora de medicamentos Santa Cruz.

24 O resultado seria: A partir daí, basta selecionar a nota e depois fazer a geração do boleto para pagamento.

25 G.N.R.E. a Pagar Pesquisa-se da mesma forma demonstrada no item anterior ( ). A diferença é: na hora de gerar a G.N.R.E., deve-se informar o convênio relacionado a ela Pesquisar Dentro dessa pesquisa, é possível editar as contas, gerar novos borderôs, efetuar pagamentos, entre outras várias funções. Na imagem a cima, realizamos uma pesquisa de dois anos no total de contas a pagar de um determinado estabelecimento para demonstração.

26 Caso seja clicado com o botão direito em cima de uma conta, o sistema trará as seguintes opções: Para efetuar os pagamentos de contas, é necessário selecionar as contas e depois efetuar os pagamentos. Essa opção também vale para executar estornos e exclusões de contas dentro do sistema Contas a Receber A Prazo A Receber Possível listagem das contas a receber de valores a prazo. Esta listagem funciona através dos valores que são passados pelo parâmetro. Assim, logo após o sistema irá fazer essa listagem onde é possível a geração de boletos e também marcar essa conta como recebida. Esses controles são passados através dos botões localizados na parte inferior.

27 Gerar Boleto Como o padrão do sistema MerchFinanças trabalha, a primeira coisa a ser efetuada nessa função, é passar o parâmetro de pesquisa. Logo após essa pesquisa, o sistema listará todos os cupons das vendas para clientes que foram efetuadas a prazo e que não foram geradas o boleto e que no cadastro de clientes esteja como meio de cobrança o boleto Cartões Como o padrão do sistema MerchFinanças trabalha, a primeira coisa a ser efetuada nessa função, é passar o parâmetro de pesquisa.

28 Logo após passados os parâmetros de pesquisa, o sistema trará as contas a receber de cartões. Assim, podendo marcar como recebida e estornar o recebimento Cheques Como o padrão do sistema MerchFinanças trabalha, a primeira coisa a ser efetuada nessa função, é passar o parâmetro de pesquisa. Através dessa função, é possível visualizar todos os cheques que foram lançados no sistema que estão a compensar e aqueles que já foram compensados e queira fazer o seu estorno.

29 Convênios A Receber Como o padrão do sistema MerchFinanças trabalha, a primeira coisa a ser efetuada nessa função, é passar o parâmetro de pesquisa. Essa função trabalha de forma parecida das contas a receber via a prazo (item ). A diferença é a possibilidade de geração de boleto imediato na mesma tela.

30 Fechamentos Como o padrão do sistema MerchFinanças trabalha, a primeira coisa a ser efetuada nessa função, é passar o parâmetro de pesquisa. Após inseridos devidamente os parâmetros de pesquisa, é possível gerar a fatura do(s) convênio(s) selecionado(s) clicando no botão Gerar F Relatórios Como o padrão do sistema MerchFinanças trabalha, a primeira coisa a ser efetuada nessa função, é passar o parâmetro de pesquisa. Esses relatórios podem ser gerados por Convênios, Contas A Prazo, Cheques e Cartões Devoluções para Fornecedores Como o padrão do sistema MerchFinanças trabalha, a primeira coisa a ser efetuada nessa função, é passar o parâmetro de pesquisa.

31 Após passados os parâmetros, os sistema irá listar todas as devoluções efetuadas aos fornecedores para assim, dentro do finanças, fazer o acerto dessa devolução.

32 4. Menu Relatórios 4.1. Plano de Contas Cadastro Um relatório do cadastro do plano de contas que está registrado no MerchFinanças Movimentação de contas. Um relatório com toda a movimentação pelo período selecionado do plano

33 5. Menu Ferramentas 5.1. Configurações Gerais Contas a Pagar: o Pré-definição de campos de nova conta: possível definição dos campos que deverão vir como padrão ao cadastrar uma nova conta a pagar como Banco de Origem e Forma de Pagamento. Se ficar em branco, não virá nenhum preenchimento Default. o Pré-definição de campos de entrada de notas: definição de uma forma de pagamento padrão para as notas fiscais. Sangrias: se é necessária a validação dela antes de ser executada a sangria. Conferência de Caixa: configuração do modo que deve ser usado para efetuar uma conferência de caixa. Movimentação de conta: se é para exibir as contas bloqueadas também. Contas a receber: padronização de multas, juros e descontos para convênios.

34 Plano de Contas Nessa parte das configurações é possível definir planos padrões para os tipos de operações que serão efetuadas usando o plano de contas. Assim como Centro de Custos, Grupos e Sub-grupos Permissões de Operador O módulo MerchFinanças trabalha de forma um pouco diferente em relação ao módulo gerenciados MerchFarma em relação as permissões de operador. Neste módulo, as permissões de operador não são as mesmas do MerchFarma, ficando assim, a definição única para todo o módulo. Ao definir as permissões de operador para o sistema, o sistema não ficará perguntando a senha do usuário repetidas vezes, ele apenas testará se o usuário tem permissão para efetuar as operações. Caso não possua permissão, ele abrirá uma tela para login e senha da pessoa que te permissão para efetuar a operação.