Objetivos. Página - 2

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1 Índice Índice... 1 Objetivos... 2 Configurações... 3 Cadastro de Bancos... 3 Plano de Contas... 3 Conta Corrente... 4 Instruções Bancárias... 6 Portadores Bancários... 7 Cadastro de Clientes... 8 Boletos... 9 Geração e impressão de boletos avulsos... 9 Geração de faturas...13 Geração do arquivo de remessa...18 Cancelamento de remessa...20 Remessa de Retorno...21 Instruções e Ocorrências...23 Títulos em Carteira...24 Procedimentos de Homologação...26

2 Objetivos A integração bancária tem como objetivo facilitar a emissão de boletos e arquivos de remessa. Este manual contém informações de configuração dos dados necessários para que as mesmas sejam geradas, conforme o padrão das instituições financeiras do Banco do Brasil, Bradesco e Sicredi. Página - 2

3 Configurações Para que os boletos sejam gerados pelo Autosystem é necessário configurar as informações bancárias (plano de contas, bancos, conta corrente, portador) e o faturamento para os clientes. Cadastro de Bancos O cadastro do banco é simplificado, basta informar o código correto da instituição financeira (código FEBRABAN). No exemplo abaixo demonstramos a maneira correta de cadastrar o Banco do Brasil. Plano de Contas Para cada banco deve ser criada uma conta no plano de contas do sistema. Abaixo segue o exemplo da criação da conta do Banco do Brasil, como sub-conta BANCOS. Página - 3

4 Conta Corrente Cada conta corrente deverá ser cadastrada, dessa forma o sistema terá um maior controle das movimentações. O campo Código é gerado ao clicar no botão novo. Informe a empresa da qual pertence à conta corrente e selecione o banco (cadastrado anteriormente). Informe a agência e o número da conta, juntamente com o dígito verificador de cada. Caso a conta corrente seja utilizada para a movimentação de cheque troco, marcar a opção. Na aba Plano de Contas, deve ser informada a Conta Banco para que sejam realizadas as operações financeiras corretamente. Caso a conta banco ou a conta cheque a pagar não tenha sido criada, marque a(s) opção(ões). Página - 4

5 Na aba Impressão de Documentos é configurado o modelo de impressão de cheques, a impressão de boletos e o tipo de impressora que será utilizada para impressão. A aba Intercâmbio de Informações é utilizada nos serviços de título em carteira, custódia de cheques e conciliação bancária via extrato de conta corrente. O campo pólo é a informação fornecida pelo banco, constante no contrato de prestação de serviço de custódia. Página - 5

6 Instruções Bancárias Os dados cadastrados nas Instruções Bancárias serão impressos no corpo do boleto bancário, como instruções. Informe as instruções de Multa, juro e/ou protesto, além de eventual mensagem extra ao operador de caixa da instituição financeira. Abaixo segue um exemplo de configuração de juros para boleto. O campo Protesto possui cinco opções: em branco (não protestar), 3 dias úteis após o vencimento, 4 dias úteis após o vencimento, 5 dias úteis após o vencimento e N dias ocorridos após o vencimento. Esse último quando selecionado, exibe a opção Dias corridos após o vencimento, onde o número de dias para protesto poderá ser acima de 5 dias. O campo Multa possui três opções: Dispensar multa, valor fixo e valor percentual. Quando uma das duas últimas opções é selecionada, a janela exibe os campos para inserir a partir de quantos dias após o vencimento o banco deverá cobrar multa e o campo para informar o valor (fixo ou percentual) da mesma. O campo Juros de Mora também possui três opções: sem juros, valor por dia e taxa mensal. Ao selecionar a opção Valor por dia, o sistema exibe o campo para que o valor possa ser informado em reais. Ao selecionar a opção Taxa Mensal, o sistema exibe a opção para informar a taxa de juros mensal fixa. A imagem abaixo ilustra como as configurações acima sairão no boleto. Página - 6

7 Portadores Bancários Identificador de modalidade de cobrança bancária. Neste configuramos os dados de identificação do cliente junto ao banco como Nº. do contrato e Nº. do Convênio, assim como informações quanto ao tipo de cobrança utilizada Carteira e Variação. No caso da cobrança (pois podemos ter outras modalidades) é necessário ativar a marcação Cobrança Integrada para que o intercâmbio de informações seja disponibilizado. Os diretórios de remessa e retorno dos dados devem ser configurados para que o sistema saiba onde salvar e buscar respectivamente os arquivos referentes à cobrança de cada modalidade. As informações de seqüência da remessa e dos boletos impressos ficam disponíveis para inicialização e consulta: campos Próx. nr. de remessa e Próx. Nosso Número. Página - 7

8 Cadastro de Clientes Para que a fatura seja gerada corretamente e em seguida o boleto, o cliente tem de estar com as opções de faturamento e portador configurado. Na opção Vencimentos, selecione a forma de pagamento na qual o cliente está configurado e edite-a. Marque a opção Faturar Lançamentos, informe a conta onde a fatura será gerada e o portador. A imagem abaixo exibe a configuração de uma nota a prazo com o seu faturamento. Clique no botão Confirmar. Página - 8

9 Boletos Há diferentes formas de gerar boletos pelo Autosystem. A forma tradicional é a geração no momento do faturamento, que é descrita a partir da seção Prérequisitos para Geração de boletos no Faturamento. Outra forma, não tão usual, é a inclusão de boletos avulsos, sem vínculo com documentos no sistema, descrita a seguir. Geração e impressão de boletos avulsos A interface de geração de boletos viabiliza a inclusão de boletos bancários que não estejam ligados às faturas geradas pelo sistema. Com isso, os usuários poderão fazer o lançamento de boletos para qualquer receita e não apenas àquelas provenientes do faturamento de contas pré-visionadas no Autosystem. Acesse o menu Financeiro > Contas a Receber > Gerenciamento de boletos. A tela de filtro para o gerenciamento de boletos será exibida. O campo Portador é obrigatório. Clique no botão Confirmar. Após a exibição da tela de Gerenciamento de boletos, clique no botão Novo para criar um novo boleto, que não possuirá vínculo com faturas. Página - 9

10 Na parte principal, informe o portador, cliente, data de emissão e vencimento, Nosso nr., Número Doc., valor e tipo de formulário. Logo abaixo situa-se as informações de instruções que o boleto avulso terá, juntamente com a mensagem. Após informar os dados do boleto, clique no botão Salvar. O boleto gerado será exibido no gerenciamento de boletos. Página - 10

11 Para imprimir o boleto, acesse Financeiro > Contas a Receber > Impressão de Boletos. No filtro, informe o portador e o cliente. Pode-se incluir os títulos que já foram impressos, em caso de reimpressão. Há duas formas de se imprimir o boleto. A primeira é através do botão Registrar boletos, que registra o boleto e envia a impressão. O botão Visualizar Impressão gera um arquivo do boleto em PDF, mas não registra no sistema como impresso. Após selecionar o boleto e clicar no botão Registrar boletos, o sistema emite uma mensagem para confirmar a geração. Clique no botão Sim. Página - 11

12 O boleto é gerado e impresso, conforme a imagem abaixo. Página - 12

13 Geração de faturas Através da geração de faturas cria-se uma fatura com um boleto vinculado. Em Financeiro > Contas a Receber > Geração de Faturas as faturas serão criadas a partir da configuração do cadastro de clientes, na aba Vendas. Como exemplo, será utilizado no filtro os campos conta, cliente e data de referência. Clique no botão Confirmar. Página - 13

14 As faturas a serem geradas são incluídas na relação de faturas que serão geradas. Selecione a fatura e clique no botão Gerar Faturas. O sistema exibirá a questão de confirmação da geração das faturas selecionadas. Clique no botão Sim. Página - 14

15 Após a geração das faturas, o sistema exibe a informação que as mesmas foram geradas corretamente. Clique no botão Ok. Em seguida, o sistema questiona se deverá gerar o boleto para a cobrança. Clique no botão Sim. Quando os boletos são gerados corretamente, o sistema exibe a mensagem de informação, conforme a imagem ao lado. Clique no botão OK. O sistema exibe um novo questionamento, dessa vez sobre a rotina de impressão dos boletos. Clique no botão Sim. Página - 15

16 A rotina de Impressão de boletos é acionada, com a relação de boletos a serem impressos. Selecione o boleto e clique no botão Registrar Boletos. Página - 16

17 Abaixo segue o boleto impresso, conforme a configuração feita. Página - 17

18 Geração do arquivo de remessa Os arquivos de remessa a serem enviados para o banco, são gerados pelo Autosystem. Em Financeiro > Contas a Receber > Remessa de Cobrança, informe o portador. O nome do arquivo é gerado automático. O sistema busca o diretório, onde o arquivo será salvo, do cadastro de portadores. Na opção Conteúdo da remessa, o sistema exibe as informações que serão geradas no arquivo. É importante verificar o conteúdo da remessa antes de gerar o arquivo. Clique no botão Confirmar para gerar o arquivo de remessa. O questionamento para a confirmação da geração do arquivo de remessa é exibido. Clique no botão Sim. Página - 18

19 Após a geração do arquivo, o sistema questiona se deseja visualizar o relatório da remessa. Clique no botão Sim. Abaixo segue o relatório do arquivo de remessa gerado pelo Autosystem. POSTO LZT LTDA 18/06/ : R E M E S S A D E I N F O R M A C O E S D E C O B R A N C A Portador.: BOLETO BANCARIO BANCO DO BRASIL Banco...: 1 AG...: 2307 C/C...: Remessa: Instrução: Entrada de Título Nosso Nr. Documento Vencto Cliente Valor /06/07 CARLOS EDUARDO SILVA 18, /06/07 BEBIDAS MATTE 350, /06/07 BEBIDAS MATTE 461, TOTAL INSTRUÇÂO 3 registros 829, TOTAL REMESSA 3 registros 829, TOTAL GERAL 3 registros 829, Página - 19

20 Cancelamento de remessa Após enviar a remessa o sistema Autosystem dá a possibilidade de cancelamento da mesma, gerando assim um novo arquivo para o banco com a instrução de cancelamento. O cancelamento da remessa ocorre de maneira simples. Para isso, acesse o menu Financeiro >Contas a Receber > Cancelamento de Remessa. Informe o portador, número da remessa e data da geração. Ao cancelar a remessa o sistema automaticamente volta os títulos ao status de pendentes, podendo assim incluir estes títulos em uma futura remessa. Clique no botão Confirmar para cancelar a remessa. Página - 20

21 Remessa de Retorno Após enviar o arquivo de remessa, o banco emite o arquivo de retorno. Em Financeiro> Contas a Receber > Retorno de Cobrança, o sistema permite a importação dos dados, realizando as baixas automaticamente. Quando o arquivo é processado corretamente, sem que haja erros, o sistema exibe a mensagem abaixo: Para visualizar o relatório, clique no botão sim. Caso haja algum problema com o processamento, o sistema exibirá a mensagem de rejeição do retorno, como na imagem abaixo. Página - 21

22 Para poder enviar as instruções rejeitadas na próxima remessa ao banco, clique no botão sim. Uma nova janela abrirá e exibirá os títulos cujas instruções foram rejeitadas. Selecione os títulos a serem enviados junto com a próxima remessa e clique no botão confirmar. Página - 22

23 Instruções e Ocorrências As instruções que foram rejeitadas anteriormente poderão ser alteradas em Financeiro > Contas a Receber > Instruções e ocorrências. Informe os campos Portador e Nosso Número. Página - 23

24 Títulos em Carteira A opção Financeiro > Contas a Receber > Títulos em Carteira permite realizar a consulta dos boletos e títulos emitidos, em várias situações e períodos. Selecione a instrução a ser alterada e clique no botão editar. O sistema permite sete tipos de instruções, conforme a imagem abaixo: Página - 24

25 Após selecionar a instrução correta, clique no botão confirmar e o título será modificado. Caso clique no botão Imprimir, o relatório abaixo será demonstrado: POSTO LZT LTDA 18/06/ : T I T U L O S E M C A R T E I R A D E C O B R A N C A Nosso Nr. Dt. Emiss. Dt. Venct. Situacao Cliente Valor /06/ /06/2007 Impresso BEBIDAS MATTE 350, /06/ /06/2007 Impresso BEBIDAS MATTE 461, Registros: 2 811, Página - 25

26 Procedimentos de Homologação Cada banco pode ter uma maneira diferente de fazer a homologação da cobrança, por isso recomendamos conversar com o Gerente da conta bancária do cliente para verificar a maneira correta de homologação para aquele banco. Passaremos aqui como é feita de forma usual à homologação pela maioria dos bancos. Primeiramente gere o Arquivo de Cobrança de um cliente TESTE, normalmente nestes casos de testes de homologação de cobrança é gerado um arquivo com uma instrução especifica para esta situação (converse com o Banco). Depois envie este arquivo de cobrança para o banco (cada banco pode ter um modo especifico de envio do arquivo, software do banco, página do banco, converse com o gerente da conta bancária para verificar esta situação) e espere o retorno do banco, que lhe dirá se a homologação foi feita com sucesso ou se há algum problema no arquivo gerado. Caso haja algum problema, o banco lhe informará qual o motivo da recusa da homologação e com estes dados em mãos, entre em contato com o Suporte LZT para verificarmos a causa do problema. Página - 26