Tutorial contas a pagar

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1 Tutorial contas a pagar Conteúdo 1. Cadastro de contas contábeis Cadastro de conta corrente Cadastro de fornecedores Efetuar lançamento de Contas à pagar Pesquisar Lançamento Alterar Lançamento Excluir Lançamento Pagar Lançamento Estornar apenas um Pagamento Estornar vários pagamentos ao mesmo tempo Cancelar vários pagamentos ao mesmo tempo Visualizar Histórico Emissão de Relatório Lançar Saldo Inicial Ultramax Sistemas 1

2 1. Cadastro de contas contábeis Antes de iniciar a utilização do contas a pagar é necessário cadastrar o Plano de Contas e conta corrente. Para cadastrar o plano de contas, acesse o menu: Tabelas -> Contas contábeis. Esse cadastro é feito em níveis, sendo no máximo 3 níveis. Os lançamentos somente podem ser feitos em contas de nível 2 e 3, ou seja, códigos que tenha 2 ou 3 grupos de números, por exemplo: ou O cadastro em níveis é feito para poder emitir relatórios sintéticos (contas de nível 1) e relatórios Analíticos (contas de nível 2 e 3). O cadastro de contas contábeis é um cadastro com os tipos/motivos de lançamentos, por exemplo: Luz, água, telefone, salários e etc. Não cadastre como conta o seu fornecedor (ex.: CPFL, Telefônica, NET e etc), esse cadastro deve ser feito em fornecedores mesmo, que será explicado nos próximos itens. Veja um exemplo de cadastro de contas: Nesse exemplo foi criada uma conta de nível 1 chamada 001 Mensalidade e contas de nível 2: Mensalidade, Apostila e etc. Então a conta Apostila, por exemplo, é um subconta da conta 001 Mensalidade, ou seja, nos relatórios sintéticos de mensalidade será somado o valor de todas as subcontas: Mensalidade, Apostila, Taxa de matrícula e primeira mensalidade. Ultramax Sistemas 2

3 Também nesse exemplo foram cadastradas contas de pagamentos 002 Pagamentos e subcontas Água, Telefone e etc. Para cadastrar as contas, clique no botão Novo e preencha como o exemplo abaixo: A opção Agrupar com outros movimentos no mesmo boleto? se marcada e no aluno for lançado por exemplo: Mensalidade e Apostila o sistema irá juntar esses 2 lançamentos no mesmo boleto (desde que seja no mesmo vencimento e mesma conta corrente). Caso essa opção esteja desmarcada o sistema irá gerar 2 boletos, um para mensalidade e outro para apostila. uso. No caso de contas a pagar essa opção Agrupar com outros movimento no mesmo boleto? não tem Para cadastrar uma conta de nível 2 ou 3, faça como no exemplo abaixo: Obs. 1: Para alterar os dados de uma conta clique sobre o nome da mesma e depois no botão Alterar. Para excluir uma conta, selecione a conta marcando a mesma na primeira coluna e depois clique no botão Excluir. Ultramax Sistemas 3

4 Caso a conta que você esteja tentando excluir já tenha algum lançamento (mesmo que seja lançamento cancelado) o sistema não irá permitir a exclusão da conta, nesse caso você poderá alterar a conta marcando a opção Inativa. 2. Cadastro de conta corrente O cadastro de conta corrente não é obrigatório para utilizar o contas a pagar, mas é recomendado, já que com ele você poderá controlar o saldo bancário por conta corrente. Para cadastrar conta corrente, acesse o menu: Tabelas -> Conta Corrente e clique no botão Novo e preencha os campos conforme abaixo: No campo Agência digite somente o número da agência sem o dígito verificador. No campo Número da Conta digite o número da conta com o dígito verificador. No caso da Caixa Econômica Federal e Santander, no número da conta corrente deve ser cadastrado o código do cedente. Ultramax Sistemas 4

5 Os campos do quadro Dados para geração do boleto são usando somente para geração de boletos em lançamentos de contas a receber, mas é recomendado preencher esses campos para todas as contas correntes. 3. Cadastro de fornecedores Além do cadastro de contas contábeis e conta corrente, é necessário fazer o cadastro dos fornecedores, esse cadastro poderá ser feito também no momento do lançamento de contas a pagar, mas se possível faça o cadastro antes para agilizar os lançamentos de contas a pagar. Para incluir um fornecedor, acesse o menu Cadastros -> Cadastro de pessoas/fornecedores/entidades/visitantes, e clique no botão Novo conforme abaixo: No cadastro de fornecedor, somente o tipo de pessoa Física ou Jurídica, Tipo de relação e o nome do fornecedor que são obrigatórios, os demais campos são de preenchimento opcional, conforme abaixo: Ultramax Sistemas 5

6 Obs.: No tipo de relação selecione Fornecedor. Para alterar um fornecedor acesse o menu Cadastros -> Cadastro de pessoas/fornecedores/entidades/visitantes e clique utilize o quadro Busca abaixo: E clique no nome do fornecedor para acessar e alterar os dados do mesmo. 4. Efetuar lançamento de Contas à pagar Antes de fazer o lançamento de uma CONTA À PAGAR, é necessário selecionar a UNIDADE a que pertence essa conta, pois as contas são lançadas por UNIDADE e não para INSTITUIÇÃO. Depois de selecionar a UNIDADE clicar no menu FINANCEIRO/CONTAS À RECEBER/PAGAR, como mostrar a figura abaixo: Na janela aberta selecione a opção, e configure os campos como descrito a seguir: Ultramax Sistemas 6

7 a) FORNECEDOR (1) campo obrigatório : digite o nome do fornecedor ou as iniciais do nome e clique no botão PROCURAR, na janela apresentada selecione o nome do fornecedor; b) VENCIMENTO (2) campo obrigatório : nesse campo colocamos a data de vencimento e ele mostra duas opções : DATA DE VENCIMENTO: use essa opção se a data de vencimento for sempre a mesma independente de ser dia útil ou não. DIA ÚTIL: se a data de vencimento for determinada pelo dia útil utilize essa opção. Por ex: vencimento todo 5 0 dia útil do mês a partir do mês 6 (junho) de 2012 c) FORMA DE PAGAMENTO (3) campo obrigatório : indique qual forma para pagamento dessa conta (boleto, débito, crédito, DOC, depósito, etc.); d) CONTA (4) campo obrigatório : selecione o nome da conta contábil, IMPORTANTE: NUNCA selecione as contas de nível 1(001), por exemplo: Mensalidades selecionar Mensalidade ; e) CENTRO DE CUSTO (5) : essa opção será utilizada apenas pelas unidade que trabalham com centro de custo, caso contrário selecione NENHUM; Ultramax Sistemas 7

8 f) CONTA CORRENTE (6) : indique qual banco fará o pagamento dessa conta, ou seja, de qual conta corrente será liberado o dinheiro para pagamento; g) VALOR DA PARCELA (7) campo obrigatório : digite o valor da conta, inclusive as casas decimais (mesmo que seja 00), digite apenas números o sistema colocará a separador de casas decimais; h) VALOR DA PARCELA COM DESCONTO (8) : se houver desconto coloque os valor da conta com desconto, caso não haja descontos deixe em branco; i) JÁ PAGO (9) : selecione essa opção APENAS se a conta já estiver paga quando for cadastrada, caso ainda não tenha pago a conta esse lançamento ficará como previsão de despesa no sistema; j) NÚMERO DE PARCELAS (10) : indique o número de parcelas dessa conta, caso seja parcela única indique da mesma forma, digitando 1; k) OBSERVAÇÃO: esse campo é opcional e somente informativo. Digite todas as informações necessárias e clique no botão INCLUIR, para gravar as informações. 5. Pesquisar Lançamento Antes de executar algumas tarefas como excluir, consultar ou alterar alguma conta à pagar cadastrada, precisamos fazer um filtro de pesquisa. Siga o roteiro a seguir para fazer essa pesquisa. a) selecionar a UNIDADE; b) clicar no menu FINANCEIRO/CONTAS À RECEBER/PAGAR; c) Na janela aberta quanto mais informações você colocar, mais apurada será sua consulta, a descrição dos campos mais importantes a serem preenchidos é mostrada a seguir: Ultramax Sistemas 8

9 1) Vencimento: Data inicial (campo obrigatório): data inicial do período para pesquisa; 2) Vencimento: Data final (campo obrigatório): data final do período para pesquisa; 3) Cliente/Fornecedor: digite o nome do fornecedor ou as iniciais do nome e clique no botão PROCURAR, janela apresentada selecione o nome do fornecedor; 4) Conta Corrente: selecione a conta corrente que deseja ter as informações do período selecionado; 5) Conta Contábil: selecione a conta contábil que deseja ter as informações do período selecionado; 6) Unidade de Ensino: escolha a unidade a qual deve ser pesquisada; 7) Tipo: selecione a opção ; 8) Situação: escolha uma das opções que atenda a sua pesquisa; 9) Exibir: clicar no botão EXIBIR, para mostrar o resultado do consulta; OBSERVAÇÃO: os campos (1) e (2) são obrigatórios, a pesquisa pode ser feita através desses dois campos apenas, porém quando houver necessidade de uma pesquisa mais apurada quantos mais campos preencher melhor, ou seja, quanto mais informações mais precisa será a busca. Após clicar no botão EXIBIR, na janela que abre clique sobre o número do documento para poder visualizar os dados. Ultramax Sistemas 9

10 6. Alterar Lançamento Para fazer alteração de um pagamento faça primeiro uma pesquisa (siga as orientações do item 5 desse manual), na janela aberta com o registro pesquisado, faça as alterações necessárias e clique no botão ALTERAR, lembrando que os campos VENCIMENTO, FORMA DE PAGAMENTO, CONTA e VALOR DA PARCELA, não pode ficar em branco (sem preenchimento). 7. Excluir Lançamento Caso haja a necessidade de APAGAR (excluir), um lançamento siga todos os passos para pesquisar um registro (siga as orientações do item 5 desse manual), na janela aberta com o registro pesquisado, confira para ter certeza que é o registro a ser excluído e clicar o botão APAGAR. Quando clicar no botão APAGAR, aparece uma caixa de mensagens de confirmação de exclusão do registro se tiver certeza da exclusão e clique em OK. ATENÇÃO o registro apagado não poderá ser recuperado. Ultramax Sistemas 10

11 8. Pagar Lançamento Para fazer o pagamento de uma conta execute os procedimentos de pesquisa (siga as orientações do item 5 desse manual), e clique no botão PAGAR. O botão PAGAR, apresenta uma janela de confirmação de pagamento, confira os dados da conta e clique no botão CONFIRMAR. Quando clicar no botão CONFIRMAR, aparece uma caixa de mensagens de confirmação de baixa (pagamento), se tiver certeza da baixa e clique em OK. Ultramax Sistemas 11

12 9. Estornar apenas um Pagamento Caso haja a necessidade de DESFAZER um pagamento, faça a pesquisa do registro (siga as orientações do item 5 desse manual) e clique no botão ESTORNAR. Quando clicar no botão ESTORNAR, aparecerá uma janela, na qual deve ser descrito o motivo do estorno, o preenchimento desse campo é OBRIGATÓRIO, depois de digitar o motivo clicar o botão CONFIRMAR ESTORNO. 10. Estornar vários pagamentos ao mesmo tempo a) selecionar a UNIDADE; b) clicar no menu FINANCEIRO/CONTAS À RECEBER/PAGAR; c) Na janela aberta preencha os campos para a pesquisa; d) Clique no Botão EXIBIR; Ultramax Sistemas 12

13 e) Na janela aberta selecione TODOS (1) os pagamentos que devem ser ESTORNADOS e clique no link (opção), ESTORNAR (2). Quando clicar no botão ESTORNAR, aparecerá uma janela, na qual deve ser descrito o motivo do estorno, o preenchimento desse campo é OBRIGATÓRIO, depois de digitar o motivo clicar o botão CONFIRMAR ESTORNO. 11. Cancelar vários pagamentos ao mesmo tempo a) selecionar a UNIDADE; b) clicar no menu FINANCEIRO/CONTAS À RECEBER/PAGAR; c) Na janela aberta preencha os campos para a pesquisa; d) Clique no Botão EXIBIR; Ultramax Sistemas 13

14 e) Na janela aberta selecione TODOS (1) os pagamentos que devem ser ESTORNADOS e clique no link (opção), CANCELAR (2). Quando selecionar o link (opção) CANCELAR, na caixa de mensagem que aparece clique em OK, mas ATENÇÃO depois de selecionar esse botão os registros não podem ser RECUPERADOS Visualizar Histórico Toda vez que uma tarefa (alterar, apagar, pagar, estornar) é executada na janela de LANÇAMENTO DE CONTAS À PAGAR, ela fica gravada. Para acessar essa gravação basta clicar no link (1), que aparece nessa janela, irá aparecer o histórico de movimento de tarefas executadas nessa conta, trazendo informações de data, hora, usuário e descrição da tarefa executada. Ultramax Sistemas 14

15 13. Emissão de Relatório Sempre que fizer uma pesquisa, quando a janela MANUTENÇÃO DE LANÇAMENTOS FINANCEIROS abrir com o resultado dessa pesquisa, aparece a opção IMPRIMIR (1), se selecionar essa opção será criado um relatório (2) com os dados gerados pela pesquisa: Ultramax Sistemas 15

16 Esse relatório pode ser impresso, para isso: a) clicar sobre ele com botão direito do mouse; b) selecionar o item IMPRIMIR; c) na janela aberta escolha a impressora; d) clicar em IMPRIMIR. 14. Lançar Saldo Inicial SALDO BANCÁRIO: Menu Relatórios / Relatório Diversos; Digitar login e senha; No menu Financeiro Contas a pagar selecionar Saldo bancário, e gerar um extrato do período desejado; Ultramax Sistemas 16

17 Verificar nesse relatório o saldo no sistema, em seguida verifique o saldo no Banco e fazer o calculo, por exemplo: saldo no sistema R$ 50,000.00, saldo no banco R$ 3,000.00, o saldo ser lançado no sistema é a diferença entre esses dois valores - R$ ,00. Criar uma conta contábil Lançamento Inicial (pág 2 desse tutorial) e lançar esse saldo (R$ ) como contas a pagar (pág 6 desse tutorial). Ultramax Sistemas 17