PÚBLICA SERVICOS LTDA

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1 PÚBLICA SERVICOS LTDA BAIXE ESSE GUIA EM:

2 2 Índice Realizando uma Dispensa de Licitação...pag 3 1 Passo...pag 3 2 Passo...pag 5 3 Passo...pag 12 4 Passo...pag 15 Estorno da Cotação (Estorno do Encerramento)...pag 18 Realizando a Alteração da Cotação (desfazendo a classificação).pag 20 Realizando a Alteração da Solicitação...pag 21 Cancelando uma Cotação (fase de classificação)...pag 22 Estornando o Cancelamento Realizado...pag 24 Realizando uma licitação...pag 26 1 Passo...pag 26 2 Passo...pag 26 3 Passo...pag 28 4 Passo...pag 31 Impressão dos documentos...pag 36 Registro de Preços...pag 39 Baixando o Saldo do Registro de Preço...pag 43 Integrando o Resultado do Pregão Presencial para o Compras..pag 46 Integrando os Produtos do Compras para o Pregão Presencial..pag 51

3 3 REALIZANDO UMA DISPENSA DE LICITAÇÃO: 1 PASSO Entre no menu Processo de compra selecione a opção Solicitação de Material ou Solicitação de Serviços, lembrando que, se lá no cadastro do material o tipo de material estiver como serviço o mesmo não aparecerá na Solicitação de Material. Figura 1 Incluindo uma solicitação, Clique no botão Incluir, informe os seguintes campos: Centro de Custo, Data, Descrição e se tiver alguma Observação informe, Conforme figura 2, para incluir os produtos basta apertar a tecla F2 será apresentado uma tela de pesquisa filtre ou clique em pesquisar será listado todos os produtos que existem no cadastro selecione o produto desejado clique no botão OK ou de um duplo clique para selecioná-lo, repita esse procedimento até que todos os itens sejam incluídos.

4 4 Figura 2 Para incluir um produto basta acessar o Menu Cadastros Auxiliares a opção Produtos, Cadastro de Produtos ou no momento da solicitação na janela de pesquisa de material, clique no botão Novo. Clique no botão incluir informe o Grupo, Sub Grupo, o nome do produto ou serviço, a unidade de medida, o detalhamento do produto ou serviço, o item Importante no cadastro é o TIPO onde é definido se o produto é material ou serviço conforme mostrado na figura 3. AVISO: se o tipo do material estiver como produto não irá aparecer na solicitação de Serviços ou se o tipo do material estiver como serviço o mesmo não aparecerá na solicitação de material. Figura 3

5 5 2 PASSO - Após ter feito a solicitação o próximo passo é realizar a cotação, para esse procedimento basta acessar o Menu processo de Compra a opção Cotação de Preços, conforme figura 4 abaixo. Conforme figura 4 Figura 4 Incluindo uma nova cotação clique no botão incluir. Figura 5

6 6 Será apresentada a tela a seguir para a inclusão das solicitações, para incluir as solicitações aperte a tecla F2. Figura 6 É apresentada a tela a seguir, localize a solicitação e dê um duplo clique em cima dela ou selecione e clique no botão OK. Figura 7 Após a inclusão da(s) solicitação (ões) o sistema retorna a tela anterior para se verificar as solicitações inclusas. Conforme figura 8

7 7 Figura 8 Clique no botão OK. Ë apresentada a tela anterior, informe a data de abertura e a data de encerramento, note que existem duas abas Fornecedores (F6) e a Cotação (F7), na primeira são inclusos os fornecedores, para a inclusão basta apertar a tecla F2 é mostrado uma tela de pesquisa conforme figura 10 pesquise e selecione o fornecedor, repita esse procedimento quantas vezes forem necessárias até a inclusão de todos os fornecedores. Figura 9

8 8 Figura 10 Após a inclusão dos fornecedores clique no botão OK, vai ser apresentado uma mensagem de confirmação pedindo para liberar a cotação para a classificação orçamentária nesse primeiro momento clique em NÃO (pois a cotação não foi terminada ainda), conforme figura 12. Figura 11

9 9 Figura 12 Após clicar em não é apresentada uma mensagem de confirmação, conforme figura 13 Figura 13 Agora, para a impressão da listagem para a cotação clique no botão imprimir e selecione a opção 1- listagem para a cotação conforme figura 14 abaixo. Figura 14

10 10 Será mostrado o relatório sairá a listagem de todos os fornecedores incluídos na cotação, basta clicar no botão que tem o desenho de uma impressora pra imprimir a listagem de cotação. Figura 15 Depois que as cartas chegarem preenchidas acesse a opção cotação de Preços conforme (figura 4) clique no botão localizar é apresentado uma tela conforme figura 16 abaixo, selecione a cotação clicando em OK ou dando um duplo clique em cima da cotação. Figura 16

11 11 Após a cotação selecionada clique no botão Alterar, clique na aba cotação (F7), selecione o tipo de classificação digite as propostas de cada proponente e clique no botão classificar, se der empate em algum item clique no botão Mudar Classificação e selecione o proponente vencedor. Conforme figura 17 abaixo. Clique no botão OK. Figura 17 É apresentada uma tela de confirmação pedindo para liberar a cotação para a classificação orçamentária neste ponto clicamos em SIM (pois a cotação já esta classificada), conforme figura 18. Figura 18

12 12 Será apresentada outra tela de confirmação basta clicar em OK. Conforme figura 19 Figura 19 3 PASSO - Para o encerramento e a classificação acesse o menu Processo de Compra a opção Encerramento / Classificação conforme figura 20 Figura 20 Dê um clique para selecionar a cotação e clique no botão encerrar, para encerrar e gerar os pedidos. Conforme figura 21

13 13 Figura 21 É apresentada uma mensagem de confirmação perguntando se deseja encerrar a solicitação, clique em SIM Figura 22 Após ter clicado em SIM é apresentado a tela para que se informe o campo Cond. Pagamento, Prazo de Entrega, Data da Entrega e as Fichas (F3-insere ficha, F4-desdobro da ficha e F5-replica a ficha), conforme figura 23 abaixo.

14 14 Figura 23 Após apertar a tecla F3 é apresentada a tela abaixo para pesquisar a ficha, essa tela de pesquisa possui alguns filtros entre eles: Funcional, Categoria e Centro de Custo.basta selecionar a ficha e clicar em OK ou um duplo clique conforme figura 24. Figura 24 Após selecionar a ficha é voltado a tela anterior clique no botão OK, conforme a figura 25.

15 15 Figura 25 É apresentada uma mensagem de confirmação informando os números de pedidos gerados anote os números dos pedidos e clique em OK. Conforme figura 26 Figura 26 4 PASSO - Para imprimir os pedidos acesse o menu Processo de Compra a opção Manutenção dos Pedidos conforme a figura 27 abaixo.

16 16 Figura 27 É apresentada a tela abaixo conforme figura 28 Figura 28

17 17 Clique no botão Imprimir será apresentado a tela abaixo conforme figura 29, filtre o pedido ou clique em pesquisar sem nenhum filtro pra mostrar todos os pedidos, selecione o pedido clique em OK ou um duplo clique. Figura 29 Irá a parecer uma tela como o escopo da impressão selecione a Opção de Saída neste caso foi selecionado Imprimir pedido de Empenho e clique no botão Imprimir. Conforme figura 30 abaixo. Figura 30

18 18 Após clicar no botão imprimir o relatório é vizualizado em tela clique no botão imprimir. Conforme figura 31. Figura 31 Este é o fim do processo para a dispensa, a partir deste ponto é somente gerar os empenhos por pedido. Estorno da Cotação (Estorno do Encerramento) Para estornar o encerramento basta acessar o menu Processo de Compra a opção Estorno da Cotação conforme figura 32 abaixo

19 19 Figura 32 Será apresentada a tela de estorno da cotação informe a cotação e o motivo e clique no botão OK. Figura 33 Irá estornar o encerramento e a exclusão dos pedidos gerados. E voltará na fase de Encerramento / Classificação.

20 20 Realizando a Alteração da Cotação (desfazendo a classificação) Somente realizada enquanto a classificação não for encerrada, se estiver encerrada realize o (Estorno da Cotação). Para realizar a alteração da cotação basta acessar a opção Encerramento/Classificação novamente e selecionar a cotação e clicar no botão Desfaz. Figura 34 Será apresentado uma mensagem de confirmação clique em SIM Figura 35 Será apresentada uma mensagem de confirmação basta clicar no botão OK, conforme figura abaixo.

21 21 Figura 36 Após ter sido realizado esse procedimento basta acessar novamente o Menu Processo de Compra a opção Cotação de Preços e clicar no botão Localizar selecione a cotação e clicar no botão Alterar e realize as alterações necessárias, após clique no botão OK conforme o passo número 2. Realizando a Alteração da Solicitação Se a classificação já foi encerrada faça o procedimento (Estorno da Cotação (Estorno do Encerramento)) e depois (Realizando a Alteração da Cotação (desfazendo a classificação)) se não foi encerrada realize o procedimento (Realizando a Alteração da Cotação (desfazendo a classificação)) para se alterar a Solicitação de Material ou serviço depois que foi incluída uma cotação basta acessar a opção Menu Processo de Compra a opção Cotação de Preços e clicar no botão Cancelar será apresentada a tela de pesquisa de cotação, pesquise a cotação e selecione a desejada. Será apresentada uma tela de confirmação clique no botão SIM, para liberar a Solicitação para uma nova cotação. Conforme figura 37 Figura 37

22 22 Figura 38 Será apresentada uma tela de confirmação, conforme figura abaixo, clique em OK. Figura 39 Cancelando uma Cotação (fase de classificação) Para cancelar uma cotação basta acessar a opção Encerramento/Classificação novamente e selecionar a cotação e clicar no botão Cancelar. Conforme figura 40 abaixo.

23 23 Figura 40 Irá aparecer esta confirmação clique em SIM Figura 41 Irá aparecer uma mensagem para informar o motivo do cancelamento clique em OK Figura 42

24 24 E informe o motivo conforme mostrado na figura 43 Figura 43 E pressione OK, irá aparecer uma mensagem de confirmação. Figura 44 Estornando o Cancelamento Realizado Para estornar o cancelamento acima realizado acesse o menu Processo de Compra a opção Monitor de Compras conforme figura 45 abaixo.

25 25 Figura 45 Clique no botão Cancelamentos selecione a cotação que vai ser estornada o cancelamento e clique no botão estornar Cancelamento, irá ser apresentada uma mensagem de confirmação Figura 46

26 26 Clique em SIM, para realizar o estorno do cancelamento conforme mostrado na figura abaixo. Figura 47 Realizando uma licitação 1 PASSO - Realize o primeiro passo mostrado na página 3 deste manual. 2 PASSO Acesse o menu Licitações a opção Abrir Licitação por Solicitação como mostrado na Figura 48 Após acessado essa opção será apresentado uma tela conforme figura 49 abaixo.

27 27 Figura 49 Clique no botão incluir informe os campos solicitados, na aba abertura informe os proponentes (para pesquisar a tecla de atalho é F2 e para excluir a tecla de atalho é F8), informe a comissão (para pesquisar a tecla de atalho é F2 e para excluir a tecla de atalho é F8) e informe a(s) solicitação(ões) (para pesquisar a tecla de atalho é F2 e para excluir a tecla de atalho é F8), na aba classificação das fichas informe na aba Fichas a ficha (tecla de atalho F3), para o desdobro (tecla de atalho F4) e replica classificação (tecla de atalho F5), já na aba Valores informe o valor de cada ficha.

28 28 Figura 50 Após realizado esse procedimento clique no botão OK, e irá aparecer uma mensagem de confirmação, conforme figura 51 abaixo. Figura 51 3 PASSO Para a impressão das cartas selecione o menu Licitações a opção Documentos Personalizados, Imprimir Documentos para Licitação, conforme figura 52 abaixo.

29 29 Figura 52 Será apresentado uma tela, informe o numero da licitação e dê um clique para selecionar a opção Edital de Serviço ou Edital de Material, conforme imagem 53 abaixo. Após clique na aba Gerar Docs por Proponente e Clique no botão Gerar Docs. Conforme figura 54 abaixo. Figura 53

30 30 Figura 54 Após ter clicado no botão Gerar Docs será apresentado uma mensagem de confirmação, clique em OK, conforme imagem 55. Figura 55 Seguindo selecione a aba Documentos Salvos selecione os documentos que serão impressos, marque a opção Lista de Produtos (Preencher) em listas em anexo e clique em Imprimir, conforme figura 56.

31 31 Figura 56 4 PASSO Acesse o menu Licitações a opção Manutenção como mostrado na figura 57. Figura 57

32 32 Será apresentado a tela a seguir, conforme figura 58, informe a licitação. Na primeira aba Abertura selecione o critério de julgamento. Figura 58 Vá para a segunda aba classificação das fichas e classifique as fichas conforme figura 59 (F3 para selecionar a ficha ) (F4 para o desdobro da ficha) e (F5 replica classificação) Figura 59

33 33 A próxima etapa será o lançamento das propostas selecione a terceira aba Propostas selecione o fornecedor e na coluna valor unitário digite a proposta do fornecedor após a proposta do ultimo produto for digitada aperte a seta para baixo para gravar, conforme figura 60. Figura 60 O próximo passo é a classificação das propostas, selecione a aba classificação das propostas, clique no botão Classificar, para ser apresentado o ganhador de cada produto clique no botão, clique no botão imprimir para imprimir a relação da classificação, após clique no botão gravar para salvar a classificação. Figura 61

34 34 Após ter clicado no botão gravar ira aparecer essa mensagem de confirmação, clique em SIM para confirmar a classificação. Figura 62 Será apresentada uma nova mensagem basta apertar OK Figura 63 Após ter clicado em OK é apresentada uma mensagem de confirmação perguntando se deseja encerrar a licitação, neste caso clique em SIM. Figura 64 Informe a data de Homologação, a data de adjudicação e o veiculo de Publicação, após informar clique no botão OK, conforme figura 65 abaixo.

35 35 Figura 65 Após clicar no botão OK aparecera essa mensagem Será apresentada a mensagem de confirmação cli em OK. Figura 66 Será gerado os pedidos. Conforme figura 67 abaixo

36 36 Figura 67 Clique em OK na mensagem de confirmação Figura 68 Após a geração dos pedidos realize o 4 PASSO apresentado na página 15 para a impressão dos pedidos. Impressão dos documentos Para a impressão dos documentos selecione o menu Licitações a opção Documentos Personalizados, Imprimir Documentos para Licitação, conforme figura 69 abaixo.

37 37 Figura 69 Será apresentado uma tela, com três abas, informe o numero da licitação, na primeira aba Modelos p/ Gerar Doc. e dê um clique para selecionar o relatório desejado, alguns relatórios necessitam ser gerados por proponente, por isso utilize a segunda aba Gerar Docs por Proponente e a terceira aba é para a impressão dos documentos salvos, conforme imagem 70, 71 e 72 abaixo. Figura 70

38 38 Figura 71 Figura 72

39 39 Será apresentado um editor de relatórios, o usuário poderá de deverá alterá-lo quando precisar. Conforme imagem 73 abaixo. Figura 73 Registro de Preços Para realizar o registro de preços realize o 1 e 2 Passo da página 26, somente no 2 Passo informe SIM para a Licitação para Registro de Preços conforme mostrado na figura 74 abaixo.

40 40 Figura 74 Após realize a manutenção da licitação conforme o 4 passo na página 31. O próximo passo é acessar o menu Licitação a opção Registro de Preços, conforme figura 75 abaixo. Figura 75

41 41 Clique no botão Incluir conforme figura 76. Figura 76 Será apresentado uma tela de busca para localizar a licitação que será feito o registro conforme figura 77. Figura 77

42 42 Informe os campos documentos e data, informe o Fornecedor vencedor e clique em OK, a partir deste ponto a licitação esta registrada. Figura 78 Para a impressão do relatório de registro, basta clicar no botão imprimir, será apresentado a tela de escopo de impressão, informe o fornecedor e clique no botão Imprimir, conforme figura 79. Figura 79

43 43 A figura abaixo mostra o relatório de registro de preço impresso, podendo ser emitido também para o acompanhamento de saldo de registro. Figura 80 Baixando o Saldo do Registro de Preço Para baixar (dar saída) do saldo do registro de preço realize o 4 PASSO da pagina 15 somente os passos da figura 27 e 28 clicando no botão incluir e selecionando a opção Criar Novo por registro de preço, conforme figura 81 abaixo.

44 44 figura 81 Após será apresentada uma tela para o usuário selecionar a licitação que foi registrada, selecione também o fornecedor e clique no botão OK, conforme figura 82 abaixo. Figura 82 Informe os seguintes campos na aba discriminação do pedido, conforme a figura 83 a seguir.

45 45 Figura 83 Na aba itens do pedido o sistema traz todos os itens que foi feito o registro, assim o item que não será dada a saída o usuário terá que excluir, para isso basta selecionar o item e apertar a tecla (F4- Exclui Item), e os itens que serão feio a baixa basta o usuário informar a quantidade de baixa, conforme figura 84 a seguir. Figura 84

46 46 Na aba Fichas de Empenho/Licitação é informado o Histórico, o Centro de Custo e as fichas do Empenho, conforme figura 85. (em alguns municípios não será necessário informar as fichas da despesa pois nessas entidades não se gera o empenho automático). Figura 85 Integrando o Resultado do Pregão Presencial para o Compras Assim que o pregão presencial é finalizado podemos importar o resultado do pregão para dentro do sistema, para que posteriormente seja possível realizar o controle de registro de preço. Para realizar a integração entre no sistema de pregão presencial, selecione o Menu Utilitários a opção 07-Gera Arquivos SCPI (conforme figura 86 abaixo) será apresentado uma tela para ser informado o caminho onde serão salvos os arquivos e para selecionar também qual pregão será exportado (conforme figura 87 abaixo), após clique em gerar arquivo.

47 47 Figura 86 Figura 87 Dentro do sistema de compras selecione o Menu Licitações Importar Pregão Presencial (SPP) (conforme figura 88 abaixo), será apresentado um assistente de importação (conforme figura 89)

48 48 Figura 88 Clique em avançar Figura 89

49 49 Selecione o caminho onde os arquivos foram salvos e clique em avançar (conforme figura 90 abaixo) Figura 90 Selecione o centro de custo e clique em avançar conforme imagem 91 abaixo Figura 91

50 50 Informe se a licitação é para registro de preço e se for o caso informe as fichas da despesa e clique em avançar, conforme imagem 92 abaixo, (em alguns municípios não será necessário informar as fichas da despesa pois nessas entidades não se gera o empenho automático). Figura 92 Informe as datas de homologação, adjudicação e ordem de serviços o tipo de publicação e o veiculo e clique em concluir, conforme figura 93.

51 51 Figura 93 Ao final será apresentada uma tela com os procedimentos gerados clique em OK o em Imprimir, conforme figura 94. Figura 94 Após finalizado esse procedimento de integração se a licitação for para registro de preços, para baixar o saldo do registro de preço basta acessar a opção Baixando o saldo de registro de preço na página 43 deste manual Integrando os Produtos do Compras para o Pregão Presencial Entre no sistema de pregão Presencial acesse o menu Cadastro Auxiliares a opção Importar Produtos (conforme figura 95) após será apresentada uma tela basta clicar em Confirmar (conforme figura 96).

52 52 Figura 95 Figura 96