ABERTURA E ENCERRAMENTO DE EXERCÍCIO

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1 Atualização: Novembro de 2012 Página: 1 SIA Sistema Integrado de Arrecadação ABERTURA E ENCERRAMENTO DE EXERCÍCIO FIORILLI SOC CIVIL LTDA.-SOFTWARE SIA Sistema Integrado de Arrecadação

2 Atualização: Novembro 2012 Página: 2 Sumário Introdução Encerramento e Abertura de Exercício Exercício em uso Empresa Alterar Novo Ano Reajustar Valores Mensagem UFM Índices de Correção Fichas da Receita (Contabilidade) Receitas (SIA) Criar Valores Imobiliário - Mobiliário - Diversos... 10

3 Atualização: Novembro de 2012 Página: 3 SIA Sistema Integrado de Arrecadação Introdução A mudança de exercício no Sistema Integrado de Arrecadação exige alguns procedimentos especiais comandados pelo usuário, pois depende de situações, informações e tomada de decisão para processamento que impedem o processamento automático. A mudança de exercício no Sistema Integrado de Arrecadação exige alguns procedimentos especiais comandados pelo usuário, pois depende de situações, informações e tomada de decisão para processamento que impedem o processamento automático. A mudança de exercício para o SIA-Sistema Integrado de Arrecadação, corresponde a uma separação de informações restritas de um determinado exercício em arquivos exclusivos, evitando um aumento contínuo e desnecessário no tamanho de arquivos que só provocaria demora em processamentos. Para entender esta situação tomamos por base um arquivo de lançamentos no qual é feito um registro para cada parcela lançada. A cada ano que passar este arquivo aumentaria de tamanho na mesma quantidade do número de cadastros multiplicado pelo número de parcelas. Ocorre que os lançamentos vencidos e não pagos no exercício, devem ser inscritos em Dívida Ativa para serem cobrados e recebidos nos exercícios seguintes separando desta forma a receita orçamentaria de um exercício e a do exercício anterior. Portando o lançamento de tributos de um exercício não precisa estar sempre disponível no exercício seguinte. Apenas em casos eventuais para consultas comprobatórias da situação do lançamento ou do não lançamento. Passa a ser apenas um complemento de origem ou histórico do registro cadastral. Tendo em vista esta conveniência técnica, o arquivo de registro de lançamentos é guardado e aberto um novo arquivo vazio para o novo exercício. Assim como este, vários outros arquivos passam por atualizações na mudança do exercício. Os arquivos com registros cadastrais são copiados normalmente de um exercício para o seguinte. Por sua vez, as tabelas auxiliares ficam disponíveis para o exercício anterior, e são copiadas para o exercício seguinte onde poderão receber novos índices, valores ou informações básicas. Um exercício encerrado terá todas as informações tanto cadastrais como de movimento disponíveis para consultas a qualquer momento. O SIA apenas impede que sejam feitos ou alterados lançamentos de qualquer tipo. No exercício inicializado é indispensável conferir e atualizar as tabelas auxiliares antes de efetuar lançamentos definitivos. O SIA permite que sejam feitos lançamentos de testes ou previsões com índices ou valores unitários diversos com objetivos de analisar os possíveis impactos ou resultados no próximo lançamento.

4 Atualização: Novembro 2012 Página: Encerramento e Abertura de Exercício Abra o SIA-7.5 no exercício em uso: No Módulo Principal do SIA-7.5 clique no Menu (Tabelas Gerais), a seguir na opção (2.1 Empresa)

5 Atualização: Novembro de 2012 Página: Em seguida selecione a Empresa, e clique no botão (Alterar) conforme figura abaixo Clique na aba (Ano) - a última da parte média inferior da nova janela aberta. Selecione o último exercício da listagem. Note que o campo (Fechamento) está vazio. Clique no Botão (Abre Exercício) e Informe o Somente depois disso, selecione o 2012 e clique no botão (Fecha Exercício).

6 Atualização: Novembro 2012 Página: O botão Reajustar Valores permite configurar os valores das tabelas mencionadas abaixo para o novo exercicio. Sua explicação estará em cada tópico apresentado. UFM: explicado no tópico Índices de Correção: explicado no tópico Fichas da Receita: explicado no tópico Receitas: explicado no tópico Valores Imobiliários: explicado no tópico Valores Mobiliários: explicado no tópico Valores Diversos: explicado no tópico Feche o sistema e entre informando o novo exercício O sistema vai dar a seguinte mensagem: O Exercício de 2013 não existe. Deseja Criá-lo? Clique na opção (Sim). O Sistema abrirá o exercício de 2013 e a partir deste momento só será possível trabalhar no novo exercício. O exercício anterior 2012 fica disponível apenas para consultas. Antes da utilização do sistema, principalmente com relação a informações que envolvam valores financeiros, é necessário atualizar índices, valores unitários e parâmetros de configuração tanto gerais como individuais de cada um dos módulos Para Cadastrar a UFM do novo Exercício, basta acessar o Módulo Principal >> Tabelas Gerais >> 2.15 Cadastro da UFM, então clique no botão Novo informar o exercício e o novo valor da UFM. O valor da UFM para exercício de será o valor do exercício de 2012 acrescido da índice da inflação. Ou seja, se 2012 o valor foi 30,00 e o índice de aumento será 5%, em 2013 o valor da UFM será 31,50 30,00 x 5% = 1,50 30,00 + 1,50-31, Para Cadastrar os Índices de Correção para o novo Exercício, basta acessar o Módulo Principal>> Tabela Gerais>>2.16 Índices de Correção, então clique na aba visualizar, selecione o Índice que será mudado, clique em alterar.

7 Atualização: Novembro de 2012 Página: 7 Visualize a ultima Referência (data) informada. A referência pode ser mensal ou anual, dependendo da determinação do CTM. Independente se anual ou mensal sempre deve ser informado o primeiro dia do mês. Na imagem foi demonstrado a correção anual para calculo dos débitos em aberto. O valor do índice de correção para exercício de será o valor do exercicio de 2012 acrescido da índice da inflação. Ou seja, se 2012 o valor foi 1,00 e o índice de aumento será 5%, em 2013 o valor da UFM será 1,05 1,00 x 5% = 0,05 1,00 + 0,05 = 1,05 Para as cidades que o índice de correção é mensal, o procedimento para o calculo é o mesmo, apenas deverá ser informado mês a mês. OBS: se o índice de janeiro de 2013 ainda não saiu índice ou o mesmo é negativo repita o índice do mês anterior Integração das Receitas do SIA com as Fichas da Receita do sistema de Contabilidade Para os municípios que trabalham com o sistema de arrecadação (SIA) integrado com o sistema da contabilidade (SCPI), é rápido e pratico fazer a implantação das receitas. Solicite os arquivos RECDIS e RECTAB para o setor de contabilidade (são exportados através do Módulo Principal >> Menu Utilitários >> Opção Exportar Tabelas) e coloque os mesmo dentro do diretório c:\ (diretório raiz) da sua maquina. Em seguida acesse o Módulo Principal >> Menu Tabelas Gerais >> Opção 2.13 Fichas das Receitas e clica no botão Importar.

8 Atualização: Novembro 2012 Página: 8 Após clique o botão Duplicar informe o exercício base que no caso será 2012 e o novo exercício Ao clicar em confirmar o sistema dará a mensagem de Duplicação Gerada com Sucesso. Para os municípios que não possuem a integração é necessário clicar no botão Novo informar o número da ficha, o código da receita ou sua classificação orçamentária e a descrição de cada ficha.

9 Atualização: Novembro de 2012 Página: Após a importação ou o o cadastro das receitas realizadas na opção 2.13 é necessário acessar a opção 2.12 Receitas e fazer a duplicação das fichas através do Botão Duplicar. Esse processo irá vincular as receitas da arrecadação com as fichas da receita da contabilidade. Ao clicar em Duplicar informe os Exercícios, Base e Novo, clique em Confirma. Em seguida o sistema emitirá a mensagem abaixo. Ao clicar em Sim o sistema procederá à duplicação das fichas das receitas para o exercício de Findando a duplicação clique no Botão Inconsistências e verifique o relatório. A importação das receitas é feita pela classificação orçamentária, mas é de extrema importância sua conferência, devido à alteração do número das fichas de um exercício para o outro, pois ao incluir ou excluir um projeto a seqüência das fichas mudam e pode acontecer equívoco ao classificá-las. Caso seja necessário proceder à alteração, clique na aba visualizar, localize a receita e clique no Botão Alterar. Lembramos que as fichas das colunas correção, multa e juros não deve ser a mesma das colunas Ano e Divida Principal, pois se isso ocorrer com certeza terá problema com o resultado da Apuração da Divida Ativa no final do exercício. Ao finalizar a configuração imprima a classificação leve ao departamento contábil e solicite a conferência. Tenha guardado esse documento, em caso de recebimento em fichas erradas, ele é a sua comprovação da autorização do departamento contábil.

10 Atualização: Novembro 2012 Página: Criação de Valores para o Exercício de 2013 para os módulos Imobiliário, Mobiliário e Diversos. Para inicialização do novo exercício no modulo Imobiliário é necessário entrar no Menu Tabelas Gerais, opção 1.13 Criar Novo Exercício. Para gerar o novo exercício para o Módulo Mobiliário, é necessário entrar no Menu Tabelas Gerais, opção 1.17 Criação dos Valores para o Novo Exercício. Para gerar o novo exercício para o Módulo Receitas Diversas é necessário entrar no Menu Tabelas Gerais, opção 1.4 Criar Novo Exercício. Caso haja aumento nos valores das tabelas utilizadas para calculo, para o novo exercício, deve-se informar o valor percentual no campo índice que será aplicado. Como apresenta o exemplo da imagem abaixo, um aumento de 5% do exercício de 2012 para Usando o mesmo exemplo de aumento de 5%, informo que NUNCA pode ser lançado rateado esse índice, ou seja, inicialmente foi passado que o índice seria 5%, e o usuário criou o exercicio com esse índice. Porém o índice correto é 6%, e o usuário como já aplicou 5%, entra na mesma opção informa os campos ano base e o novo 2013, o índice de 1% e clica em reaplicar indice. Esta ERRADO.

11 Atualização: Novembro de 2012 Página: 11 Neste caso o correto é criar novamente o exercicio com o índice correto marcando a opção Reaplicar índice. O sistema retornará uma mensagem informando que os valores definidos serão excluídos. Confirme a mensagem com Sim para prosseguir. Nos municipios que não não houver aumento ou o mesmo ainda não for conhecido, crie as tabelas informando o índice (Zero). Equipe de Suporte SIA

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