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1 Escrituração Fiscal Manual do Usuário Versão 7.2

2 Copyright 2004/ VLC As informações contidas neste manual são de propriedade da VLC Soluções Empresariais Ltda., e não poderão ser usadas, reproduzidas ou divulgadas sob qualquer forma, sem autorização prévia. O conteúdo deste manual tem caráter exclusivamente técnico e informativo. É reservado a VLC, o direito de promover sem aviso prévio, as alterações que julgar necessárias. VLC Soluções Empresariais Ltda Página 1

3 Índice 1. Escrituração de nota fiscal Acesso ao Sistema Cadastro do contribuinte Importação de nota fiscal Layout de importação de nota fiscal Solicitação de AIDF Declaração de Documento Fiscal A Declaração de Nota Recebida pelo GeisWeb A Declaração de Nota Fiscal Emitida A Declaração de Nota Fiscal Recebida A Emissão da guia de recolhimento Extrato de pagamentos Recibo de entrega de declaração Recibo de retenção na fonte Registro de Serviços Resumo do ISS devido e retido Página 2

4 1. Escrituração Fiscal O Módulo de Escrituração Fiscal está disponível na Internet para ser utilizado pelos contribuintes do ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), por meio do preenchimento da declaração mensal de serviços prestados e tomados, apuração dos valores devidos e emissão da guia de recolhimento. Os lançamentos informados no sistema pelo contribuinte, por meio da digitação ou importação, são armazenados de forma automática e eletrônica no banco de dados da prefeitura, cabendo ao contribuinte emitir o recibo de entrega de declaração para confirmar os lançamentos da competência. 2. Acesso ao Sistema Inicie o acesso ao sistema de ISS Eletrônico após receber sua senha por . Para a segurança dos dados do contribuinte, pedimos para que no primeiro acesso seja feita a alteração do (inserir um ativo) e da senha enviados inicialmente, através do menu manutenção cadastro do contribuinte. Lembre-se que a senha deverá preferencialmente conter letras e números para dificultar o acesso por estranhos. Caso o contribuinte esqueça a senha, poderá fazer uma solicitação da senha através do link recuperar senha, localizado na entrada do sistema. Por isso também, é importante manter o de acesso sempre atualizado. 3. Cadastro do contribuinte Os dados contidos no cadastro do contribuinte somente podem ser alterados pela prefeitura, exceto os campos: telefone, celular, , senha, responsável e RG ou CRC, que podem ser alterados pelo contribuinte. Caso o contribuinte cadastrado utilize o módulo contador do sistema GeisWeb, será permitido a alteração dos campos: telefone, celular, e senha, não sendo permitido a alteração dos campos responsável e RG/CRC em virtude da associação do contador com o contribuinte. Ainda neste cadastro, através do botão código de serviço, o contribuinte deverá associar os códigos da lista de serviços do município de acordo com os serviços prestados. Esta associação faz com que no momento da inclusão da nota Página 3

5 fiscal, o sistema calcule automaticamente o imposto devido através da alíquota escolhida. 4. Importação de nota fiscal A importação de nota fiscal deve ser utilizada pelo contribuinte que possui um sistema próprio de gestão administrativa, evitando que as informações sejam digitadas novamente e reduzindo a possibilidade de erros na digitação. A nota fiscal poderá ser importada para o sistema uma única vez e se sofrer alguma alteração após a importação, esta alteração deverá ser feita através do botão editar, antes da emissão do recibo de entrega de declaração da competência. A nota fiscal cancelada não precisa ser informada ao sistema mesmo durante a importação, pois a falta de seqüência na numeração é registrada automaticamente e a Prefeitura é informada sobre a ocorrência. Para maior agilidade na importação dos dados, aconselhamos que cada arquivo tenha no máximo 100 registros Layout de importação de nota fiscal Para a utilização do programa de importação de nota fiscal será necessário o contribuinte gerar um arquivo em formato texto e validar uma única vez através do programa de validação de nota fiscal na aba manutenção. Na geração do arquivo de importação todos os campos são obrigatórios e o arquivo pode ser gerado tanto para notas fiscais emitidas por talão como notas fiscais recebidas de serviços tomados pelo contribuinte. Este layout não deve ser usado para a importação de nota fiscal eletrônica, pois para a eletrônica deve-se usar o layout de importação de RPS. O arquivo de importação deverá ser gerado sem separadores de campos, com todos os caracteres em maiúsculo, terminando cada linha na posição 140 e seguindo o layout definido a seguir. Página 4

6 Campo 01 CNPJ ou CPF do declarante Posição 1 a 14 Tamanho 14 Informe o CNPJ ou CPF do declarante com 14 caracteres. Conteúdo Quando o declarante for pessoa física, preencha com zeros à esquerda até completar as posições. Campo 02 Tipo da nota fiscal Posição 15 a 19 Tamanho 5 Informe o tipo da nota fiscal com 5 posições e se necessário, preencha com espaços em branco à direita para completar as posições. CF Cupom Fiscal DOC Documento Conteúdo REC Recibo NF Nota Fiscal NFE Nota Fiscal Eletrônica NFS Nota Fiscal de Serviço NFFS Nota Fiscal Fatura de Serviço NFSS Nota Fiscal Simplificada de Serviço Campo 03 Série da nota fiscal Posição 20 a 21 Tamanho 2 Informe a série da nota fiscal com até 2 posições, preenchendo com espaço em branco à direita para completar a posição. - Série A Conteúdo - Série A1 Para informar a série de um cupom fiscal, utilize o número da máquina registradora. Campo 04 Número da nota fiscal Posição 22 a 27 Tamanho 6 Informe o número da nota fiscal com 6 posições, preenchendo Conteúdo com zeros à esquerda até completar as posições. Página 5

7 Campo 05 Código do serviço prestado Posição 28 a 31 Tamanho 4 Informe o código do serviço prestado de acordo com a lista de Conteúdo serviços do seu município. Se necessário, preencher com zeros à esquerda até completar as posições. Campo 06 Tipo de lançamento da nota fiscal Posição 32 Tamanho 1 Informe o tipo de lançamento de acordo com o serviço prestado. N - devido no município pelo prestador - em guia própria do município ou por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Conteúdo P - prestadores com ISS fixo ou não tributado e declaração de imposto retido pelo tomador. T - devido no município pelo tomador. R - declaração de nota fiscal recebida dentro ou fora do município. Nota fiscal cancelada não precisa ser informada ao sistema. Campo 07 Data de emissão da nota fiscal Posição 33 a 40 Tamanho 8 Informe a data de emissão da nota fiscal no formato aaaammdd. Conteúdo Este campo será utilizado pelo sistema para a geração do mês de competência da prestação do serviço. Campo 08 Valor da nota fiscal Posição 41 a 54 Tamanho 14 Informe o valor total da nota fiscal sempre maior que zero, preenchendo com zeros à esquerda até completar as posições. Conteúdo Incluir os centavos, sem ponto decimal e não utilizar R$. Exemplo: R$ 500,85 = R$ 500,00 = Campo 09 Valor da Base de Cálculo Posição 55 a 68 Tamanho 14 Página 6

8 Conteúdo Informe o valor da base de cálculo sempre maior que zero, preenchendo com zeros à esquerda até completar as posições. Incluir os centavos, sem ponto decimal e não utilizar R$. Exemplo: R$ 500,85 = R$ 500,00 = Campo 10 CNPJ/CPF do prestador ou tomador Posição 69 a 82 Tamanho 14 Informe o CNPJ ou CPF do prestador (para nota fiscal recebida) e tomador (para nota fiscal emitida), preenchendo com espaços brancos à esquerda até completar as posições. Conteúdo No caso de serviço prestado no Brasil ou sem identificação, informe No caso de serviço prestado no exterior ou sem identificação do tomador, informe " ". Campo 11 Município da nota fiscal Posição 83 a 132 Tamanho 50 Informe o município do tomador do serviço da nota fiscal, Conteúdo preenchendo com espaços em branco à direita até completar as posições. Campo 12 Data de lançamento Posição 133 a 140 Tamanho 8 Informar a data e hora de inclusão dos dados no sistema no Conteúdo formato aaaammddhhmmss. 5. Solicitação de AIDF O preenchimento da solicitação de AIDF - Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, somente poderá ser feita pelo contribuinte emitente de nota fiscal convencional confeccionada em gráfica. O emitente de Nota Fiscal Eletrônica não tem acesso a esta opção, pois não é necessário solicitar este tipo de autorização. Página 7

9 Para solicitar uma AIDF o contribuinte deve fazer a inclusão do pedido na competência corrente e aguardar a autorização da Prefeitura. O sistema só permite a solicitação de uma AIDF por competência. Para autorizar uma AIDF o funcionário da prefeitura deve clicar no ícone de autenticação uma janela será aberta para que o servidor público possa auditar e, se for o caso, editar alguma informação, após clicar no botão salvar. Antes da autorização é possível alterar ou excluir a solicitação a qualquer momento. Quando a solicitação estiver autorizada pela Prefeitura, a coluna de controle mostrará o ícone, e caso não seja autorizada, aparecerá o ícone de cancelamento. 6. Declaração de Documento Fiscal A1 O formulário de declaração de documento fiscal deve ser utilizado pelo contribuinte: emitente de grande quantidade de notas fiscais ao consumidor final, emitente de cupom fiscal, pedágio, casa lotérica, cartório, enquadrado no simples nacional, regime especial e outros. O contribuinte que utilizar este formulário informará a movimentação consolidada por período de apuração e tipo de serviço prestado, sendo necessário informar somente o valor total apurado. Neste formulário, o contribuinte deve preencher as informações adicionais do período consolidado no lançamento, informando o tipo de documento, a série, o número inicial e final e a quantidade de documentos cancelados no intervalo. O tipo normal (tipo N) deve ser utilizado para informar que o imposto é devido no município pelo emitente do documento fiscal - em guia própria do município ou por meio do DAS. O tipo declaração (tipo P) quando o imposto não é devido pelo emitente do documento fiscal. Após a confirmação do lançamento, é possível visualizar um resumo das informações e efetuar diversos procedimentos através dos ícones de controle. Editar Excluir Emitir a guia de arrecadação Emitir o comprovante de entrega de declaração Página 8

10 7. Declaração de Nota Recebida pelo GeisWeb A2 O formulário de declaração de nota fiscal eletrônica recebida do GeisWeb, escritura automaticamente as notas fiscais eletrônicas de serviços tomados, quando tomador e prestador forem domiciliados no mesmo município. Logo, o formulário A2 não permite a escrituração manual. Para visualizar a nota eletrônica escriturada automaticamente acesse a aba declaração A2 Geis recebida digite a competência da NFSe e clique em buscar, após clicar na lupa para visualizar a nota eletrônica escriturada automaticamente. 8. Declaração de Nota Fiscal Emitida A3 O formulário de declaração de nota fiscal emitida deve ser utilizado pelo contribuinte emitente de notas fiscais para pessoa física ou jurídica, permitindo que seja feito um lançamento para cada nota fiscal emitida. O contribuinte emitente de Nota Fiscal Eletrônica não tem acesso a esta opção, pois utiliza a emissão através do Módulo de Nota Fiscal Eletrônica. Para a nota fiscal emitida em que o declarante não possua o CNPJ ou CPF do tomador, pode-se utilizar (11 dígitos). Caso seja necessário incluir mais de um lançamento com o mesmo número, um dos documentos deverá ser diferenciado com a letra A. O tipo devido no município pelo prestador (tipo N) deve ser utilizado para informar que o imposto é devido no município pelo emitente da nota fiscal - em guia própria do município ou por meio do DAS. O tipo declaração (tipo P) deve ser utilizado quando o imposto não é devido pelo emitente da nota fiscal. Neste formulário todos os campos são obrigatórios, inclusive a base de cálculo do imposto, que poderá ser igual ou menor que o valor total da nota fiscal. A alíquota do serviço prestado é inserida quando o contribuinte seleciona o código do serviço e o ISS devido é calculado automaticamente pelo sistema. Mesmo que a nota fiscal emitida seja informada como declaração, o imposto será calculado para emissão do valor no registro de prestação de serviços, mas sem a geração da guia de arrecadação. Página 9

11 Quando o prestador for optante do Simples Nacional, deverá sempre utilizar o tipo de lançamento como declaração (tipo N) e no código do serviço prestado deverá utilizar a alíquota conforme a faixa de faturamento no Simples Nacional (códigos 9100 da lista de serviços). Na hipótese do imposto ser retido pelo tomador, utilize o tipo P (não tributável, pois o sujeito passivo será o tomador) - utilize o código de serviço conforme o faturamento do prestador. Após a confirmação do lançamento, é possível visualizar um resumo das informações e efetuar diversos procedimentos através dos ícones de controle. Editar Excluir Emitir a guia de arrecadação Emitir o comprovante de entrega de declaração 9. Declaração de Nota Fiscal Recebida A4 O formulário de declaração de nota fiscal recebida deve ser utilizado pelo contribuinte que tomou um serviço dentro ou fora do município, ou também, pelo contribuinte substituto, solidário ou eventual, permitindo que seja feito um lançamento para cada nota fiscal recebida. O tipo retido no município pelo tomador (tipo T) deve ser utilizado para informar que o imposto é devido no município pelo tomador do serviço. O tipo declaração de serviço recebido (tipo R) deve ser utilizado quando o imposto não é devido pelo tomador do serviço ou quando o mesmo é devido em outro município. Neste formulário todos os campos são obrigatórios, inclusive a base de cálculo do imposto, que poderá ser igual ou menor que o valor total da nota fiscal. A alíquota do serviço tomado é inserida quando o contribuinte seleciona o código do serviço e o ISS retido é calculado automaticamente pelo sistema. Mesmo que a nota fiscal recebida seja informada como declaração, o imposto será calculado para emissão do valor no registro de aquisição de serviços, mas sem a geração da guia de arrecadação. Página 10

12 Após a confirmação do lançamento, é possível visualizar um resumo das informações e efetuar diversos procedimentos através dos ícones de controle. Editar Excluir Emitir a guia de arrecadação Emitir o comprovante de entrega de declaração Emitir recibo de retenção na fonte 10. Emissão da guia de recolhimento A guia de recolhimento de ISSQN está divida em cinco tipos: avulsa, documento fiscal, NFSe Geis recebida, nota fiscal emitida e nota fiscal recebida. A guia de recolhimento avulsa deve ser usada pelo contribuinte, quando nenhuma das outras guias atenderem a sua necessidade de recolhimento do ISSQN, como, por exemplo, a multa e juros que não foram cobrados no pagamento de uma guia em atraso. A guia de recolhimento de documento fiscal deve ser utilizada quando o contribuinte efetuou lançamento no formulário A1. A guia de recolhimento de nota fiscal eletrônica (quando prestador e tomador forem do mesmo município) deve ser utilizada quando houver a escrituração automática no formulário A2 NFSe Geis recebida. Nesta guia A2 o contribuinte tem a opção de utilizar o botão "imprimir lote" para gerar todas as guias de uma única vez. A guia de recolhimento de nota fiscal emitida deve ser utilizada quando o contribuinte efetuou lançamento no formulário A3. A guia de recolhimento de nota fiscal recebida deve ser utilizada quando o contribuinte efetuou o lançamento no formulário A4. Estas guias podem ser emitidas no valor total pela somatória da competência, ou, individualmente por nota fiscal. A mensagem: Não existem dados para impressão! Verifique a competência digitada ou se o formulário utilizado para a declaração ação está correto., pode aparecer quando o contribuinte efetuou o lançamento como declaração e não Página 11

13 existe imposto devido, quando a competência de lançamento está diferente da competência de emissão da guia de arrecadação, ou quando o lançamento foi feito em um dos formulários A1, A2, A3 ou A4 e o contribuinte está tentando emitir a guia de um formulário que não tem declaração. Os tipos N (devido no município pelo prestador), T (retido no município pelo tomador), geram guia de recolhimento. Contudo, se o contribuinte for optante pelo simples nacional, o sistema não permite a geração da guia de arrecadação mesmo ocorrendo a escrituração no tipo N. Os tipos P (declaração não tributável) e tipo R (declaração de serviço recebido) não geram guia de recolhimento. A guia de recolhimento em atraso deve ser utilizada para o pagamento após a data de vencimento da competência, observando-se o formulário utilizado para a declaração. O cálculo de multa, juros e correção é feito automaticamente pelo sistema, a partir da data de pagamento informada. É importante salientar que no caso da guia em atraso o código de barras continua com o valor principal e a multa e juros são inseridos pelo caixa no momento do pagamento. 11. Extrato de pagamentos O relatório de extrato de pagamentos informa ao contribuinte as competências que possuem ISS declarado, qual a data em que foi efetuado o pagamento, o valor pago e a multa e juros, quando houver. Este relatório auxilia o contribuinte no controle dos pagamentos em aberto, em duplicidade ou em atraso, sem que seja necessário solicitar estas informações à prefeitura. 12. Recibo de entrega de declaração A emissão do recibo de entrega de declaração é obrigatória para todo contribuinte que tenha efetuado lançamento no sistema, sendo este lançamento com imposto devido, retido ou optante do simples nacional. Página 12

14 O contribuinte sem movimento não precisa emitir o recibo de entrega de declaração sem movimento. O recibo de entrega de declaração deve ser emitido após a finalização da declaração em cada competência para a confirmação das informações. Quando o contribuinte emite o recibo de entrega de declaração, o sistema efetua o fechamento da competência e bloqueia a exclusão dos lançamentos. Após este procedimento, se for necessário o cancelamento de um lançamento, o mesmo poderá ser realizado mediante a liberação da competência pela prefeitura. 13. Recibo de retenção na fonte O recibo de retenção na fonte deve ser emitido quando o contribuinte precisar comprovar ao prestador, que o valor do ISS retido foi pago pelo tomador do serviço. Caso o contribuinte precise identificar além do CNPJ/CPF, o nome de um prestador que não esteja cadastrado no município ou que seja de outro município, deverá cadastrá-lo durante a declaração. 14. Registro de Serviços O relatório (livro) de registro de serviços deve ser emitido de acordo com o formulário que foi utilizado para a declaração do serviço. O registro de documentos fiscais para lançamentos efetuados no formulário A1, o registro de nota fiscal eletrônica recebida para o formulário A2, o registro de prestação de serviços para o formulário A3 e o registro de aquisição de serviços para o formulário A Resumo do ISS devido e retido Os relatórios de resumo do ISS devido e retido servem para auxiliar o contribuinte na visualização individual ou total do lançamento efetuado no sistema, informando o código do serviço com sua respectiva alíquota, o valor total declarado, o valor da base de cálculo e o ISS devido ou retido. Página 13