Passo a Passo do Cadastro Produtos no SIGLA Digital

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1 Página 1 de 15 Passo a Passo do Cadastro Produtos no SIGLA Digital O cadastro de produtos permite organizar as informações relativas a produtos e serviços, como grupo, marca, peso, unidades e outros, que incidirão sobre o preço do produto. Além disso, permite cadastrar os fornecedores do produto selecionado, bem como o perfil do produto e para os kits, é possível cadastrar os seus itens. Sendo capaz de fornecer opções para geração de etiquetas com códigos de barras e relatórios em formato de planilha eletrônica. 1. Começando o Cadastro 1.01 Para cadastrar um produto abra o menu Cadastros, depois selecione Produtos e em seguida Produtos, conforme a Figura 01. Figura 01- Caminho Cadastro de Produtos 1.02 Selecione o botão Novo encontrado no canto esquerdo superior da tela, em seguida abrirá uma janela conforme a figura 02.

2 Página 2 de 15 Figura 02- Cadastro de Produtos 1.03 Note que o campo Código que está em vermelho é gerado automaticamente pelo SIGLA Digital, os demais campos devem ser preenchidos conforme sua descrição O código do fabricante pode ser preenchido com o código que vem impresso no produto cadastrado No campo Código de Barra pode utilizar o código de barras já existente no produto. Para inserir o código de barra, utilize o teclado ou o leitor de código de barras No campo Nome pode ser preenchido com o nome do produto. Este campo aceita tanto letras como números No campo Grupo pode ser selecionado qual o grupo que esse produto pertence. Ao selecionar o campo uma lista contendo todos os grupos cadastrados será exibida. Caso seja necessário cadastrar um novo grupo selecione o menu Cadastros em seguida Produtos e depois Grupos. O preenchimento desse campo facilitará na classificação do produto, busca em relatórios e para Inserir produto na venda No campo Marca pode ser selecionada qual a marca que esse produto pertence. Ao selecionar o campo uma lista contendo todas as marcas cadastradas será exibida. Caso seja necessário cadastrar uma nova Marca selecione o menu Cadastros em seguida Produtos e depois Marca No campo Modelo pode ser selecionado qual o modelo que esse produto pertence. Ao selecionar o campo uma lista contendo todos os modelos cadastrados será exibida. Caso seja necessário cadastrar um

3 Página 3 de 15 novo Modelo selecione o menu Cadastros em seguida Produtos e depois Modelos No campo Tipo pode ser selecionado qual o tipo que esse produto pertence. Ao selecionar o campo uma lista contendo todos os tipos cadastrados será exibida. Caso seja necessário cadastrar um novo tipo selecione o menu Cadastros em seguida Produtos e depois Tipos No campo Unidade de Venda é onde define a unidade de venda que será vendido o produto, como unidade, peça, metro, etc O campo Situação informa a situação do produto na empresa, pode ser definido como as seguintes opções: Em linha é utilizado para selecionar se o produto é de linha, seria o produto que está disponível para venda. Encomenda é utilizada para informar que este produto será vendido por encomenda. Fora de Linha é o produto que não será mais comercializado. Quando selecionado está opção, este produto não estará disponível nas vendas. Insumo é o produto que será utilizado internamente na empresa. Esse produto não deve ser comercializado No campo Tipo do Frete pode ser selecionado qual é o tipo do frete, esse tipo pode ser Fixo ou Porcentagem No campo Fabricante pode ser preenchido qual o fabricante do produto. Ao selecionar este campo será exibida uma lista de fabricante já cadastrada. Caso necessite cadastrar um novo fabricante selecione o menu Cadastro, em seguida Produtos e depois Fabricantes No campo Embalagem de Compra pode ser informada o tipo de embalagem de compra do produto. Por exemplo, Unidade, Metro, Milheiro, Pacote, Peça, Rolo No campo Qtde/Embalagem pode ser preenchido qual a quantidade que fará parte de cada embalagem de compra No campo Peso Bruto pode ser preenchido com o peso bruto unitário de cada produto No campo Peso Liquido pode ser preenchido com o peso liquido unitário de cada produto No campo Volume pode ser preenchido qual o volume em área que tem o produto No campo Tamanho pode ser preenchido qual o tamanho do produto. Por exemplo, o produto pode ter tamanho Pequeno, 10, ½. Ao selecionar o campo uma lista de tamanhos será exibida. Caso necessite cadastrar o tamanho do produto, selecione o menu Cadastro, em seguida Produtos e depois Tamanhos No campo Cor pode ser selecionada a cor do produto. Caso necessite cadastrar uma nova cor, selecione o menu Cadastro, em seguida Produtos e depois Cor No campo Classificação Fiscal pode ser preenchida qual a classificação fiscal do produto. Ao selecionar o campo será aberta uma lista de classificações para possível seleção. Caso necessite cadastrar uma nova classificação fiscal, selecione o menu Cadastros, em seguida Produtos e depois Classificações Fiscais. Para maior informação consulte seu contador.

4 Página 4 de No campo Situação Tributária pode ser informada qual a situação tributária do produto. Ao selecionar o campo uma lista de situação tributária será exibida. Caso necessite cadastrar selecione o menu Cadastros, em seguida Produtos e depois Situação Tributária. A figura 03 ilustra os campos para possível preenchimento. Figura 03- Campos para Preenchimento 1.24 No Sigla Digital é possível adicionar uma imagem do produto que está sendo cadastrado. Basta clicar no botão Adiciona conforme a figura 04. Após está ação basta localizar a imagem e confirmar. A imagem deve ter o tamanho de 147x135 mm e salvo em formato JPEG. Figura 04- Cadastro da imagem do produto 1.25 O produto que está sendo cadastrado pode ser um Serviço, Kit ou produto para venda. Para cadastrar um produto como Serviço selecione a opção Serviço conforme a figura 05. Este é vinculado à ordem de serviço e não utiliza valores de estoque. Figura 05- Tipo de Produto Cadastrado 1.26 Caso o produto seja um Kit, siga o mesmo procedimento selecionando o campo Kit. Um Kit é formado por outros produtos. Para montar um kit selecione a aba Kit, em seguida o botão Adicionar Item, em seguida abrirá uma lista com todos os itens para possível seleção. Depois de selecionar os itens e a quantidade,

5 Página 5 de 15 selecione o botão Confirma, para finalizar o kit. Caso seja um produto para venda normal não marque nenhum dos campos. O produto pode ser Controlado, caso deseja- se obter um controle individual dos produtos, como lote, validade ou obter o rastreamento do produto. Caso deseja saber de quais fornecedores esse produto é fornecido, etc Para cadastrar o estoque do produto selecione a aba Estoques e Valores localizados ao lado da aba Dados, conforme a figura 06. Figura 06- Cadastro Estoques Produtos 1.28 Note que os campos que estão em vermelho são preenchidos automaticamente pelo Sigla Digital. Na opção Estoque do Produto é informado o estoque Atual, ou seja, a quantidade de produtos que existe atualmente. O campo Mínimo é onde será informado um estoque recomendado para o produto O campo Ideal é uma quantidade sugerida para atender a demanda da empresa pelo produto, conforme a figura 07. Este campo pode ser preenchido automaticamente pelo Sigla Digital caso o parâmetro Sugere estoque Ideal esteja ativo. Para ativar este parâmetro selecione o menu Sistema em seguida Configurações e depois Parâmetros do Sistema. Figura 07- Cadastro Estoques Produtos 1.29 Campos como Reservado informam a quantidade de produtos reservados através de pedidos gerados nos orçamentos de saída ou checkout. O campo Encomendado informa a quantidade de produtos comprados e que ainda não foram recebidos, conforme a figura 08.

6 Página 6 de 15 Figura 08- Cadastro Estoques Produtos 1.30 Na seqüência note que os dados pertencentes à aba Valores em Estoque apresentam uma estimativa de valores, como Compra seria o valor de compra dos produtos multiplicado pela quantidade atual O campo valor Final seria o valor estimado para venda de todos os produtos multiplicada pela quantidade atual. No caso dos campos pertencentes às Alíquotas Complementares como: Tributos é o total de tributos ou impostos incidentes, sobre o produto. Markups Adicionais seria o total da porcentagem da margem de ganho do produto. O campo Descontos Adicionais é apenas para visualização dos impostos adicionados. A figura 09 ilustra os campos dos Valores em Estoque e Alíquotas Complementares. Figura 09- Valores Totais e Impostos Referentes aos Produtos 1.32 Para formação de custo escolha a Moeda, essa informação será usada para todos os cálculos e será convertida no momento da venda Para calcular o Custo Médio é feito uma média entre o valor de compra do produto existente no estoque somado com o valor do produto que está sendo feito a entrada O campo Preço Tabela pode ser preenchido caso o produto tenha preço de tabela O campo Descontos e Acréscimos permite definir o percentual de desconto aplicado sobre o preço de tabela. Este percentual é usado no cálculo do preço de compra No campo Compra pode ser colocado o preço que foi pago pela ultima vez no produto, para se formar o preço final de venda O preço de compra será definido pelo parâmetro Tipo do reajuste de Preço na Entrada, conforme a figura 10. O parâmetro possui as seguintes opções: Ultima Entrada, atribuirá ao valor de compra do produto o valor unitário constante da ultima nota de entrada. As múltiplas opções que definem a opção Media das N entradas é o cálculo da média das ultimas N notas de entrada. Custo Médio é o calculo da média de todas as notas de entrada.

7 Página 7 de 15 Ultima entrada- unitário + IPI + Frete + seguro-desconto + Frete Adicional atribuirá ao valor de compra o valor unitário da ultima nota de entrada (observação: Utiliza-se o Preço de Tabela ou utiliza-se o Preço de Compra, isso é de acordo com o produto e como você vai querer montar seu preço de venda). Figura 10- Parâmetro Atualização do Valor de Compra 1.39 No campo Frete é informado de acordo com o valor gasto para a venda do produto. Esse valor deve ser preenchido em porcentagem No campo Comissão do funcionário é o campo onde se informa à comissão que será paga ao funcionário ao realizar uma venda. Essa comissão será realizada por item vendido No campo Comissão Representante é a porcentagem de comissão que o representante receberá por item ao efetuar uma venda No campo Contas é a porcentagem aplicada referente às despesas da empresa No caso do Markup define-se a porcentagem da margem de ganho do produto. A figura 11 ilustra os campos para preenchimento. Figura 11- Campos para formação de Custo 1.44 Na seqüência note que os dados pertencentes à aba Valores Finais dos Produtos são divididos nos seguintes campos:

8 Página 8 de 15 Valor de Venda é o preço de custo ou o valor mínimo de venda do produto, que é determinado através de um cálculo que utiliza os valores dos campos do grupo Formação de custo e o valor total dos tributos. Este é o limite mínimo de preço para vendedores com direitos gerenciais. Somente o diretor da empresa, que tem todos os direitos sobre o Sigla Digital, poderá vender o produto com preço abaixo do valor expresso neste campo. Valor Final é o valor padrão apresentado ao consumidor. Esse preço é determinado através de um cálculo semelhante ao da formação de custo, mas com o acréscimo do total de markups adicionais. Valor com Desconto é o valor final do produto, subtraído do total de descontos adicionais, esse é o limite de preço para o vendedor sem direitos adicionais, isto é, o funcionário poderá vender o produto com desconto, com o valor estipulado, conforme a figura 12. Figura 12- Valores Finais dos Produtos 1.45 No campo Substituição Tributária é possível preencher o campo de acordo com a tabela de Situação Tributária. Para maiores informações consulte seu contador Note que o campo Localização disponibiliza um recurso para que seus produtos sejam localizados conforme campos como Sala, Corredor, Altura e Posição. Com este recurso fica mais fácil localizar o produto no estoque O produto cadastrado pode participar de e-comerce que seria vendas pela internet como promoções. A figura 13 é um bom exemplo dos campos. Figura 13- Substituição Tributária e Localização Produtos no Estoque 1.48 Após o preenchimento de todos os campos, selecione o botão Confirma, para finalizar o cadastro.

9 Página 9 de Começando a Alteração 2.01 Para alterar selecione o botão Alterar localizado no canto esquerdo superior da tela 14., em seguida abrirá uma janela igual à figura Figura 14- Campos disponíveis para alteração 2.02 Caso o produto cadastrado tenha impostos, markups ou descontos adicionais, clique na aba Impostos, Markups e Descontos conforme a figura 15. Figura 15- Cadastro de Impostos, Markups e Descontos Adicionais 2.03 Campos como Impostos Disponíveis são os impostos que incidem sobre a venda do produto. Para cada imposto adicionado, deve ser informado o Estado (UF), o Valor e o Fator Redução (%). Para

10 Página 10 de 15 adicionar selecione o botão Adicionar, em seguida os campos estarão disponíveis para adicionar os dados, conforme a figura 16. Figura 16 Imposto Disponíveis 2.04 Campos como Descontos por Quantidades são os descontos que incidem sobre a venda do produto. Para cada desconto adicionado deve ser informado a Quantidade e o Valor do Desconto. Para adicionar selecione o botão Adicionar, em seguida os campos estarão disponíveis para adicionar os dados, conforme a figura 17. Figura 17- Descontos por Quantidades 2.05 Campos como Descontos Cadastrados por Categoria são descontos especiais que são atribuídos a todos os produtos pertencentes à categoria selecionada, como escolas, ONGs, clientes especiais, etc. Para cada categoria adicionada deve ser informado qual o valor do desconto ou selecionado o campo Custo Médio que irá calcular a média dos descontos. Para adicionar selecione o botão Adicionar, em seguida os campos estarão disponíveis para adicionar os dados, conforme a figura 18.

11 Página 11 de 15 Figura 18- Descontos Cadastrados por Categoria 2.06 Campos como Markup Sobre o Produto são definidos os markups adicionais, onde a soma deste afetará o valor final do produto (valor máximo). Para cada markup, deve ser especificado o tipo e o valor percentual. Para adicionar selecione o botão Adicionar, em seguida os campos estarão disponíveis para adicionar os dados, conforme a figura 19. Figura 19- Markup sobre o Produto 2.07 Campos como Desconto sobre o Produto são definidos os descontos adicionais, onde a soma destes incidirá sobre o valor de venda, resultando no valor final com desconto. Para adicionar selecione o botão Adicionar, em seguida os campos estarão disponíveis para adicionar os dados, conforme a figura 20. Figura 20- Desconto sobre o Produto

12 Página 12 de Campos como Desconto/ Acréscimo sobre o Preço de Tabela são definidos os descontos sobre o preço de tabela do produto, onde a soma destes incidirá sobre o preço de venda, resultando no valor final com desconto. Para adicionar selecione o botão Adicionar, em seguida os campos estarão disponíveis para adicionar os dados, conforme a figura 21. Figura 21- Desconto/ Acréscimo sobre preço de Tabela 2.09 Para que o campo Desconto/ Acréscimo sobre o preço de Tabela esteja disponível, selecione o menu Sistema, em seguida Configurações e depois Parâmetros do Sistema, na aba Produtos, verifique qual a opção do parâmetro Calcular Desconto de Tabela está selecionado. A figura 22 ilustra o parâmetro Calcular Desconto de Tabela. Figura 22- Calcular Desconto de Tabela 2.10 Caso a opção seja: Somente um desconto, essa opção faz com que o valor de desconto que será calculado seja apenas um em cima do preço de tabela, esse valor incidirá sobre o preço de venda. O desconto pode ser dado na hora da venda ou no cadastro do produto. Soma das porcentagens de descontos, essa opção faz a soma de todos os descontos e calcula esse valor em cima do preço de tabela. Desconto sobre desconto, essa opção faz o cálculo de cada desconto em cima do resultado anterior, do preço de tabela Note que os campos que estão em vermelho são preenchidos automaticamente pelo Sigla Digital, esses valores não podem ser alterados.

13 Página 13 de Na aba Fornecedores localizado no lado direito superior da tela é possível cadastrar um ou vários fornecedores para o mesmo produto, conforme a figura 23. Figura 23- Cadastro de Fornecedores referente aos Produtos 2.13 Para adicionar os fornecedores no cadastro de produtos, selecione o botão Adicionar Fornecedores, e escolha na lista quais os fornecedores que fazem parte deste produto. Caso o fornecedor não seja encontrado na lista de fornecedores, verifique no cadastro de relacionamentos se está marcado como fornecedor. Depois de selecionado os fornecedores, clique no botão confirma Na aba Perfil do Produto localizado ao lado da aba Fornecedores é possível relacionar um produto similar ao que está sendo cadastrado, por exemplo: No caso de um supermercado, o usuário que está cadastrando um produto, Achocolatado em Pó Nescau da Nestlé, ele poderá associar esse produto a um similar como Achocolatado em Pó Toddy. Esse processo facilita muito na hora de fazer a venda. A figura 24 é um bom exemplo de cadastro de perfil. Figura 24- Cadastro Perfil do Produto 2.15 Para adicionar o perfil dos produtos selecione o botão Adicionar Similar produtos., e escolha os produtos similares na lista de

14 Página 14 de Na aba Controle localizado ao lado do Perfil do Produto é possível ter um controle maior sobre um estoque específico, por exemplo, um determinado produto não pode ser comercializado para qualquer cliente, comente para clientes específicos, com esse controle ativado, no momento da venda solicitará o documento do cliente, conforme a figura 25. Figura 25- Controle de Produtos 2.17 Para adicionar o controle ao produto selecione o botão, em seguida uma tela será aberta para digitar a descrição do controle, conforme a figura 26. Figura 26- Produtos Controlados 3. Seleção Produtos 3.01 Para que seja possível fazer uma consulta, selecione o botão Seleção encontrado no canto esquerdo superior da tela seguida abrirá uma janela conforme a figura 27., em

15 Página 15 de 15 Figura 27- Seleção campos referente ao Produto 3.02 Os produtos podem ser selecionados por um único código ou por um intervalo de códigos, note que os demais campos estão liberados para possível seleção, conforme a figura 28. Figura 28- Seleção de Produtos por intervalo de Código 3.03 Para concluir a seleção selecione o botão Confirma, em seguida serão apresentados todos os produtos que atendem a seleção.