MANUAL LOJA VIRTUAL - PORTAL PHARMA LINK

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1 Data: Abril de 2014 MANUAL LOJA VIRTUAL - PORTAL PHARMA LINK ÍNDICE Objetivo:... 2 Premissas: CADASTRO NA LOJA VIRTUAL Acesso Cadastrar Loja Ativação de Cadastro Resposta Não Resposta Sim SENHA Lembrar Senha Trocar Senha HOME LOJA VIRTUAL CARRINHO DE COMPRAS Escolha uma Loja Escolha um Programa Escolha o(s) Distribuidor(es) Escolha o(s) Produto(s) Forma de pagamento Meu Carrinho Finalizando o Pedido OFERTAS ESPECIAIS PEDIDOS FATURADOS STATUS DE PEDIDO

2 8 DASHBOARD Dashboard LOJA VIRTUAL Indicadores por programa: Dashboard dos programas Compra por produto Margens de lucro por Apresentação MINHA CONTA PHARMA LINK EDITAR CADASTRO DE LOJAS CADASTRAR NOVA LOJA Objetivo: Este documento tem como objetivo listar regras e funcionalidades disponibilizadas na LOJA VIRTUAL do portal da Pharma Link. Premissas: A LOJA VIRTUAL foi desenvolvida para que PDVs cadastrados nos diversos programas gerenciados pela Pharma Link desfrutem de benefícios como: Dashboards consolidados dos programas; Carrinho de compras; Status dos últimos pedidos faturados independente do programa; Cadastro das lojas atreladas ao login. 2

3 1 CADASTRO NA LOJA VIRTUAL 1.1 Acesso O acesso a LOJA VIRTUAL é feito pelo portal Pharma Link () Basta inserir usuário e senha nos campos presentes na parte superior esquerda do portal e clicar em Ok, conforme ilustração abaixo: 1.2. Cadastrar Loja O cadastro da loja é dividido em duas etapas: cadastro do usuário Pharma Link e cadastro da loja. a) Cadastro do Usuário: Os campos referentes ao usuário devem ser preenchidos com atenção, pois o contato cadastrado estará diretamente ligado ao login da LOJA VIRTUAL e será o meio de comunicação entre a Pharma Link e o Usuário através de s ou mensagens SMS. Após preencher o campo Login do portal o usuário deverá validar o login através do botão Verificar disponibilidade, está opção impede que usuários sejam cadastrados com o mesmo nome. Feito o cadastro o usuário deverá escolher a opção Confirmar usuário para avançar ao próximo passo do cadastro. Importante: o usuário somente estará liberado a utilizar a LOJA VIRTUAL assim que possuir ao menos uma loja atrelada ao login. Para isso após confirmar o usuário, basta preencher o cadastro de uma loja. 3

4 b) Cadastro da Loja: Para cadastrar uma loja basta atentar-se aos campos marcados com um asterisco * que são de preenchimento obrigatório. Após inserir os dados corretamente basta clicar em salvar. Ao atrelar uma loja ao login cadastrado o usuário estará apto a acessar a LOJA VIRTUAL e irá receber a senha no informado para o usuário. 4

5 Abaixo segue imagem da tela de cadastro da loja: 5

6 1.3 Ativação de Cadastro Para ativar o cadastro de uma loja basta clicar no link CLIQUE AQUI E ATIVE SEU CADASTRO. Automaticamente será encaminhado para uma tela onde deverá preencher a seguinte pergunta: Possui um usuário e senha no Portal Pharma Link?. Alem da pergunta o usuário irá visualizar alguns termos de segurança relativos à LOJA VIRTUAL. 6

7 Resposta Não Caso o usuário não possua cadastro na LOJA VIRTUAL, o próximo passo será efetuar o preenchimento do CNPJ e Razão Social para primeira análise do cadastro, de acordo com a análise o usuário seguirá diferentes processos. a) Após preencher o CNPJ e Razão Social o ambiente irá verificar a participação do PDV nos programas que a Pharma Link possui junto às indústrias. Os PDVs participantes de ao menos um programa terão que confirmar a data e o valor de um dos pedidos realizados através de um programa, conforme abaixo. Caso não saiba a data solicitada o usuário deve acessar o ambiente do programa, para isso basta clicar no link indicado e efetuar a busca. 7

8 Com a validação dos dados o usuário é encaminhado para a tela de preenchimento do cadastro. b) As lojas que NÃO possuírem cadastro em ao menos um programa serão direcionadas automaticamente para a tela de início do preenchimento do cadastro e não conseguirão usufruir das opções de serviços oferecidas na LOJA VIRTUAL. 8

9 1.3.2 Resposta Sim Os usuários que já possuírem cadastro na LOJA VIRTUAL serão encaminhados para tela de login para que seja possível atrelar o CNPJ desejado ao login já existente. Após efetuar o login o próximo passo será cadastrar os dados da loja. 9

10 2 SENHA 2.1 Lembrar Senha Os usuários que esquecerem a senha da LOJA VIRTUAL deverão seguir o seguinte procedimento: Acessar o link ESQUECEU A SENHA presente abaixo dos campos de login. Para receber a senha deverá ser informado o presente no cadastro do login, a mesma será enviada por e clicar em buscar senha. 10

11 2.2 Trocar Senha Para trocar a senha o usuário deve logar na LOJA VIRTUAL e após logado seguir o seguinte processo: Acessar link Minha Conta Pharma Link presente no menu lateral e confirmar os dados solicitados. Conforme imagens abaixo: 11

12 3 HOME LOJA VIRTUAL Ao acessar a Home da LOJA VIRTUAL o usuário terá acesso as seguintes informações: Acesso rápido aos programas que participa; Status dos últimos pedidos faturados totalmente ou parcialmente, independente do programa relacionado. A atualização dos status é feita sempre ao final de cada dia, portanto os pedidos realizados só irão aparecer na área de Pedidos Faturados no dia seguinte, caso tenham sido faturados pelos distribuidores. Importante: As informações listadas acima somente serão visualizadas por usuários que possuam cadastro em ao menos um programa que a Pharma Link possui junto as Indústrias. 12

13 4 CARRINHO DE COMPRAS O Carrinho de Compras tem a finalidade de possibilitar o envio de pedidos para os programas cuja farmácia participe de forma integrada e de uma só vez. Abaixo detalhamento passo a passo do Carrinho de Compras: 4.1 Escolha uma Loja No primeiro passo o usuário escolhe para qual loja cadastrar os pedidos. Após selecionar a loja deve clicar em CLIQUE AQUI PARA ESCOLHER UM PROGRAMA para avançar ao próximo passo. 4.2 Escolha um Programa O segundo passo do carrinho de compras é escolher para qual programa o pedido será enviado. Basta clicar em cima do logo do programa escolhido. Caso o usuário tenha escolhido a loja errada ou deseje alterar a mesma basta clicar no botão CLIQUE AQUI PARA ESCOLHER OUTRA LOJA e será direcionado ao primeiro passo do carrinho de compras descrito no item 4.1 deste documento. Importante: o usuário deve atentar-se a loja escolhida, pois após a escolha do programa não será possível alterar a loja referente ao pedido, caso deva ser alterada após a escolha do programa o pedido deverá ser cancelado. 13

14 4.3 Escolha o(s) Distribuidor(es) Nesta etapa você visualizará a tela de Distribuidores e terá que realizar as seguintes ações: Selecionar o(s) Distribuidor(es) desejado no quadro de Distribuidores de Preferência. Em seguida, clique na seta para direita, para atrelar o Distribuidor ao pedido. Caso deseje, é possível ordenar a ordem dos Distribuidores selecionados, utilizando as setas sobe e desce. Preencher o número do pedido do cliente caso possuam algum código de controle na sua loja. 14

15 4.4 Escolha o(s) Produto(s) Nesta etapa você visualizará a tela de pedidos e terá que realizar as seguintes ações: Preencher a quantidade dos produtos que deseja inserir no pedido. (É possível filtrar pelo produto desejado, conforme indicação). Através da coluna Status é possível visualizar sua demanda no Programa: Produto em Destaque (Definido pela Indústria), Compra Recente (Produto comprado nos últimos 30 dias no programa) e Verifique seu Estoque (Produto comprado a mais de 30 dias no programa). 4.5 Forma de pagamento Nesta etapa do processo, você escolhe a forma de pagamento e terá que realizar as seguintes ações: Selecionar a Forma de Pagamento desejada (Á vista ou A prazo). Ao clicar sobre o ícone do Dashboard você terá a visão do programa no qual está sendo realizado o pedido, nele você visualizará as informações de suas compras neste programa: Produtos Mais Comprados, Compra por Programa Valor Faturado, Distribuidores Mais utilizados, Distribuidores com Maior Ruptura e Indicadores de Compra. É possível visualizar os Distribuidores já selecionados no pedido. Em seguida, clique no ícone indicado para incluir seu pedido no Carrinho de Compras 15

16 4.6 Meu Carrinho Nesta etapa do processo, os pedidos realizados serão demonstrados e você terá a opção de realizar as seguintes ações: Visualizar as informações do Carrinho de Compras, clicando em Meu Carrinho onde será demonstrado a Quantidade de Pedidos, Total de Apresentações, Total de Unidades, Total Bruto R$ e Total Liquido R$. Nessa tela ainda é possível corrigir o pedido ou excluir caso necessário, conforme indicação. Selecionar a opção Clique Aqui para Finalizar seus Pedidos para finalizar seu(s) Pedido(s). 16

17 4.7 Finalizando o Pedido Após finalizar o(s) pedido(s), você será redirecionado para a tela abaixo. Clique na opção indicada para fechar o Carrinho de Compras e finalizar o processo. 17

18 5 OFERTAS ESPECIAIS Na tela de ofertas especiais o usuário pode verificar quais as ofertas disponibilizadas pelas Indústrias. Caso as ofertas presentes nessa tela forem relativas a descontos, as mesmas já estarão presentes no momento do pedido. Para dúvidas referentes às ofertas o usuário deve procurar o representante da Indústria ou o Televendas referente ao programa. 6 PEDIDOS FATURADOS No relatório de pedidos faturados o usuário terá acesso a todos os pedidos que tiveram ao menos um item atendido e conseqüentemente com retorno do distribuidor de Atendido ou Atendido parcial. Para visualizar os pedidos basta preencher os filtros presentes no relatório e clicar em Prosseguir. Há ainda a opção de exportar a consulta para uma planilha do Microsoft Excel. 18

19 7 STATUS DE PEDIDO No Relatório Status de Pedido o usuário terá acesso a todos os pedidos realizados através da conectividade Carrinho de Compras. Para visualizar os pedidos basta preencher os filtros presentes no relatório e clicar em Processar. Há ainda a opção de exportar a consulta para uma planilha do Microsoft Excel. 8 DASHBOARD A Pharma Link disponibiliza dois Dashboards diferentes as lojas. Um será acessado através da LOJA VIRTUAL do portal e o outro dos ambientes dos programas que a loja participa. As informações extraídas do Dashboard poderão ser de diferentes períodos de acordo com a visão selecionada, como quinzenal, mensal, trimestral e semestral. 19

20 8.1 Dashboard LOJA VIRTUAL Ao acessar o Dashboard da LOJA VIRTUAL o usuário terá acesso a visões como indicadores dos programas nos quais a loja participa e desempenho por distribuidor. Ambas as visões podem ser impressas em formato prédeterminado. As informações apresentadas são indicadores consolidados de todas as lojas atrelados ao login da LOJA VIRTUALe poderão ser visualizadas em períodos mensais ou quinzenais Indicadores por programa: Na visão dos indicadores divididos por programa o usuário terá acesso a gráficos com informações abaixo em períodos do último mês, últimos três meses ou últimos seis meses: Distribuidores mais utilizados Produtos mais comprados Compra por varejo Valor Distribuidores com maior ruptura Abaixo breve demonstrativo com dados irreais das informações disponibilizadas no Dashboard. 20

21 8.2 Dashboard dos programas Nos ambientes dos programas será possível acessar as compras por produtos da indústria bem como as margens de lucro que os mesmos deixam na loja. As informações apresentadas são indicadores consolidados de todas as lojas atrelados ao login da LOJA VIRTUAL e poderão ser visualizadas em períodos mensais ou quinzenais Compra por produto Nesta visão o usuário tem acesso à quantidade de produtos comprados pela sua loja de acordo com a família e apresentação. Será demonstrado através de uma faixa no centro da tela, conclusões sobre os dados mostrados. Na ilustração a seguir está marcada com um *. Abaixo explicação sobre as conclusões apresentadas: Ruptura no consolidado Ruptura de itens do pedido no período consolidado de 6 meses. Quantidade média de produtos Média da compra de produtos em unidades (faturado) no período consolidado de 6 meses. Média de pedidos Média de pedidos registrados para o produto / apresentação selecionados, no período consolidado de 6 meses. Ruptura (mês atual) Porcentagem de ruptura do atendimento para o produto / apresentação selecionados no mês vigente. Nível de serviço (porcentagem) no consolidado Porcentagem de nível de serviço de atendimento ao produto / apresentação selecionados, no período consolidado de 6 meses. 21

22 * Margens de lucro por Apresentação. Com essa visão é possível calcular a margem que determinada apresentação traz para a loja. O produto mostrado será o mesmo selecionado na tela de Compra por produto descrita no item acima. O acesso a tela é feito através do botão Clique aqui e compare as margens que os produtos deixam para sua farmácia presente nessa mesma tela. Após acessar a tela o usuário deve clicar no ícone de edição do desconto de venda, inserir o desconto relativo ao produto (desconto concedido no momento da venda ao consumidor) e validar. Feito este procedimento os cálculos serão carregados automaticamente na tela. 22

23 Abaixo tela de cálculos.. PMC ou preço máximo ao consumidor: preço estipulado pela indústria como preço máximo de venda que a loja pode exercer ao consumidor. O valor apresentado já está com o ICMS atrelado.. Desconto Venda: desconto que será atribuído no momento da venda do produto.. Preço de custo: preço que a loja pagou pelo produto (preço fábrica desconto de compra). Preço Fábrica: preço atribuído pela indústria ao produto.. Desconto de compra: desconto concedido pela indústria ao PDV no momento da compra.. Margem Cont.: margem de contribuição unitária da apresentação, resultado do cálculo (preço de venda preço de custo). Margem Bruta: a Margem Bruta é a representação em % da Margem Cont. X PMC. Quantidade: Quantidade consumida pela loja o último pedido faturado.. Resultado: refere-se à Margem Líquida que a loja terá com a venda das apresentações compradas (Faturadas), cálculo: (Quantidade X Margem Cont.). 23

24 9 MINHA CONTA PHARMA LINK No menu Minha conta Pharma Link o usuário tem acesso aos dados cadastrados para contato do login e tem a opção de edição dos mesmos. Após as alterações o usuário deve clicar em Salvar para poder concluir a mudança dos dados do usuário Pharma Link. Através desse menu também é possível alterar a senha, para isso basta preencher os campos de Senha Atual, Nova senha e Confirmação de nova senha e clicar no botão Trocar Senha. Abaixo segue modelo da tela: 24

25 10 EDITAR CADASTRO DE LOJAS Ao acessar o menu Editar cadastro o usuário que possuir mais de uma loja cadastrada deverá escolher qual das lojas irá alterar e clicar em Buscar. Escolhida a loja, seus dados de cadastro irão ser carregados na tela para edição. Após a edição dos campos basta Salvar as informações. Importante: Apenas o campo CNPJ NÃO possui opção de edição, todos os demais campos podem sofrer alteração conforme necessidade. 25

26 11 CADASTRAR NOVA LOJA Com o menu Cadastrar nova loja é possível cadastrar diversas lojas para um login já existente. O fluxo de cadastro segue as mesmas regras da ativação de uma loja. Descrita no item 1 - CADASTRO deste documento, com exceção do seguinte ponto: No momento do cadastro da loja não é necessário informar dados do Contato, pois esta será atrelada ao mesmo login já existente, para alterar os dados do contato basta seguir o procedimento descrito no item 9 EDITAR CADASTRO DE LOJAS deste documento. 26