MANUAL DO USUÁRIO SISTEMA KIRON NF-e Kiron Sistema Nota Fiscal Eletrônica

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1 MANUAL DO USUÁRIO SISTEMA KIRON NF-e

2 2 Índice CADASTROS... 4 Cliente Fornecedor - Transportadora... 4 Unidade de Medida... 5 Produto... 7 NCM... 8 Artigos da Nota Fiscal Natureza de Operação - CFOP Tipos de Impostos ICMS NOTA FISCAL ELETRÔNICA Produtos / Serviços Transportador (a) / Serviços Mensagem Cobrança Enviar ao SEFAZ Cancelar Carta de Correção Inutilizar RELATÓRIOS Relação de NF-e por Data Relação de NF-e por Produto Resumo por Destinatário Resumo por CFOP... 39

3 3 Resumo por Produto CONFIGURAÇÕES E UTILITÁRIOS Backup Kiron Suporte... 43

4 4 Cadastros O sistema Kiron NF-e oferece os cadastros de clientes, fornecedores, transportadora, produtos, unidade de medidas, CFOP s e artigos da nota fiscal. Uma vez realizado o cadastro de qualquer item no programa, para qualquer função que realize no sistema, basta buscar os dados que estão cadastrados. Cliente Fornecedor Transportadora Para cadastrar um cliente, fornecedor e transportadora, clique em Cadastros > Cliente - Fornecedor Transportadora: Após clicar nesta opção aparecerão a relação de clientes, fornecedores e transportadoras que estão cadastrados no sistema, para efetuar um novo cadastro clique na opção Novo, preencha os campos que são solicitados e clique em Salvar.

5 5 Importante: Para envio de Nota Fiscal Eletrônica via ao cliente, lembrar de preenchê-lo no cadastro clicando na aba Contatos. É possível selecionar mais de um Tipo no cadastro, por exemplo, além de cliente, pode ser um fornecedor e uma transportadora para a sua empresa. Unidade de Medida O programa já possui em seu banco de dados algumas medidas padronizadas, porém, se a empresa utilizar alguma medida que não conste no sistema é possível cadastrá-la. Para cadastrar entre em Cadastros > Unidade de Medida:

6 6 Abrirá a tela com a relação de medidas cadastradas, clique em Novo para incluir a medida desejada: Logo após, preencha os campos solicitados e ao finalizar clique em Salvar:

7 7 Produto Para efetuar o cadastro dos produtos entre em Cadastros > Produto: Clique em Novo para incluir mais produtos.

8 8 Preencha os dados do produto conforme os campos solicitados e clique no botão Salvar. Importante: Ao cadastrar o produto é obrigatório informar o NCM. NCM O NCM significa "Nomenclatura Comum do Mercosul" e trata-se de um código de oito dígitos estabelecido pelo Governo Brasileiro para identificar a natureza das mercadorias. Para o cadastro do NCM, no campo indicado abaixo, clique nos três pontos:

9 9 Clique no botão Novo: Preencha os dados solicitados e clique em Salvar:

10 10 Após salvá-lo, selecione o NCM desejado e clique em Selecionar ou dê dois cliques em cima dele, automaticamente ele preencherá o campo NCM no cadastro do produto. Nota: Informações referentes ao NCM do produto deverão ser verificadas com na nota recebida do fornecedor ou contador da empresa. Artigos da Nota Fiscal Artigos da Nota Fiscal são mensagens padronizadas que podem ser inclusas nos dados adicionais da Nota Fiscal Eletrônica. Para cadastrá-los clique em Cadastros > Artigos da Nota Fiscal:

11 11 Clique na opção Novo: Preencha o título e a mensagem desejada e clique em Salvar:

12 12 Natureza de Operação CFOP Natureza de Operação - CFOP significa Código Fiscal de Operações e Prestações. Trata-se de um código numérico que identifica a natureza de circulação da mercadoria. O código deve obrigatoriamente ser indicado em todos os documentos fiscais da empresa. Cada código é composto por quatro dígitos, sendo que através do primeiro dígito é possível identificar qual o tipo de operação, se entrada ou saída de mercadorias. Para o cadastro do CFOP clique em Cadastros > Natureza de Operação CFOP:

13 13 O programa já possui em seu banco de dados CFOP s padronizados, mas para serem utilizados é necessário ativá-los e configurá-los no sistema conforme a situação tributária da empresa. Para ativar e configurar um CFOP siga os seguintes procedimentos: No campo Pesquisa por: selecione a descrição CFOP e no último campo em branco informe o número do CFOP a ser configurado, logo após, clique no ícone da Lupa, aparecerá a descrição do CFOP, dê dois cliques em cima da descrição: Aparecerá a tela para configuração, onde deverá selecionar a opção Utiliza no Sistema? e as demais opções conforme a regra de uso de impostos. Para as configurações das alíquotas, selecione a aba do imposto desejado e clique em Novo.

14 14 Para ICMS: informe o código CST, a Modalidade B.C., o Esquema Cálculo e selecione o Tipo de Alíquota, clique em Salvar. Para IPI: informe o código CST, o Esquema e selecione o Tipo de Alíquota, clique em Salvar.

15 15 Para PIS e COFINS: informe o código CST, o Esquema Cálculo e selecione o Tipo de Alíquota, clique em Salvar.

16 16 Após cadastrar todos os dados do CFOP, inclusive as alíquotas dos Impostos clique em Salvar na tela Natureza de Operação. Nota: É de obrigatoriedade informar os códigos de todos os impostos para emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Informações referentes aos códigos do CFOP e impostos deverão ser verificadas com o contador da empresa. Tipos de Impostos O programa oferece a tabela Tipos de Impostos, através dela é possível consultar os códigos e impostos utilizados de acordo com a tributação da empresa. Para acessá-la clique em Cadastros > Tipos de Impostos.

17 17 ICMS Pelo programa é possível consultar as alíquotas do ICMS para cada Estado. Para consultar esta tabela clique em Cadastros > ICMS.

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19 19 Nota Fiscal Eletrônica Para criar e enviar uma nota, clique na opção Nota Fiscal Eletrônica > Digitar Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Clique no botão Novo. Preencha os campos Destinatário e CFOP.

20 20 Produtos / Serviços Para incluir os produtos na nota o sistema oferece duas maneiras. A primeira maneira: clique na aba Produtos / Serviços e depois no botão Novo, no campo Cód. Produto digite o código do produto e aperte a tecla Enter. A segunda maneira: clique na aba Produtos / Serviços e depois no botão Novo, no campo Cód. Produto clique nos três pontos e selecione o produto na relação de Cadastros de Produtos dando dois cliques ou clicando no botão Selecionar.

21 21 Após incluir o produto para preencher os campos Quantidade, Preço, Valor do Desconto, etc, aperte a tecla Enter para que prossiga de campo em campo. Caso queira incluir mais de um produto na nota também há duas maneiras. A primeira maneira: depois de preencher os dados do primeiro produto, abaixo da aba Produtos / Serviços clique em Salvar > Novo e inclua o produto conforme procedimento anterior.

22 22 A segunda maneira: após preencher os dados do primeiro produto, apertar a seta do teclado que aponta para baixo, automaticamente salvará o produto anterior e aparecerão os campos em branco para a inclusão de um novo produto. Transportador (a) / Serviços Se for utilizada alguma transportadora, a inclusão dos dados na nota é realizada da seguinte forma:

23 23 Clique na aba Destinatário > depois na aba Transportadora (a) / Volumes, preencha os Dados da Transportadora, Frete e Volumes Transportados. Mensagem Na nota é possível incluir mensagens ou observações, para isso clique na aba Mensagem e preencha o campo Observações conforme o desejado.

24 24 Se a mensagem já estiver cadastrada em Artigos da Nota Fiscal, para incluir em Observações, basta selecionar o título da mensagem no campo Artigo da Nota Fiscal e clicar no botão de +. Cobrança Para adicionar a forma que será pago o valor da nota, clique na aba Cobrança. Cobrança à Vista: Clique na aba Cobrança e selecione a opção A Vista e clique em Calcular, automaticamente a data de pagamento e valor a ser pago serão calculados.

25 25 Cobrança à Prazo e Parcelada: Na aba Cobrança, ao lado esquerdo clique no botão Novo, inclua a quantidade de dias, clique em Salvar e Calcular, automaticamente a data de pagamento e valor a ser pago será calculado. Cobrança À Prazo Cobrança Parcelada Após preencher todos os dados da nota, clique em Salvar, acima do campo Destinatário.

26 26 Ela ficará salva, com o Status EM DIGITAÇÃO. A nota estando com este status é possível realizar qualquer alteração antes de enviá-la ao SEFAZ. Enviar ao SEFAZ Para enviar a nota, dê um clique em cima dela e depois na opção NF-e.

27 27 Na nova janela, clique no botão Visualizar, desta forma é possível visualizar o DANFE e confirmar os dados da nota antes do envio ao SEFAZ.

28 28 Confirmado os dados da nota, feche a visualização do DANFE e clique no botão Enviar ao SEFAZ.

29 29 Após o envio aparecerá a seguinte mensagem, clique em OK. Em seguida, abrirá o campo para confirmação do envio de do XML e PDF da nota ao cliente, basta confirmar e clicar em OK. Após o envio da nota o Status mudará para TRANSMITIDA, caso precise realizar alterações na nota não será possível, pois já foi enviada e autorizada pela SEFAZ.

30 30 Cancelar Para efetuar o cancelamento de notas, selecione a nota que será cancelada e clique na opção NF-e. Logo após, clique na opção Cancelar.

31 31 Confirme o cancelamento da nota clicando em OK, aparecerá uma nova janela na qual deverá digitar o motivo do cancelamento e clicar na opção OK. Depois de cancelar a nota o status ficará como CANCELADA, caso precise realizar alterações na nota não será possível, pois já foi enviada, autorizada e cancelada pela SEFAZ. Importante: Atentar para o prazo de cancelamento da nota, antes de realizar o procedimento. Carta de Correção

32 32 Caso a nota seja enviada ao SEFAZ com algum dado incorreto, o sistema permite que seja feito uma carta de correção, para efetuar este procedimento selecione a nota que será corrigida e clique na opção NF-e. Clique na opção Carta de Correção CC-e. Clique em Nova CC-e.

33 33 Digite o que será corrigido no campo Descrição da Correção e clique em Enviar. Após o envio da carta de correção, confirme o do cliente para enviá-la e clique em OK.

34 34 Para imprimir a Carta de Correção, clique na opção Carta de Correção CC-e e depois em Imprimir CC-e. Importante: Há algumas informações na nota que não podem ser corrigidas, as quais são: valores dos impostos, base se calculo e alíquota, dados cadastrais que impliquem em alteração na identidade, dados cadastrais que impliquem em alteração de endereço, data de emissão e data de saída. Inutilizar

35 35 Quando um número de Nota Fiscal Eletrônica é pulado devido a alguma falha ou equivoco e não será utilizado, é possível inutilizá-lo, para realizar este procedimento selecione qualquer nota e clique na opção NF-e. Clique na opção Inutilizar. Confirme a inutilização clicando em OK, depois digite o número que será inutilizado e clique em OK.

36 36 Importante: Atentar para o prazo para inutilizar a nota, antes de realizar o procedimento.

37 37 Relatórios Para controle das notas enviadas, o sistema oferece relatórios. Relação de NF-e por Data Para verificar as notas enviadas por dia, clique na opção Relatórios > Relação de NF-e por Data. Selecione o período desejado, as opções se são apenas notas Transmitidas ou Transmitidas + Canceladas ou Canceladas e o Destinatário, podendo ser todos ou apenas um em questão e clique no botão Imprimir. Relação de NF-e por Produto

38 38 Para verificar as notas enviadas por produto, clique na opção Relatórios > Relação de NF-e por Produto. Selecione o período desejado e o Produto, podendo ser todos ou apenas um em questão e clique no botão Imprimir. Resumo por Destinatário Para verificar a quantidade de notas enviadas por destinatário, clique na opção Relatórios > Resumo por Destinatário.

39 39 Selecione o período desejado e clique no botão Imprimir. Resumo por CFOP Para verificar a quantidade de notas enviadas por CFOP Natureza de Operação, clique na opção Relatórios > Resumo por CFOP.

40 40 Selecione o período desejado e clique no botão Imprimir. Resumo por Produto Para verificar a quantidade de notas enviadas por produto, clique na opção Relatórios > Resumo por Produto.

41 41 Selecione o período desejado e clique no botão Imprimir.

42 42 Configurações e Utilitários Backup No meu Configurações e Utilitários, você encontrará a opção de Back-up. O backup existe como forma de prevenir que os arquivos sejam apagados acidentalmente, seja por problema ou formatação do computador ou por falha humana, ele garante a integridade dos dados, de configurações, banco de dados, arquivos de usuários. Para realizar o back-up do sistema, clique na opção Configurações e Utilitários > Backuup. Confirme a realização do Backup clicando em Sim. Selecione o local desejado para salvar o Backup e clique em Salvar.

43 43 Ao concluir aparecerá a seguinte mensagem, basta clicar em OK. Kiron Suporte Através do programa, o cliente poderá abrir o Kiron Suporte. O Kiron Suporte é uma ferramenta utilizada pelo nosso suporte técnico, ao executá-lo podemos acessar o seu micro para verificarmos problemas e auxiliarmos em procedimentos, facilitando e agilizando o atendimento. Para acessar esta ferramenta, clique na opção Configurações e Utilitários > Kiron Suporte.

44 44 Abrirá uma nova janela, onde irá conter Sua ID e Senha, essas informações deverão ser passadas ao atendente e o Kiron Suporte deverá ficar aberto, para que possa acessar o seu micro e realizar as verificações. Importante: O contato com o suporte técnico pode ser realizado através: ; Skype: contato@kiron.net.br / paula@kiron.net.br. O horário de atendimento é de Segunda a Sexta-Feira das 08:00 as 12:00 horas e das 13:30 as 18:00 horas.