NewAgent enterprise-brain

Transcrição

1 Manual NewAgent enterprise-brain Configuração

2 Manual NewAgent enterprise-brain Configuração Este manual de uso irá ajudá-lo na utilização de todas as funções administrativas que a NewAgent possui e assim, você conseguirá customizar seu ambiente do jeito que desejar. Veja como é simples!

3 Manual NewAgent enterprise-brain Configuração Geral Cadastro de Colaboradores Upload de Colaboradores Criação de Grupos de Interesse (egroups) Organização dos conteúdos em um Menu Inclusão de Banners e Atalhos.7.6 Visualização de Relatórios de Acesso.9

4 Configuração geral Vamos começar com a inclusão da sua marca, as especificações de fuso/idioma e, caso queira, a inclusão de restrição de uso por um IP específico Na barra de administrador, localizada no topo da página, clique no ícone para abrir as opções de configuração. 2. Clique na barra com título Região/idioma padrão. Para configurar o fuso horário que o sistema deverá utilizar, escolha o seu país e em seguida, o fuso que ele deve atender Caso queira alterar o idioma padrão das telas e funções para todos os usuários, selecione no campo idioma. 5. Para carregar o seu logotipo, clique na barra Logo Em seguida, clique em Selecionar arquivo (Obs: para que não distorça a imagem, carregue seu logotipo com as seguintes medidas 12 x 90px) 7. Localize a imagem que irá carregar e clique em abrir Caso queira, é possível restringir o acesso dos usuários apenas quando estiverem em uma rede específica. (Obs: é necessário que sua rede esteja configurada com um ip fixo. Para mais detalhes, consulte sua área de TI.) 9. Para habilitar esta função, clique em IP s, selecione o campo Ativo e insira o IP da rede no campo respectivo. Em descrição, informe um nome apenas para servir de identificação. 10. Para finalizar, clique em Incluir. 11. Grave todas as alterações realizadas clicando no botão Salvar.

5 Cadastro de colaboradores Cadastre os colaboradores da sua empresa e habilite quem terá ou não acesso às funções administrativas. Divida ou delegue atividades com outros líderes No topo da página, clique no ícone colaboradores para começar o cadastro dos usuários. 2. Para adicionar um colaborador por vez, localize e clique no ícone Novo. Caso você tenha a foto do colaborador, clique no ícone do campo Foto. Em seguida, localize e selecione a imagem e clique em abrir para que ela seja carregada.. Preencha o campo Nome com o nome completo do usuário e em Apelido inclua o primeiro nome ou o que será exibido. 5. Informe o departamento deste colaborador no campo respectivo. Caso o departamento não exista, clique no ícone e, em seguida, escreva o nome do departamento. 6. O login de acesso do usuário será o cadastrado. Inclua esta informação no campo corporativo. 7. Caso queira, habilite para que o sistema envie o de boas vindas ao usuário assim que concluir o cadastro, habilitando o campo respectivo. 5

6 Cadastro de colaboradores. 8. Você pode definir o alcance de visualização deste colaborador ao restante dos usuários no campo Ver todos usuários. Caso opte por Sim, este usuário conseguirá visualizar e conversar com todos da rede. Se a opção escolhida for Não, então ele só verá as pessoas que pertencem ao departamento ou grupos em que está incluído. 9. Em seguida você pode definir se este usuário terá acesso a alguma função administrativa, assim como você. Você também pode optar em não delegar nenhuma função, sendo assim ele será um usuário comum. Para selecionar uma função, clique em cima dela no quadro esquerdo. Caso queira retirar alguma função selecionada, no quadro direito, clique no canto superior esquerdo do ícone. 10. Faça o mesmo para vincular este usuário aos grupos no box "Acessos egroups". Caso contrário, no momento da criação dos egroups essa definição também pode ser realizada. 11. Para concluir, clique em Salvar. 12. Na tela inicial de colaboradores, você poderá editar a qualquer momento o cadastro de um colaborador clicando no ícone. O ícone opções, logo ao lado, oferece a possibilidade de reenviar a senha de acesso a este usuário ou o de boas vindas Dica: Utilize o ícone boas vindas para reenviar o de boas vindas a todos usuários cadastrados. 8

7 Upload de colaboradores É possível realizar o cadastro de todos os usuários de uma vez. Saiba como.. 1. No topo da página, clique no ícone colaboradores. 2. Em seguida, clique no ícone Importar colaboradores. Primeiro, clique no botão Download para obter a planilha com os campos necessários referente ao cadastro dos usuários. 6. Abra a planilha e preencha, no mínimo, os campos obrigatórios para a inclusão: Nome, sobrenome, , departamento e acesso. 5. Após o preenchimento da planilha, salve com o mesmo nome. 6. A seguir, retorne à plataforma, clique no botão upload e selecione a planilha preenchida. 7. Clique em Confirmar após o sistema informar que a planilha foi carregada com sucesso. (Obs: caso alguns dos campos obrigatórios estejam em branco ou preenchido incorretamente, será informado no momento do upload. Abra a planilha, corrija as informações e repita o processo a partir do passo 6). Dica: Utilize a coluna Acesso para definir no momento do upload das informações, quais usuários já estarão com ou sem acesso ao ambiente. Ou seja, você poderá escolher cadastrar todos usuários mas o acesso de alguns deles, ser habilitado somente depois.

8 Criação de Grupos de interesse (egroups) Crie grupos de trabalho por um determinado projeto ou interesse e tenha acesso aos acervos de conteúdos que este grupo gerou No topo da página, clique no ícone egroups. 2. Para adicionar um novo egroup, localize e clique no ícone Novo.. No campo Nome, identifique como será chamado este grupo. (ex.: Nome de um projeto, um assunto que envolva diferentes áreas, etc) 5. Em Descrição, informe qual o objetivo deste grupo, assuntos que devam ser tratados, entre outros detalhes que queira registrar. 5. Você pode habilitar a comunicação entre os integrantes desse grupo também por esend, o chat interno da NewAgent. Para isso, clique na caixa de seleção Visível para o esend 6 6. Agora, vamos incluir os participantes deste egroup! Logo abaixo da caixa Participantes você encontra a opção Selecionar público. Clique nela para abrir a lista dos departamentos que cadastrou anteriormente quando inseriu os outros usuários. Clique no departamento e depois em cima dos colaboradores que farão parte deste grupo. 7. Para desfazer a seleção de algum usuário, clique no canto superior esquerdo da imagem dele, dentro do box Participantes. Caso você queira selecionar todos usuários de um departamento, clique em Selecionar todos. 8. Para concluir, clique em Salvar. Dica: Crie grupos para assuntos que envolvam pessoas de diferentes áreas. Lembre-se caso você queira divulgar um assunto para o Marketing, não é preciso criar um grupo. Basta selecionar o departamento Marketing quando criar o epost. 8

9 Você mesmo pode criar o menu que será utilizado pelos colaboradores da empresa para armazenar os tipos de conteúdos que serão publicados na NewAgent. Categorias 1. Primeiro começamos criando as categorias. Para isso, no topo da página, clique no ícone categoria. 2. Em seguida, clique no ícone novo.. Inclua no campo Nome, o nome dessa categoria. Ex.: Materiais de marketing, Formulários, Processos, etc. Organizando seus conteúdos em um Menu Categorias \.6. Para concluir, clique em Salvar. Subcategorias 1. Agora vamos criar as subcategorias. Clique no ícone subcategorias,na barra de administrador. 2. Logo após, clique em novo.. No campo Nome, digite o nome dessa subcategoria.. Em seguida, selecione no campo categoria onde aparecerá esta subcategoria. Ex.: categoria = Materiais de Marketing; subcategoria = s marketing. Subcategorias \ 5. Para finalizar, clique em Salvar Repita esse procedimento para criar o restante das subcategorias.

10 Inclusão de Banners e Atalhos Carregue banners e atalhos para melhorar ainda mais a comunicação interna e facilitar o acesso a ferramentas ou sites que os usuários acessam diariamente, respectivamente..7 Banners 1. Para começar, no topo da página, clique em Banners. 2. Clique no ícone novo para carregar um novo banner.. Inclua no primeiro campo nome uma identificação apenas para facilitar a sua localização quando houver mais de um banner carregado. 5. Continue, incluindo no campo URL um link que o usuário será levado ao clicar na imagem. Ex.: hotsite de produtos, nova página da empresa, vídeo no youtube, etc. Caso queira, você pode programar a exibição para uma data futura e uma data em que este banner deverá sair do ar. Obs.: Este campo não é obrigatório. 5. Selecione a opção Abrir em nova janela para que o link seja aberto em uma nova págin 6. Selecione a imagem clicando em Selecionar arquivo, localize o arquivo e clique em Abrir. Obs.: Siga as especificações divulgadas nesta tela Dimensão 612 x 7 px. Formatos: jpg, gif, png 6 Dica: Carregue mais de um banner para ser divulgado no mesmo intervalo de tempo e assim, durante a navegação na plataforma eles serão exibidos de forma aleatória. 6. Clique em Salvar para finalizar.

11 Inclusão de Banners e Atalhos Carregue banners e atalhos para melhorar ainda mais a comunicação interna e facilitar o acesso a ferramentas ou sites que os usuários acessam diariamente, respectivamente..8 Atalhos 1. Para começar, no topo da página, clique em Atalhos. 2. Clique no ícone novo para carregar um novo atalho.. Digite um nome para identificar este atalho quando houver mais de um carregado.. Em seguida, inclua no campo URL o link deste atalho, sendo um site ou alguma ferramenta online que tenha um link para acessar Caso queira, você pode programar a exibição para uma data futura e uma data em que este banner deverá sair do ar. Obs.: este campo não é obrigatório. 6. Você pode optar por carregar o atalho mas não habilitá-lo ainda. Caso contrário, selecione a opção Ativo para que seja exibido aos usuários após salvar. 7. Selecione a opção Abrir em nova janela e assim, ao clicar, o link será aberto em uma nova página. 8. Selecione a imagem clicando em Selecionar arquivo, localize o arquivo e clique em Abrir. Obs.: Siga as especificações divulgadas nesta tela Dimensão 8 x 8 px 9. Clique em Salvar para finalizar.

12 Visualização de Relatórios de Acesso Visualize detalhes das atividades que os usuários realizam na NewAgent: número de acessos, quantidade de posts realizados, agrupados por departamento ou individualizados No topo da página, clique no ícone Relatórios 2. Primeiro defina o ano e o mês que quer emitir o relatório utilizando os campos respectivos. 2. Para visualizar a quantidade total de acessos por usuário no mês, selecione a opção Ver todos da coluna Usuários e, em seguida, clique no botão Visualizar.. Caso queira, saber detalhes de data/hora dos acessos, clique no ícone ao lado do nome do colaborador. 5. Para ter as informações agrupadas por departamento, primeiro escolha se quer ver o relatório em lista ou gráfico na coluna Departamentos e, em seguida, clique em Visualizar Se optar pela visão por lista, é possível acessar mais detalhes, clicando no ícone ao lado do nome do departamento. 7. Por fim, é possível saber quais foram os usuários quemais publicaram posts no período consultado, selecionando a visualização por lista ou gráfico na coluna Conteúdos. Logo após, clique em Visualizar Se optar pela visão por lista, é possível visualizar os títulos dos posts, clicando no ícone ao lado do nome do colaborador.

13 Agora é só começar a usar para perceber o aumento que você terá na sua produtividade e todos outros benefícios que a NewAgent pode trazer no seu cotidiano. Qualquer dúvida ou informação que queira enviar para nós, utilize qualquer um deste canais: newagent@newagent.com