MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA CADASTRO DE PEDIDO DE COMPRA

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA CADASTRO DE PEDIDO DE COMPRA

2 PEDIDO DE COMPRAS Este manual tem como objetivo apresentar os passos necessários para inserir um pedido de compras no ERP-FURB. Com a implantação do ERP-FURB, alguns termos que eram utilizados no Sistema de Materiais Oracle passaram a ter outros sentidos, outros deixaram de existir e novos foram adotados. Abaixo uma relação desses termos, em uma tabela comparativa com o seu significado no ERP- FURB e no Sistema de Materiais Oracle. Requisição Termos Pedido de compra Ordem de Compra/Serviço ERP-FURB É através da requisição que procede a baixa do material do almoxarifado para ser entregue ao setor. Comparado ao antigo comprovante de entrega. É através do pedido de compra que os setores solicitam à DAM a compra dos materiais que necessitam. É o meio pelo qual a DAM oficializa a compra dos materiais junto aos fornecedores. Sistema Materiais Oracle Meio pelo qual os setores solicitavam à DAM a compra dos materiais. Meio pelo qual a DAM oficializava a compra com os fornecedores. Não existia nesse sistema Termo de entrega Não existe nesse sistema Comprovante de que o material foi entregue aos setores solicitantes, sem que fosse dado baixo no estoque do almoxarifado. 2

3 INSERINDO UM NOVO PEDIDO DE COMPRAS DE MATERIAL 1 Acessar o Menu de Usuário 2 Acessar Controle de Materiais - Pedido de Compra Requerente 3

4 3 Após abrir a tela do pedido de compra, para iniciar a inclusão de um novo pedido, clicar no vinculado NOVO. Outra possibilidade é clicar em Arquivo e em seguida em Novo. Ainda outra possibilidade é utilizar as teclas de atalho ALT+N. 4 Em seguida será disponibilizada a tela com a capa do pedido de compra. 4

5 Nessa tela, preencha o campo Local com o código do local (antigo PCC) que está solicitando o material. A numeração do local é a mesma do PCC apenas com a diferença que o dígito do PCC incorporou ao número, e o zero à esquerda desaparece. Exemplo: PCC Local 210 / PCC Local 1783 Os campos Projeto, Processo, e Planejamento não são preenchidos. São campos não utilizados pela FURB. Se não souber o código do local, clique sobre a palavra Local para abrir o filtro. Na primeira aba (Órgão), escolha o seu Órgão (Fundação Universidade Regional de Blumenau). Na segunda aba (Unidade) escolha a sua Unidade. Clique em Pesquisar. Selecione o seu Local. Clique em Retornar. 5

6 Em seguida, preencha o campo Especificação (esse é um campo obrigatório). Nesse campo deve-se informar uma pequena motivação da compra. Exemplo: para um pedido de material de expediente, colocar no campo Especificação: material para atender necessidades do setor. O campo Finalidade não é de preenchimento obrigatório. É utilizado para uma maior especificação, por exemplo, quando for especificar uma compra para licitação. O campo Responsável deve obrigatoriamente ser preenchido. Deve-se informar nesse campo o código de pessoa do responsável pelo pedido de compra. É essa pessoa que irá recebe um e- mail informando que o material está disponível para ser retirado no almoxarifado. 6

7 Após preencher essas informações, clicar em Confirmar para gerar a capa do pedido de compra. Com isso o pedido recebe a numeração e passa para a situação Digitado. Após confirmar o pedido, irão surgir 8 vinculados. Os 4 primeiros Os demais serão utilizados para incluir os itens do pedido de compras. são relatórios. 5 Incluindo os itens do pedido. Após confirmar o pedido, clicar no vinculado Itens do Pedido de Compra Quantidade Surgirá a tela a seguir. 7

8 Para inserir os itens a serem solicitados para compra, deve-se clicar no vinculado NOVO. Será apresentada a seguinte tela. Digite o código (número) do material desejado e tecle TAB. Preencha a quantidade desejada e informe na Descrição alguma informação adicional que possa auxiliar na compra. Para confirmar a inclusão do item, clique no vinculado Confirmar. 8

9 Para incluir mais itens, basta clicar novamente em Novo e repetir os passos acima. Se não souber o código do material, basta clicar sobre a palavra Número e o programa abrirá um filtro para que pesquise o código do material desejado. Para pesquisar um produto, digite uma palavra chave do produto desejado no campo Descrição. Utilize as seguintes regras: Digitando a palavra chave entre os símbolos de percentual (% %) o programa irá retornar todos os produtos em que na sua descrição apareça a palavra informada, não importando o que esteja escrito antes ou depois, nem se a palavra chave está cadastrada em maiúscula ou minúscula. Digitando a palavra chave com o símbolo de percentual somente no final da palavra ( %) o programa irá retornar todos os produtos que iniciam sua descrição com a palavra informada. Nesse caso ele irá diferenciar letras maiúsculas e minúsculas. Digitando a palavra chave com o símbolo de percentual no início da palavra (% ) o programa irá retornar todos os produtos que terminam sua descrição com a palavra informada. Nesse caso também irá diferenciar letras maiúsculas e minúsculas. Se não tiver certeza se uma palavra está cadastrada com ou sem acentuação gráfica, substitua a letra com o acento gráfico pelo símbolo underline (_). Exemplo: lápis utilizar l_pis. Nesse caso serão retornados todos os cadastros com a palavra chave, independente de terem ou não acentuação gráfica. 9

10 Após preencher o campo descrição seguindo as regras acima, clique em Pesquisar. O programa irá retornar os produtos conforme os parâmetros informados. Selecione o produto desejado e clique em Retornar. O programa retornará para a tela dos Itens do Pedido de Compra com o item escolhido. Quando a aquisição for de material permanente, será obrigatório informar o Campus, Bloco e Sala onde o material será instalado. Essas são informações necessárias para o setor de patrimônio. Para informar esses campus, após informar a quantidade do material que deseja e clicar em confirmar, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem: 10

11 Ao clicar em OK, será aberta a janela abaixo: Confirme atualização, clicando em OK. O sistema então exibirá a tela para inclusão das informações obrigatórias de material permanente. 11

12 Informe, na coluna Valor, o Campus, o Bloco e a Sala onde o equipamento será instalado. A coluna Complemento não deve ser preenchida. Após preencher essas informações, confirme e feche essa janela. O sistema retornará para a tela dos itens. Se não desejar solicitar mais nenhum produto, basta fechar a janela Itens do Pedido de Compra Quantidade. 12

13 O sistema retornará para a tela inicial do Pedido de Compra Requerente. Agora deve-se fazer o Fechamento e a Autorização do pedido. O Fechamento significa bloquear o pedido para alterações e inclusões. A Autorização significa bloquear a dotação para viabilizar a compra do pedido. OBS.: O setor de compras (DAM) somente irá iniciar o processo de compra de pedidos que estejam na situação AUTORIZADO. Pedidos na situação DIGITADO ou FECHADO não serão comprados até que o usuário faça a autorização do pedido. 13

14 6 Fazendo o FECHAMENTO e a AUTORIZAÇÃO do Pedido de Compra. Para fazer o FECHAMENTO do pedido, deve-se clicar no vinculado Fechar Pedido. Após isso o pedido passara para a situação FECHADO. A partir de então não será mais possível alterar, incluir ou excluir nenhum item do pedido. 14

15 Após o pedido estar na situação FECHADO, deve-se Autorizar o mesmo. Para isso, basta clicar no vinculado Autorizar. Ao clicar nesse vinculado o sistema ira solicitar uma confirmação se deseja realmente autorizar o pedido. Confirmando a autorização, o sistema irá solicitar a data de autorização (já vem preenchida). Para confirmar a data, basta clicar no botão OK. Porém, inicialmente o botão OK que confirma a autorização não estará habilitado nessa tela. Para habilitá-lo e confirmar a autorização do pedido, basta teclar a tecla TAB no teclado do computador. 15

16 Ao confirmar a data, o sistema irá fazer a reserva de dotação e autorizar o pedido. Nesse caso, ele passará para a situação autorizado. Aqui se encerra o processo para solicitação de compra de materiais. Se o Local (PCC) não possuir dotação disponível suficiente para o valor do pedido de compra, o sistema irá apresentar uma mensagem de erro onde informará a falta de dotação. 16

17 Nesse caso, o pedido não será autorizado. O usuário deverá solicitar suplementação de dotação, e depois da liberação da dotação, autorizar o pedido. Para saber qual a dotação está sem recursos, basta anotar na mensagem o número que aparece após a palavra Dotação:. No exemplo acima: Dotação: /2011. Nesse caso, a unidade orçamentária é a 25 e o número da dotação é 108/2011. O sistema informa o valor que é necessário reservar e o saldo em conta. Quando a dotação for liberada, não será necessário digitar novamente todo o pedido de compra. Basta localizá-lo e então proceder a autorização do mesmo conforme explicado anteriormente. OBS: um pedido de compra não necessita ser digitado, fechado e autorizado no mesmo dia. Essas operações podem ser feitas em dias diferentes, sem que seja necessário digitar novamente todo o pedido. 17

18 O usuário pode abrir um pedido de compra na segunda-feira, por exemplo, e durante a semana ir acrescentando outros itens conforme forem surgindo novas necessidades. Na sexta-feira, depois de incluir as necessidades do setor, o usuário faz o fechamento do pedido e a autorização. Deve-se lembrar, entretanto, que essas inclusões, alterações ou exclusões, só podem ser feitas enquanto o pedido estiver na situação DIGITADO. INSERINDO UM NOVO PEDIDO DE COMPRAS DE SERVIÇOS (Passagens e Viagens) O procedimento para inclusão de um pedido de compra de serviços de passagens, viagens e hospedagens, é exatamente o mesmo para a aquisição de um pedido de materiais. Os códigos desses serviços também possuem características obrigatórias a serem preenchidas, semelhante aos materiais permanentes. Essas características devem ser informadas na coluna Valor. Além dessas características, é necessário informar o (s) passageiro (os). Esses são as pessoas para quem as passagens estão sendo adquiridas, ou as pessoas que irão se hospedar em algum hotel ou fazer uma saída de campo. Para relacionar essas pessoas, basta clicar no vinculado Registro de Passageiros. O sistema irá apresentar a tela abaixo. 18

19 Clicar no vinculado Novo. Será apresentada a tela a seguir. 19

20 Na coluna Passageiro, informe o código de pessoa do usuário do serviço, e confirme. Se for necessário incluir mais de um usuário, basta clicar novamente em Novo e acrescentar o novo usuários, e assim sucessivamente até registrar todos. Após todos os usuários terem sido registrados, basta fechar a tela de Passageiros, e dar sequência ao pedido de compra de serviço da mesma forma como no pedido de compra de material. IMPORTANTE: Lembrar que ao solicitar a compra de uma passagem (aérea ou terrestre) de ida e volta para um usuário, que a quantidade a ser solicitada deverá ser de 2 passagens (trecho de ida e trecho de volta). A emissão dos bilhetes de passagem é por trecho utilizado. Isso só não se aplica para passagens aéreas internacionais, onde a quantidade solicitada deve ser de uma passagem, pois nesses casos o mesmo bilhete é para a ida e para a volta. 20

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