Help Encerramento do Exercício E&L Produções de Software

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1 Help Encerramento do Exercício Note: To change the product logo for your ow n print manual or PDF, click "Tools > Manual Designer" and modify the print manual template.

2 Contents 5 Table of Contents Foreword 7 Part I Informações 10 1 Sobre... a E&L 11 2 Suporte... Técnico 13 3 Informações... sobre o Aplicativo: 16 Part II Encerramento do Exercício 18 1 Procedimento Geração de Verificação de Inconsistências 19 2 Procedimento Apuração de Saldos de Empenhos 23 3 Procedimento Verificação dos Saldos do Almoxarifado 29 4 Procedimento 4 - Verificação do Saldo dos Parcelamentos da Dívida... Fundada 37 5 Procedimento Verificação do Saldo da Dívida Ativa 43 6 Procedimento Movimentações Contábeis 47 7 Procedimento Geração do Encerramento do Exercício 55 8 Procedimento Relatórios do Balanço - Em relação ao DCASP 56 Anexo XIII - Balanço... Financeiro 58 Anexo XIV - Balanço... Patrimonial 59 Anexo XV - Variações... Patrimoniais 61 Anexo XVI - Demonstrativo... da Dívida Fundada 65 Anexo XVII - Demonstrativo... da Dívida Flutuante 65 Anexo XVII - Demonstrativo... dos Créditos a Receber 66 Index 0 5

3 10 Help Encerramento do Exercício 1 Informações Help (manual de ajuda) Encerramento do Exercício Avenida Koehler, 238, Centro CEP: Domingos Martins - ES Telefax: (27)

4 18 Help Encerramento do Exercício 2 Encerramento do Exercício Para melhor atender, no sistema E&L Contabilidade Pública Eletrônica, você deverá seguir os procedimentos detalhados neste help para realizar o Encerramento do Exercício. Orientação Inicial Antes de iniciar suas verificações de encerramento atualize seu sistema através do atualizador da E&L, para que dessa forma as informações, configurações e ferramentas estejam atualizadas.

5 Encerramento do Exercício 19 Após a atualização do sistema, dá-se início aos Procedimentos para Encerramento do Exercício. 2.1 Procedimento 1 - Geração de Verificação de Inconsistências Neste procedimento faz-se necessário realizar a Verificação de Inconsistências Anual, a fim de sanar eventuais problemas que comprometam o fechamento contábil, através do Menu: Utilitário/ Verificação de Inconsistências:

6 20 Help Encerramento do Exercício Abrirá a tela "Verificação de Inconsistências", onde serão informados os campos:

7 Encerramento do Exercício 21 Ano: Ano a ser encerrado para apuração das inconsistências do exercício; Tipo de Verificação: Será efetuado a verificação geral das informações contidas no sistema para análise de possíveis erros que afetam o fechamento, como erros de lançamentos, saldos negativos, entre outros; Tipo de Período: Será efetuado a verificação "Anual" dos dados, uma vez que será realizado o fechamento do exercício; Período, Data Inicial e Data Final: Será informado automático, de acordo com o tipo de período selecionado, neste caso Período Anual.

8 22 Help Encerramento do Exercício Após informar os campos citados acima, você deverá clicar no botão "Verificar" e o sistema iniciará a verificação anual das inconsistências, a fim de demonstrar possíveis erros de lançamentos, movimentações, cadastros etc. Ao terminar a verificação e o sistema encontrar inconsistências nos dados, o mesmo demonstrará a tela com a descrição de cada uma para que sejam analisadas e efetuados os acertos necessários: Para melhor agilidade a relação de inconsistências pode ser impressa, através do botão "Imprimir". Caso não ocorra inconsistências o sistema demonstrará a tela, ilustrada abaixo, podendo assim dar continuidade aos ajustes de fechamento:

9 Encerramento do Exercício 23 Observação: Lembre-se de que, devido à prestações de contas, as inconsistências já deveriam estar corrigidas pois, em alguns estados, não é permitida a retificação. Após a conferência e acertos das possíveis inconsistências anual do exercício e, já não havendo pendências, podemos passar para o Procedimento Procedimento 2 - Apuração de Saldos de Empenhos Fazer a Verificação dos Saldos dos Empenhos, no Menu: Relatórios/ Listagens/ Contabilidade/ Empenho.

10 24 Help Encerramento do Exercício Ao selecionar o Listagem de Empenhos o sistema mostrará a tela para que sejam informados os parâmetros para visualização do relatório. Neste caso, você deverá informar o Período Anual, com Data Inicial: 01/01/20xx, Data Final: 31/12/20xx e Totalizar também em 31/12/20xx, podendo assim listar os empenhos do exercício a ser encerrado, verificando quais deverão ser anulados e quais passarão para o ano seguinte como restos a pagar.

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12 26 Help Encerramento do Exercício Ao realizar a Verificação dos Saldos de Empenhos, se houver saldos a liquidar, deverá ser realizada as Anulações através do Menu: Utilitário/ Anulação de Saldo de Empenho.

13 Encerramento do Exercício 27 Na tela acima o usuário irá selecionar o Tipo de Geração "Encerramento" e clicar em "Carregar Dados". O sistema irá demonstrar na tela todos os empenhos com saldos a liquidar, para que sejam realizadas as anulações dos processos que não serão inscritos em restos a pagar para o exercício seguinte, marcando os Empenhos na Coluna "Cancelar". Uma vez selecionado os empenhos, clicar sobre o botão "Gerar Anulações" e o sistema irá gerar todas as anulações dos empenhos selecionados. No caso de base integrada ao Sistema de Compras, o processo de anulação deverá seguir o Fluxo de Autorizações de Anulações, gerando as autorizações de anulações de empenhos (AAEs) no Sistema GMP e, posteriormente, executando as anulações dos empenhos no Sistema de Contabilidade, através do Menu: Contabilidade/ Integração GMP/ Autorização de Anulação de Empenho (AAE).

14 28 Help Encerramento do Exercício Na tela acima deverá ser selecionada a Autorização desejada e clicar sobre o botão "Anular Empenho". O Sistema abrirá a tela de Anulação de Empenho, onde o usuário deverá confirmar a anulação clicando sobre o botão "Gravar".

15 Encerramento do Exercício 29 Após a verificação dos empenhos, realização das possíveis anulações, poderemos passar para o Procedimento Procedimento 3 - Verificação dos Saldos do Almoxarifado Nesse Procedimento será realizada a Verificação dos Saldos do Almoxarifado para eventuais ajustes (obs: pode-se verificar os saldos antes mesmo de se fazer o encerramento), no Menu: Relatórios/ Balancetes/ Analítico Simplificado.

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17 Encerramento do Exercício 31 Na tela acima deverá ser informado os seguintes parâmetros para visualização do relatório para melhor conferência dos saldos de almoxarifado: Relação de Relatórios -> Balancete Contábil: Selecionar o Relatório "Analítico Simplificado"; Ano: Informar o ano ao qual será verificado os saldos para análise de fechamento do exercício; Tipo Período: Informar o tipo de período "Anual"; Data Emissão: A data de emissão poderá ser a do dia de conferência; Filtrar por: O filtro poderá ser "Geral"; Níveis: Não será necessário marcar nenhuma das opções de níveis.

18 32 Help Encerramento do Exercício Abaixo segue o Relatório da Contabilidade utilizado na conferência dos Saldos de Materiais de Almoxarifado: Abaixo segue Relatórios utilizados na conferência dos Saldos de Materiais do Almoxarifado: Menu: Relatórios - Prestação de Contas - Balancete de Materias por Dotação

19 Encerramento do Exercício 33 Menu: Relatórios - Entradas - Gerenciais - Aquisição por Fornecedor Detalhada

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21 Encerramento do Exercício 35 Menu: Relatórios - Inventários/Saldos - Inventários/Saldo de Materias por Dotação

22 36 Help Encerramento do Exercício Após a conferência dos Saldos de Almoxarifado, passaremos para o Procedimento 4.

23 Encerramento do Exercício Procedimento 4 - Verificação do Saldo dos Parcelamentos da Dívida Fundada Neste procedimento será verificado os Saldos dos Parcelamentos da Dívida Fundada, comparando com os extratos emitidos pelos credores, como por exemplo: FGTS, INSS, ESCELSA etc. Para verificar as baixas feitas durante o ano realize o seguinte procedimento: No sistema E&L Contabilidade Pública Eletrônica você deverá listar as contas do Grupo 223 (Lançamento Patrimonial a Débito), verificar o seu saldo a pagar que passará para o ano seguinte, no Menu: Relatórios/ Listagens/ Contabilidade/ Liquidação/Lançamentos.

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26 40 Help Encerramento do Exercício Obs: Deverá listar somente as contas do Grupo 223 e agrupar por conta através no botão Opções -> Agrupar, elevando a Coluna "Conta Lançada" ao topo do relatório, verificando o saldo a pagar desse grupo de contas.

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28 42 Help Encerramento do Exercício Relação de Relatórios -> Balancete Contábil: Selecionar o Relatório "Analítico Simplificado"; Ano: Informar o ano ao qual será verificado os saldos para análise de fechamento do exercício; Tipo Período: Informar o tipo de período "Anual"; Data Emissão: A data de emissão poderá ser a do dia de conferência; Filtrar por: O filtro poderá ser "Geral"; Níveis: Não será necessário marcar nenhuma das opções de níveis. Abaixo segue o Relatório da Contabilidade utilizado na conferência dos Saldos de Dívida Fundada:

29 Encerramento do Exercício 43 Após a verificação dos saldos de parcelamento da Dívida Fundada, daremos andamento ao Procedimento Procedimento 5 - Verificação do Saldo da Dívida Ativa Neste Procedimento será realizada a Verificação dos Saldos da Dívida Ativa no setor Tributário confrontando com os saldos no setor Contábil, através do Menu: Relatórios/ Balancetes/ Balancete Contábil/ Analítico Simplificado:

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31 Encerramento do Exercício 45 Relação de Relatórios -> Balancete Contábil: Selecionar o Relatório "Analítico Simplificado"; Ano: Informar o ano ao qual será verificado os saldos para análise de fechamento do exercício; Tipo Período: Informar o tipo de período "Anual"; Data Emissão: A data de emissão poderá ser a do dia de conferência; Filtrar por: O filtro poderá ser "Geral"; Níveis: Não será necessário marcar nenhuma das opções de níveis. Abaixo segue o Relatório da Contabilidade utilizado na conferência dos Saldos de Dívida Ativa:

32 46 Help Encerramento do Exercício Abaixo segue o Relatório do Tributário utilizado na conferência dos Saldos de Dívida Ativa:

33 Encerramento do Exercício 47 Neste relatório serão verificados os saldos da Dívida Ativa a ser confrontados com o relatório da dívida ativa que você deverá obter com o setor Tributário (acima). Após a conferência dos Saldos da Dívida Ativa, passaremos para o Procedimento Procedimento 6 - Movimentações Contábeis Neste procedimento serão efetuados os Lançamentos Manuais, movimentando os saldos de contas para ajustes de fechamento das mesmas, no Menu: Contabilidade/ Movimentações Contábeis.

34 48 Help Encerramento do Exercício Abaixo segue exemplos de Lançamentos de Movimentação Contábil realizado na Contabilidade para Baixa de Almoxarifado:

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36 50 Help Encerramento do Exercício Abaixo segue exemplo de Lançamentos de Movimentação Contábil realizado para Entrada de Bens Patrimoniais:

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38 52 Help Encerramento do Exercício Abaixo segue exemplo de Lançamentos de Movimentação Contábil realizado para Atualização de Multa e Juros da Dívida:

39 Encerramento do Exercício 53 Abaixo segue exemplo de Lançamento de Movimentação Contábil realizado na Contabilidade para Inscrição de Dívida Ativa:

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41 Encerramento do Exercício Procedimento 7 - Geração do Encerramento do Exercício Depois de todos os ajustes contábeis, do ativo permanente (almoxarifado e dívida ativa) e passivo financeiro (restos a pagar) e permanente (dívida fundada), daremos início ao último procedimento para o encerramento do exercício, no Menu: Utilitários/ Encerramento do Exercício.

42 56 Help Encerramento do Exercício Na tela acima será realizado o encerramento do exercício, uma vez que já foram verificados e ajustados os lançamentos para o fechamento do ano. Obs: o sistema não trará as opções para Reliquidar em Anos Posteriores e Utilizar a Liquidação de Inscrição, como em anos anteriores, estando o mesmo já configurado para Reliquidar nos Anos Posteriores, ou seja, após o encerramento do exercício o sistema irá gerar automaticamente liquidações de inscrições em restos a pagar, mas essas não serão utilizadas no seguinte ano, sendo necessário efetuar a liquidação normalmente ao receber a nota fiscal. Após finalização do processo de encerramento do exercício, passaremos para Procedimento 8, conferência do balanço. 2.8 Procedimento 8 - Relatórios do Balanço - Em relação ao DCASP Após a realização dos Procedimentos anteriores da-se início a conferência do Balanço, através dos relatórios disponíveis no Menu: Relatórios/ Balanço.

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44 58 Help Encerramento do Exercício Na tela acima serão selecionados e visualizados os relatórios do Balanço para conferência dos fechamentos realizados e conclusão do encerramento do exercício. Nas conferências de cada anexo será sugerido relatórios para complementar os relatórios já utilizados pelo usuário para a apuração dos saldos, fechamento e encerramento do exercício. Observação orientações do Parte V - Demonstrações Contábeis Aplicadas ao Setor Público do MCASP Anexo XIII - Balanço Financeiro Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XIII - Balanço Financeiro

45 Encerramento do Exercício Anexo XIV - Balanço Patrimonial Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XIV - Balanço Patrimonial

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47 Encerramento do Exercício Anexo XV - Variações Patrimoniais Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XV - Variações Patrimoniais

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51 Encerramento do Exercício Anexo XVI - Demonstrativo da Dívida Fundada Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XVI - Demonstrativo da Dívida Fundada Anexo XVII - Demonstrativo da Dívida Flutuante Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XVII - Demonstrativo da Dívida Flutuante

52 66 Help Encerramento do Exercício Anexo XVII - Demonstrativo dos Créditos a Receber Relatórios/ Balanço (Anual) - Anexo XVII - Demonstrativo dos Créditos a Receber

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