Contas contábeis envolvidas na conferência do Almoxarifado

Transcrição

1 Sumário Contas contábeis envolvidas na conferência do Almoxarifado... 2 Entradas no SIPAC... 9 Entrada Extra/Avulsa no SIPAC...13 Baixas no Almoxarifado...15 Planilhas de conciliação...17 Tomada de Contas Anual...18

2 2 Contas contábeis envolvidas na conferência do Almoxarifado Contas consultadas para verificação do saldo no SIAFI transação >BALANCETE (SIAFI Tela Preta): Material de Consumo Consumo por requisição (Saídas) Consumo Imediato (Suprimento de Fundos) Bens/Valores Incorporados (Aquisições referentes a empenhos de Exercícios Anteriores) Bens/Valores Incorporados (Aquisições referentes a empenhos do exercício)

3 3 O valor de ,47 indica o saldo na conta de estoque para o mês de agosto/14 até o dia 03/09/14. Dessa forma emite-se o balancete para as demais contas citadas acima para saber o quanto entrou e o quanto saiu do estoque. Observe que quanto às entradas, se forem liquidações de empenhos de exercícios anteriores ao corrente, estarão na conta Em se tratando de empenhos do exercício, a conta com movimentação será a Outra informação importante refere-se à conta de consumo imediato Esta conta terá movimentação sempre que ocorrerem reclassificações de gastos do cartão de pagamento do governo federal referente à natureza de despesa Ocorrerá uma entrada e uma saída na conta de estoque , não alterando o saldo final.

4 Liquidações de material de consumo com situação incorreta DSP001 (Despesas correntes com serviços) no CPR também movimentam essa conta, portanto é importante consultar mensalmente a mesma para verificar se todos os lançamentos estão corretos. 4

5 5 Contas consultadas para verificar liquidações de empenhos transação >CONRAZAO SIAFI (Tela Preta): Restos a Pagar Não Processados a Liquidar (empenhos de exercícios anteriores) Restos a Pagar Não Processados a Liquidar em Liquidação (empenhos de exercícios anteriores) Empenhos a Liquidar (Empenhos do Exercício) Empenhos Liquidados (Empenhos do Exercício) Os empenhos emitidos pela UG Executora ao final de cada mês deverão ser consultados nas contas acima para verificar a data de liquidação, pois é no momento da liquidação que ocorrerá a entrada na conta de material de consumo ( ), devendo as mesmas coincidirem com as entradas realizadas pelo almoxarife no SIPAC. Empenhos de exercícios anteriores: Observação: Colocar o subitem da despesa na conta corrente!

6 Nesse caso a data da liquidação deste empenho inscrito em restos a pagar foi em 18/03/2014. Para confirmar se a NS refere-se mesmo à liquidação, dar um F2 no lançamento, pois em alguns casos pode ser uma anulação de empenho. 6

7 Empenhos do exercício: 7

8 8 Na data de 15/04/2014 foi emitido o empenho 2014NE conforme tela acima. Abaixo, a data da liquidação do empenho em 14/07/2014. É essa data que o material de consumo entrará na conta estoque no SIAFI e que deverá ser dada a entrada do material no SIPAC. Importante: A UG terá que ter um controle dos empenhos emitidos para a natureza da despesa Uma forma de obter esses dados é no SIAFI Gerencial >Aba Consulta >Aba Documentos > Empenho NE > Informar UG e Gestão > Exercício > Indicar a categoria econômica da despesa 3/3/90/30 >Ok. O relatório será emitido no sistema, podendo ser exportado para Excel na opção exportar para planilha Excel. Os empenhos que forem liquidados pela UG , a DCOF transferirá mensalmente até o dia 05, o saldo na conta corrente da UG Executora. Para consulta quais empenhos foram liquidados é só consultar no novo CPR o número da NP informada na NL de transferência. Para consultar os saldos transferidos do mês, basta acessar no SIAFI tela preta, a transação >conrazao, informar a conta (material de consumo) e o mês a ser verificado.

9 9 Entradas no SIPAC As entradas serão consultadas no SIPAC mediante login e senha através dos passos a seguir: 1º Passo: Modificar a Unidade do Usuário para o Almoxarifado 2º Passo: Clicar na opção de Módulos do SIPAC Almoxarifado

10 10 3º Passo: Escolher a opção Relatórios>RMA Sintético 4º Passo: Escolher o mês que quero emitir o relatório para conferência

11 11 5º Passo: Visualizar o relatório Observe que as entradas no mês de setembro foram de 476,50, as quais devem ser conferidas no relatório do próximo passo. 6º Passo: Emitir o relatório das entradas do mês

12 7º Passo: Escolher o período que quero conferir das entradas e gerar relatório 12

13 13 Essas são as entradas no Almoxarifado do mês de setembro, as quais devem coincidir com os empenhos de material de consumo liquidados no SIAFI no mês de setembro, relembrando que é com a liquidação que os materiais entrarão na conta (material de consumo). Entrada Extra/Avulsa no SIPAC Essas entradas referem-se às entradas que não tiveram prévio empenho, como é o caso das doações recebidas, as quais devem ser lançadas no SIAFI na conta Doações e Outras incorporações e no SIPAC como entradas extras. O evento neste caso é o Reg. Entradas Mat. No Almoxarifado. Importante: Para que uma doação possa ser reconhecida pelo Instituto, o concedente deverá emitir o Termo de Doação com as quantidades, características e valores estimados dos materiais de consumo e constar o processo fundamentado com todos os requisitos e exigências da Lei aplicável às doações recebidas por órgãos da administração pública federal.

14 Caso ocorram ajustes de entradas de exercícios anteriores, o evento a utilizar é o Aprop. Mat. Estoque Aj. Exer. Ant. Os lançamentos envolvidos são entrada em material de consumo (D) e ajuste de exercícios anteriores (C). Esse evento dará suporte aos lançamentos de entradas extras referente ao acerto de estoque no SIPAC. 14

15 15 Os campos da NL (Nota de Lançamento) no SIAFI deverá ter os campos abaixo preenchidos conforme o exemplo: EVENTO INSCRICAO 1 INSCRICAO 2 CLASSIF.1 CLASSIF.2 V A L O R ,49 Baixas no Almoxarifado As baixas no almoxarifado ocorrem por meio de NL (Nota de Lançamento), no comando SIAFI >NL.

16 O evento de baixa por consumo é o O evento exigirá o subitem da despesa, assim como o valor da baixa, conforme modelo de NL abaixo. 16

17 17 Se observarmos as contas contábeis envolvidas na baixa do material de consumo, veremos uma saída de material de consumo ( ) e um débito na conta de consumo por requisição. Observação: Sempre atentar-se se a entrada no SIPAC está com o mesmo subitem do empenho, pois caso contrário, quando tentar realizar a baixa no estoque conforme o RMA, aparecerá Sem Saldo no SIAFI. O controle de material de consumo no SIAFI é feito por subitem, assim como no SIPAC e ambas as informações devem ser idênticas. Planilhas de conciliação Para facilitar a conferência do SIAFI com o SIPAC, faz-se necessário o uso de planilhas em Excel para controle dos empenhos liquidados e a liquidar. Segue abaixo modelos para esse controle.

18 18 Tomada de Contas Anual Ao final de cada exercício, e excepcionalmente, no início da execução na Unidade Gestora Executora, com a transferência dos saldos da UG , o almoxarife terá que elaborar por meio de uma comissão designada de 3 (três) membros, o processo de tomada de contas anual. Esse processo consiste numa juntada de documentos os quais serão encaminhados para a contabilidade do Câmpus, no sentido de confirmar o saldo existente no almoxarifado (físico) para confrontação com o saldo no SIAFI. Basicamente a tomada de contas terá que ter os seguintes documentos:

19 19 - Capa do processo; - Memorando Eletrônico de Encaminhamento da Tomada de Contas; - Cópia da Portaria que designa o almoxarife e da Portaria que estabelece a comissão para a tomada de contas; - Anexo I - Inventário de Material em estoque no Almoxarifado; - Anexo II - Termo de Conferência dos Bens Existentes no Almoxarifado; - Anexo III - Resumo Geral de Movimentação de Material do Almoxarifado (Ficha de estoque); - Anexo IV - Relação de Empenhos de Materiais de Consumo que não entraram no almoxarifado; - Anexo V Resumo Geral de Movimentação de Material do Almoxarifado; - Relatório da Comissão Sobre as Contas Levantadas. Os modelos de arquivos dos anexos I ao V, do memorando eletrônico e do relatório da Comissão sobre as contas levantadas estão disponíveis no endereço: Observação: Os relatórios constantes nos anexos I e III, poderão ser substituídos pelos relatórios emitidos do SIPAC - Inventário e RMA Sintético respectivamente.