Ref.: NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO DE 2009

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1 Universidade Federal de Minas Gerais Pro - Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Departamento de Contabilidade e Finanças [email protected] Tel. (031) OFÍCIO CIRCULAR DCF 028/2009 Belo Horizonte, 27 de novembro de Ref.: NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO DE 2009 Prezado (a) Diretor (a): Com o objetivo de encerrar o exercício financeiro em conformidade com a legislação vigente e a elaboração da PRESTAÇÃO DE CONTAS DA UFMG, relativa ao exercício de 2009, este DCF - Departamento de Contabilidade e Finanças - vem solicitar a V.Sª. providências junto aos setores competentes dessa Unidade Gestora, observando-se as instruções a seguir: EMPENHAMENTO DAS DESPESAS: Informamos abaixo as datas finais para o empenhamento, nas Unidades Gestoras da UFMG, das dotações orçamentárias de 2009: - Até o dia 09/12/2009: Data final para o empenhamento de todos os Créditos Orçamentários das fontes do tesouro, inclusive os recursos de convênios e recursos descentralizados pelo MEC para a UFMG. - Até o dia 17/12/2009: Data final para o empenhamento das demais fontes. CONCILIAÇÃO da Conta Empenhos a Liquidar, até o dia 17/12/2009, cancelando os empenhos que não serão inscritos em restos a pagar no fechamento do Balanço de Empenhos de diárias, ajuda de custos e suprimento de fundos não podem ficar com saldo. 1.1 EMPENHOS DE SUPRIMENTO DE FUNDOS CARTÃO DE PAGAMENTO DO GOVERNO Conforme Ofício Circular DCF 020/2009 de 08/09/2009, solicitamos que o limite do cartão (compras e saque) seja imediatamente BLOQUEADO para novas compras. As Prestações de Contas referentes ao Suprimento de Fundos CARTÃO DE PAGAMENTO DO GOVERNO, deverão ser conferidas e providenciado os lançamentos contábeis: da reclassificação e baixa da responsabilidade, do estorno do valor não utilizado e, da baixa dos compromissos relativos às OB s de saque até o dia 15/12/ EMPENHOS PARA FUNDAÇÕES DE APOIO Eventuais empenhamentos para as Fundações de Apoio só poderão ser efetuados em conformidade com a legislação em vigor. Maiores informações podem ser obtidas na internet: - SERVIÇOS - FUNDAÇÃO DE APOIO passo a passo. 2. DESPESAS PROCESSADAS PARA PAGAMENTO: FONTES DO TESOURO - Os processos de despesas prontos para pagamento, apropriados no CPR até 18/12/2009, só poderão ser pagos até o dia 23/12/2009.

2 FONTES PRÓPRIAS - Os processos de despesas prontos para pagamento, apropriados no CPR até 18/12/2009, nas fontes 0250, 0281, 0282 e 0280 só poderão ser pagos até o dia 23/12/ CONCESSÃO DE SUB-REPASSE: O Departamento de Contabilidade e Finanças efetuará SUB-REPASSES de recursos financeiros, até o dia 21/12/2009, se solicitado até às 11 horas do mesmo dia; Obs.: Os sub-repasses nas fontes TESOURO (0100, 0112) só serão atendidos, pelo DCF/PROPLAN, se apropriados no CPR até o dia 18/12/2009 devido à sistemática de repasse financeiro estabelecida pela SPO/MEC. 4. SALDOS ORÇAMENTÁRIOS DE 2009 REFERENTES A CONVÊNIOS E DESCENTRALIZAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS (PORTARIAS): ÓRGÃOS FEDERAIS Ainda que a vigência ultrapasse o exercício de 2009, há necessidade de empenhar todo o recurso orçamentário (Proveniente do MEC) até 09/12/2009, (Proveniente dos demais Órgãos) até o dia 17/12/2009, para evitar que os recursos se tornem indisponíveis após o fechamento do exercício fiscal em 31/12/ ÓRGÃOS NÃO FEDERAIS Se a vigência ultrapassar 2009 e os convênios permanecerem com saldo no Crédito Disponível em 17/12/2009, deverão ser objeto de justificativa escrita ao DCF/Divisão de Convênios, até o dia 20/12/2009, para as providências contábeis. 5. RESTOS A PAGAR de 2009: PROCESSADOS As despesas passíveis de inscrição em Restos a Pagar Processados, obrigatoriamente, devem ser apropriadas a crédito de obrigações, por intermédio da inclusão do documento hábil na transação ATUCPR. OBSERVAÇÃO: As despesas com aquisição de material de consumo e/ou permanente, embora entregues, só poderão ser liquidadas no ATUCPR se confirmada a sua inclusão nos respectivos sistemas de controle de material (SICCA e SICPAT) NÃO PROCESSADOS: Os saldos da conta EMPENHOS A LIQUIDAR, deverão ser analisados até o dia 09/12/2009 (Recursos provenientes do MEC e Fontes do tesouro) e até o dia 17/12/2009 (Recursos provenientes de outros Órgãos e fonte própria), disponibilizando o orçamento dos empenhos cancelados, deixando nesta conta apenas aquelas despesas que serão inscritas em Restos a Pagar não processados, automaticamente pelo SIAFI. Obs.: Verificar em 07/01/2010 a conta RP NAO PROCESSADOS INSCRITOS, conciliando-a com a conta EMPENHOS A LIQUIDAR (posição em 31/12/2009). 6. ALMOXARIFADO: Encaminhar a este DCF, até o dia 24/12/2009, os Relatórios RMA de dezembro e anual dos almoxarifados, assinados pelos responsáveis, para análise e conferência do fechamento contábil de cada Unidade Gestora.

3 6.1 - Encaminhar o Inventário em conformidade com a legislação vigente e as demais peças da prestação de contas dos almoxarifados, conforme orientações a seguir, devidamente assinadas pelos responsáveis até 15/01/2010: Emitir os relatórios no sistema SICCA referente ao fechamento anual; Montar a pasta, na seqüência abaixo: - Se possível, encadernada; - Identificação na capa: ALMOXARIFADO 2009 UG (código e nome) a) Portaria instituída para esta finalidade; b) Apresentação do Inventário; c) Fechamento do Inventário Obs.: conferir soma e total; conferir se o valor de cada sub-elemento confere com o Relatório Posição de Estoque; d) Termo de Levantamento das Contas do Responsável; e) Relatório de Comissão; f) Relatório Anual Acumulado Sintético de 01/2009 a 12/2009; g) Relatório Mensal Sintético mês 12/2009; h) Relatório de Fechamento Mensal mês 12/2009; i) Relatório Posição de Estoque 12/2009 Obs.: RELATÓRIO POR SUB-ELEMENTO; conferir se o valor de cada sub-elemento confere com o Relatório de Fechamento Mensal mês 12/2009; j) Relatório Acumulado Analítico de 01/2009 a 12/2009; k) Todos os documentos das letras a, b, c, d, e, f, g e h deverão estar assinados e carimbados. Os relatórios das letras i e j deverão estar rubricados; l) Não enviar relatórios sem assinaturas. Entrar em contato com DCF. m) Enviar somente os documentos solicitados acima, não incluir outros. Entrar em contato com DCF INVENTÁRIO DE ACERVO BIBLIOGRÁFICO: O inventário do Acervo Bibliográfico, assinado pelos responsáveis, deverá dar entrada neste DCF até o dia 24/12/2009, para análise e conferência do fechamento contábil de cada Unidade Gestora. 8. INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS: O relatório do SICPAT (Relatório Sintético Patrimonial TOTALIZAÇÃO de 01/01/2009 a 31/12/2009), assinado pelos responsáveis, deverá dar entrada neste DCF até o dia 18/12/2009, para análise e conferência do fechamento contábil de cada Unidade Gestora. O inventário de BENS MÓVEIS, devidamente elaborado em conformidade com a legislação vigente deverá PERMANECER NA UNIDADE GESTORA, à disposição da CGU - Controladoria Geral da União, que poderá solicitá-lo em auditoria anual. O Gestor deverá ainda mantê-lo arquivado por 10 anos após a apresentação das contas da UFMG ao TCU, em conformidade com o artigo 16 da IN TCU nº 57, de 27/08/2008. OBS.: As contas de 2009 serão apresentadas ao TCU Tribunal de Contas da União em INVENTÁRIO DE BENS IMÓVEIS: O inventário de Bens Imóveis, assinado pelos responsáveis, deverá dar entrada neste DCF até o dia 24/12/2009, para análise e conferência do fechamento contábil da UFMG. 10. AJUSTES, ACERTOS E VERIFICAÇÕES FEITOS PELAS UNIDADES GESTORAS: As Unidades Gestoras poderão efetuar os ajustes necessários na sua contabilidade até o dia 24/12/2009.

4 VERIFICAR AS CONTAS ABAIXO RELACIONADAS, CONSULTANDO O BALANCETE OU CONRAZÃO até o dia 17/12/2009. TODAS AS CONTAS ABAIXO DEVERÃO TER SEUS SALDOS ZERADOS: LIMITE DE SAQUE COM VINCULAÇÃO DE PAGAMENTO (fonte/vinculação /987 e /988) GRU VALORES A RECEBER PARA ESTORNO DESPESA ADIANTAMENTO SUPRIMENTO DE FUNDOS RESTITUIÇÕES EFETUADAS A CLASSIFICAR SAQUES POR CARTÃO DE CRÉDITO A CLASSIFICAR IMPORTAÇÕES EM ANDAMENTO TRANSFERÊNCIAS DO EXERCÍCIO (MATERIAL EM TRÂNSITO) SUPRIMENTO DE FUNDOS (RESPONSABILIDADE) TRANSFERÊNCIAS DO EXERCÍCIO (MATERIAL EM TRÂNSITO) DEPÓSITOS JUDICIAIS DEPÓSITO DE TERCEIROS DIÁRIAS (A PAGAR) SUPRIMENTO DE FUNDOS (A PAGAR) BOLSAS DE ESTUDOS EXERCÍCIOS ANTERIORES GRU VALORES A RECEBER PARA ESTORNO DESPESA ORDENS BANCÁRIAS CANCELADAS GRU A CLASSIFICAR SAQUE CARTÃO CORPORATIVO ORDENS BANCÁRIAS CANCELADAS CARTÃO CORPORATIVO CRÉDITO DISPONÍVEL SUPRIMENTO DE FUNDOS NE A LIQUIDAR PRÉ-EMPENHOS A EMPENHAR SUPRIMENTO DE FUNDOS CONSUMO SUPRIMENTO DE FUNDOS LOCOMOÇÃO SUPRIMENTO DE FUNDOS SERVIÇO RECEITAS CORRENTES A CLASSIFICAR RECEITAS DE CAPITAL A CLASSIFICAR TODAS AS CONTAS ABAIXO DEVERÃO TER SEUS SALDOS CONCILIADOS: LIMITE DE SAQUE COM VINCULAÇÃO DE PAGAMENTO GRU VALORES A RECEBER POR DEV. DESP. EXERCÍCIO MATERIAL DE USO DURADOURO (ACERVO BIBLIOGRÁFICO) SUPRIMENTO DE FUNDOS EMISSÃO NE (deve corresponder ao somatório das contas ) DARF A EMITIR GPS A EMITIR DAR A EMITIR CAUÇÃO NO PAIS CONVÊNIOS VALOR FIRMADO CONVÊNIOS A LIBERAR CONVÊNIOS A COMPROVAR CONVÊNIOS A APROVAR CONVÊNIOS APROVADO CONVÊNIOS VALOR NAO LIBERADO CONVÊNIOS CONCLUÍDO CONVÊNIOS VALOR FIRMADO PORTAL/SICONV CONVÊNIOS A LIBERAR PORTAL/SICONV DIR.OBRIG.CONTR.DE TERCEIROS CONTRATOS DE SERVIÇOS (os DIR.OBRIG.CONTR.COM TERCEIROS CONTRATO DE SEGUROS (os

5 DIR.OBRIG.CONTR.COM TERCEIROS CONTRATO DE SERVIÇOS (os DIR.OBRIG.CONTR.COM TERCEIROS CONTRATO DE ALUGUÉIS (os DIR.OBRIG.CONTR.COM TERCEIROS CONTR. FORNECIMENTO DE BENS (os SAQUE CARTÃO CORPORATIVO (deve corresponder ao total gasto com saques do cartão) FATURA CARTÃO CORPORATIVO (deve corresponder ao total anual gasto com faturas do cartão ) ISSQN A PAGAR RECURSOS DA GRU DEPÓSITOS E CAUÇÕES FORNECEDORES DO EXERCÍCIO FORNECEDORES DE EXERCÍCIOS ANTERIORES CONVÊNIOS A PAGAR EXERCÍCIO CONVÊNIOS A PAGAR EXERCÍCIOS ANTERIORES BOLSAS PARA ESTUDOS EXERCÍCIO (somente o valor correspondente a bolsa de dezembro de 2009 ainda à pagar) INDENIZAÇÕES E RESTITUIÇÕES EXERCÍCIO INDENIZAÇÕES E RESTITUIÇÕES EXERCÍCIO ANTERIOR AUXÍLIO FINANCEIRO A PESQUISADORES EXERCÍCIO FATURA CARTÃO CORPORATIVO PESSOA FÍSICA DO EXERCÍCIO PESSOA FÍSICA DE EXERCÍCIOS ANTERIORES EMPENHOS A LIQUIDAR SUPRIMENTO DE FUNDOS NE PAGOS (deve corresponder ao somatório das contas ) RESTOS A PAGAR NÃO PROCESSADOS A LIQUIDAR RESTOS A PAGAR NÃO PROCESSADOS LIQUIDADOS A PAGAR RESTOS A PAGAR PROCESSADOS NO EXERCÍCIO ANTERIOR Conciliar no CPR utilizando a TRANSAÇÃO CONFLUXO, colocando para pesquisar data inicial 01/01/2003 e data final 31/01/2012, procedendo a regularização dos lançamentos e datas indevidas CONSULTAR AS CONTAS IRREGULARES POR MEIO DAS TRANSAÇÕES CONCONTIR e CONINCONS. Proceder todas as regularizações até o dia 24/12/ ANALISAR A CONTA OBRAS EM ANDAMENTO: Para as obras já concluídas, enviar ao DCF, em conformidade com o OF.CIRCULAR DCF/005/2005, até o dia 24/12/2009, o TERMO DE ACEITAÇÃO DEFINITIVO DA OBRA, elaborado em cumprimento ao artigo 73, Inciso I da Lei 8.666/93, descrevendo o valor de cada obra, para providências contábeis. 12. ATUALIZAÇÃO DA UG E ROL DE RESPONSÁVEIS: 12.1 Atualizar os dados da UG, pela transação ATUUG, até o dia 03/12/2009. Os dados a serem atualizados são: Ordenador de Despesas, Gestor Financeiro, Responsável pela Conformidade de Registro de Gestão e, Contador Responsável (que deve ser o contador ou técnico de contabilidade lotado na Unidade Gestora); 12.2 Atualizar o Rol de Responsáveis da UG, conforme instruções, até o dia 03/12/2009, peça integrante da prestação de contas. Encaminhar uma via a este DCF, até o dia 09/12/2009, para análise prévia do Rol de cada Unidade Gestora.

6 Conforme art. 2º da Decisão Normativa TCU nº 85, de 19/09/2007 e mensagem SIAFI nº 2007/ de 31/10/2007, da coordenação-geral de Contas do Governo/SFC/CGU: a partir do exercício de 2007, o módulo Rol de Responsáveis terá fechamento anual, com a data igual à da área contábil. Tendo em vista o disposto nesta mensagem, solicitamos a todas as unidades gestoras que atualizem o rol no SIAFI, em tempo hábil acima especificado, uma vez que não serão permitidos ajustes para as unidades integrantes do SIAFI, nem alterações após a data de encerramento do exercício CONFORMIDADE DE REGISTRO DE GESTÃO: As Unidades Gestoras deverão manter, rigorosamente atualizada, a conformidade de registro de gestão de DEZEMBRO/ PLANILHA - CONTRATOS COM FUNDAÇAO DE APOIO UMA DAS PEÇAS DA PRESTAÇAO DE CONTAS DA UFMG AO TCU. Enviar ao DCF até o dia 15/01/2010, planilha contendo todos os contratos firmados com a Fundação de Apoio e vigentes em 2009, inclusive para apoio a projetos de Cursos de Especialização, e planilha contendo os Servidores envolvidos nos respectivos projetos em atendimento à decisão 1646/02 do TCU -Tribunal de Contas da União. 15. CONFORMIDADE CONTÁBIL: O DCF - Departamento de Contabilidade e Finanças é o agente responsável pela Conformidade Contábil do órgão UFMG e dará esta conformidade após suas verificações, determinando ao serviço de Contabilidade das Unidades Gestoras, se for o caso, a realização de registros adicionais para correção dos problemas encontrados. Depois de efetuadas as correções e, desde que não haja impropriedades ou irregularidades no que tange às conformidades de registro de gestão, o DCF procederá a Conformidade Contábil do órgão. O contador ou técnico contábil da Unidade Gestora é o agente responsável pela Conformidade Contábil da UG e deverá procede-la, impreterivelmente, entre 07/01/2010 e 14/01/2010, através da transação >ATUCONFCON. Atenciosamente, MACILENE GONÇALVES DE LIMA Diretora do Departamento de Contabilidade e Finanças da UFMG De acordo: Prof. José Nagib Cotrim Árabe Pró-Reitor de Planejamento e Desenvolvimento da UFMG