FORMALIZAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Transcrição

1 PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE JI-PARANÁ FORMALIZAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Realização: CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO Elias Caetano da Silva Controlador Geral Ji-Paraná, Março de 2013

2 FORMALIZAÇÃO DE PROCESSOS ADMINSTRATIVOS Introdução Principais Erros Objetivos Procedimentos Administrativos Fundamento Legal Responsabilidades Conclusão

3 O sucesso da gestão depende de cada um fazer a sua parte no Processo!

4 \o/ Através do processo se concretiza o Ato Administrativo!

5 O Ato Administrativo é composto por Procedimentos Administrativos!

6 O Procedimento Administrativo é o meio pelo qual a Administração Pública materializa o cumprimento da decisão administrativa

7 Sejam Todos Bem-Vindos!

8 Principais Problemas no Processo Incidências de rasuras Ausência de assinaturas e numeração de páginas Falta de anexar documentos, ou anexalos fora do contexto Legal Extravio de Processos Falha na certificação dos recebimento de materiais e serviços Ausência de trâmite dos Processos Ausência de conferência de páginas no recebimento do Processo

9 Principais Causas Falta de Atenção Pressa na formalização do Procedimento Cobranças por agilidade Esquecimento Não registro online de trâmite Ler o despacho e procedimentos anterior Conhecer o próximo procedimento para trâmite

10 Objetivos a serem alcançados Eliminar os erros de trâmite Sempre ler os procedimentos anterior Conhecer o procedimento posterior Registrar no despacho o que se pretende no trâmite

11 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

12 CF/88 Lei Orgânica Lei 9784/99 Dec.945/2013/PMJP IN 009/2009/CGM/PMJP Fundamento Legal Art. 37 Legalidade Impessoalidade Moralidade Publicidade Eficiência Art. 60 Legalidade Impessoalidade Moralidade Publicidade Eficiência Regula o Processo Administrativo no âmbito federal Dispõe sobre a tramitação dos Processos Administrativos Trata sobre os procedimentos Administrativos na formalização dos Processos

13 Aumentar a eficiência Objetivos das Normas Destino Correto Conhecer os Procedimentos Visão Macro Reduzir Tempo

14 Processo Administrativo CONCEITO É o conjunto de peças que documentam o exercício da atividade administrativa em caso concreto.

15 Processo Administrativo CONCEITO - Trâmite Meio Início Fim É o caminho que o processo percorre, desde a sua instauração até a concretização da decisão administrativa.

16 FASES DO PROCESSOS ADMINISTRATIVO Instauração Instrução Decisão

17 REQUISITOS DE ESTRUTURA DO ATO ADMINISTRATIVO Competência Finalidade Forma Motivo Objeto É o poder atribuído ao Agente para desempenho específico da ação. É o objetivo de interesse Público a atingir. É o revestimento exteriorizador do ato (Legal) É a situação de fato ou de Direito que determina a realização do ato. É o conteúdo do ato. Todo ato administrativo produz um efeito jurídico sujeito a ação do poder público.

18 Trâmite de Processos Nasce! Cresce! Reproduz! E... Arquiva-se!

19 Processos de Compra e de Serviços FLUXOGRAMA DE TRÂMITE 01 -SEC.ORIGEM SMS-Solicitação Material e Serviço Projeto Básico 02-SEMAD-GAB.SEC. Verificação da Solicitação 03 -SEMAD-CGP Cotação de Preços 04-SEMAD-GAB.SEC. Análise e Autorização para Formalização Processo 05-SCI Protocolo 06-SEMAD -CACO Adequação Orçamentária 07-SEMFAZ - Contabil Adequação Financeira 08- SEMAD-CPL Elaborar Minutas 09- PGM Parecer Procedimento Licitatório 10- GAB.PREFEITO Autorização da Despesa e do Procedimento Licitatório 11 - SEMAD - CPL Licitação 12-PGM Parecer 13-GAB-PREFEITO Homologação 14-SEMAD - CACO Empenho 15-SEMFAZ - Contabil Ajusta Adequação Financeira 16-PGM Formalização do Contrato 17-GAB-PREFEITO Assinatura Contrato 18- PGM Assinatura Contrato Fornecedores e Publicações 19 - SEC.ORIGEM Execução 20-SEMAD - ALMOXARIFADO Conferência e Certificação 21-SEC.ORIGEM- COMISSÕES Fiscalização e Emissão Parecer 22 - SEC.ORIGEM Apensar documentos de regularidade fiscal 23-CGM Analise e Emissão de Parecer 24-SEMAD-GAB Adequação Ordem Cronológica 25-SEMFAZ Pagamento

20 Processos de Diárias FLUXOGRAMA DE TRÂMITE 01 -SEC.ORIGEM Mem. de Solicitação Projeto Básico Termo de Concessão 02-SEMAD-GAB.SEC. Verificação da Solicitação 03 - SEMFAZ/CONTÁBIL Verificação e Declação de Adimplência 04-SCI Protocolo 05- GAB.PREFEITO Autorização da Despesa 06- SEMAD/CACO. Reserva Orçamentária 07- SEMFAZ/CONTABIL Reserva Financeira 08-SEMAD - CACO Empenho 09- CGM Análise e Parecer 10-SEMFAZ Pagamentos 11- SEMFAZ/CONTABIL Inscrição Rol de Responsáveis 12-SEC.ORIGEM Elaboração da prestação de contas nos termos da Legislação Declaração de Aprovação pelo Secretário 13- CGM Análise e Parecer sobre a prestação de contas 14- SEMFAZ/CONTABIL Baixa de Responsabilidade, caso seja aprovada prestação de contas 15-PGM Procedimentos para recuperação de valores não comprovados 16-SEMAD Desconto em Folha de Pagamento 17- SEMFAZ/CONTÁBIL Baixa de Responsabilidade Inscrita

21 Processos de Suprimento de Fundos FLUXOGRAMA DE TRÂMITE 01 -SEC.ORIGEM Mem. de Solicitação Projeto Básico Qualificação do Responsável Indicação Contas Correntes 02-SEMAD-GAB.SEC. Verificação da Solicitação 03 - SEMFAZ/CONTÁBIL Verificação e Declação de Adimplência 04-SCI Protocolo 05- GAB.PREFEITO Autorização da Despesa Emissão Portaria de Concessão e Publicação 06- SEMAD/CACO. Reserva Orçamentária 07-SEMFAZ/CONTABIL Reserva Financeira 08-SEMAD - CACO Empenho 09- CGM Análise e Parecer 10-SEMFAZ Pagamentos 11- SEMFAZ/CONTABIL Inscrição Rol de Responsáveis 12- SEC. ORIGEM Gestão do Adiantamento de Recursos 13-SEC.ORIGEM Elaboração da prestação de contas nos termos da Legislação Declaração de Aprovação pelo Secretário 14- CGM Análise e Parecer sobre a prestação de contas 15- SEMFAZ/CONTABIL Baixa de Responsabilidade, caso seja aprovada prestação de contas 16-PGM Procedimentos para recuperação de valores não comprovados 17-SEMAD Desconto em Folha de Pagamento 18- SEMFAZ/CONTÁBIL Baixa de Responsabilidade Inscrita

22 FORMALIZAÇÃO PROCESSO ADMINISTRATIVO IN 009/CGM/PMJP

23 Sumário 1- Disposições Gerais 2 Recebimento e Protocolização de Documentos 3 Autuação 4 Tramitação 5 Certificação dos Atos 6 Termo de Apensamento 7 Termo de Desapensamento 8 Termo de Juntada 9 Termo de Desentranhamento 10 Termo de Encerramento e Abertura de Volume 11 Termo de Arquivamento e Desarquivamento 12 Análise e Instrução Processual 13 Reconstituição dos Autos 14 Disposições Finais

24 1 Disposições Gerais São regidos pela IN todos procedimentos na constituição do Processo Administrativo, quer seja aquisições, serviços, diárias, suprimento de fundo, folha de pagamento, tomada de conta especial, etc.

25 2 Recebimento e Protocolização de Documentos e Processos Todos os documentos inerente ao ato administrativo deverá ser juntado aos Autos através de procedimento específico, exceto quando for inerente a atividade fim do agente administrativo. Deverá ser protocolizado no SCI, fornecido ao interessado o comprovante. A tramitação será exclusivamente via meio eletrônico. Deverá o responsável pelo SCI, verificar o teor dos documentos interno e externos se há anexos conferindo-os.

26 3 Autuação dos Processos Consiste na reunião de documentos em uma capa, devidamente datados, numerados e rubricados pelo servidor. Será feita incialmente pelo SCI, pelo qual deverá certificar se já não existe um processo constituído especificamente com o mesmo fim. Deverá se fixada na capa a etiqueta com o número dos Autos, Interessado, Objeto, Ano, Tipo, no qual serão assinados e numerados todas as folhas no canto superior direito.

27 3 Autuação dos Processos INTERESSADOS: Considera-se interessados para o Processo: a) Nos processos de despesas, prestação de contas, tomada de contas, balancetes, edital de licitação, dispensa ou inexigibilidade, alienação de bens, dentre outros, O ORDENADOR DA DESPESA.

28 3 Autuação dos Processos INTERESSADOS: Considera-se interessados para o Processo: b) Nos processos pertinentes a relatório de gestão fiscal e relatórios resumidos de execução orçamentária; O TITULAR DO ÓRGÃO

29 3 Autuação dos Processos INTERESSADOS: Considera-se interessados para o Processo: c) Nos processos de diárias e suprimento de fundo, o SERVIDOR BENEFICIÁRIO

30 4 Trâmite Todos os documentos juntados ao Processo em Trâmite, devem obrigatoriamente, serem carimbados, numerados, datados e rubricados com o respectivo nome completo, cargo/função e matrícula do servidor responsável. No mesmo dia em que for formalizado o processo pelo SCI, deverá ser tramitado para o setor de competência para o próximo ato.

31 4 Trâmite Não será permitido a tramitação de processo com capa deteriorada, devendo ser substituída por outra capa com todos os dados da autuação constante do Termo de Autuação. Somente será tramitado pelas unidades os processos mediante despacho, observado as normas quanto à sua remessa e recebimento com os devidos registros no Sistema Informatizado.

32 5 Certificação dos Atos Consiste na constatação se estão anexados todos os documentos necessários até a fase requerida para o processo. Antes do recebimento deverá ser conferido se todos os documentos foram apensados, assinaturas, numeração das folhas bem como a quantidade está condizente.

33 5 Certificação dos Atos Compreende a Certificação: Termo de Apensamento; Termo de Desapensamento; Termo de Juntada; Termo de Desentranhamento; Termo de Encerramento e Abertura de Volume e; Termo de Arquivamento e Desarquivamento.

34 6 Termo de Apensamento Consiste na união física de um processo ao outro, por determinação superior do gestor do órgão interessado, através do despacho. Deverá ser feito sempre que o processo apensado vierem incorporar valor ao entendimento regular da despesa. Deverá constar tal procedimento no sistema informatizado de tramitação de processos

35 6 Termo de Apensamento Modelo TERMO DE APENSAMENTO Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), faço o apensamento a estes autos do Processo de nº xxxxxxx/xxxx, em cumprimento ao despacho de fls. Xxx. Assinatura, nome completo e matricula.

36 7 Termo de Desapensamento Consiste na desunião física de processos por determinação superior do gestor do órgão responsável. Será feito quando não houver conexão das matérias entre os processos apensados, tão pouco resultar em prejuízo para tramitação dos autos.

37 7 Termo de Desapensamento Modelo TERMO DE DESAPENSAMENTO Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), desapenso destes autos o Processo de nº xxxxxxxx/xxxx, em cumprimento ao despacho de fl. Xxxx. Assinatura, nome completo e matrícula.

38 8 Termo de Juntada Diz respeito ao ato de anexar documentos a um processo em tramitação, devendo ocorrer na unidade em que se encontra o processo, conforme trâmite na ordem cronológica. Ao efetuar a juntada de novos documentos, deve-se ter o cuidado em avaliar sua real relevância, de forma a se evitar a inclusão de informações desnecessárias e documentos repetitivos (cópias de documentos já existentes).

39 8 Termo de Juntada Modelo TERMO DE JUNTADA Aos xxxx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), procedi a juntada a este Processo dos documentos xxxxx de fls. xxxxx (indicar a quantidade de folhas), devidamente rubricados e numerados. Assinatura, nome completo e matrícula

40 9 Termo de Desentranhamento Consiste na desanexação ou a retirada de documento de um processo em tramitação por determinação da autoridade responsável, visto a juntada equivocada ou documentos em duplicidades. Substitui-se as folhas retiradas pelo respectivo termo.

41 9 Termo de Desentranhamento Modelo TERMO DE DESENTRANHAMENTO Aos xxxx mês xxxxxx do ano 20xx, nesta (indicar a unidade administrativa), em atenção ao despacho de fl. xxxx desentranhei deste Processo as folhas (nominar o documento). Certifico, ainda que (indicar a destinação). Assinatura, nome completo e matricula.

42 10 Termo de Encerramento e Abertura Consiste na lavratura termo descritivo sobre a necessidade de se criar um novo volume para o Processo. Deverá se aberto um novo volume assim que seja alcançado 300 folhas. Deverá ser capeado com mesmos dados da autuação originária. Os volumes obrigatoriamente deverão tramitar em conjunto, devendo os termos de remessa e recebimento constarem os volumes tramitados.

43 10 Termo de Encerramento e Abertura TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Aos xxxx dias do mês de xxxxx do ano de 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), faço o encerramento deste volume do processo nº xxxxx/xxxx, numerado de fls. xxx/xxx, incluindo este Termo de Encerramento. Assinatura, nome completo e matrícula. TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Aos xxxx dias do mês de xxxxx do ano de 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), faço a abertura do xxxx volume do processo nº xxxxx/xxxx, iniciando-se com às fls. xxxx. Assinatura, nome completo e matrícula

44 11 Termo de Arquivamento e Desarquivamento Refere-se a guarda em caixas apropriadas organizados por ordem cronológicas, após o cumprimento de todas as fases e atendido o objeto pelo qual foi instaurado o processo. Vedado o arquivamento de processos com pendências de procedimentos, assinatura, numeração, emissão de termos. O despacho emitido pela autoridade em que solicita o arquivamento deverá conter a expressão ARQUIVE-SE!, após minuciosa conferência.

45 11 Termo de Arquivamento e Desarquivamento Deverá ser lavrado o termo de arquivamento pelo SCI, registrado no sistema a situação de arquivamento. Após o arquivamento, somente será desarquivado mediante solicitação de autoridade competente após formalizado o termo de desarquivamento. Obrigatoriamente deverá ser registrado no sistema o desarquivamento com também a descrição dos fatos motivadores.

46 11 Termo de Arquivamento e Desarquivamento Modelo TERMO DE ARQUIVAMENTO Aos xxxx dias do mês de xxxxx do ano de 20xx, nesta Divisão de Expediente, em atenção ao despacho de fl. xxxx, arquivei o processo no arquivo xxxx, caixa xxxx, código xxxx, contendo xxxx volumes com xxxx folhas. Assinatura, nome completo e matrícula. TERMO DE DESARQUIVAMENTO Aos xxxx dias do mês de xxxxx do ano de 20xx nessa Divisão (Expediente, em menção à solicitação e/ou despacho de. fls. xxxx, desarquivei esse processo do arquivo xxxx, caixa xxxx, código xxxx, contendo xxx volumes com xxxx folhas e xxxx apensos. Assinatura, nome completo e matrícula.

47 12 Análise e Instrução Incumbe ao servidor que recebe e tramita o processo a responsabilidade pela conferência antes do encaminhamento, nos mesmos termos aquele que o recebe. Nos termos da legislação, fica o servidor responsável, administrativa, civil e penal, pelo extravio, omissão, descuido nos trâmites referente ao processo administrativo e documentos públicos pertinentes.

48 13 Reconstituição dos Autos Todo processo extraviado ou destruído será obrigatoriamente reconstruído. O titular do órgão de origem deverá solicitar a reconstituição por iniciativa própria ou por determinação superior. Deverá ser formalizado capa específica e autuada com o termo RECONSTITUIÇÃO DE AUTOS Deverá ser solicitada as unidades pelo qual o processo tramitou cópias dos documentos, como também as entidades públicas e privadas cópia de documentos que guardem correspondência com os autos extraviado.

49 13 Reconstituição dos Autos Se durante o a reconstituição o processo original for encontrado, deverá o processo reconstituído ser apensado ao original. Caso se encontrado após a conclusão do processo, será apensado àquele que se encontra com procedimento de trâmite mais adiantando.

50 14 Disposições Finais Compete ao SCI a guarda dos dados gerados pelo sistema informatizado de trâmite. Todo servidor usuário do sistema que detectar qualquer irregularidade no trâmite deverá de imediato comunicar ao SCI. Os modelos referem a exemplos, poderão ser aperfeiçoados quando o caso exigir. As folhas do processo utilizadas exclusivamente para despachos, termos ou certidões com espaços em branco, deverão ser inutilizado por um traço transversal, ou carimbo em Em Branco.

51 14 Disposições Finais As folhas do processo utilizadas exclusivamente para despachos, termos ou certidões com espaços em branco, deverão ser inutilizado por um traço transversal, ou carimbo em Em Branco. Não será permitido a reutilização da numeração de protocolo ou de autuação que porventura tenha sido objeto de cancelamento, qual deverá permanecer registrado no sistema.

52 MENSAGEM

53 Por Fim! Tudo quanto te vier à mão para fazer, faze-o conforme as tuas forças, porque na sepultura, para onde tu vais, não há obra nem projeto, nem conhecimento, nem sabedoria alguma. Eclesiastes 9:10

54 PERGUNTAS?

55 OBRIGADO!!! À DISPOSIÇÃO: EQUIPE CGM