NORMAS GERAIS PARA RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

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1 NORMAS GERAIS PARA RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA DE DOCUMENTOS PROCEDIMENTO PADRÃO Nº. 001/2006. Teresina, Março 2008

2 ATUALIZADO EM MARÇO DE 2008 NORMAS GERAIS PARA RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA DE DOCUMENTOS PROCEDIMENTO PADRÃO Nº. 001/2006. Teresina, Março,

3 SUMÁRIO Página 1. Apresentação Principais documentos trabalhados Detalhamento para preenchimento dos Formulários e Solicitações - Procedimentos Específicos Recebimento e Conferência de Notas Fiscais Modelo 1 - Solicitação de Pagamento Pessoa Física Modelo 2 - Solicitação de Suprimentos de Fundos Modelo 3 Solicitação de Diárias Modelo 4 Solicitação de Pagamento Pessoa Jurídica Modelo 5 Solicitação de Compras Material Permanente Modelo 6 Solicitação de Passagem Modelo 7 Solicitação de Compras consumo Modelo 8 Solicitação de Bolsa - CADASTRO Modelo 9 Prestação de Contas Suprimento de Fundos Modelo 10 Cadastro de Prestador de Serviços Modelo 11 Solicitação de Pagamento de Bolsa Modelo 12 Solicitação de Transferência de Recursos Modelo 13 Prestação de Contas de Transferências de 17 Recursos 3.15 Modelo 14 Relatório de Viagens 18 3

4 1. Apresentação Visando aperfeiçoar os serviços prestados e melhorar o fluxo de comunicação entre os coordenadores dos projetos e esta Fundação, elaboramos este manual para prestar orientação sobre alguns procedimentos padrões necessários à execução das nossas atividades e melhorar o atendimento às necessidades de nossos clientes. Tem como objetivo informatizar as diversas etapas do processo de atendimento de modo a garantir maior agilidade, padronização e difusão de informações em rede. A partir da elaboração deste Manual de Procedimentos esperamos estar contribuindo para a prestação de serviços clara, objetiva e sintonizada com os objetivos da gestão atual: atuar com profissionalismo e transparência. Pedimos a todos os colaboradores a leitura atenta destas instruções e, sempre que justificado, as sugestões de melhorias nos processos aqui abordados. Sugerimos também a leitura do documento: INSTRUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 01 DE 15 DE MAIO DE 2006, complementar às instruções aqui apresentadas, visto que a mesma está em constante processo de atualização em consonância com a legislação vigente. Esclarecemos que toda e qualquer informação constante nestes formulários é de total responsabilidade do solicitante (coordenador do projeto). 2. Principais Documentos trabalhados: Notas Fiscais de terceiros referentes à prestação de serviços e/ou fornecimento de produtos. Tabela 1 - Formulários e Solicitações: MODELO DESCRIÇÃO Modelo - 01 Solicitação de Pagamento (pessoa física) Modelo - 02 Solicitação de Suprimento de Fundos/Adiantamento Modelo - 03 Solicitação de Diárias Modelo - 04 Solicitação de Pagamento (pessoa jurídica) Modelo - 05 Solicitação de Compras (material permanente /ou equipamentos) 4

5 Modelo - 06 Modelo - 07 Modelo - 08 Modelo - 09 Modelo - 10 Modelo - 11 Modelo - 12 Modelo - 13 Modelo - 14 Solicitação de Passagem Solicitação de Compras (material de consumo, didático, pedagógico ou de expediente); Solicitação de Bolsa Prestação de Contas de Suprimento de Fundos/Adiantamento Cadastro de pessoa física/prestador de serviço / Cadastro dos Coordenadores Solicitação de Pagamento de Bolsa Solicitação de Transferências de Recursos (específico) Prestação de Contas de Transferências de Recursos (específico) Relatório de Viagens (diárias) 3. Detalhamento para preenchimento dos Formulários e Solicitações - Procedimentos Específicos Visando atender às exigências dos financiadores e órgãos fiscalizadores, informamos que: A partir desta data, os documentos para pagamento deverão atender aos seguintes requisitos: 3.1. Recebimento e Conferência de Notas Fiscais Notas Fiscais de Serviços Série A ou Nota Fiscal Avulsa emitida pela Prefeitura Municipal: As Notas Fiscais deverão ser originais, sem rasuras, e estar atestadas pelo recebedor; Para efeito do preenchimento das notas fiscais deverá constar, obrigatoriamente: Destinatário: FUNDAÇÃO CULTURAL E DE FOMENTO À PESQUISA, ENSINO E EXTENSÃO. CNPJ: / Endereço: Espaço Universitário, Campus Universitário Ministro Petrônio Portela. 5

6 Bairro Ininga Teresina-PI CEP As Notas Fiscais de prestação de serviço deverão ser encaminhadas a Fundação até o dia 22 do mês de emissão da referida NF, para cumprirmos a data de recolhimento do ISS e INSS; A data da emissão da nota fiscal deverá ser sempre dentro do mesmo mês da data de solicitação do pagamento do serviço ou produto. Notas fiscais de serviços deverão ser informadas na DMS/ISS (Prefeitura Municipal de Teresina); O histórico no corpo da nota deverá estar de acordo com a solicitação de pagamento; No corpo da nota fiscal deverá ser citado o nome do projeto/convênio solicitante; Deverá constar em todas as vias das Notas Fiscais o atestado de recebimento emitido pelo coordenador do projeto, devidamente datado e assinado; Deverá estar acompanhada do respectivo recibo de pagamento; Verificar a data de vencimento da fatura respectiva, evitando receber notas com a data de vencimento em atraso. Notas Fiscais Série 1 ou única (fornecimento de bens de consumo ou material permanente): Além dos itens citados acima, observar: Data da emissão pode ser de mês anterior, desde que dentro da validade da nota fiscal e de acordo com a solicitação do coordenador do projeto Modelo 01 Solicitação de Pagamento (Pessoa Física) 6

7 Rubrica (elemento de despesa) conforme o plano de trabalho do projeto ou convênio; A data da emissão da solicitação deverá ser sempre dentro do mesmo mês de previsão de pagamento do serviço ou produto. Notas fiscais de serviços deverão ser informadas na DMS/ISS (Prefeitura Municipal de Teresina); Dados completos do favorecido. A falta de alguma informação dificulta, atrasa ou suspende o pagamento devido; Discriminação do serviço: especificar detalhadamente as atividades desenvolvidas ou produtos fornecidos, citando o número da parcela, quantidade de hora aulas ministradas e número da nota fiscal respectiva, quando houver; Valor bruto do serviço ou produtos e valor por extenso; Dados bancários do favorecido (caso tenha); Caso o favorecido tenha dependente, anexar junto à solicitação os documentos que o comprove, assim haverá o desconto do valor bruto a que faz jus o prestador de serviço; Verificar assinatura do coordenador do projeto. Condições de Recebimento: Os pagamentos são liberados pela FADEX em até 03 (três) dias úteis Lembramos que: a partir da data de recebimento da solicitação e somente são atendidas até o dia 22 de cada mês. A partir desta data, somente serão aceitas solicitações no mês seguinte. Em obediência a legislação vigente no país, há obrigatoriedade de recolhimento dos seguintes impostos: INSS: 20% debitado ao projeto e 11% descontado do valor bruto a que faz jus o prestador de serviço. ISS: 3% ou 5%, de acordo com o serviço prestado, a ser 7

8 descontado do valor bruto a que faz jus o prestador de serviço, quando este não for inscrito na Prefeitura Municipal. Deverão acompanhar a solicitação os documentos legais que comprovem isenção ou dedução de imposto (INSS, IRRF ou ISS) Modelo 02 Solicitação de Suprimentos de Fundo Campos de Preenchimento obrigatório: Rubrica (elemento de despesa) conforme o plano de trabalho do projeto ou convênio; A data da emissão da solicitação deverá ser sempre dentro do mesmo mês da data de previsão de pagamento ou adiantamento; Dados completos do favorecido. A falta de alguma informação dificulta, atrasa ou suspende a liberação de suprimento de fundos; Dados bancários do favorecido (caso tenha); Valor bruto do adiantamento; Verificar assinatura do coordenador do projeto Condições de Recebimento: Os suprimentos de fundos ou adiantamento estão sujeitos à quitação de pedidos similares realizados anteriormente (não poderá haver nenhuma pendência com relação a suprimentos ou adiantamentos já concedidos); Deverá contemplar despesas com material de consumo e de valores pequenos, que não justifiquem a emissão de cheque; Somente poderá ser concedido em nome do coordenador do projeto, não podendo esta responsabilidade ser delegada a nenhum outro membro do mesmo; 8

9 A prestação de contas deverá ser feita até o 5º dia corrido do mês subseqüente à data do recebimento do recurso, para fins de lançamento no sistema financeiro e para as devidas informações fiscais Modelo 03 Solicitação de Diárias Rubrica (elemento de despesa) conforme o plano de trabalho do projeto ou convênio; A data da emissão da solicitação deverá ser sempre dentro do mesmo mês da data de previsão de pagamento ou adiantamento; Dados completos do(a) favorecido(a). A falta de alguma informação dificulta, atrasa ou suspende a liberação do pagamento; Dados bancários do favorecido (caso tenha); Objetivo claro e preciso da viagem; Tipo de diária e localidade de destino; Período da viagem; Quantidade e valor unitário da diária (informar a categoria (doutor, mestre, especialista, etc) do(a) favorecido(a), para conferência do valor da diária:.) Valor bruto do adiantamento; Assinatura do favorecido(a). Verificar assinatura do coordenador do projeto. Condições de Recebimento: As diárias somente deverão ser aceitas se a data da solicitação dor 9

10 anterior ao período da viagem; Somente a Coordenação de Administração poderá autorizar o recebimento e pagamento de diárias que não atendam a estas determinações; O pagamento das diárias deverá ser realizado, no máximo, até a data do primeiro dia da viagem Modelo 04 Solicitação de Pagamento Pessoa Jurídica Rubrica (elemento de despesa) conforme o plano de trabalho do projeto ou convênio; Local e data da emissão da solicitação deverá ser sempre dentro do mesmo mês da data de previsão de pagamento ou adiantamento; Dados completos do(a) favorecido(a). A falta de alguma informação dificulta, atrasa ou suspende a liberação do pagamento; Discriminação do serviço executado, citando o número e tipo da nota fiscal de fornecimento do serviço. Valor total da despesa (em moeda e por extenso). Dados bancários do favorecido (caso tenha); Condições de recebimento: Observar os itens obrigatórios da conferência de documentos fiscais ver procedimento específico à folha 001 deste manual; Para notas fiscais de serviços, receber somente se a NF for do modelo A (modelo grande) e se a data da sua emissão for do mesmo mês da solicitação e do possível pagamento. Não serão aceitas notas fiscais 10

11 de serviços emitidas em mês anterior ao da data de recebimento; Para notas fiscais de fornecimento de material, receber somente se a NF for do modelo 1 ou ÚNICA (modelo grande); Em ambos os casos, não receber sem o atestado de recebimento assinado e datado pelo coordenador do projeto Modelo 05 Solicitação de Compras: Material Permanente/ Equipamentos Rubrica (elemento de despesa) conforme o plano de trabalho do projeto ou convênio; Local e data da emissão da solicitação deverá ser sempre dentro do mesmo mês da data de previsão de pagamento; Informar o tipo da compra: material permanente ou equipamento; Informar o local de entrega do bem, ou seja, para qual atividade será utilizado e em que local de lotação; Informar a quantidade, unidade de medida, descriminação detalhada do material ou equipamento solicitado, de forma a evitar compras inadequadas ou incoerentes ao pedido; Verificar a assinatura do coordenador do projeto Modelo 06 Solicitação de Passagem 11

12 Rubrica (Preenchimento padrão já está no formulário). Para que seja feita despesa com esta rubrica é preciso que a mesma tenha sido prevista no plano de trabalho do projeto ou através de aditivo ou justificativa. Conferir antes de prosseguir com o pagamento; A data da solicitação com no mínimo 05 dias úteis de antecedência em relação à data prevista para a viagem; Dados completos do(a) favorecido(a); Dados sobre a viagem: trechos a serem adquiridos, datas de saída e de retorno. Companhia aérea e código da reserva, no caso da mesma ter sido feita antecipadamente à solicitação; Valor total da solicitação, em moeda e por extenso. Objetivo da viagem: auto-explicativo; Verificar assinatura do coordenador do projeto Modelo 07 Solicitação de Compras (material de consumo, didático, pedagógico ou de expediente) Rubrica da despesa conforme o plano de trabalho do projeto ou convênio; Data da emissão da solicitação, sempre dentro do mesmo mês de previsão de pagamento; 12

13 Marcar o tipo da compra: material de consumo, material didático, material pedagógico ou material de expediente; Informar o local de entrega do material especificado, pontos de referência que auxiliem o serviço de entrega; Informar a quantidade, unidade de medida, descriminação detalhada do material solicitado, de forma a evitar compras inadequadas ou incoerentes ao pedido; Verificar a assinatura do coordenador do projeto Modelo 08 Solicitação de Bolsa Todos os campos relacionados a dados pessoais são autoexplicativos e de preenchimento obrigatório. Dados bancários (banco para depósito) somente se o bolsista tiver conta em banco; Curso/Matrícula: informa qual o curso que o bolsista freqüenta e o número de sua matrícula na instituição de ensino. Vínculo empregatício e titulação: casos em que o bolsista faça parte do quadro funcional da UFPI; Local das atividades: local em que o bolsista estará prestando os serviços. Indicar também número de telefone para contato; Dados sobre a bolsa: breve resumo do projeto (objetivos); Tipo de bolsa, duração, data de início e valor total da mesma; Nome do projeto e número do convênio e/ou contrato que o regulamentou; 13

14 Nome do coordenador do projeto; Verificar assinatura do coordenador do projeto e data de preenchimento do formulário (esta data não pode ser anterior a de início da bolsa) O campo Autorização da Concessão e Data da Concessão deverá ser preenchido na FADEX Modelo 09 Prestação de Contas de Suprimento de Fundos Rubrica de despesa de acordo com o que foi solicitado através do formulário modelo 02; Data em que foi solicitado o adiantamento; Data da emissão da prestação de contas; Indicar o número do documento fiscal que originou a compra (nota fiscal ou cupom fiscal); Informar o valor total do documento fiscal; Preencher o campo Valor do adiantamento com o valor concedido para suprimento de fundos. Os campos Total das Despesas e Saldo Devolvido à FADEX Verificar assinatura do coordenado do projeto Modelo 10 Cadastro de pessoa física/prestador de serviço / Cadastro dos Coordenadores 14

15 Todos os campos são de preenchimento obrigatório e deverão estar em letra de forma ou legível. Nome do projeto ou convênio; Nome completo do prestado de serviços, sem abreviações; Data de nascimento e naturalidade; Filiação completa, sem abreviações. Quando não souber o nome de um dos pais, colocar um traço no espaço respectivo; Endereço residencial completo: Rua, Avenida, Condomínio, Quadra... Bairro, Cidade, Estado e CEP; Telefone residencial e celular (próprio ou para recado); Número do CPF e RG e nome do Órgão expedidor e Estado (UF); Número do título de eleitor e do PIS ou PASEP; Número de registro no INSS, ISS e de Carteira de trabalho, quando houver; Marcar o tipo de escolaridade do prestador de serviço; Informar a titularidade do mesmo e categoria de pós-graduação se houver; Marcar a situação funcional em relação ao projeto e órgão de origem, quando houver. Indicar nome e número de banco, agência e conta corrente ou poupança para recebimento dos créditos devidos; Verificar a data e assinatura do prestador de serviços Modelo 11 Solicitação de Pagamento de Bolsa Campos de Preenchimento obrigatório: 15

16 Rubrica (elemento de despesa) conforme o plano de trabalho do projeto ou convênio; A data da emissão da solicitação deverá ser sempre dentro do mesmo mês de previsão de pagamento; Dados completos do favorecido. A falta de alguma informação dificulta, atrasa ou suspende o pagamento devido; Discriminação do pagamento: especificar detalhadamente as atividades desenvolvidas, citando o número da parcela, quantidade de horas trabalhadas; Valor bruto do serviço e valor por extenso; Dados bancários para pagamento: opcional; Verificar assinatura do coordenador do projeto Modelo 12 Solicitação de Transferência de Recursos Nome e identificação da Gerência Regional de Educação para a qual serão transferidos os recursos. Rubrica (elemento de despesa) conforme o plano de trabalho do projeto ou convênio; Identificar o período de utilização dos recursos (consoante ao prazo de prestação de contas) A data da emissão da solicitação deverá ser sempre dentro do mesmo mês da data de previsão de pagamentos ou adiantamentos; Dados completos do responsável. A falta de alguma informação 16

17 dificulta, atrasa ou suspende a liberação da transferência de recursos; Dados bancários da gerência (conta específica da gerência regional); Valor bruto do adiantamento; O prazo para execução em geral são 30 (trinta) dias e a prestação de contas deverá ser apresentada até o 5º dia útil após findado o prazo de execução para fins de lançamento no sistema financeiro). Verificar assinatura do coordenador do projeto Condições de Recebimento: As transferências ou adiantamento estão sujeitos à quitação de pedidos similares realizados anteriormente (não poderá haver nenhuma pendência com relação a transferências ou adiantamentos já concedidos); Deverá contemplar despesas em conformidade com os respectivos planos de trabalho. Somente poderão ser concedidos em nome da gerência regional e do respectivo responsável (gerente) não podendo ser transferido a outros membros da equipe Modelo 13 Prestação de Contas de Transferências Nome e Identificação da Gerência Regional de Educação para a qual foram transferidos os recursos Rubrica de despesa de acordo com o que foi solicitado através do formulário modelo 12; 17

18 Data em que foi solicitada a transferência; Dados do Banco e Conta Bancária para a qual foi realizada a respectiva transferência (conta da Gerência Regional de Educação); Dados da Conta/Projeto da qual foram subtraídos os recursos; Data da emissão da prestação de contas; Indicar o número do documento fiscal que originou a compra (nota fiscal ou cupom fiscal), (Caso seja folha de pagamento identificar no item - N. do Documento Fiscal (folha de Pagamento), no item Credor - o 1º nome da folha e outros...; item discriminação do material/serviços Diárias; no item - Valor Total - Soma total da folha de pagamento. Informar o valor total do documento fiscal (caso seja material de consumo e/ou serviços de terceiros - pessoa jurídica); Preencher o campo RESUMO DA MOVIMENTAÇÃO com o valor concedido para transferência e o campo Valor Utilizado e Saldo a Devolver à Conta FADEX (resultado entre valor concedido e valor utilizado). Verificar assinatura do coordenador do projeto com a respectiva aprovação dos gastos Modelo 14 Relatório de Viagens (Diárias) Rubrica (elemento de despesa) conforme o plano de trabalho do projeto ou convênio; A data da emissão do presente relatório de viagem deverá ser sempre de acordo com a data da respectiva apresentação; Apresentação do Relatório com os dados completos do(a) favorecido(a). Dados bancários do favorecido (caso tenha); 18

19 Objetivo claro e preciso da viagem; Tipo de diária e localidade de destino; Período da viagem - (período que efetivamente foi realizada a viagem); Quantidade e valor unitário da diária (informar a categoria - doutor, mestre, especialista, etc. do(a) favorecido(a), para conferência do valor da diária); Valor total das diárias recebidas (Valor unitário multiplicado pela quantidade de diárias autorizadas); Valor total das diárias utilizadas ( valor total das diárias recebidas subtraído o valor total das diárias não utilizadas); A sobra de recursos refere-se à diferença entre o valor total de diárias recebidas subtraído o valor total de diárias efetivamente utilizadas (Se não houver sobras de recursos indicar que as diárias foram suficientes para o cumprimento da atividade); Breve relato sobre as atividades desenvolvidas e os resultados alcançados; Assinatura do favorecido; Aprovação do Coordenador do Projeto/Programa. 19