Universidade Estadual do Centro-Oeste Reconhecida pelo Decreto Estadual nº 3.444, de 8 de agosto de 1997

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1 RESOLUÇÃO CONJUNTA Nº 9-CEPE-CAD/UNICENTRO, DE 21 DE MAIO DE Aprova o Regulamento do Protocolo Geral da UNICENTRO. O REITOR DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CENTRO-OESTE, UNICENTRO: Faço saber que o Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão, CEPE, por meio do Parecer n 151-CEPE, de 3 de abril de 2009, e o Conselho de Administração, CAD, por meio do Parecer n 177-CAD, de 24 de abril de 2009, contidos no Protocolo nº 3.171, de 28 de março de 2007, aprovaram, e eu sanciono, nos termos do art. 9º, inciso X, do Regimento Geral da UNICENTRO, a seguinte Resolução: Art. 1º Fica aprovado o Regulamento do Protocolo Geral da Universidade Estadual do Centro-Oeste, UNICENTRO, anexo a esta Resolução. Art. 2 Revoga-se a Resolução n 027-CEPE/UNICENTRO, de 2 de junho de Art. 3º Esta Resolução entra em vigor nesta data. Gabinete do Reitor da Universidade Estadual do Centro-Oeste, UNICENTRO. Prof. Vitor Hugo Zanette, Reitor. 1 Campus CEDETEG: Rua Simeão Camargo Varela de Sá, 03 Fone/FAX: (42) CEP

2 REGULAMENTO DO PROTOCOLO GERAL DA UNICENTRO Campus CEDETEG: Rua Simeão Camargo Varela de Sá, 03 Fone/FAX: (42) CEP

3 SÚMULA TÍTULO ÚNICO DO PROTOCOLO GERAL... 1 CAPÍTULO I DA DEFINIÇÃO E DA CONSTITUIÇÃO... 1 CAPÍTULO II DOS DOCUMENTOS SUJEITOS À AUTUAÇÃO... 1 CAPÍTULO III DA MONTAGEM DO PROCESSO... 2 CAPÍTULO IV DA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO... 3 CAPÍTULO V DA JUNTADA E DO APENSAMENTO... 3 SEÇÃO I DA JUNTADA... 3 SEÇÃO II DO APENSAMENTO... 3 CAPÍTULO VI DA CIÊNCIA DO PROCESSO... 4 CAPÍTULO VII DA CÓPIA DO PROCESSO... 4 CAPÍTULO VIII DO ARQUIVAMENTO DO PROCESSO... 4 CAPÍTULO IX DAS DISPOSIÇÕES GERAIS... 5 ANEXO 3 Campus CEDETEG: Rua Simeão Camargo Varela de Sá, 03 Fone/FAX: (42) CEP

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5 ANEXO À RESOLUÇÃO CONJUNTA Nº 9-CEPE-CAD/UNICENTRO, DE 21 DE MAIO DE REGULAMENTO DO PROTOCOLO GERAL DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CENTRO-OESTE, UNICENTRO TÍTULO ÚNICO DO PROTOCOLO GERAL CAPÍTULO I DA DEFINIÇÃO E DA CONSTITUIÇÃO Art. 1º O Protocolo Geral da Universidade Estadual do Centro-Oeste, UNICENTRO, é órgão vinculado à Secretaria Geral da Reitoria, encarregado do recebimento, do cadastro e do acompanhamento de todos os documentos protocolizados encaminhados às autoridades e às unidades da Instituição. Art. 2º Esse Protocolo organiza-se em unidades instaladas nos locais em que é efetivado o atendimento ao público em geral e à comunidade acadêmica, de acordo com as necessidades institucionais. CAPITULO II DOS DOCUMENTOS SUJEITOS À AUTUAÇÃO Art. 3º Para efeitos deste Regulamento, autuação é todo o conjunto de operações que dão ao expediente ou documento a forma processual, e deve ser gerada por um documento inicial, expressando com clareza: I o assunto; II o interessado; III endereço do interessado para contato; IV a data; V a assinatura. 1º É autuado o expediente ou documento que tramita pela Universidade e necessita de controle efetivo ou preservação. 2º Não são autuados relatórios e/ou documentos juntados aos processos que originaram a matéria, como relatórios de projeto de pesquisa, de extensão, entre outros. 3º O interessado é sempre um órgão administrativo ou pedagógico da Instituição, exceto quando se tratar de assuntos particulares. 4º Na súmula do processo, é vedado o uso de texto que não seja uma síntese do conteúdo do documento que embasa o processo protocolizado. 1 Campus CEDETEG: Rua Simeão Camargo Varela de Sá, 03 Fone/FAX: (42) CEP

6 original. Art. 4º O documento inicial que atende ao prescrito no artigo anterior é sempre 1º Documentos não originais resultantes de reprodução, inclusive s impressos, não figuram como documento inicial. 2º Os documentos referidos no parágrafo anterior são juntados ao processo, após um requerimento que se constitui no documento inicial. anexos. 3º Todos os documentos são encartados no processo e numerados, exceto os Art. 5 Assuntos que demandam tramitação por órgãos do Estado são autuados pelo Protocolo Geral, no Sistema de Protocolo Integrado do Estado do Paraná. Art. 6º CAPÍTULO III DA MONTAGEM DO PROCESSO São procedimentos iniciais do atendente de Protocolo: I promover a identificação do processo com o número correspondente e a data do protocolo do processo, quando autuado; II carimbar, rubricar e numerar todas as folhas do processo, exceto os anexos, na parte superior direita; III dar título ao processo, fazendo uma síntese do assunto; IV entregar ao interessado o comprovante de protocolo; V autuar o processo no sistema próprio; VI efetuar encaminhamento do processo ao órgão competente, conforme o assunto, exceto quando o documento que originou o processo estiver identificando o destinatário. documento. do Protocolo. Art. 7º Parágrafo único. É vedado ao atendente de Protocolo impedir a protocolização de qualquer O deferimento ou indeferimento do processo não é competência Art. 8º A capa do processo é considerada a folha número um, as demais folhas devem ser juntadas ao processo seguindo a ordem cronológica e sequencial. Parágrafo único. Cada órgão por onde tramitar o processo exara pareceres, informações ou conclusões que permitam fornecer, às instâncias finais de análise, elementos e dados suficientes para apreciação e deliberação final. Art. 9º É obrigatória a formalização de texto de despacho de processo tanto no sistema informatizado de tramitação quanto nos autos do processo. 1 Os pareceres juntados aos autos devem corresponder, na íntegra, ao conteúdo formulado no respectivo sistema informatizado de tramitação. 2º É vedado qualquer preenchimento no verso das folhas do processo. 2 Campus CEDETEG: Rua Simeão Camargo Varela de Sá, 03 Fone/FAX: (42) CEP

7 3º São anulados todos os espaços em branco deixados nas folhas de despacho, quando não utilizadas na íntegra. juntadas. 4º Cada órgão por onde tramitar o processo carimba e numera as folhas a ele Art. 10. É vedada e sujeita às penalidades previstas em lei a substituição, alteração ou retirada de folhas do processo. Parágrafo único. As alterações são feitas por meio do ajuntamento de novas folhas, corrigindo e/ou esclarecendo o conteúdo considerado incorreto. CAPÍTULO IV DA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO Art. 11. O prazo máximo de permanência de um processo em determinado órgão é de cinco dias úteis, exceto os que aguardam juntada de documentos e/ou deliberações de Conselhos. Parágrafo único. O interessado que se sentir prejudicado com relação ao trâmite de seu processo pode recorrer às instâncias superiores solicitando providências. Art. 12. Os campos destinados ao encaminhamento, existentes na capa do processo, são rigorosamente preenchidos, rubricados e datados, quando de seu recebimento, durante a tramitação. Art. 13. O processo somente tramita fisicamente depois de seu encaminhamento pelo respectivo sistema informatizado de tramitação. documento. Art. 14. CAPÍTULO V DA JUNTADA E DO APENSAMENTO SEÇÃO I DA JUNTADA Neste Regulamento denomina-se juntada o ato de unir aos autos um novo Parágrafo único. O ato de que trata o caput deste artigo é mencionado na folha de despacho, por meio de parecer ou termo de juntada, com a indicação do que se juntou, data e assinatura de quem o fez. SEÇÃO II DO APENSAMENTO Art. 15. Neste Regulamento denomina-se apensamento, o ato de apensar um processo a outro, que com ele tem relação por tratar-se de mesmo assunto. 1º O processo apensado pode ser desapensado a qualquer momento. Campus CEDETEG: Rua Simeão Camargo Varela de Sá, 03 Fone/FAX: (42) CEP

8 2º Para apensar e/ou desapensar é solicitado ao Protocolo, por escrito, na folha de despacho, com identificação e assinatura do solicitante, em todos os processos a serem apensados ou desapensados. 3º O apensamento e/ou desapensamento de processos somente é realizado por ato do setor de Protocolo. CAPÍTULO VI DA CIÊNCIA DO PROCESSO Art. 16. O interessado toma conhecimento do parecer ou decisão final, declarandose ciente, no próprio processo, sendo-lhe facultada a cópia desse documento. 1 Quando o interessado for pessoa externa à UNICENTRO, cabe ao Protocolo Geral dar-lhe ciência da decisão sobre o seu pedido. 2 Quando o interessado for docente, agente universitário ou discente, deve tomar ciência da decisão junto ao respectivo Departamento Pedagógico, órgão de lotação ou Divisão de Apoio Acadêmico, DIAP. CAPÍTULO VII DA CÓPIA DO PROCESSO Art. 17. Pode ser expedida cópia de processo em tramitação, ou arquivado, desde que requerida via protocolo. 1 Se o interessado pela cópia for o proponente do processo, não há necessidade de solicitação protocolizada. 2 Cabe ao Protocolo encaminhar o requerimento da cópia ao interessado pelo processo cuja cópia é requerida, para que tome ciência e a autorize ou não. 3 Após a autorização de que trata o parágrafo anterior, o Protocolo e/ou Arquivo Geral fornece a cópia, no máximo, em 48 horas, mediante ciência de recebimento no próprio requerimento de solicitação. 4 Quando a fotocópia requerida for de interesse privado, o solicitante assume os custos das fotocópias. CAPÍTULO VIII DO ARQUIVAMENTO DO PROCESSO Art. 18. Todo o processo, após concluído e encerrado, é encaminhado ao Arquivo de cada Campus. Parágrafo único. Considera-se concluído um processo quando houver uma decisão final expressa por meio de parecer, portaria ou resolução. 4 Campus CEDETEG: Rua Simeão Camargo Varela de Sá, 03 Fone/FAX: (42) CEP

9 Art. 19. Somente é permitido o arquivamento de processos, fora dos arquivos referidos no artigo anterior, nas seguintes unidades: I na Divisão de Apoio Acadêmico, DIAP, quando se tratar de processo protocolizado por alunos de graduação e que, pelo seu conteúdo, necessite ficar arquivado na pasta do aluno; II na Diretoria de Pós-Graduação, DIRPG, quando se tratar de processo protocolizado por aluno de pós-graduação e que, pelo seu conteúdo, necessite ficar arquivado na pasta do aluno; III na Pró-Reitoria de Recursos Humanos, PRORH, quando se tratar de processo cujo conteúdo verse sobre a vida funcional de servidor. Art. 20. Processos que necessitam de acompanhamento, por qualquer unidade institucional em sua execução, ficam sob a guarda da respectiva unidade até a sua conclusão, para posterior arquivamento. CAPÍTULO IX DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 21. Qualquer pessoa que manuseie os processos tem o dever de zelar pela sua conservação, manutenção e guarda. Art. 22. É vedada a retirada de qualquer processo do domínio institucional, sob pena de responsabilidade civil, criminal e administrativa. Art. 23. Os casos omissos neste Regulamento são resolvidos pelo Conselho de Administração, CAD, ouvida a Secretaria Geral da Reitoria da UNICENTRO, SEGRE. Art. 24. Este Regulamento entra em vigor nesta data. Gabinete do Reitor da Universidade Estadual do Centro-Oeste, UNICENTRO. Prof. Vitor Hugo Zanette, Reitor. 5 Campus CEDETEG: Rua Simeão Camargo Varela de Sá, 03 Fone/FAX: (42) CEP

10 ANEXO AO REGULAMENTO DO PROTOCOLO GERAL DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DO CENTRO-OESTE, UNICENTRO FOLHA DE DESPACHO PROTOCOLO N. Campus CEDETEG: Rua Simeão Camargo Varela de Sá, 03 Fone/FAX: (42) CEP