MANUAL DE CONTRATOS PÚBLICOS

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1 2013 MANUAL DE CONTRATOS PÚBLICOS UNIPAMPA Pró-Reitoria de Administração 12/02/2013

2 APRESENTAÇÃO Este Manual destina-se a orientar sobre procedimentos de contratações de serviços (terceirizados; energia elétrica; entre outros), locações imobiliárias e termos aditivos dos Contratos firmados pela Universidade Federal do Pampa; bem como os procedimentos necessários para execução dos Contratos. A Divisão de Contratos, representada pelo Chefe de Contratos, é responsável pelo preparo, acompanhamento, controle e finalização da contratação, emissão dos instrumentos contratuais, Termos Aditivos e Notificações, dando suporte aos atos a serem praticados pela Administração. As atribuições da Divisão de Contratos são relacionadas aos aspectos formais da contratação e da execução contratual. a) Publicação dos atos no Diário Oficial da União; b) Arquivamento cronológico dos processos referente aos contratos celebrados pela instituição, seus aditivos e demais documentos relativos aos contratos (documentos originais); c) Acompanhar e dar andamento aos pedidos de Termos Aditivos de acréscimos e supressões; d) Informar aos setores competentes os prazos de vigência e de validade da garantia; e) Realizar os procedimentos de Notificações para responsabilização e dar subsídios para os procedimentos de aplicação de penalidades, se for o caso; f) Instrução dos processos com despacho e juntada de documentos; g) Preparação de contratos, termos aditivos, notificações, intimações e demais documentos afins; contratos; h) Solicitação de Portarias de designação de fiscais e gestores dos i) Processamento dos pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro; j) Recebimento e providências das demandas dos fiscais dos contratos; l) Empenho dos contratos e seus aditivos. 1

3 SUMÁRIO 1. Dispensa/ Inexigibilidade de Licitação... p Contratos oriundos de Licitações... p Contratos de Locações de Imóveis... p Prorrogação da Vigência de Contratos... p Acréscimos e/ou Supressões de Contratos... p Repactuação de Contratos... p Pedido/Anulação de Empenhos... p Notificação... p Termo de Permissão de Uso... p Certidões Negativas Obrigatórias... p. 12 2

4 1. DISPENSA/INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO 1.1. Documentos necessários: Solicitação através de Formulário Padrão de Pedido (disponível no site ); Planilha de Cotações de Preços, no mínimo 03 (três) orçamentos originais; Obs.: exceção dos incisos XVII e XXII do art. 24 e o inciso I do art. 25 da Lei nº 8.666/ (quatro) certidões negativas (Receita Federal, INSS, FGTS e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas) do fornecedor que ganhar a cotação; (links disponíveis no final do Manual) Justificativa da Despesa; Dotação Orçamentária disponível; Termo de Referência/Projeto Básico elaborado segundo as exigências do art. 6º, inciso IX da Lei nº 8.66/ Dispensa para contratação dos serviços de Energia Elétrica e Inexigibilidade para serviços de abastecimento de água A solicitação deverá ser realizada em formulário próprio (formulário de pedido de compras); Justificativa da Despesa Modelo de contrato (se exigido pela empresa contratada) Declaração da Prefeitura Municipal confirmando a exclusividade da empresa Certidões de tributos da empresa contratada e Nota de Dotação para cobertura das despesas. Observação 1: No tipo de aquisição deverá ser marcado como Dispensa para o caso de Energia elétrica (art. 24, inciso XXII) e Inexigibilidade para o caso de serviço de abastecimento de água (art. 25, inciso I). 3

5 Observação 2: Código no ComprasNet para contratação de serviço de Água: / Código no ComprasNet para contratação de Energia Elétrica: 4120 Observação 3: Toda documentação deverá ser encaminhada a Divisão de Contratos. Após a assinatura do Pró-Reitor de Administração como Ordenador de Despesa será aberto processo e encaminhado para Parecer Jurídico PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: Após autorização do ordenador de despesa, Pró-Reitor de Administração, abertura de processo com os documentos encaminhados Confecção da Minuta de Contrato (nos termos do art. 55, art. 61 e art. 62, 1º da Lei nº 8.666/93) e encaminhamento do processo a CONJUR para parecer (art. 38, único da Lei nº 8.666/93) Parecer for desfavorável, arquivamento do Processo e conhecimento ao Solicitante. Parecer favorável, a Dispensa será registrada e feita a publicação no Diário Oficial da União Efetuado empenho, o Contrato será encaminhado para assinatura da Contratada (3 vias) Solicitação de indicação de fiscal será enviada ao solicitante, que deverá fornecer os dados do servidor responsável pela fiscalização do contrato diretamente a PROAD (proad@unipampa.edu.br) Contrato devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93) via do Contrato será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Contratado; e outra arquivada em arquivo específico do setor; Contrato e portaria, digitalizados, serão enviados via ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 2. CONTRATOS ORIUNDOS DE LICITAÇÕES: O solicitante, além de observar o procedimento descrito no item 29 e no item 30 do, Volume I Compras Públicas, deverá encaminhar: 4

6 Projeto Básico, elaborado segundo as exigências do art. 6º, inciso IX da Lei nº 8.666/93. Para a modalidade de licitação Pregão, elaboração de Termo de Referência pelo solicitante/requisitante, com indicação do objeto de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou sua realização (art. 9º do Decreto nº 5.450/05) PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: Equipe de Pregoeiros envia o processo a Divisão de Contratos, antes de iniciada a fase externa de licitação, para elaboração a confecção da Minuta de Contrato (nos termos do art. 55, art. 61 e art. 62, 1º da Lei nº 8.666/93) A Minuta de Contrato, que acompanhará o Edital de Licitação, será elaborada com base na Minuta de Edital, Pedido e Projeto Básico/Termo de Referência Após a Adjudicação e Homologação do Certame ao vencedor, o processo é encaminhado a Divisão de Contratos para procedimento de empenho e assinatura do Contrato. (Lei nº de 1964, Art. 60. É vedada a realização de despesa sem prévio empenho.) Efetuado empenho, o Contrato será encaminhado para assinatura da Contratada (3 vias) Solicitação de indicação de fiscal será enviada ao solicitante, que deverá fornecer os dados (nome completo, cargo e SIAPE) do servidor responsável pela fiscalização do contrato diretamente a PROAD (proad@unipampa.edu.br) Contrato devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93) via do Contrato será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Contratado; e outra arquivada em arquivo específico do setor; Contrato e portaria, digitalizados, serão enviados via ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 5

7 3. CONTRATOS DE LOCAÇÕES DE IMÓVEIS 3.1 Documentos necessários para locação: Solicitação através de Formulário Padrão de Pedido (disponível no site ); Planilha de Cotações de Preços, no mínimo 03 (três) orçamentos originais; Proposta do Locador do imóvel a ser locado. Via original da proposta para locação assinada pelo proprietário ou procurador; Justificativa da necessidade de locação e de que o imóvel é o único que atende as necessidades da Universidade e o preço é compatível com o de mercado; Dotação Orçamentária disponível; Documentos relativos ao imóvel (registro do imóvel, matrícula, e demais documentos que se fizerem necessários, conforme a situação). Cópia da Matrícula atualizada pelo Registro de Imóveis da Comarca do imóvel ofertado para locação (lembrando, que é recomendável evitar imóvel que tenha algum ônus quanto a sua posse: hipoteca vencida, garantia de processo judicial, etc...); Cópia da procuração onde o proprietário estabelece como seu procurador (Pessoa Física ou empresa) de quem estiver negociando a locação, se não for o próprio proprietário; Cópia do Estatuto Social se for uma empresa ou entidade a proprietária do imóvel; Cópias dos documentos (RG e CPF) do(s) proprietário(s) do imóvel, se pessoa(s) física(s); (quatro) certidões negativas (Receita Federal, INSS, FGTS e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas) do fornecedor que ganhar a cotação; Observações: Obs. 1) A justificativa a ser elaborada deverá demonstrar a real necessidade da locação, devendo ser bem completa e precisa. Recomendável que no texto a ser elaborado conste o número de servidores que farão uso do espaço, como também de outros envolvidos (Estagiários, Prestadores de Serviços Terceirizados, Público Externo, etc.); 6

8 Obs. 2) Não uso de espaço no Campus - Recomendável a existência de um documento (Memorando, Justificativa, Declaração, etc.) da Direção do Campus que comprove e justifique do porque não poder o setor/divisão estar instalada em um espaço próprio da Universidade; 3.2. PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: Abre o processo com os itens acima, após autorização do Pró-Reitor de Administração; Envia a Secretária de Patrimônio da União (SPU) solicitação de verificação de imóvel equivalente ao solicitado disponível na cidade; Solicita a nomeação de Comissão para Avaliação das Condições do Imóvel ao Pró-Reitor de Administração; Confecciona a Minuta de Contrato; Envia o processo devidamente instruído à CONJUR para parecer acerca da Dispensa de Licitação (com fundamento no art. 24, inc. X da Lei nº 8.666/93) e Minuta de Contrato; Parecer for desfavorável, arquivamento do Processo e conhecimento ao Solicitante. Parecer favorável, a Dispensa será registrada e feita a publicação no Diário Oficial da União Efetuado empenho, o Contrato será encaminhado para assinatura do Locador (3 vias) Solicitação de indicação de fiscal será enviada ao solicitante, que deverá fornecer os dados (nome completo, cargo e SIAPE) do servidor responsável pela fiscalização do contrato diretamente a PROAD (proad@unipampa.edu.br) Contrato devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93) via do Contrato será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Locador; e outra arquivada em arquivo específico do setor; Contrato e portaria, digitalizados, serão enviados via ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 7

9 4. PRORROGAÇÃO DA VIGÊNCIA DE CONTRATOS 4.1. Fiscal do Contrato deve enviar Memorando ao Pró-Reitor de Administração, PROAD: Com antecedência de 60 (sessenta) dias ao vencimento; Com a dotação orçamentária disponível; Com a justificativa para a prorrogação do Contrato (art. 57, inciso II da Lei nº 8.666/93); Deve ser comprovada a obtenção de preços e condições mais vantajosas para a Administração; Deve acompanhar o Memorando, documento da empresa contratada concordando com o aditivo do respectivo Contrato firmado com a Universidade. (Modelo de Memorando Anexo 01) 4.2. PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: Após a autorização do Pró-Reitor de Administração, a Divisão de Contratos confecciona a Minuta de Termo Aditivo com base no Memorando enviado pelo fiscal (art. 57 e seu 2º da Lei nº 8.666/93); Encaminha o processo a CONJUR para parecer sobre o Termo Aditivo (art. 38, único da Lei nº 8.666/93) Parecer for desfavorável, arquivamento do Processo e conhecimento ao Solicitante. Parecer favorável, será efetuado empenho e o Termo Aditivo ao Contrato será encaminhado para assinatura da Contratada (3 vias) Termo Aditivo devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93) via do Termo Aditivo será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Contratado; e outra arquivada em arquivo específico do setor; O Termo Aditivo, digitalizado, será enviado via ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 8

10 5. ACRÉSCIMO E/OU SUPRESSÕES DE CONTRATO 5.1. Fiscal do Contrato deve enviar Memorando ao Pró-Reitor de Administração, PROAD: Com a justificativa para o acréscimo do serviço contratado (art. 65 da Lei nº 8.666/93); Com a dotação orçamentária disponível; Deve acompanhar o Memorando, documento da empresa contratada concordando com o aditivo do respectivo Contrato firmado com a Universidade. (Modelo de Memorando Anexo 01) 5.2. PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: Após a autorização do Pró-Reitor de Administração, a Divisão de Contratos confecciona a Minuta de Termo Aditivo com base no Memorando enviado pelo fiscal (art. 57 e seu 2º da Lei nº 8.666/93); Encaminha o processo a CONJUR para parecer sobre o Termo Aditivo (art. 38, único da Lei nº 8.666/93) Parecer for desfavorável, dá conhecimento ao Fiscal do contrato. Parecer favorável, será efetuado empenho e o Termo Aditivo ao Contrato será encaminhado para assinatura da Contratada (3 vias) Termo Aditivo devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93) via do Termo Aditivo será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Contratado; e outra arquivada em arquivo específico do setor; O Termo Aditivo, digitalizado, será enviado via ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 6. REPACTUAÇÃO DE CONTRATOS 6.1. Fiscal do Contrato deve enviar Memorando ao Pró-Reitor de Administração, PROAD: 9

11 Anexando planilhas de demonstrações de custos e formação de preços (art. 65, 8º da Lei nº 8.666/93); Dotação orçamentária disponível; 6.2. PROCEDIMENTO DA DIVISÃO DE CONTRATOS: Após a autorização do Pró-Reitor de Administração, a Divisão de Contratos confecciona a Minuta de Termo Aditivo com base no Memorando enviado pelo fiscal (art. 65 da Lei nº 8.666/93); Encaminha o processo a CONJUR para parecer sobre o Termo Aditivo (art. 38, único da Lei nº 8.666/93) Parecer for desfavorável, dá conhecimento ao Fiscal. Parecer favorável, será efetuado empenho e o Termo Aditivo ao Contrato será encaminhado para assinatura da Contratada (3 vias) Termo Aditivo devidamente assinado será registrado no SICON/SIASG e Publicação no Diário Oficial da União (art.61, único a Lei nº 8.666/93) via do Termo Aditivo será arquivada no Processo; outra via será enviada ao Contratado; e outra arquivada em arquivo específico do setor; O Termo Aditivo, digitalizado, será enviado via ao fiscal do Contrato e à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. 7. PEDIDO / ANULAÇÃO DE EMPENHOS: 7.1. A solicitação de pedido/anulação de empenho referente a algum Contrato deve ser formulada em Memorando (Anexo 02 ao Manual de Contratos Públicos) e enviada ao contratos@unipampa.edu.br A solicitação deve conter: Número de empenho a ser reforçado/anulado; O valor do reforço/anulação; Dotação orçamentária; Motivo da solicitação. 10

12 8. NOTIFICAÇÃO: A UNIDADE SOLICITANTE / FISCAL DO CONTRATO / SETOR DE TERCEIRIZADOS, se julgar necessário e se a ocasião assim o determinar, ao invés de mera comunicação ao preposto, poderá solicitar uma NOTIFICAÇÃO à empresa: Reúne todas as informações e comprovações documentais das irregularidades ou quebra de cláusulas contratuais das Empresas Fornecedoras ou Prestadoras de Serviços; Encaminha Memorando ao Pró-Reitor de Administração solicitando e justificando a Notificação da Empresa; 8.1. Procedimento da Divisão de Contratos: Recebe e analisa o Memorando e documentação; Anexa documentação ao Processo original; Elabora documento de Notificação; Encaminha 03 (três) vias da Notificação ao Pró-Reitor de Administração para análise, autorização e assinatura do documento Envia uma via à Empresa Contratada; Coloca uma via da Notificação no Processo e outra em Arquivo específico do Setor; Encaminha uma cópia da Notificação ao Fiscal do Contrato; Aguarda o cumprimento do prazo para atendimento das obrigações inadimplidas por parte da empresa; Arquiva a comprovação, no caso de atendimento; Procede à aplicação da penalidade cabível, no caso de não atendimento. 9. TERMO DE PERMISSÃO DE USO (PARA INSTALAÇÃO DE UM TERMINAL DE SAQUE ELETRÔNICO E OPERAÇÕES BANCÁRIAS) 9.1. Deverá ser encaminhada a seguinte documentação à Divisão de Contratos: Memorando ao Pró-Reitor de Administração solicitando o Termo de Permissão de Uso, 11

13 9.1.3 Justificativa do Campus; Ofício endereçado à Instituição Bancária solicitando interesse e dando ciência da Minuta de Termo de Permissão de uso, anexa ao , no caso de não ser necessário o uso de modelo da própria instituição Bancária; e Documento da Instituição Bancária demonstrando o interesse Procedimento: Será aberto um processo, anexada a Minuta de Termo de Permissão de Uso (modelo UNIPAMPA) e encaminhado para análise jurídica Ao retornar da CONJUR, sendo o parecer favorável serão providenciadas as assinaturas dos representantes e feita a devida publicação no Diário Oficial da União. Observação: Se a instituição bancária necessitar de documento no padrão/modelo própria será necessário encaminhar este documento em anexo. Pois deverá ser analisado também pela nossa Consultoria Jurídica. 10. Certidões Negativas Obrigatórias: 1) Certidão Conjunta de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União: 2) Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) - Certidão Negativa de Débito (CND) / Certidão Positiva de Débito com Efeitos de Negativa (CPD-EN): 3) Certificado de Regularidade do FGTS (Caixa Econômica Federal): 4) Banco Nacional de Devedores Trabalhistas mantido pelo Tribunal Superior do Trabalho (BNDT/TST) - Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas: 12

14 ANEXO 01 AO MANUAL DE CONTRATOS PÚBLICOS Mem nº XX/20XX De: Fulano de Tal Cargo/Função Cidade, dd/mm/aaaa. Para: Pró-reitor de Administração Assunto: Solicitação de Aditivo de Prazo de Vigência Contratual Vimos, por meio deste, solicitar a prorrogação do prazo de vigência por XX meses/dias referente ao Contrato nº XX/20XX firmado entre a Universidade Federal do Pampa e a empresa XXXXXXXXXXX que tem por objeto. (Justificativa da Prorrogação). (deve ser comprovada a obtenção de preços e condições mais vantajosas para a Administração) Atenciosamente, 13

15 ANEXO 02 FORMULÁRIO PARA EMPENHO DE CONTRATOS Solicitação: ( )Empenho ( ) Reforço ( )Anulação Data da Solicitação Nome da Unidade Solicitante Nº do Contrato Motivo da Solicitação Número do Empenho no caso de Reforço / Anulação Quantidade a Empenhar Valor a Empenhar / Anular TOTAL GERAL A SER EMPENHADO/ANULADO Nome do Solicitante Nome Autorizador da Unidade Nome Completo Nº do SIAPE Nº da ND Nº do Programa de Trabalho Nº da Fonte de Recurso Nº do Plano Interno DADOS ORÇAMENTÁRIOS Observação: 1) Caso seja enviado por correio eletrônico, o acompanhará este formulário no processo para comprovar a origem do pedido. Caso seja enviado por formulário impresso, este deverá vir devidamente assinado e com o carimbo de quem esta autorizando Diretor ou Coordenador Administrativo, no pé do formulário e havendo mais de uma folha, todas deverão estar devidamente rubricadas. Autorizo o empenho conforme solicitado e Dados da Dotação Orçamentária Bagé, / / 14