INSTRUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 01/2006, ATUALIZADA EM 7 DE FEVEREIRO 2012

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1 INSTRUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 01/2006, ATUALIZADA EM 7 DE FEVEREIRO 2012 REGRAS E CRITÉRIOS PARA O FUNCIONAMENTO DAS OPERAÇÕES DE CONTAS A PAGAR ATRAVÉS DA FADEX TERESINA PI, FEVEREIRO DE 2012

2 INSTRUÇÃO ADMINISTRATIVA Nr.º 01 DE 15 DE MAIO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA ATUALIZADA EM 7 de FEVEREIRO DE Dispõe sobre regras e critérios para o funcionamento das operações de contas a pagar através da FADEX. Considerando o volume de projetos e de pagamentos a serem executados, e a necessidade de oferecermos um melhor atendimento aos coordenadores e pesquisadores da Universidade Federal do Piauí, a FADEX Fundação Cultural e de Fomento à Pesquisa, Ensino e Extensão, ESTABELECE QUE: 1. A partir desta data o prazo para atendimento das solicitações de pagamento será de, no mínimo, 03 (três) dias úteis (se não houver restrições ou pendências) devendo o coordenador elaborar suas solicitações de acordo com o respectivo Plano de Trabalho, identificando sempre: 1) Nome do Projeto (Convênio ou Contrato); 2) Número e Nome da rubrica e subrubrica de pagamento; 3) Número do Banco/Agência e Número da Conta Corrente; 4) Identificação pessoal do beneficiário conforme modelo padrão; 5) Discriminar detalhadamente os pagamentos caracterizando o tipo de gasto, e, em caso de parcela de serviços, identificar o respectivo número da parcela; 6) por fim, observar os demais campos conforme modelo de solicitação e preencher seguindo as respectivas instruções contidas no Manual de Procedimentos. Todas as solicitações deverão ser assinadas pelo coordenador ou substituto, mediante portaria ou documento comprobatório de substituição. 2. Os coordenadores dos projetos deverão encaminhar suas solicitações sempre e somente mediante aprovação e requerimento, via ofício, da Pró-Reitoria a que esteja vinculado o projeto. Junto aos documentos da Pró-Reitoria devem ser encaminhados

3 os formulários padronizados da FADEX devidamente preenchidos e assinados pelo coordenador do projeto. 3. As solicitações de pagamento dos Serviços de Terceiros Pessoa Física deverão ser encaminhadas, no máximo, até o dia 28 de cada mês, para pagamento no mesmo mês, após esta data os pagamentos serão efetuados somente no mês seguinte. Isto decorre da necessidade de conferência dos lançamentos, impostos e encargos sociais incidentes sobre os mesmos (INSS, ISS, IR, FGTS), para cumprimento das obrigações fiscais e sociais. 4. Todas as solicitações de pagamento de Serviços de Terceiros Pessoa Física deverão constar, obrigatoriamente, dos seguintes dados: NOME E ENDEREÇO COMPLETO DO BENEFICIADO, RG, CPF, PIS/PASEP/NIT E DADOS BANCÁRIOS. 5. Solicitação de pagamento a pessoa física (primeira vez) deverá ser acompanhada da respectiva Ficha Cadastral, devidamente preenchida. 6. Sempre que o beneficiário tiver pagamento a receber, dentro do mesmo mês, ainda que em projetos diferentes, e que ultrapasse a faixa de isenção do IRRF (R$ 1.637,12 desde janeiro/2012), deverá ser anexada a cada solicitação uma fotocópia da certidão de nascimento dos filhos (se houverem) ou outros que estejam na condição de dependentes do IR, além de documentos comprobatórios desta situação (por exemplo: comprovante de matrícula em faculdade ou universidade para filhos até 24 anos; certidão de casamento; etc.). 7. Sendo o beneficiário contribuinte individual (autônomo) do ISS, este deverá anexar a cada solicitação de pagamento de Outros Serviços de Terceiros Pessoa Física a fotocópia do alvará expedido pela Prefeitura Municipal e dos documentos de comprovação do recolhimento da anuidade vigente.

4 8. Para o recolhimento da contribuição previdenciária, ao INSS, o sistema financeiro da FADEX identifica e calcula os valores retidos no mês, considerando o teto máximo mensal desta contribuição (TETO MÁXIMO DO SERVIÇO R$ 3.916,20; TETO MÁXIMO DE RETENÇÃO R$ 430,78 desde janeiro/2012). Caso o beneficiário perceba outros vencimentos em locais distintos da FADEX, em que incidam o recolhimento desta contribuição ao INSS (exclusivamente), deverá anexar às solicitações, fotocópias dos recibos e/ou contracheques que comprovem esta situação para fins de não cumulatividade dos valores. 9. As prestações de contas dos suprimentos de fundos deverão ser enviadas à FADEX até o 5.º (quinto) dia útil corrido do mês subseqüente à solicitação, para fins de lançamentos e informações fiscais. Não se concederá suprimento de fundo ao coordenador responsável por 02 (dois) suprimentos, sem que tenha prestado contas de pelo menos 01 (um) deles. 10. Todas as notas fiscais de fornecimento de Material de Consumo ou Equipamentos e Material Permanente deverão ser emitidas no modelo Série 1, em nome de: FADEX Fundação Cultural e de Fomento à Pesquisa, Ensino e Extensão CNPJ NR / Observar se a empresa esta obrigada a emitir nota fiscal eletrônica. No corpo da nota fiscal deverá constar o número do convênio e/ou nome do projeto responsável pela compra. O coordenador deverá atestar o recebimento do material em todas as vias da nota fiscal, condição esta indispensável para a liberação do pagamento. Todas as notas deverão estar acompanhadas dos respectivos recibos de quitação. 11. As notas fiscais de Prestação de Serviços (pessoa física ou jurídica) deverão ser emitidas no modelo Série A, com os mesmos dados e recomendações citadas no item 10. A partir de setembro de 2009 as notas fiscais pessoa jurídica passaram a

5 serem emitidas eletronicamente, pessoa física a partir de agosto/2011, no município de Teresina. Para prestadores de serviços autônomos, recomendamos a emissão de Nota Fiscal de Prestação de Serviços Avulsa (Conforme dados cadastrais e instruções do item 10). A partir de agosto/2011 passou a ser emitida eletronicamente, informação através do site Na ocasião da emissão da Nota Fiscal Avulsa o beneficiário deverá ficar atento quando da emissão, pois a nota fiscal avulsa é homologada somente após o pagamento do imposto. Para que a nota fiscal avulsa seja emitida no mês de competência, deverá ser solicitada 5 dias úteis antes do final do mês. 12. As aquisições de bens (material permanente, equipamentos e obras), serviços de terceiros pessoa jurídica e materiais de consumo deverão ser precedidos de uma coleta de preços comprovada com no mínimo 03 (três) orçamentos. Se material ou equipamento exclusivo apresentar carta de exclusividade. 13. O atendimento ao público na FADEX será efetuado de segunda à sexta-feira, das 08:00h às 12:00h e das 14:00h às 18:00h. Contatos por telefone através dos números: (UFPI ramal 5931) e (fone/fax) ou ainda, pelo gepri.fadex@gmail.com 14. Ressaltamos que, por questões jurídico-administrativas, não serão liberados pagamentos a título de ressarcimento de despesas realizadas com recursos próprios (passagens, hospedagem, compras, etc.). As despesas somente serão pagas em nome do emitente do documento fiscal (nota fiscal e recibo) emitido conforme o item 10.

6 15. As solicitações de diárias deverão ser encaminhadas antecipadamente à viagem, visto que, diárias não constituem um pagamento por serviço prestado ou por fornecimento de bem, e sim, um recurso que é concedido para cobrir despesas com viagens (hospedagem, alimentação, etc). Portanto, havendo recurso disponível no projeto, não temos como justificar o seu pagamento em data posterior à da ocorrência do fato. Quando se tratar de viagem a se realizar em final de semana e/ou feriado, faz-se necessário a justificativa para que a mesma seja liberada. Após 05 (cinco) dias úteis do término do período de afastamento, deverá ser preenchido o Relatório de Viagem no modelo padronizado, exposto no site FADEX ( acompanhado de comprovação como: cópia de certificado, bilhete de passagem, lista de freqüência, ata de reunião, cartão de embarque ou congênere. A falta do relatório e comprovação inabilitará ao servidor receber novas diárias bem como estará obrigado à devolução do valor recebido. A diária será concedida por dia de afastamento da localidade da repartição de viagem, sendo devida pela metade do valor da diária referente ao dia quando o deslocamento não exigir pernoite fora da sede ou quando fornecido alojamento ou outra forma de hospedagem em instalações, pertencentes à administração pública de qualquer esfera do governo, e de instituições privadas. 16. Para a execução de um novo projeto os coordenadores e equipe deverá agendar uma reunião com a FADEX para que possam receber instruções sobre a formalização dos procedimentos administrativos e financeiros decorrentes da respectiva execução. 17. A presente Instrução Normativa foi atualizada na presente data. Teresina - PI, 07 de fevereiro de 2012.

7 Maria Dóris Carvalho de Amorim Mota Diretora Executiva Visto: Josania Lima Portela Carvalhedo Superintendente