CONTROLE PATRIMONIAL ÍNDICE

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1 ÍNDICE 00 FOLHA 01 05/98 ASSUNTO FOLHA GENERALIDADES 01 01/02 NORMAS GERAIS 02 01/01 SOLICITAÇÃO DE BENS MÓVEIS 03 01/01 CADASTRAMENTO E TOMBAMENTO DE BENS MÓVEIS 04 01/02 CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO DE BENS MÓVEIS 05 01/04 INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS 06 01/03 DISPOSIÇÕES FINAIS 07 01/01 ANEXOS 08 01/12

2 GENERALIDADES 01 FOLHA 01 I - FINALIDADE 01 Disciplinar as atividades relacionadas com o controle de material permanente do Tribunal Regional Federal da 1ª Região e Seções Judiciárias a ele vinculadas. II - CONVENÇÕES 01 O Tribunal Regional Federal da 1ª Região é mencionado nesta Instrução Normativa - IN apenas como Tribunal e as Seções Judiciárias jurisdicionadas também como Seccionais. 02 Os titulares dos órgãos são referenciados como dirigentes e os funcionários como servidores. 03 Os órgãos componentes da estrutura organizacional são referenciados como áreas ou unidades administrativas. 04 A Secretaria de Administração do Tribunal e as Secretarias Administrativas das Seções Judiciárias são referenciadas como área de Administração. 05 A Divisão de Material e Patrimônio do Tribunal e a Seção de Material e Patrimônio das Seções Judiciárias são referenciadas como área de Patrimônio. 06 A unidade administrativa responsável pelas atividades de Almoxarifado é referenciada apenas como Almoxarifado. 07 A unidade administrativa responsável pelas atividades pertinentes à Biblioteca é referenciada apenas como Biblioteca. III- CONCEITOS 01 AGENTE CONSIGNATÁRIO é o servidor a quem é confiada a guarda e uso de bens móveis, sendo firmado através de instrumento de controle próprio. 02 ARROLAMENTO é o procedimento administrativo que consiste na identificação e descrição dos bens móveis em uma ou mais unidades.

3 GENERALIDADES 01 FOLHA BEM MÓVEL é o material permanente, identificado de acordo com classificação própria, em função de sua natureza e o fim de utilização a que se destina. 04 CADASTRAMENTO é o procedimento administrativo que consiste em registrar as informações relativas ao bem móvel, em sistema informatizado. 05 CARGA DO BEM é a responsabilidade pelo uso e guarda do bem, configurada através do Termo de Responsabilidade, quando do seu recebimento pela unidade. 06 DESCARGA DO BEM é a transferência de responsabilidade pelo uso e guarda do bem quando do seu remanejamento para outra unidade, substituição do agente consignatário, ou quando do seu desfazimento. 07 DISTRIBUIÇÃO INICIAL é a distribuição do bem à unidade administrativa, após a sua aquisição, cadastramento e tombamento. 08 INVENTÁRIO é o procedimento administrativo que consiste no arrolamento físicofinanceiro de todos os bens móveis existentes no Tribunal e Seções Judiciárias. 09 MATERIAL PERMANENTE é o bem móvel pertencente ao ativo permanente no Plano de Contas, não consumível pelo uso e de durabilidade superior a dois anos. 10 REMANEJAMENTO é a transferência de bem entre unidades, após a distribuição inicial. 11 TOMBAMENTO é o procedimento administrativo que consiste em atribuir ao bem móvel um número de registro geral de patrimônio, através do processo de marcação numérica, mediante fixação de plaquetas, carimbo identificador ou qualquer outro método de identificação. 12 SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira.

4 NORMAS GERAIS 02 FOLHA A competência para a coordenação das atividades de administração dos bens patrimoniais e o fornecimento das informações necessárias à alimentação do sistema de administração de material permanente é da área de Patrimônio no Tribunal e Seccionais. 02 Compete à área de Patrimônio coordenar as atividades relativas ao inventário de bens móveis O inventário é realizado por comissão especial indicada pela área de Administração Durante a realização do inventário, fica suspensa toda e qualquer movimentação de bens. 03 Nenhum bem móvel pode ser movimentado sem o cumprimento das formalidades do cadastramento e da configuração da carga e descarga. 04 A responsabilidade pela compatibilização do acervo físico dos bens móveis com os lançamentos contábeis é do dirigente da área de Patrimônio. 05 Nenhum agente consignatário deve ser desvinculado do cargo e/ou função, sem que sejam cumpridas as formalidades descritas nesta I

5 SOLICITAÇÃO DE BENS MÓVEIS 03 FOLHA A solicitação de bens móveis padronizados e de manutenção em estoque deve ser encaminhada à área de Patrimônio, por meio de memorando, pelas unidades administrativas do Tribunal e Seções Judiciárias. 02 Para fornecimento do bem, a área de Patrimônio deve adotar os procedimentos necessários à movimentação, conforme descrito no Módulo 05 desta I 03 Não existindo o bem em estoque, a área de Patrimônio deve efetuar uma pesquisa dentre as unidades administrativas do Tribunal/Seção Judiciária, para verificar a existência de bem ocioso que atenda à solicitação Não existindo bem ocioso para o atendimento, a área de Patrimônio deve: a) catalogar a solicitação pendente para atendimento futuro; b) encaminhar, devidamente preenchido, o formulário PEDIDO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAL - MOD , modelo em anexo, à área de Compras, que efetuará os procedimentos para aquisição de bens móveis, conforme descrito na IN AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS. 04 A solicitação de bens móveis não padronizados ou de bens que não são estocados (como por exemplo máquinas e equipamentos de grande porte) deve ser encaminhada à área de Administração, por meio de expediente administrativo, com todo o detalhamento necessário ao processo de aquisição, nos termos da IN

6 CADASTRAMENTO E TOMBAMENTO DE BENS MÓVEIS 04 FOLHA O cadastramento e tombamento de bens móveis são procedimentos que provêm o Tribunal e Seção Judiciária de meios para: a) o controle físico e contábil dos bens móveis, pertencentes ao acervo patrimonial do Tribunal; b) a identificação e registro dos bens móveis; c) a manutenção do arquivo constantemente atualizado, possibilitando o fornecimento de informações corretas em tempo hábil; d) a compatibilização entre o acervo físico e o registro contábil por ocasião do inventário, nas suas diversas modalidades; e) facilitar a atuação dos órgãos responsáveis pela fiscalização e controle dos bens móveis. 02 O recebimento de bem móvel é feito pelo Almoxarifado, que transfere, posteriormente, o material e a Nota Fiscal para a área de Patrimônio, caso as áreas sejam separadas, de acordo com o disposto na IN AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS. 03 Após o recebimento, a área de Patrimônio deve cadastrar o bem no sistema informatizado, bem como proceder ao seu tombamento a partir do número de registro O cadastramento é efetuado pela área de Patrimônio, individualmente, por bem móvel, de acordo com a classificação do Plano de Contas da Administração Pública, tendo por base os seguintes documentos: a) se for o caso de aquisição: - nota fiscal e nota de empenho; b) se for o caso de Cessão/Doação: - Termo de Cessão/Doação - MOD ; - Termo de Avaliação de bens móveis - MOD

7 CADASTRAMENTO E TOMBAMENTO DE BENS MÓVEIS 04 FOLHA Para efeito de tombamento, todo bem patrimonial, ao ser cadastrado, recebe um número de registro, segundo a sua natureza, que o identifica durante sua existência, não podendo ser reutilizado Os materiais em geral tem numeração consecutiva de a e o seu tombamento é feito por meio de: a) uma plaqueta identificadora ou carimbo com as iniciais do nome do órgão; b) numeração em baixo relevo escurecido, afixada ao bem na parte superior direita, em local de fácil visualização, desde que não o prejudique O material bibliográfico tem numeração consecutiva a partir de e o seu tombamento é realizado mediante gravação do número de registro na folha de rosto, conforme descrito na IN SERVIÇOS DE BIBLIOTECA Os bens bibliográficos recebidos a título gracioso de outras instituições ou de particular, bem como os periódicos adquiridos por assinatura, destinados a compor definitivamente o acervo do Tribunal ou das Seccionais, serão incorporados ao patrimônio de acordo com a legislação em vigor Os bens de permanência temporária na Biblioteca e os folhetos não serão tombados, tendo o seu controle realizado exclusivamente pela Biblioteca.

8 CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO DE BENS MÓVEIS 05 FOLHA 01 05/98 01 O controle da movimentação de bens móveis proporciona ao Tribunal e Seções Judiciárias, condições para: a) configurar a carga e/ou descarga do bem para o respectivo agente consignatário; b) fornecer elementos confiáveis para a realização dos registros contábeis; c) fornecer dados reais para as anotações dos registros físicos; d) facilitar a atuação dos órgãos controladores e fiscalizadores de administração patrimonial. 02 Após o cadastramento e tombamento, os bens podem ser movimentados por distribuição inicial ou remanejamento Para o controle da movimentação dos bens móveis deve ser preenchido, pela área de Patrimônio, o formulário TERMO DE RESPONSABILIDADE - MOD , para todos aqueles bens distribuídos e/ou remanejados O TERMO DE RESPONSABIL IDADE é preenchido de acordo com a modalidade de movimentação, por unidade administrativa e pode ser emitido via sistema informatizado, através do relatório TERMO DE RESPONSABILIDADE, constante do módulo 8 - ANEXOS O TERMO DE RESPONSABIL IDADE é preenchido em duas vias, com a seguinte destinação: a) 1ª via - arquivo da área de Patrimônio, após assinatura do agente consignatário da unidade administrativa responsável pelo bem; b) 2ª via - arquivo da unidade administrativa responsável pelo bem A numeração do TERMO DE RESPONSABILIDADE deve ser anual seqüencial, em ordem crescente, fornecida pelo sistema informatizado Para facilitar a pesquisa e o acesso às informações, os arquivos dos TERMOS DE RESPONSABILIDADE devem ser organizados pela

9 CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO DE BENS MÓVEIS 05 FOLHA 02 05/98 ordem seqüencial dos códigos das unidades administrativas do Tribunal e Seccionais. 03 A responsabilidade pela carga ou descarga do bem, quando for o caso, deve ser configurada pela aposição da assinatura do agente consignatário no respectivo TERMO DE RESPONSABILIDADE Para fins de correta identificação dos agentes consignatários, na movimentação dos bens móveis e, conseqüente emissão dos TERMOS DE RESPONSABILIDADE, deve-se observar a discriminação constante no quadro a seguir: UNIDADE ADMINISTRATIVA Presidência Assessorias Gabinete de Juiz Vice-Presidência Diretoria-Geral Secretarias Subsecretarias Divisões Núcleos Coordenadoria Seções Descentralizadas da unidade superior ou de Seccionais que não possuem núcleos Seções Centralizadas (fisicamente junto à unidade superior) AGENTE CONSIGNATÁRIO Secretário-Geral Chefe da Assessoria Chefe de Gabinete Assessor de Juiz Chefe de Gabinete Assessor Chefe de Gabinete Assessor Diretor Coordenador Supervisor Diretor da unidade superior 03.2 A responsabilidade pela ausência legal do bem, a princípio, até que a identificação dos fatos esclareça o respectivo destino, deve ser do agente consignatário Na substituição do agente consignatário devem ser emitidos os respectivos TERMOS DE RESPONSABILIDADE para caracterizar a baixa da responsabilidade do que termina e a carga do que inicia a gestão.

10 CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO DE BENS MÓVEIS 05 FOLHA 03 05/ Na impossibilidade de realizar esse procedimento o agente consignatário deve delegar para outro servidor a responsabilidade pela respectiva baixa dos bens Se o agente consignatário não o fizer, deve ser designado servidor e/ou instituída comissão para a passagem da responsabilidade e a irregularidade e/ou pendência ser comunicada, de imediato, à área de Administração No caso de desligamento do agente consignatário do quadro de pessoal, cabe a esse solicitar à área de Patrimônio: a) a transferência da carga dos bens sob sua responsabilidade; b) a emissão da CERTIDÃO DE REGULARIDADE DE SITUAÇÃO PATRIMONIAL, modelo constante do Módulo 8 desta IN, para apresentação à área de Recursos Humanos. A Certidão é documento obrigatório à instrução do processo de desligamento do quadro de pessoal. 04 O desaparecimento do bem móvel deve ser de imediato comunicado pelo servidor, através dos meios formais próprios do órgão, à área de Administração que, dentre outras, pode adotar as seguintes medidas: a) analisar as circunstâncias do fato comunicado; b) decidir pela instauração da sindicância administrativa e/ou inquérito policial; c) decidir pela não responsabilidade a ser imputada a servidor ou agente consignatário e, neste caso, solicitar à área de Controle Patrimonial a baixa legal do bem No caso de a responsabilidade pelo desaparecimento recair sobre o servidor e/ou agente consignatário, este deve providenciar: a) a substituição do bem por outro com as mesmas características; ou

11 CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO DE BENS MÓVEIS 05 FOLHA 04 05/98 b) indenização do valor do bem, de conformidade com o parecer de avaliação da Comissão de Sindicância. 05 Toda e qualquer ocorrência (transferência, devolução ou extravio/danificação) com bens patrimoniais (bens móveis e instalações) deve ser, de imediato, comunicada à área de Patrimônio do Tribunal ou Seção Judiciária, por meio do formulário OCORRÊNCIA COM BENS PATRIMONIAIS - MOD O formulário OCORRÊNCIA COM BENS PATRIMONIAIS deve ser emitido em duas vias com a seguinte destinação: a) 1ª via - área de Patrimônio ou área de Manutenção de Instalações; b) 2ª via - unidade emitente.

12 INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS 06 FOLHA Os relatórios obrigatórios de bens móveis no Tribunal e nas Seções Judiciárias são: a) demonstrativo financeiro para conferência com o SIAFI, a ser realizado ao final de cada mês (Balancete Mensal); b) inventário físico-financeiro a ser realizado no final do ano, a fim de comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais das unidades administrativas existentes no último dia útil do exercício financeiro (Inventário Anual). 02 Os Inventários devem ser realizados por uma Comissão de Inventário de caráter permanente, previamente designada pela área de Administração, sob a coordenação da área de Patrimônio, com as seguintes finalidades específicas: a) constatar a existência e a localização física do bem; b) identificar a situação e o estado do bem; c) confrontar o valor do bem com o lançamento contábil; d) confirmar a responsabilidade do agente consignatário pelo uso e guarda do bem; e) propiciar a Tomada de Contas dos responsáveis por bens móveis; f) atualizar os registros das unidades administrativas controladoras e fiscalizadoras de patrimônio; g) subsidiar a atuação dos órgãos fiscalizadores de patrimônio; 02.1 A Comissão de Inventário deve ser composta de, no mínimo, 03 (três) membros, designados para o exercício financeiro, com as seguintes funções: a) cientificar o dirigente da unidade administrativa a ser inventariada, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas da data marcada para o início dos trabalhos; b) solicitar ao dirigente da unidade administrativa a ser inventariada, elementos de controle interno e outros documentos necessários; c) requisitar servidores, máquinas, transporte, materiais e tudo mais que for necessário;

13 INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS 06 FOLHA 02 d) determinar a regulamentação da situação do bem já inventariado, que não tenha sido localizado; e) identificar a situação e o estado de conservação dos bens inventariados, discriminando os suscetíveis ao desfazimento em relatório, para que os dirigentes das unidades administrativas tomem ciência e adotem as medidas cabíveis; f) propor à autoridade competente a designação de Comissão de Sindicância para apurar irregularidades; g) proceder, juntamente com o responsável pelo controle patrimonial da unidade, o cadastramento de bens que porventura se encontrem sem registro, providenciando imediatamente a colocação da respectiva plaqueta, carimbo ou outro meio qualquer de identificação; h) especificar e avaliar bens que porventura estejam sem os respectivos documentos de aquisição, lavrando-se imediatamente os TERMOS DE AVALIAÇÃO DE BENS MÓVEIS É garantido aos componentes da Comissão de Inventário, assim investidos, o livre acesso em qualquer recinto para efeito de levantamento e vistoria dos bens. 03 A elaboração de inventários deve ser totalmente apoiada por sistema informatizado adequado às necessidades do Tribunal e das Seções Judiciárias, garantindo confiabilidade e rapidez às informações geradas. 04 As informações básicas para o inventário podem ser obtidas através de: a) levantamento físico dos bens; b) cadastramento de bens móveis; c) demonstrativo mensal de bens patrimoniais. 05 O inventário de bens móveis deve ser organizado: a) pela classificação da Conta Contábil do Plano de Contas;

14 INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS 06 FOLHA 03 b) pela ordem crescente de tombamento dentro de cada classificação. 06 A Comissão de Inventário deve apresentar o Balancete Mensal até o 10º (décimo) dia útil subseqüente ao término do mês de referência, e o Inventário Anual até o 10º (décimo) dia útil subseqüente ao término do exercício financeiro, ambos em três vias com as seguintes destinações: a) 1ª via: área de Administração; b) 2ª via: área de Controle Interno; c) 3ª via: área de Patrimônio. 07 Além do resultado do Inventário, a Comissão de Inventário deve apresentar à área de Administração o relatório circunstanciado dos fatos e irregularidades verificadas durante a sua realização, tais como: a) dificuldades de acesso ao local onde os bens se encontram; b) cadastros desatualizados; c) bens não localizados; e d) bens sem condições de uso.

15 DISPOSIÇÕES FINAIS 07 FOLHA 01 05/98 01 A área de Administração, no Tribunal e Seções Judiciárias, deve manter permanentemente atualizada esta IN, solicitando à área de Desenvolvimento Organizacional a sua revisão, sempre que a legislação ou conveniência administrativa o exigir. 02 A Secretaria de Informática do Tribunal deve providenciar a implantação de sistema informatizado no âmbito da Primeira Região, de modo a atender às disposições previstas nesta I 03 Os formulários constantes do módulo 08 - ANEXOS fazem parte integrante desta I 04 Os casos omissos nesta IN serão resolvidos pelo Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal. 05 Esta IN foi aprovada pelo Conselho de Administração, conforme Processo Administrativo 0607/95, cujo Extrato de Decisão consta no módulo 08 - ANEXOS, entrando em vigor, no âmbito do Tribunal e Seções Judiciárias da Primeira Região a partir desta data, revogando-se as disposições em contrário. 06 Por meio da Resolução nº 17, de 05/09/97, foi processada, com vigência a partir de 07/11/97, atualização automática do Módulo 5, subitem A Resolução nº 03, de 14/05/98, altera o módulo 5, folha 2, incluindo a CERTIDÃO DE REGULARIDADE DE SITUAÇÃO PATRIMONIAL como documento obrigatório dos processos de desligamento de titulares de funções comissionadas dos Quadros de Pessoal do Tribunal ou das Seções Judiciárias. Brasília-DF, 14 de maio de FELIPE DOS SANTOS JACINTO Diretor-Geral

16 ANEXOS 08 FOLHA 01

26 ANEXOS 08 FOLHA 11 05/98