MANUAL OPERACIONAL GESTÃO DE PATRIMÔNIO

Transcrição

1 MANUAL OPERACIONAL GESTÃO DE PATRIMÔNIO

2 ÍNDICE: CAPÍTULO 01 NORMA E PROCEDIMENTOS 1 - OBJETIVO VISÃO DISPOSIÇÕES GERAIS DEFINIÇÕES CLASSIFICAÇÃO PEDIDO DE MATERIAL PERMANENTE AQUISIÇÃO RECEBIMENTO REGISTRO PATRIMONIAL RESPONSABILIDADE POR USO, GUARDA E CONSERVAÇÃO MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL INVENTÁRIO DESFAZIMENTO E RENÚNCIA BAIXA PATRIMONIAL ATIVIDADES OPERACIONAIS POR FUNÇÃO 07 CAPÍTULO 02 FLUXOGRAMA OPERACIONAL 1 - MOVIMENTAÇÃO DE BENS ENTRE SETORES (NA PRÓPRIA UNIDADE) MOVIMENTAÇÃO DE BENS ENTRE UNIDADES BENS INSERVÍVEIS BANCO DE PEÇAS SOLICITAÇÃO DE CERTIDÃO NEGATIVA CONTROLE E MOVIMENTAÇÃO DE CILINDROS SOLICITAÇÃO DE CARREGADORES 16 CAPÍTULO 03 MODELOS DE FORMULÁRIOS 1 - FO TRANSFERÊNCIA DE BENS DE UNIDADE PARA UNIDADE FO TRANSFERÊNCIA DE BENS DE UNIDADE PARA MANUTENÇÃO FO OCORRÊNCIA PATRIMONIAL FO LAUDO TÉCNICO DE EQUIPAMENTOS TR INVENTÁRIO ANUAL 21 2

3 1) Objetivo Realizar de modo eficiente e eficaz o controle de bens patrimoniais referente a: inventário, movimentação, disponibilização, baixa patrimonial e manutenção de pequeno monte; zelando pelo patrimônio do Viva Rio e de projetos, convênios e contratos de gestão associados; com qualidade, responsabilidade, agilidade e compromisso. Atuando em parceria com os demais setores da Instituição para a otimização de processos de trabalho e garantia de boas práticas administrativas. 2) Visão Ser reconhecido na Instituição Viva Rio como um setor administrativo de excelência, criando e mantendo competência para a gestão de bens patrimoniais, produzindo e otimizando continuamente soluções de interesse institucional. 3) Disposições Gerais O presente documento dispõe acerca do controle patrimonial de bens móveis e imóveis que integram o patrimônio dos Contratos de Projetos Administrados pelo Viva Rio 4) Definições Material Permanente: É aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde normalmente sua identidade física e/ou tem uma durabilidade superior a dois (02) anos. Sua aquisição é realizada em despesa de capital e possui controle individualizado. 5) Classificação Quanto à forma de utilização, um bem móvel é classificado em: a) De uso individual, quando apenas uma pessoa o utiliza contínua e constantemente; b) De uso coletivo ou comum, quando for utilizado por várias pessoas. Quanto à situação patrimonial, um bem é classificado como: a) Bom quando estiver em perfeitas condições e em uso normal; b) Ocioso quando, embora esteja em perfeitas condições, não está sendo usado; c) Recuperável quando estiver avariado e sua recuperação for possível e orçar, no máximo, até cinquenta por cento de seu valor de mercado; d) Antieconômico quando estiver avariado e sua recuperação orçar mais do que cinquenta por cento de seu valor de mercado ou seu rendimento for precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; e) Irrecuperável quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação. 3

4 6) Pedido de Material Permanente Ao identificar a necessidade de compra de um novo bem, a gerencia da unidade ou setor deve acionar a Coordenação Técnica do Projeto. A Coordenação de cada projeto deve solicitar e formalizar o pedido de compra ao departamento de Aquisições e Logística. 7) Aquisição Os materiais componentes do patrimônio podem ser adquiridos mediante compra ou doação: a) Compra aquisição remunerada de material com utilização de recursos orçamentários; b) Doação modalidade de aquisição em que os materiais são entregues gratuitamente ao Projeto, por entidades públicas ou privadas; No caso de compra do material, é responsabilidade do Setor de Compras a aquisição do bem, previamente autorizado pelo requisitante, de acordo com o que dispõe a Lei nº 8.666/93. 8) Recebimento Compete ao Almoxarife, em conjunto com o Setor de Patrimônio, o recebimento dos bens móveis e materiais adquiridos. Ao dar entrada no Almoxarifado, o bem deve estar acompanhado: a) No caso de compra, de Nota Fiscal e Ordem de Fornecimento, ambos têm que constar a quantidade a ser entregue, a unidade de destino. O recebimento físico deve estar de acordo com os documentos. b) No caso de doação, deve constar o termo ou outro documento comprobatório que oriente o registro do bem no sistema. Após o processo, propriamente dito, de recebimento e entrada, os bens devem ser encaminhados para a unidade a qual se destina, conforme autorização técnica de cada projeto. 9) Registro Patrimonial Consiste na formalização da inclusão física de um material permanente, com a atribuição de um número único gravado em uma plaqueta e afixado no bem. Na fixação de plaqueta, deverão ser observados os seguintes aspectos: a) Fixar na parte posterior do bem, porém o mesmo deve ficar em local de fácil visualização para efeito de identificação; b) Evitar fixar plaqueta em partes que não ofereçam boa aderência; c) Evitar áreas que possam acarretar a deteriorização da plaqueta. 4

5 Materiais permanentes recebidos, mediante a qualquer processo de aquisição, devem ser incorporados ao Patrimônio e plaqueados, antes de serem distribuídos às unidades que irão utilizá-los. 10) Responsabilidade por uso guarda, e conservação. Cabe ao responsável pela Carga Patrimonial receber, zelar, guardar e conservar o bem que está destinado ao uso do setor, estando sob sua chefia. Compete ao responsável pela Carga Patrimonial (gerente da unidade e/ou setor): a) Solicitar no início de suas atividades na unidade para qual foi designado, que seja lavrado o Termo Geral de Responsabilidade de Bens que serão mantidos sob sua guarda; b) Conferir e certificar o Material Permanente existente sob sua guarda, quando dispensado das atribuições na unidade para a qual foi designado; c) Adotar medidas, estabelecer procedimentos complementares às normas constantes nesse manual, que visem garantir o efetivo controle do Material Permanente existente em sua unidade; d) Realizar conferência periódica, parcial ou total, sempre que julgar conveniente e oportuno, independentemente do inventário anual; e) Supervisionar as atividades relacionadas com o bom uso e guarda dos bens localizados em sua unidade. f) Dedicar cuidado aos bens, bem como ligar, operar e desligar equipamentos conforme as recomendações e especificações do fabricante; g) Adotar providências que preservem a segurança e conservação dos bens existentes na unidade; h) Manter os bens de pequeno porte em local seguro; i) Comunicar, o mais breve possível, ao Setor de Patrimônio, a ocorrência de qualquer irregularidade envolvendo o bem, providenciando, em seguida, a comunicação escrita. O responsável pelo bem na unidade poderá ser chamado à responsabilidade pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material que esteja sob sua guarda. 11) Movimentação de material A movimentação de bens entre unidades deve ser precedida de registro no instrumento de controle no período ocorrido entre sua incorporação e desincorporação patrimonial. O Setor de Patrimônio deve supervisionar e controlar a transferência de bens entre unidades. Nenhum material deve ser movimentado sem a ciência do Setor de Patrimônio, e toda movimentação deve ser realizada mediante o termo de responsabilidade e termo de transferência, devidamente assinados pelos responsáveis. 5

6 12) Inventário Procedimento administrativo realizado por meio de levantamentos físicos, que consiste no arrolamento físico-financeiro de todos os bens existentes nas unidades e setores administrativos Objetivos: a) verificar a exatidão dos registros de controle patrimonial, mediante a realização de levantamentos físicos na unidade ou setor administrativo; b) fornecer subsídios para a avaliação e controle gerencial de materiais permanentes Tipos de Inventários a) de verificação: realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem, por iniciativa do Setor de Patrimônio ou a pedido do responsável pela carga patrimonial; b) de transferência realizado quando da mudança de um titular de função de confiança detentor da carga patrimonial; c) de criação realizado quando da criação de uma unidade; d) de extinção - realizado quando da extinção ou transformação de uma unidade; e) anual realizado para comprovar a exatidão dos registros de controle de todo o patrimônio. Durante a realização de qualquer tipo de inventário, fica vedada toda e qualquer movimentação física de bens localizados nas unidades. O inventário anual é realizado por uma Comissão de Inventário, onde é representada por uma pessoa da equipe do setor de Patrimônio, um responsável da unidade ou seu representante, e caso possível, um servidor do município. A Comissão de Inventário é competente para: a) Identificar a situação patrimonial e o estado de conservação dos bens inventariados; b) Propor ao Gerente a apuração de irregularidades constatadas; c) Relacionar e identificar com numeração própria os bens permanentes que se encontram sem o Registro Patrimonial (plaqueta metálica); d) Solicitar o livre acesso em qualquer recinto para efetuar levantamento e vistoria de bens. 13) Desfazimento e renúncia O material permanente considerado pela Comissão específica como ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável, cuja permanência ou remanejamento seja julgado desaconselhável ou inexequível, é passível de doação ou desfazimento, por meio de inutilização ou abandono. Sendo esses autorizados conforme abaixo: a) Doação, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social; 6

7 A doação deve ser devidamente justificada pela autoridade competente, observando-se o seguinte quanto à destinação do material: a) Ocioso e Recuperável, para órgãos ou entidades públicas; b) Antieconômico para Estados e Municípios mais carentes, empresas públicas, instituições filantrópicas; c) Inservível, para instituições filantrópicas, desde que reconhecidas de utilidade pública pelo governo federal. O desfazimento dos bens considerados genericamente inservíveis fica a cargo da Comissão de Baixa composta de, no mínimo, três membros, sendo um o responsável pelo patrimônio do Viva Rio, o outro pelo setor de patrimônio da secretaria de saúde do município e estado, e o terceiro, pelo responsável do setor de manutenção. 14) Baixa patrimonial Retirada de bem do patrimônio, mediante registro de transferência para o controle de bens baixados, feita exclusivamente pela Comissão de Baixa. O número do bem baixado não será aproveitado para qualquer outro bem. A autorização de efetivação da baixa patrimonial compete a Comissão de Baixa, em processo administrativo com a devida justificativa. 15) Atividades operacionais por função Responsável pelo setor: Orientar e supervisionar as atividades de patrimônio e estoque; Controle de folhas de pontos / férias; Acompanhamento e fechamento de processos administrativos de baixa de bens; Solicitar o laudo de avaliação técnica dos bens; Abertura de sindicância patrimonial para desaparecimento de bens; Visita às unidades, para orientação e manutenção dos fluxos; Visita às unidades e setores. Almoxarife: Controle de estoque de materiais permanentes Controle e agendamento de transportes Recebimento de materiais diversos Expedição de materiais diversos (Separação, identificação e embalagem) Controle de envio de notas fiscais para pagamento Controle dos cilindros de Gases Medicinais 7

8 Banco de Peças: Avaliar bens recebidos como inservíveis; Aproveitar peças em bom estado; Montagem de novos bens, a partir das peças recolhidas; Reparo em bens avariados; Controle de estoque de peças; Recebimento, conferência e acompanhamento de bens em manutenção. Assistente Administrativo 01: (Controle Geral) Controle de recebimento de solicitações via (distribuição de atividades) Controle de malote (Envio e recebimento de documentos) Controle de atendimento do Banco de peças Emissão de documentos para transferência de bens para unidade Emissão de documentos diversos (Memorandos, ofícios, termos de responsabilidades) Assistente Administrativo 02: (Sistema e Arquivo) Inserção de dados no software (Patrimônio Expert / JDE) Arquivo eletrônico Arquivo físico Assistente Administrativo 03: (Atividades externas) Acompanhamento de Inventários (Orientação à comissão de inventário) Acompanhamento de retirada de bens da unidade (Transferência entre unidades ou Inservíveis) Identificação de bens entregues direto na unidade Acompanhamento patrimonial e implementação de inauguração de unidades Assistente Administrativo 04: (Conferência) Conferência e acompanhamento de Ocorrência Patrimonial por inutilização; Conferência e acompanhamento de Ocorrência Patrimonial por desaparecimento de bens (Furto); Conferência e acompanhamento de transferência de bens entre unidades e/ou setores; Conferência, acerto no software e fechamento de relatórios (Inventário). Legenda: SMS Secretaria Municipal de Saúde OP Ocorrência Patrimonial (Formulário) (*) Contato do setor: patrimonio@vivario.org.br / (21)

9 Indicadores: MOVIMENTAÇÃO DE BENS ENTRE SETORES (NA PRÓPRIA UNIDADE) MOVIMENTAÇÃO DE BENS ENTRE UNIDADES BENS INSERVÍVEIS BANCO DE PEÇAS SOLICITAÇÃO DE CERTIDÃO NEGATIVA CONTROLE E MOVIMENTAÇÃO DE CILINDROS SOLICITAÇÃO DE CARREGADORES 9

10 MOVIMENTAÇÃO DE BENS ENTRE SETORES (NA PRÓPRIA UNIDADE) Início O gerente identifica a necessidade de transferência do bem entre setores Sim Fluxograma de solicitação de carregadores (VIDE PÁGINA 16) Necessita Carregador? Não O bem é retirado do setor de origem e transferido para o setor de destino. O gerente envia para o Setor de Patrimônio, com cópia para a Coord. Técnica informando: Tipo do bem Característica do bem Setor de Origem Setor de Destino O gerente e/o ponto focal (administrativo) atualiza o controle de patrimônio da unidade. O Setor de Patrimônio efetiva a transferência atualizando o software (Patrimônio Expert). 10

11 MOVIMENTAÇÃO DE BENS ENTRE UNIDADES Início O gerente identifica a necessidade de retirada do bem da unidade e solicita por para Coord. Técnica com cópia para o Setor de Patrimônio (*) Gerente e/ou assessor verifica se outra unidade tem necessidade do bem Sim É necessário? Não Gerente emite documento de transferência entre unidades, indicando: Gerente emite documento de transferência entre unidades, indicando: Tipo do bem Característica do bem Nº. de Patrimônio Unidade de Origem Unidade de destino Sim Necessita Carregador? Tipo do bem Característica do bem Nº. de Patrimônio Unidade de Origem Com destino para o Almoxarifado da Penha Fluxograma de solicitação de carregadores VIDE PÁGINA 16 Não O Setor de Patrimônio estabelece o prazo de separação do material e informa a data de transporte do bem. O Setor de Patrimônio estabelece o prazo de separação do material e informa a data de transporte do bem. Setor de Patrimônio recebe a documentação de transferência, confere, atualiza o software e arquiva o documento. Setor de Patrimônio recebe a documentação de transferência, confere, atualiza o software e arquiva o documento. 11

12 BENS INSERVÍVEIS Início O gerente identifica um bem como inservível. Bom Estado do bem Com defeito ou Ruim O gerente da unidade entra em contato com a Coord. Técnica e verifica se o bem é necessário em outra unidade da mesma AP. O gerente emite a ocorrência patrimonial e envia para o Setor de Patrimônio. É necessário? Sim Não O gerente preenche o formulário de transferência de bens entre unidade e Setor de Patrimônio e solicita transporte. O Setor de Patrimônio abre o processo administrativo e solicita avaliação dos bens ao Setor de Manutenção. O gerente preenche o formulário de transferência de bens entre unidades. (VIDE PÁGINA 2) Transferência do bem O Setor de Patrimônio agenda a transferência do bem com o gerente da unidade. O Setor de Patrimônio informa o resultado do parecer técnico e solicita que o gerente preencha o formulário de transferência de bens para a Manutenção. (VIDE MODELO EM ANEXO) Sim O reparo é viável? Não O bem é necessário? Sim Não O setor de Patrimônio transfere o bem para o Almoxarifado. O setor de Patrimônio emite o documento de conclusão do processo e solicita autorização da Coordenação Administrativa da CAP para o descarte. O Setor de Patrimônio transfere para a unidade após o reparo. O setor de Patrimônio recebe a autorização e Providencia a retirada dos bens da unidade O setor de Patrimônio providencia junto aos procedimentos internos, o descarte dos bens inservíveis. 12

13 BANCO DE PEÇAS Início O Setor de Patrimônio efetua o recolhimento dos bens inservíveis da unidade. O Setor de Patrimônio solicita a avaliação técnica do item recolhido. Sim Tem possibilidade De reparo? Não A equipe do Banco e Peças efetua o reparo do bem. A Equipe do Banco de Peças emite um laudo de condenação do bem em questão. O Setor de Patrimônio informa à unidade sobre o reparo do bem e verifica sobre a necessidade de devolução do bem. A equipe do Banco de Peças reavalia o bem, em busca de peças que poderão ser reaproveitadas. Não É necessário Retorno? Sim A equipe do Banco de Peças retira as peças em bom estado para reaproveitamento. O Setor de Patrimônio inclui o bem reparado no controle de estoque do projeto de origem. O Setor de Patrimônio providencia a expedição A equipe do Banco de Peças encaminha o restante do bem inservível para descarte. (VIDE PÁGINA 03) 13

14 SOLICITAÇÃO DE CERTIDÃO NEGATIVA Início É identificada a necessidade de um bem A Coord. Técnica solicita posição de estoque ao Setor de Patrimônio, via (*) Sim Setor de Patrimônio entra no procedimento de expedição Há disponibilidade De estoque? Não Setor de Patrimônio emite uma certidão negativa e envia para a Coordenação Técnica. Almoxarife entra no procedimento de expedição (Fluxograma da pág. 06). 14

15 CONTROLE E MOVIMENTAÇÃO DE CILINDROS Início A unidade solicita o Cilindro de O², informando o tamanho e a quantidade de cilindros carregados em estoque. OBS: A solicitação deve ser realizada, assim que o Cilindro de O² se encontrar descarregado. O Setor de Patrimônio recebe a solicitação, emite 03 guias de remessa e solicita o transporte de envio do Cilindro para a unidade. O Setor de Patrimônio envia o Cilindro de O² carregado acompanhando a guia de remessa. A unidade recebe o Cilindro de O² carregado, assina o protocolo de envio, acusando o recebimento e envia o Cilindro vazio com o mesmo tamanho (A/C do Setor de Patrimônio), no mesmo veículo. 15

16 SOLICITAÇÃO DE CARREGADORES Início O gerente entra e contato com o Setor de Patrimônio indicando: Nº. Do Patrimônio Característica do bem Origem do Bem Destino do Bem Melhor dia e horário para agendamento Setor de Patrimônio verifica necessidade de carregadores e o prazo de execução do serviço. Acerta com o gerente o agendamento. Providencia: Agendamento de transporte de materiais (Quando for transferência entre unidades). Agenda o transporte dos profissionais para a unidade. O setor de Patrimônio orienta os profissionais quanto ao serviço a ser realizado, inclui o agendamento no controle e acompanha a agenda. 16

17 Modelos de Formulário: FO - Transferência de Bens de Unidade para Unidade 17

18 FO - Transferência de Bens da Unidade para Manutenção 18

19 FO Ocorrência Patrimonial 19

20 FO Laudo Técnico de Equipamento 20

21 TR Inventário Anual 21