SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

Transcrição

1 ÁREA DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS IT / 6 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes para a realização dos serviços de controle do almoxarifado e patrimônio. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA PO. 02 Gestão de compras. 3. PROCEDIMENTOS 3.1 Controle de materiais a) Recebimento e verificação de materiais Sempre que chegar um material, a deverá recebê-lo conforme orientações descritas no PO. 02 Gestão de compras. Após o recebimento do material e, quando este é passível de controle no estoque, ou seja, entregas com Notas Fiscais, a deverá providenciar a entrada no sistema de Controle de Estoque. b) Atendimento de requisição de materiais Quando da necessidade de materiais, o requisitante deverá preencher o registro Requisição de Material e encaminhá-lo à. Quando do recebimento, deverá ser verificado a disponibilidade do material requisitado e, caso exista no estoque, a deverá entregá-lo e solicitar a assinatura de quem recebeu no registro, bem como a data da entrega. No final do dia ou no início do dia posterior, a deverá lançar no sistema Controle de Estoque, as saídas que ocorreram no estoque. Após lançamento, a Requisição de material deverá ser carimbada com o impresso: LANÇADO ALMOXARIFADO e arquivada. c) Controle do estoque de materiais Mensalmente, a deverá emitir o Relatório de Entrada e o Relatório de Saída, anexando cópias das Notas Fiscais dos materiais recebidos. A documentação deverá ser efetuada em 02 (duas) vias, sendo uma via para arquivo e outra para encaminhamento à. Elaborado/revisado por: 19/11/2008 Fábio Araújo Caiado Data Aprovado para uso: 19/11/2008 Abadilene Marques de Oliveira Data

2 ÁREA DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS IT / 6 Quando da necessidade de compras de materiais que tenham contrato em vigência a deverá preencher o registro Solicitação de Material, encaminhando-o à Licitação e Compras para providências. 3.2 Controle de bem patrimonial Entende-se como bem patrimonial no Crea GO todo e qualquer bem que tenha durabilidade maior que 02 (dois) anos, sendo: veículos, mobiliários, materiais de escritório e materiais de informática. a) Recebimento de bem patrimonial Quando do recebimento de bem patrimonial, a providenciará cópia da Nota Fiscal, realizando a entrada no sistema Controle de Patrimônio e no Livro Registro de Patrimônio e, posteriormente, deverá identificar o bem e carimbar a cópia da Nota Fiscal com o termo: LANÇADO PATRIMÔNIO e LANÇADO ALMOXARIFADO caso o bem seja armazenado no almoxarifado, caso não fique no almoxarifado, é necessário apenas que a cópia da nota seja carimbada com o termo: LANÇADO PATRIMÔNIO. Observação: quando da inclusão do bem no Livro - Registro de Patrimônio, todas as informações deverão ser inseridas conforme o que foi descrito no sistema Controle de Patrimônio. Após o pagamento da Nota Fiscal, a deverá proceder o registro contábil para incorporação na conta contábil no sistema Siscotw e, mensalmente, emitir ficha Razão das contas patrimoniais, em duas vias, encaminhando uma via para a. Quando do recebimento da ficha razão das contas patrimoniais, a deverá anexar ao mesmo as cópias das Notas Fiscais, relatório Inventário de Bens Móveis emitido pelo sistema Controle de Patrimônio e a ficha razão das contas patrimoniais realizando a conciliação dos bens incorporados no mês, em duas vias, uma para arquivo e outra encaminhamento à. b) Movimentação de bem patrimonial Em casos de movimentação de bem patrimonial, o requisitante deverá solicitar a transferência utilizando o RG. 090 Solicitação de Transferência de Patrimônio (STP), em 02 (duas) vias, colhendo as assinaturas devidas. Uma via da solicitação devidamente assinada deverá ser encaminhada para a. Quando do recebimento do RG. 090 Solicitação de Transferência de Patrimônio (STP), a deverá emitir o Termo de Transferência de

3 ÁREA DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS IT / 6 Patrimônio, em 04 (quatro) vias, sendo uma para o usuário, uma para quem disponibilizou o bem e as outras para arquivo no dossiê dos es, no caso de bem patrimonial novo, será emitido o Termo de Responsabilidade, em 02 (duas) vias, sendo uma para o usuário () e outra para arquivo no dossiê do. c) Controle de bem patrimonial Anualmente, a deverá realizar o levantamento/ conferência do patrimônio nas dependências do Crea GO e nas Inspetorias Regionais. No caso das Inspetorias, o levantamento também poderá ser realizado pela própria Inspetoria que deverá preencher o RG. 093 Levantamento de Bens Inspetoria e encaminhar à. Após o levantamento/ verificação, a deverá verificar os Termos de Responsabilidade do, conferindo-o com os existentes em seu dossiê. Quando da divergência de informações, a deverá comunicar ao para que o mesmo localize o bem num prazo de até 48 (quarenta e oito) horas. Caso o mesmo não o localize, a deverá comunicar tal fato ao Departamento Administrativo para providências. Nos casos de licenças com período superior a 30 (trinta) dias e demissões, o Departamento de Gestão de Pessoas deverá comunicar à que deverá emitir o RG. 094 Recibo de bens encaminhando-o ao. Quando da ocorrência de ausência do na área, o responsável pela área deverá responsabilizar-se pelo bem e, quando do retorno do, o responsável pela área deverá comunicar a. A baixa de bem patrimonial no sistema Controle de Patrimônio deverá ser realizada pela Área de nos seguintes casos: roubo, furto, alienação e equipamentos que sofrem rupturas através de acidentes, após deverá a ocorrência ser informada à, para baixa no sistema contábil.. Nos casos de furto ou roubo deverá ser registrado um Boletim de Ocorrência, e formalizar um processo administrativo. A Presidência deverá anualmente designar através de Portaria a Comissão de Processos Administrativos, para apurar as causas do roubo ou furto quando for o caso. 4. REGISTROS

4 ÁREA DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS IT / 6 Requisição de Material Relatório de entrada Relatório de saída Livro - Registro de Patrimônio Inventário de Bens Móveis Livro Razão Patrimônio RG. 090 Solicitação de Transferência de Patrimônio (STP) Termo de Responsabilidade Termo de Transferência de Patrimônio RG. 093 Levantamento de Bens Inspetoria RG. 094 Recibo de bens 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Descarte Requisição de Material Pasta A-Z data 02 anos Lixo Relatório de entrada / cópias Pasta mês 02 anos Lixo Notas Fiscais mês e ano 05 anos Incinerar

5 ÁREA DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS IT / 6 Relatório de saída Pasta mês 02 anos Lixo mês e ano 05 anos Incinerar Livro - Registro de Patrimônio data Inventário de Bens Móveis mês ano Livro Razão Patrimônio ano Notas Fiscais mês e ano Solicitação de Transferência de Patrimônio (STP) RG. 090 Pasta suspensa data Até a demissão do Arquivo Termo de Responsabilidade Pasta suspensa Até a demissão do Arquivo

6 ÁREA DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS IT / 6 Termo de Transferência de Patrimônio Pasta suspensa Até a demissão do Arquivo Levantamento de Bens Inspetoria RG. 093 ordem alfabética 01 ano Lixo Recibo de bens ordem alfabética 01 ano Lixo