PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA PRIMEIRA REGIÃO

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1 PORTARIA COGER N.o 24, DE 06 DE AGOSTO DE 2008(*) Consolida procedimento para digitalização dos processos em tramitação nas Varas de Execuções instituído pela PORTARIA/COGER N. 05, de 24 de janeiro de O EXCELENTÍSSIMO SENHOR DESEMBARGADOR FEDERAL OLINDO HERCULANO DE MENEZES, CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA FEDERAL DA PRIMEIRA REGIÃO, no uso das atribuições que lhe conferem o artigo 24 e seguintes do Regimento Interno do Tribunal Regional Federal da Primeira Região, e ' CONSIDERANDO a) a implantação do sistema Processo Judicial Digital - Execução Fiscal (PJD-EF) nas Varas de Execuções do Distrito Federal; b) a necessidade de fixar diretrizes para o procedimento de digitalização dos processos em tramitação nas Varas de Execuções da Seção Judiciária do Distrito Federal; c) as determinações contidas na Lei n , de 19 de dezembro de 2006; d) a decisão nos autos do Expediente Administrativo 2007/ DF; RESOLVE: Art. 1 2 Instituir, no âmbito da Primeira Região, o procedimento de digitalização dos processos em tramitação nas Varas de Execuções da Seção Judiciária do Distrito Federal, para inclusão no sistema Processo Judicial Digital- Execução Fiscal (PJD-EF) e efetiva tramitação em meio digital. 1 2 Entende-se por digitalização o procedimento de transformação de documentos em papel para arquivos digitais, por meio de equipamento de scanner. 2 2 Os arquivos digitais devem representar fielmente os originais, autenticados por meio de assinatura digital, na forma da lei, observadas as determinações desta Portaria. Art. 2 2 Durante o procedimento de digitalização dos processos das Varas de Execuções da Seção Judiciária do Distrito Federal será implantada uma Central de Digitalização composta por equipe do órgão ou vinculada à empresa contratada para esse fim. Art. 3 2 Reputam-se agentes públicos, para efeitos do presente regulamento, os servidores, prestadores de serviços e estagiários lotados nas unidades administrativas da Seção Judiciária do Distrito Federal envolvidas no procedimento de digitalização, inclusive na Central de Digitalização, seja essa interna à Justiça Federal ou terceirizada. 1 2 Compete a todos os agentes públicos envolvidos no procedimento de digitalização zelar pelo bom andamento das etapas de migração dos processos para o meio digital, bem como pela exatidão dos documentos digitais gerados. 2 2 A autenticação, por meio de assinatura digital, dos documentos digitais gerados poderá ser realizada por qualquer agente público envolvido no procedimento de digitalização. 3 2 Todo o procedimento de digitalização dos processos deve ser acompanhado por servidor da Vara, designado para essa atividade. Art. 4 2 Compete à Secretaria da Vara organizar os processos que serão submetidos à digitalização. 1 o A organização dos processos para digitalização compreende: F:ICOGER PERMANENTE\Portarias COGERIPORTARIAS 2008\PORTARIA COGER digitalização.doc

2 fls.2 a) a retirada de bilhetes, marcadores, anotações e documentos inseridos no processo, que não fazem parte dele; b) a juntada da certidão de encerramento do trâmite processual em meio físico e migração para o meio digital, conforme modelo constante do Anexo I desta Portaria; c) a conferência da numeração dos documentos nos autos; d) o agrupamento dos processos em lotes de até 500 (quinhentos) processos; e) a emissão de guias de remessa para cada lote, para controle dos processos encaminhados à Central de Digitalização; f) o encaminhamento dos lotes organizados para a Central de Digitalização. 2º A Central de Digitalização deve solicitar à Secretaria da Vara, com antecedência de 10 (dez) dias úteis, os lotes de processos organizados em guias de remessa. 3º Assim que iniciar a preparação dos autos solicitados pela Central de Digitalização, a Secretaria da Vara deve realizar o lançamento da movimentação processual "Remessa ordenada: digitalização (código: 222/11)", com, no máximo, 10 (dez) dias úteis antes do envio dos autos físicos à Central de Digitalização, quando deverá ser lançada a movimentação processual "Remetidos: digitalização (código: 223/10)". 4 Serão digitalizados os processos em Tramitação Ajustada da Secretaria da Vara, conforme prioridade a ser definida pelo Juiz, enquanto o acervo de processos arquivados provisoriamente ou suspensos somente serão digitalizados à medida que tiverem a tramitação reativada. Art. 5º Durante o período em que estiver em procedimento de digitalização e até 10 (dez) dias úteis após a sua conclusão, a Vara envolvida será excluída da distribuição processual. 1º Nesse período, devem ser realizadas todas as atividades de organização e encaminhamento dos processos para digitalização, bem como o recebimento, conferência e organização do acervo digitalizado e incorporação das imagens ao sistema PJD-EF. 2º O juiz deverá analisar a necessidade de diligências urgentes que devam ser cumpridas antes da ordem de envio dos processos à digitalização. 3º Na hipótese de pedidos ou medidas urgentes requeridas após o envio dos processos à digitalização, o juiz, de ofício ou a pedido do interessado, deve requisitar os autos para as providências cabíveis, com lançamento das movimentações processuais "Recebidos: digitalização (código: 218/8)" e "Digitalização: cancelada (código: 258/7)" e replicação automática da movimentação imediatamente anterior à "Remessa ordenada: digitalização (código: 222/11)". Após a conclusão das diligências necessárias, determinar a sua devolução à Central de Digitalização, em uma nova guia de processos, caso o processo não seja arquivado definitivamente. 4º Na hipótese de pedidos ou medidas urgentes requeridas em processos digitalizados, nos quais as imagens ainda não foram incorporadas ao sistema PJD-EF, a movimentação processual deverá ser realizado nos autos físicos, após atendimento do disposto no 3º. Os documentos juntados posteriormente deverão ser encaminhados à Central de Digitalização, a fim de possibilitar a inclusão das respectivas imagens no sistema. Art. 6º No recebimento dos processos que foram submetidos ao procedimento de digitalização, a Secretaria da Vara deve lançar a movimentação processual "Recebidos: digitalização (código 218/8)", independentemente da incorporação das imagens ao sistema PJD-EF. 1º Compete à Secretaria da Vara: a) importar os arquivos resultantes do procedimento de digitalização; b) conferir se as imagens refletem adequadamente os documentos do processo; c) remeter à Central de Digitalização os processos cujos arquivos apresentem falhas ou imperfeições; d) certificar, por meio de assinatura digital, a autenticidade de todos os documentos digitalizados, bem como a integralidade dos autos físicos e digitais. 2º A certificação digital do processo implicará: a) aceitação das imagens dos documentos digitalizados; b) incorporação das imagens ao sistema PJD-EF; F:ICOGER PERMANENTE\Portarias COGERIPORTARIAS 2008\PORTARIA COGER digitalização.doc

3 c) lançamento automático pelo sistema da movimentação processual "Processo digitalizado (código: 257 /0)" e replicação automática da movimentação imediatamente anterior à "Remessa ordenada: digitalização (código: 222/11)"; d) encerramento da tramitação em meio físico; e) assimilação automática, no meio digital, da tramitação em meio físico; f) migração definitiva do processo para o meio digital; g) emissão automática, pelo sistema, de certificação da migração do processo para o meio digital, conforme modelo constante do Anexo I desta Portaria. 3º Após a certificação digital do processo, a correção de imagens, em virtude de falhas ou imperfeições no procedimento de digitalização, ou por qualquer outro motivo, somente será possível pela juntada de novos documentos ao final do processo, devidamente autorizados pelo juiz, permanecendo nos autos digitais os documentos originais. 4º A conferência das imagens será feita por amostragem pela Secretaria da Vara, seguindo os seguintes critérios: a) o procedimento de avaliação deve ocorrer com tantas pessoas quantas sejam necessárias (no mínimo dois servidores) para atender à demanda no prazo de 10 (dez) dias úteis, visando a garantir o atendimento ao prazo definido no Parágrafo Único do Art. 9º, e permitindo avaliações distintas da qualidade da digitalização; QUESITO Integridade Classificação Legibilidade Qualidade b) serão avaliados 10% dos processos de cada lote digitalizado; c) deverão ser considerados os seguintes quesitos na avaliação: "INCONFORMIDADE Autos digitais faltando imagens ou com estranhas ~ r- - Ordem das imagens não condizente com a ordem das folhas nos autos físicos Documentos distintos juntos em apenas um arquivo ou um documento separado em dois arquivos. ; Documentos digitais com tipificação, constante do l Anexo li desta Portaria, não condizente com o seu teor.... Imagens ilegíveis. Imagens com baixaqualid~de de definição. LIMITEPARA ACEITAÇ~Q 0% 0,5% 0,5% 1% fls.3 UNIDADE.. IMAGEM PEÇA PEÇA IMAGEM IMAGEM d) o lote será integralmente reprovado se em qualquer quesito houver uma quantidade de inconformidades acima do limite de aceitação; e) sendo o lote reprovado, será encaminhado à digitalização em um novo lote único, retirados os processos aprovados na avaliação, que serão incorporados ao sistema PJD-EF; f) sendo o lote aprovado, será incorporado ao sistema PJD-EF, retirados os processos reprovados na avaliação, que serão encaminhados à digitalização em um novo lote único; g) a avaliação da amostra deverá ser feita em sua totalidade, independentemente de se algum quesito tiver seu limite de aceitação ultrapassado antes da conclusão da avaliação, para que se possa verificar a real situação do lote, visando ao aperfeiçoamento do procedimento de digitalização; h) processos e lotes reprovados na avaliação terão prioridade de execução e entrega sobre os demais, tanto na V ara quanto na Central de Digitalização, visando a garantir o atendimento ao prazo definido no Parágrafo Único do Art. 9 2 ; i) processos e lotes reprovados na avaliação deverão atender aos critérios definidos neste artigo quando de novas avaliações, garantindo-se, também, a avaliação de todas as inconformidades identificadas em avaliações anteriores. F:\COGER PERMANENTE\Portarias COGERIPORTARIAS 2008\PORTARIA COGER digitalização.doc

4 5º Todo processo aprovado na avaliação por amostragem deverá ter juntada certidão, assinada digitalmente, que indique o resultado da avaliação e seu responsável, conforme modelo constante do Anexo IV desta Portaria. Art. 7º Os procedimentos relacionados à digitalização dos processos sigilosos devem ser acompanhados por servidor da vara devidamente autorizado pelo juiz. 1º Os processos sigilosos devem ser levados à Central de Digitalização, bem como recolhidos à Vara, pelo servidor autorizado, e devem ter todo o procedimento de digitalização acompanhado por ele, a quem compete também a sua certificação digital. 2º As imagens dos documentos dos processos sigilosos devem ser trabalhadas na presença do servidor autorizado e a ele entregues, sendo eliminadas definitivamente do computador em que foram produzidas. Art. 8º Finalizado o procedimento de migração para o sistema PJD-EF, os processos físicos devem pemmnecer na Vara por até 6 (seis) meses. Após o transcurso do prazo, os autos físicos devem receber o destino definido pela Comissão de Avaliação de Documentos do Tribunal. Art. 9º O trâmite dos processos encaminhados para digitalização será suspenso, durante a realização do procedimento de digitalização, iniciando-se a suspensão na data do lançamento da movimentação processual "Remessa ordenada: digitalização (código: 222/11)" e encerrando-se na data do lançamento da movimentação processual "Processo digitalizado (código: 257/0)". dias. Parágrafo único. A digitalização de cada processo deverá ser concluída em, no máximo, 60 (sessenta) Art. 10. A Central de Digitalização deve classificar todos os documentos que compõem os respectivos processos, de acordo com a tabela constante do Anexo li desta Portaria. 1º Sempre que na folha digitalizada houver mais de um tipo de documento, deve-se atribuir o código do documento que apresente maior importância, de acordo com a escala de prioridade constante do Anexo li desta Portaria. 2º Existindo agravos, conflitos de competência, juntadas por linha, autos avulsos, autos suplementares, autos de infração ou outros processos vinculados aos autos em tramitação nas varas de execuções, esses devem ser classificados com o tipo genérico "Anexos do processo", item 003 da tabela constante do Anexo li desta Portaria. Art. 11. É facultada à Central de Digitalização a fixação de etiquetas ou aposição de carimbos nas folhas que serão digitalizadas, preservado o conteúdo dessas. digitais; Art. 12. Concluído o procedimento de digitalização, a Central de Digitalização deve: a) conferir a qualidade das imagens geradas; b) reorganizar o processo na respectiva capa; c) fazer uso das mesmas guias de remessa geradas pela V ara para devolução dos processos, físicos e d) encaminhar as imagens digitalizadas à área de Tecnologia da Informação para processamento; e) encaminhar os processos à V ara de origem. Parágrafo único. Os processos devem ser devolvidos à Vara de origem na mesma guia de remessa e na mesma ordem em que foram encaminhados. Art. 13. No caso de impossibilidade de digitalização de algum documento, a Central de Digitalização deve comunicar o fato à Vara de origem, com justificativa, quando da devolução dos respectivos autos. Parágrafo único. Deve ser juntada ao processo, em meio digital, informação dessa impossibilidade, na qual deve ser indicada a numeração das folhas correspondentes ao documento que não pôde ser digitalizado, de acordo com modelo constante do Anexo III desta Portaria. Art. 14. A atividade de digitalização de documentos destinados a processo que tramita em meio digital é atribuição exclusiva da Central de Digitalização interna instalada nas seccionais, sendo de sua competência: fls.4 F:\COGER PERMANENTE\Portarias COGERIPORTARIAS 2008\PORTARIA COGER digitalização.doc

5 a) receber, exclusivamente da Seção de Protocolo ou da Seção de Classificação e Distribuição, os documentos protocolados em meio físico, destinados a processos digitais; b) digitalizar os documentos recebidos; c) conferir os arquivos gerados na digitalização com os documentos recebidos; d) autenticar, mediante certificação digital, os documentos digitais gerados; e) encaminhar os documentos digitais à unidade responsável pelo seu tratamento; f) devolver à Seção de Protocolo ou à Seção de Classificação e Distribuição os documentos físicos digitalizados. Parágrafo único. Os originais dos documentos digitalizados ficarão disponíveis, na Seção de Protocolo ou na Seção de Classificação e Distribuição, para retirada pela parte que os protocolou, pelo prazo de 60 (sessenta) dias, contados da data da juntada das imagens aos autos em meio digital. Findo esse prazo, a destinação obedecerá às diretrizes fixadas pela Comissão de Avaliação de Documentos do Tribunal. Art. 15. O Anexo VII do Provimento Geral Consolidado - Coger fica acrescido dos códigos de movimentação processual constantes do Anexo IV desta Portaria. Art. 16. Compete à área responsável pela Tecnologia da Informação a gestão do procedimento de digitalização e o assessoramento à Comissão Gestora do PJD-EF nos aspectos técnicos necessários à execução desta Portaria. Art. 17. Os casos omissos serão resolvidos pela Comissão Gestora do PJD-EF. Art. 18. Revogam-se a Portaria Coger , de 24 de janeiro de 2008, e as demais disposições em contrário. fls.5 REGISTRE-SE. PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE. ~--~.._,_~ Desembargador Federal OLIND HERCULANO DE MENEZES Corregedor-Geral da Jus ça Federal da Primeira Região F:ICOGER PERMANENTE\Portarias COGERIPORTARIAS 2008\PORTARIA COGER 21 digitalização.doc

6 ANEXO I PORTARIA COGER N. 0 24/2008 CERTIDÃO DE ENCAMINHAMENTO À DIGITALIZAÇÃO fls.6 CERTIDÃO CERTIFICO que os autos do presente processo foram encaminhados ao procedimento de digitalização, previsto na Portaria Coger N. 0 24/2008, encerrando, a partir desta data, a tramitação em meio físico, com a migração para o Sistema Processo Judicial Digital- Execução Fiscal (PJD-EF). Brasília- DF, I I Assinatura Servidor - matrícula F:\COGER PERMANENTE\Portarias COGER\PORTARIAS 2008\PORTARIA COGER digitalização.doc

7 ANEXO li PORTARIA COGER N. 0 24/2008 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS fls.? PRIORIDADE NA CÓDIGO DESCRIÇÃO EXEMPLO Decisão Acórdão Certidões gerais :Conclusão Auto de penhora/ arresto : Petição inicial e documentos Petição incidental e documentos Expedientes diversos do juízo Termo de Termo de abertura/ encerramento volume A~~f.-~ª.9 (ii_l:teiro _t~<?r)..., Termo de remessa/recebimento Protocolos da Vara : Çg_~~ição ordiná~~_(l/igspeção : Termo de redi~t~i~11iç~g Ata de audiência Auto de penhora/arresto de avaliação(~~(lvaliação Carta precatória Cat,:t_(l rogatória Mandado... Oficio Edital Alvará Carta/ A viso de Recebimento - AR Judicial : Planilha de cálculos Agravos : Conflitos d~ C<?J.!lp~t~ncia Juntadas por linha : Autos s11pl_~rnentares : Autos de ii?:f~(lç_~() Autos avulsos F:ICOGER PERMANENTE\Portarias COGERIPORTARIAS 2008\PORTARIA COGER digitalização.doc

8 ANEXOIII PORTARIA COGER N. 0 24/2008 INFORMATIVO DA IMPOSSIBILIDADE DE DIGITALIZAÇÃO fls.8 INFORMO que os documentos, às fls..../..., não foram digitalizados, conforme a Portaria Coger n. 0 24/2008, pelo(s) seguinte(s) motivo(s): ; o Assinatura Servidor - matrícula F:\COGER PERMANENTE\Portarias COGER\PORTARIAS 2008\PORTARIA COGER digitalização.doc

9 ANEXO IV PORTARIA COGER N. 0 24/2008 MOVIMENTAÇÕES RELATIVAS À DIGITALIZAÇÃO fls.9 MOVIMENTAÇÃO 222/11 Remessa ordenada: digitalização COMPLEMENTO Procedimento de digitalização regulamentado pela Prn-t<>ri" N. 0 24/2008. Procedimento de digitalização regulamentado pela N. 0 24/2008. r 222/12 Rem"~~sa orden~d~~---- I a~guivo ::::- ~~1~~git~~~~()S r~;~~ ~i.~~~~~~~~s; ar~~~:~-~ t~n Procedimento de digitalização regulamentado pela Portaria ~~~~~~~~~~o de digitalização regulamentado pela Portaria Coger 12_0_0_8_._ ---~~-----~ ~--- ~ I r ~58/7 Digitalização: cancelada Procedimento de regulamentado pela Portaria Coger L... _L_N. 0 24/ F:\COGER PERMANENTE\Portarias COGERIPORTARIAS 2008\PORTARIA COGER digitalização.doc

10 ANEXO V PORTARIA COGER N.o 24/2008 CERTIDÃO DE AVALIAÇÃO POR AMOSTRAGEM fls.10 CERTIDÃ0 1 CERTIFICO que os autos digitais do presente processo foram avaliados e aprovados, conforme procedimento de digitalização regulamentado pela Portaria Coger N. 0 24/2008. (*) Republicada, por ter sido publicada com incorreção no original, divulgado no dia 18/08/2008 no e-djfl Ano Il/N 154, Tomo Administrativo. 1 Deve constar do rodapé selo de autenticidade digital, identificando o signatário, a data e o código da certidão. F:\COGER PERMANENTE\Portarias COGER\PORTARIAS 2008\PORTARIA COGER digitalização.doc