MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ENTRÂNCIA ESPECIAL DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO PARÁ

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ENTRÂNCIA ESPECIAL DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO PARÁ

2 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO, 3 2 FUNCIONALIDADE ADMINISTRATIVA, 3 2 S ORGANIZACIONAIS DO CENTRO DE ESTUDOS, 3 3 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP, 4 4 FLUXOGRAMA DO,4 2

3 1 INTRODUÇÃO A Defensoria Pública do estado do Pará, por meio da elaborou o presente Manual de Procedimentos com o objetivo de fornecer aos responsáveis pela unidade uma ferramenta para padronizar os processos e favorecer o controle das atividades e informações. Este manual está divido em quatro etapas distintas, Funcionalidade Administrativa da Unidade, Procedimento Operacional Padrão POP e Fluxograma do Procedimento. O item Funcionalidade Administrativa corresponde as orientações gerais necessárias ao bom desempenho da Unidade Gestora. O Procedimento Operacional Padrão POP é a documentação da rotina sob a forma de visão sistêmica, e por fim o Fluxograma do Procedimento demonstra com clareza o passo a passo da rotina. Seguindo a metodologia exposta neste Manual de Procedimentos, busca-se contribuir com a organização e a padronização dos procedimentos rotineiros com o objetivo de tornar mais célere e eficiente o atendimento aos assistidos na Defensoria Publica do estado do Pará. 2 FUNCIONALIDADE ADMINISTRATIVA DA ENTRÂNCIA ESPECIAL A é órgão de atuação da Defensoria Pública do Estado e tem como missão: Promover a defesa dos assistidos da Defensoria Pública perante os Tribunais e Instâncias Administrativas Superiores, objetivando a revisão das decisões contrárias aos interesses legítimos da parte, visando a adequada e efetiva tutela jurisdicional 3 S ORGANIZACIONAIS DA ENTRÂNCIA ESPECIAL POP Nº 01 - EE - PROCEDIMENTOS RECURSAIS DOS TRIBUNAIS E INSTÂNCIAS SUPERIORES, 4 POP Nº 02 - EE - ORGANIZAÇÃO DA AGENDA, 6 POP Nº 03 - EE - EMISSÃO E ORGANIZAÇÃO DAS COMUNICAÇÕES INTERNAS, 8 POP Nº 04 - EE - CONTROLE FUNCIONAL DE PONTO DE SERVIDORES E ESTAGIÁRIOS, 10 POP Nº 05 - EE - DIÁRIAS E SUPRIMENTOS DE FUNDOS, 12 POP Nº 06 - EE - ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL DE EXPEDIENTE, 14 3

4 4 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP N 01 - EE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP ÁREA: ENTRÂNCIA ESPECIAL CÓDIGO: EE PADRÃO N POP N 01 - EE Procedimentos recursais dos Tribunais e Instâncias Superiores DATA DA ATUALIZAÇÃO ABRIL 2012 RESPONSÁVEL Secretaria Processual OBJETIVO Cumprir fielmente o atendimento dos processos recursais encaminhados a Defensoria Pública, como garantia do devido processo legal. FLUXO BÁSICO DO FORNECEDOR INSUMO PRODUTO CLIENTE - Tribunal de Justiça do Procedimentos Autos Processuais com - Tribunal de Justiça do - Mandado Estado Recursais dos Tribunais petição de recurso Estado - Autos Processuais - Instâncias Superiores e Instâncias Superiores finalizados - Instâncias Superiores DOCUMENTOS NECESSÁRIOS - Constituição de 1988, - Lei Complementar Estadual 054/ Lei Complementar Federal 080/ Regimento Interno dos Tribunais - Legislação Infraconstitucional TAREFAS 1- Recebe mandado de intimação judicial, processo do TJE e das Turmas Recursais e pedido de acompanhamento de processo; 2- Carimba e assina recebimento do material; 3- Devolve uma via do mandado com recibo para o órgão de origem Secretaria 4- Confere e analisa o conteúdo do mandado, do processo e do pedido de acompanhamento processual 5- Cadastra no sistema o material acima conferido 6- Emite ofício, assinado pelo coordenador, para retirada de processo; 7- Servidor vai ao TJE ou Turma Recursal para retirar processo com carga; 8- Distribui aos Defensores os mandados, processos judiciais e acompanhamentos; Coordenador 9- Analisa o processo em conjunto ou não com estagiário e quando necessário promove o recurso com apresentação Defensor das razões e/ou contrarrazões. Quando desnecessário peticiona a devolução do processo para efeito de arquivamento. 10- Recebe do Defensor Público o processo judicial, com ou sem petição; 11- Protocola petição no Tribunal, com devolução dos autos do processo ao TJE ou Turma Recursal, mediante recibo; Secretaria Processual 12- Alimenta o banco de dados do sistema interno sobre os autos do processo para efeito de controle de produção; 13- Arquiva o recibo de devolução do processo e a petição do Defensor em pasta própria. CUIDADOS ESPECIAIS Acompanhamento do andamento do processo, com base no controle interno da. Informa ao assistido, com base no sistema interno, o Defensor responsável pelo processo, e com pesquisa nos sites do TJE, STJ e STF, o trâmite processual; Recebe e transmite aos interessados a pauta de julgamento de processos; Comunica diariamente aos Defensores a distribuição interna de mandados e processos. AÇÕES EM CASO DE NÃO CONFORMIDADE Havendo solicitação de Defensor Público do 1º grau para que o coordenador Defensor Público Especial, ofereça as razões recursais (sua confecção e consequente protocolo junto ao Tribunal), a solicitação é devolvida para que seja cumprido o trâmite correto da intimação através de Tribunal de Justiça. 4

5 Defensor Público Coordenação Entrância Especial Secretaria Processual FLUXOGRAMA DO 5

6 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP N 02 - EE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP ÁREA: ENTRÂNCIA ESPECIAL CÓDIGO: EE PADRÃO N POP N 02 - EE RESPONSÁVEL Secretaria Geral da Organização da agenda FORNECEDOR DATA DA ATUALIZAÇÃO ABRIL 2012 OBJETIVO Viabilizar o atendimento da demanda da FLUXO BÁSICO DO INSUMO PRODUTO Necessidade de estabelecer agenda Organização da agenda Agenda EE organizada DOCUMENTOS NECESSÁRIOS TAREFAS RESPONSÁVEL 1. Organiza a agenda da Como organiza a agenda? 1.1. Atendimento interno: Recebe telefonema solicitando marcar audiência com coordenador ou Defensor Especial (DE) Faz uma triagem para esclarecimentos e agenda atendimento Instrui quanto a documentação a ser apresentada na audiência Participa o Coordenador ou DE sobre a data da agenda e o conteúdo a ser abordado. 2. Necessidade Interna: Detecta a necessidade utilização de veículo da DP para a (EE). 3. Prepara agenda conforme disponibilidade de transporte a disposição da EE (3ª e 5ª feira). 4. Faz solicitação à Diretoria Administrativa para liberação de veículo conforme agenda. 5. Participa a liberação do veículo à Coordenação. CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES EM CASO DE NÃO CONFORMIDADE 6 CLIENTE

7 FLUXOGRAMA DO 7

8 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP N 03 - EE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP ÁREA: ENTRÂNCIA ESPECIAL CÓDIGO: EE PADRÃO N POP N 03 - EE Emissão e organização das comunicações internas DATA DA ATUALIZAÇÃO ABRIL 2012 RESPONSÁVEL Secretaria Geral da OBJETIVO Operacionalizar as comunicações internas de FORNECEDOR FLUXO BÁSICO DO PRODUTO Emissão e organização Necessidade de Informações internas das comunicações interagir informações da EE organizadas internas INSUMO DOCUMENTOS NECESSÁRIOS TAREFAS 1. Coordenador delibera instruções internas à. 2. Assessoria Técnica redige memorando interno e ofício conforme deliberação da coordenação. 3. Equipe da unidade lê e assina dando ciência do conteúdo do memorando. 4. Arquiva memorando em pasta própria. CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES EM CASO DE NÃO CONFORMIDADE 8 CLIENTE

9 FLUXOGRAMA DO 9

10 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP N 04 - EE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP ÁREA: ENTRÂNCIA ESPECIAL CÓDIGO: EE PADRÃO N POP N 04 - EE Controle funcional de ponto de servidores e estagiários DATA DA ATUALIZAÇÃO ABRIL 2012 RESPONSÁVEL Secretaria Geral da OBJETIVO Acompanhar a assiduidade e pontualidade dos servidores e estagiários FORNECEDOR INSUMO FLUXO BÁSICO DO Centro de Estudos - Lista de Frequência - Formulário de acompanhamento Controle funcional do ponto de servidores e estagiários PRODUTO - Lista de Freqüência - Formulário de acompanhamento preenchido DOCUMENTOS NECESSÁRIOS TAREFAS 1. Faz o controle de ponto dos servidores e estagiários através de lista de frequência do Centro de Estudos. 2. Apresenta folha de frequência dos servidores e estagiários ao coordenador para análise. 3. Tramita a folha de frequência ao Centro de Estudos o GGP para procedimentos cabíveis. 4. Preenche formulários de acompanhamento trimestral para o Centro de Estudo. CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES EM CASO DE NÃO CONFORMIDADE 10 CLIENTE Centro de Estudos

11 FLUXOGRAMA DO 11

12 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP N 05 - EE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP ÁREA: ENTRÂNCIA ESPECIAL CÓDIGO: EE PADRÃO N POP N 05 - EE Diárias e Suprimentos de Fundos DATA DA ATUALIZAÇÃO ABRIL 2012 RESPONSÁVEL Secretaria Geral da OBJETIVO Viabilizar e acompanhar suporte financeiro à, bem como sua utilização. FORNECEDOR FLUXO BÁSICO DO Diárias e suprimentos Viagens programadas de fundos INSUMO PRODUTO CLIENTE Viagens realizadas DOCUMENTOS NECESSÁRIOS TAREFAS 1. Detecta a necessidade de um Defensor Especial ou servidor viajar. 2. Prepara solicitação de diária de acordo com os dias estimados para viagem. 3. Tramita a solicitação ao Gabinete para autorização. 4. Recebe o crédito através da DFIN em conta corrente da pessoa que vai viaja (quem for viajar). 5. Faz relatório de prestação de contas à DFIN (quem viajou). CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES EM CASO DE NÃO CONFORMIDADE 12

13 FLUXOGRAMA DO 13

14 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP N 06 - EE PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP ÁREA: ENTRÂNCIA ESPECIAL CÓDIGO: EE PADRÃO N POP N 06 - EE Administração de material de expediente DATA DA ATUALIZAÇÃO ABRIL 2012 RESPONSÁVEL Secretaria Geral da OBJETIVO Atender as necessidades da unidade. FORNECEDOR INSUMO Necessidade de material expediente FLUXO BÁSICO DO PRODUTO Administração de Material expediente material de expediente administrado CLIENTE DOCUMENTOS NECESSÁRIOS TAREFAS 1. Levanta a necessidade de material de expediente da. 2. Faz solicitação on-line pelo Simas ao setor de Patrimônio de material expediente conforme levantamento realizado. 3. Recebe materiais solicitados e armazena na. 4. Atende verbalmente as solicitações dos DPs, servidores e estagiários da unidade. CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES EM CASO DE NÃO CONFORMIDADE 14

15 FLUXOGRAMA DO 15