ABERTURA DE PROJETOS PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DE PROJETO. Normas e Procedimentos NP04

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1 PROCEDIMENTOS PARA ABERTURA DE PROJETO Normas e Procedimentos NP04

2 I - INSTRODUÇÃO A FUSP na qualidade de Entidade de Apoio quanto à gestão administrativa-financeira dos recursos destinados aos projetos vinculados à Universidade de São Paulo, definiu um processo administrativo que tem como objetivo garantir o cumprimento das normas e diretrizes da USP, bem como sua integridade junto aos órgãos governamentais e perante a sociedade como um todo, e ainda, manter a confiabilidade e credibilidade da Fundação junto ao MPE -Ministério Público do Estado e ao TCE -Tribunal de Contas do Estado, protegendo por consequência, a própria Coordenação do projeto. A FUSP, para exercer o gerenciamento de projetos executados na USP, instituiu Normas e Procedimentos (NP) destinados às atividades de apoio administrativo aos projetos. O Coordenador poderá utilizar para seu auxílio, antes de elaborar e apresentar a proposta/orçamento ao contratante do projeto (Financiador/Patrocinador), a NP02_ Como Elaborar Propostas/Orçamentos de Projetos. Esta NP04_Abertura de Projetos tem a finalidade de orientar sobre os procedimentos necessários para a abertura de projeto na FUSP. A parte II trata das etapas que devem ser cumpridas, especificamente preparação e entrega de documentos. Na parte III trata das responsabilidades do Coordenador junto à USP e à FUSP. II ETAPAS Etapa 1 Ciência e concordância das Normas e Procedimentos da FUSP O docente da USP que desejar que a FUSP gerencie um projeto sob a sua Coordenação deverá antes de tudo tomar ciência das obrigações e responsabilidades das partes. 1.1 Em projetos novos, clicar no documento Termo de Compromisso de Gerenciamento de Projeto - NP04_A03, ler cuidadosamente as condições estabelecidas para assinatura deste documento. E estando de acordo com os termos, imprimir e assinar para posterior encaminhamento ao Setor de Central de Relacionamento. 1

3 ETAPA 2 Preparação dos Documentos 2.1 Elaborar a proposta/orçamento do projeto, rubricar as páginas e assinar a última; 2.2 Obter a aprovação do Departamento/Unidade/Órgão da USP para a realização do projeto; 2.3 Obter a autorização do Departamento/Unidade/Órgão da USP para que a FUSP gerenciar os recursos financeiros do projeto. Acessar novamente o site da FUSP, ainda em projetos novos, clicar: a) No documento Acordo de Trabalho NP04_A02, preencher, imprimir e providenciar as assinaturas (pelo menos do Chefe do Departamento) b) no documento Solicitação de Abertura de Projeto NP04_A01 imprimir em papel timbrado da Unidade/órgão/núcleo da USP, assinar e colher assinatura de pelo menos do Chefe de Departamento ao qual o projeto estará vinculado. No caso de projetos executados em núcleos, colher assinatura do Diretor da Unidade. 2.4 Os campos deste formulário são autoexplicativos, no entanto, vale ressaltar: a) Título do Projeto: O nome do projeto é de suma importância para seu cadastramento e inclusão no site da FUSP, facilitando assim busca aberta. Portanto deverá ser completo e idêntico em todos os documentos e formulários da FUSP. b) Título Abreviado Há projetos que são conhecidos e tratados por uma junção de siglas ou um nome simples ou composto que serve de identificação para a Coordenação, para a FUSP e para o próprio contratante. Por exemplo: REDEFOR; PEQUENO CIDADÃO; LINHA AMARELA, entre outros. c) Nome do Contratante: Deve ser a Razão Social. d) Incidências de Taxas: São aplicadas sobre o valor global do projeto: Quadro I - Incidências de Taxas Destinação Taxa FUSP Recolhimento à USP Recolhimento à Unidade Instrução Consultar a Gerência/Diretoria da FUSP Consultar as Resoluções da Reitoria da USP nºs e 4543 e atualizações. O percentual é estabelecido pela própria Unidade. Recolhimento ao Departamento O percentual é estabelecido pelo próprio Departamento. ISS- Imposto Sobre Serviços Será recolhido (5%) à Prefeitura Municipal de São Paulo- PMSP, exceto quando se tratar de projetos de pesquisa e/ou desenvolvimento, alíquota será de (2%). 2

4 2.5 Juntar os documentos na sequência dos itens 1, 3, 4 e a minuta do instrumento contratual (se já possuir) e encaminhar ao Setor de Central de Relacionamento. Atenção: Quando se tratar de projetos que envolvam cursos: MBA, Especialização, Treinamento ou Atualização, leia a NP10_ Procedimentos de Abertura para Projetos de Curso. Muitas vezes, devido ao estágio avançado das negociações, a coordenação do projeto poderá providenciar concomitantemente com a fase de aprovação da proposta, os demais documentos para abertura do projeto. A seguir, no Quadro I, estão elencados quais são esses documentos e na sequência, uma breve explicação sobre o preenchimento de cada um. Quadro II Documentos de Abertura de Projetos Cód.FUSP Documentos Finalidade NP04_A01 NP04_A02 NP04_A03 Solicitação de Abertura de Projetos Acordo de Trabalho Termo de Compromisso de Gerenciamento de Projeto 1) Formalizar a ciência e aprovação do Departamento ou Unidade ou Órgão da Universidade de São Paulo para que a FUSP gerencie o projeto; 2) designar o coordenador; 3) expressar o de acordo sobre a incidência de taxas e seus percentuais. Deve ser assinado, pelo menos, pelo Chefe de Departamento da Unidade envolvida. No caso de Núcleos, pelo Diretor da Unidade ao qual pertence o Coordenador do Núcleo. 1) Firmar acordo de trabalho com o Departamento/Unidade/Órgão assinado, pelo menos, pelo Chefe de Departamento onde o projeto será executado; 2) estabelecer as responsabilidades das partes. No caso de Núcleos, pelo Diretor da Unidade ao qual pertence o Coordenador do Núcleo.do Projeto e seu substituto, caso houver. Elencar as obrigações e responsabilidades da FUSP e do Coordenador do Projeto e seu substituto, caso houver. NP04_A04 NP04_A05 Descrição Sucinta do Projeto Controle Financeiro do Projeto 1) Apresentar resumidamente o objetivo; os gastos a serem realizados e a distribuição dos recursos nas rubricas principais do orçamento do projeto. 2) Demonstrar a equivalência de valores a serem utilizados na USP e com terceiros. 1) Indicar a periodicidade e valores da entrada de recursos. Caso não possua data e valores exatos, indicar uma estimativa. 3

5 NP04_A06 NP04_A07 Cartão de Assinatura Cadastro do Projeto 1) Identificar, conferir e validar a assinatura da pessoa autorizada a realizar despesas no projeto e a liberar os respectivos pagamentos; 2) manter atualizadas as assinaturas dos Coordenadores titulares e Substitutos. a)substituição permanente de Coordenador Titular exige reemissão do cartão, com carta justificando o motivo e assinada no mínimo pelo Chefe de Departamento. b)substituição temporária de Coordenador Titular exige reemissão do cartão de assinaturas e justificativa por meio de ofício assinado pelo Coordenador Titular. com ofício c)qualquer alteração no Cartão deverá deve ser reemitido e assinado pelo Coordenador Titular. d)a designação de Coordenador Substituto ou Coordenador de Subprojetos é feita somente pelo Coordenador Titular do projeto principal. e)cartão de assinatura irregular implica em Bloqueio do Projeto. 1)Fornecer os dados do projeto, da Coordenação, da Unidade/Departamento/Órgão/Núcleo, do contratante e seu contato e pessoal envolvido no projeto para cadastramento no sistema. Disponíveis em: em Projetos Novos ETAPA 3 Encaminhamento dos documentos à FUSP 3.1 Após preenchimento e preparação de todos os documentos de abertura, o Coordenador deverá ordená-los na mesma sequência do Quadro I, acrescentando a Proposta/Orçamento e/ou o Plano de Trabalho devidamente autorizado pelo Departamento/Unidade/Órgãos da USP. (a proposta/orçamento, por vezes, está incluso no Plano de Trabalho) e a Minuta do Instrumento contratual (contrato, convênio, acordo, etc) já fornecida pelo Contratante. 3.2 Os documentos de abertura do projeto devem ser destinados ao Setor de Central de Relacionamentos da FUSP. A seguir algumas considerações sobre o Plano de Trabalho e a Minuta do Instrumento Contratual: a) Plano de Trabalho - Este é o documento inicial de um projeto, nele consta o objetivo, as etapas e metas detalhadas, cronograma físico-financeiro; orçamento e o produto resultante das atividades a serem desenvolvidas. O Plano de Trabalho tem total relevância, devendo ANTES de ser encaminhado ao Contratante interessado (Financiador/Patrocinador) ser levado à apreciação do Departamento/Unidade/Órgão competente da USP para a devida aprovação, sendo no mínimo da Chefia do Departamento. 4

6 Vale ressaltar alguns itens, já mencionados no documento Como Elaborar Propostas/Orçamentos, os quais geralmente são utilizados para mensurar o projeto: objetivo; metodologia de desenvolvimento; equipe USP que desenvolverá as atividades e outros participantes; valores necessários para contratação de Serviços (CLT e Autônomos - incluir encargos!) e para contratação de Pessoa Jurídica (empresas); material permanente, material de consumo; despesas gerenciais da FUSP; recolhimentos à USP e à Unidade/Departamento; Custo total do projeto e Cronograma de desembolso pelo Contratante. b) Minuta do Instrumento Contratual Este documento pode ter a forma de contrato, convênio, acordo, patrocínio, dentre outros, de acordo com a origem dos recursos, se oriundos de órgãos/empresas públicas ou privadas, nacionais ou internacionais. Importante: 1. A minuta do instrumento contratual têm cláusulas e termos contratuais, que seguem na maioria das vezes o padrão do contratante, devendo sempre ser submetida à Gerência/Diretoria Executiva para análise e aprovação. 2. Quando o contratante não possuir um modelo próprio desse documento, o Coordenador deverá solicitar à Gerência/Diretoria da FUSP. ETAPA 4 Análise dos documentos pela FUSP Prazo 48 hs 4.1 A análise dos documentos iniciais do projeto (solicitação de abertura, termo de compromisso de compromisso, proposta/orçamento/plano de trabalho e minuta de contrato) é realizada pela Gerência ou pela Diretoria. A análise abrange somente os itens e cláusulas referentes às condições legais/administrativas e financeiras. 4.2 O prazo para análise é de 48 horas aproximadamente Em alguns casos é necessário um parecer jurídico, o que demanda maior tempo. Após análise, o Coordenador receberá um comunicado sobre a situação do projeto e novas orientações. ETAPA 5 Assinatura do Instrumento Contratual Prazo 48 hs (mínimo) 5.1 O Coordenador deverá enviar o instrumento contratual à FUSP, com carta de encaminhamento, destinada à Diretoria Executiva aos cuidados da Central de Relacionamento com 48 horas de antecedência, não sendo possível atender 5

7 solicitações no ato da entrega, pois mesmo que já tenha sido aprovado anteriormente, há necessidade da conferência final. 5.2 Os procedimentos para assinatura do Instrumento contratual (contrato, convênio, acordo, etc.) pela Diretoria Executiva da FUSP seguem a seguinte ordem: O Coordenador deverá providenciar no mínimo 03 (três) vias do documento, rubricar as páginas e assinar a última do documento. Desta forma expressa a ciência e concordância sobre os termos e cláusulas contratuais. O não cumprimento deste item implica na devolução do documento ao Coordenador; Elaborar Carta de Encaminhamento, destinada à Diretoria Executiva, aos cuidados da Central de Relacionamento, solicitando as devidas assinaturas. Também deverá constar na carta: a) Data deve ser antes da data mencionada no documento; b) Referência: Colocar o título do projeto seguido do número provisório do projeto, fornecido pela FUSP. c) Forma de envio ao Contratante para complementar as assinaturas; se pelo Coordenador ou se pela FUSP, neste caso, indicar o dados completos do destinatário. 5.3 Juntar os documentos faltantes necessários para a abertura na FUSP, conforme o Quadro I. Importante: 1. A falta de qualquer um dos documentos implicará no Bloqueio do Projeto, mesmo que já tenha entrado recursos. 2. As atividades do projeto, bem como a realização de desembolsos somente poderão ocorrer APÓS ASSINATURA do Instrumento Contratual (Contratante X FUSP). Na ocorrência, a responsabilidade administrativa/financeira será de exclusivamente do Coordenador do Projeto Despesas, compras, contratações e/ou pagamentos com data anterior ou posterior à data de assinatura do instrumento contratual não são autorizados pela FUSP. Na ocorrência desse fato, a responsabilidade e desembolso será única e exclusivamente da Coordenação do Projeto. 3. A data de assinatura do instrumento contratual, pelas partes, é a data oficial para o início das atividades do projeto. 4. Os desembolsos programados no Plano de Trabalho, só serão efetivados com a existência de recursos financeiros já depositados na conta do projeto na FUSP. 6

8 ETAPA 6 Recebimento de Recursos no Projeto 6.1 O projeto se tornará definitivo na FUSP quando da entrada de recursos financeiros. Nessa ocasião, o Coordenador receberá da FUSP o Aviso de Recebimento de Recursos informando: a) a data de recebimento dos recursos; b) o valor total recebido; c) o número de referência atribuído ao projeto. Esse número deverá ser mencionado em qualquer comunicação com a FUSP, seja verbal ou escrita. d) a indicação da situação do cadastro do projeto no sistema da FUSP. Caso haja alguma pendência, o Coordenador será informado e o projeto permanecerá bloqueado. 6.2 Atender a solicitação da FUSP se houver alguma pendência relativa aos documentos de abertura, relatada pelo Setor de Central de Relacionamento. Atenção: Projeto bloqueado implica em bloqueio do pagamento de despesas, sob a inteira responsabilidade da Coordenação que assumirá possíveis ônus pelo atraso no pagamentos. 6.3 O Coordenador do Projeto receberá automaticamente, um com a SENHA DE ACESSO ao demonstrativo financeiro do projeto e às demais normas e procedimentos para realização de contratações de bens e serviços Se desejar que outra(s) pessoa(s) de sua confiança tenham este acesso, deverá seguir as instruções Obtenção de Senha. III RESPONSABILIDADES DO COORDENADOR DO PROJETO O Coordenador ao assinar o Termo de Compromisso com a FUSP assume obrigações e responsabilidades sobre todas as ações praticadas no projeto sob a sua coordenação. À FUSP não compete realizar qualquer ação relativa ao projeto desde a sua negociação 7

9 até o seu término sem a ciência e a autorização expressa do Coordenador. Ao Coordenador caberá: 1 Junto à USP: 1.1 Cumprir e fazer cumprir as regras da USP para contratação de docentes e funcionários da USP, observado: a) professores da USP em Regime RDIDP, remunerados ou não, devem ser credenciados na CERT (art. 12 da Resolução 3533/99); b) professores da USP em Regime RTP e RTC não necessitam da CERT; 1.2 Orientar e acompanhar a execução das atividades técnicas e administrativas pertinentes ao projeto. 1.3 Providenciar relatórios periódicos das etapas do projeto ou conforme acordado com Contratante/Patrocinador/Financiador do projeto e a FUSP; 1.4 Cuidar para que sejam observadas as regras da USP para contratação de professores para o curso: 2 Junto à FUSP 2.1 Manifestar-se expressamente quando da necessidade de providências e ações que devem ser tomadas pelo pessoal administrativo da FUSP, por meio de documentos/formulários próprios, principalmente às relativas a desembolsos, tais como: Quadro II Tipos de Gastos Tipo de Gastos Compras de bens Contratação de serviços P. Jurídica Contratação de serviços P. Física Documento/Formulário FUSP (Acesso somente com senha) Pedido de Autorização de Compras PAC Consulta Prévia para Contratação de Autônomos 8

10 Contratação de pessoal celetista Contratação de Bolsista Despesas de Viagens Reembolso de Despesas Pedido de Pagamento Solicitação de Contratação de Pessoal sob Regime CLT Processo Seletivo Consulta Prévia para Contratação de Bolsista Solicitação de Diárias Relatório de Despesas RD Requisição de Pagamento - RP Assinar todos os documentos/formulários encaminhados à FUSP, o mesmo ocorrendo com o Coordenador Substituto, devidamente designado. Rubricas não são aceitas. Para casos não previstos expressamente em Normas e Procedimentos (NPs) disponíveis no site, a competência para deliberar sobre o assunto é exclusivamente da Diretoria Executiva. Em caso de dúvida quanto ao preenchimento dos documentos de abertura, consulte o Setor de Central de Relacionamento da FUSP, através dos Gestores Julio César e Fernanda Santos julio@fusp,org.br e fernandasantos@fusp.org.br (11) / (11) A Diretoria 9