Procedimento Operacional N⁰ do procedimento: PO 023

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1 1/ 7 Nº revisão Descrição da Revisão 00 Elaboração inicial do documento 01 Revisão geral do documento e adequação dos registros e padrões 02 Expor de maneira clara o item 5.8 as áreas usuárias Demais envolvidos na análise e aprovação Área / Processo Responsável Rubrica Diretoria de Engenharia e Operações Contas a Pagar Vendas Gestão de Contratos Service Qualidade SGI Suprimentos Engenharia Engenharia Desenvolvimento de novos produtos Fabrica Jurídico Tecnologia da Informação Claudio Marques Luciana Abreu Roberto Saghi José Fernando Duarte Nestor Dalla Villa Neto Marcio Medeiros Luara Rebechi Gilberto Nahas Filho João Tavares Adriano Rezende Cristiano da Silva Fernandes Carlos Reis Ricardo Abreu Marcos Monteggia 1. Objetivo Descrever a forma de efetuar pagamentos de despesas com Colaboradores, Fornecedores taxas, tarifas e Impostos. Este processo contempla: Despesa de colaboradores. Despesa com cartão de Créditos de Gestores. Pagamento de colaboradores PJ. Pagamento de estagiários.

2 2/ 7 Pagamento de fornecedores para obras com Gestão de Contratos. Efetuação dos pagamentos. 2. Abrangência Este procedimento é aplicável à geração de contas a pagar e pagamento de despesas com a participação direta das seguintes áreas: Recursos Humanos Diretoria de Engenharia e Operações Diretoria Gestão de Contratos Demais Áreas Usuárias 3. Definições SSA Software de Gestão Integrada Área Usuária Colaborador da SINER de qualquer área que tem valor a receber PJ Pessoa Jurídica Cartão de colaborador cartão de débito e saque fornecido pela SINER aos funcionários de Service CRD Centro de Receitas e Despesas 4. Requisitos de GST/AIA Antes de iniciar as atividades descritas nesse procedimento, o colaborador deverá garantir que todas as medidas de controle consideradas/estabelecidas no PO 002 Medidas de Controle de Saúde e Segurança e Meio Ambiente nas Atividades Administrativas, sejam devidamente seguidas. 5. Procedimento Gerais: Diariamente, o deve gerar o relatório da movimentação bancária do dia útil anterior, acessando o site do banco, e lançar todos os gastos realizados com

3 3/ 7 cartões de colaborador no SSA. Os gastos devem ser identificados por usuário e CRD da área (exemplos: Service, ). Para colaboradores e Prestadores de Serviços PJ que tenham adiantamento para despesas os Relatórios deverão ser fechados juntamente com as RHTS, ou seja, nos dias 15 e 30 de cada mês. Após a conferência e autorização da área responsável as mesmas seguirão para pagamento de acordo com o calendário do contas a pagar.para os demais colaboradores e Prestadores de Serviços PJ que não tenham adiantamento a apresentação do Relatório de Despesas deverá ocorrer até a sextafeira da semana que anteceda o pagamento. Há no o caixa central com um valor de R$ 500,00, para ser utilizado para pequenas compras de urgência. Para utilizá lo, o usuário deve entrar em contato com o explicando o motivo e o valor da compra, retirar o dinheiro e, posteriormente, encaminhar a Nota Fiscal da compra ao. As compras realizadas com o caixa central devem ser contabilizadas quando o valor disponível estiver próximo a R$ 50,00. Os gastos devem ser lançados no SSA Saídas de Caixa Carapicuíba do caixa central no CRD da SINER Engenharia Enviar Relatório de Despesas No início de cada mês, o usuário deve preencher o Relatório de Despesas de Colaboradores (R ADM 03) informando: Na aba Descrição das Despesas informar todos os gastos realizados no período como locomoção, hospedagem, alimentação e outras despesas como papelaria, impressão e correios. Na aba Relação de Diárias informar o local ou cliente em que o usuário se encontrava em cada dia do Relatório de Despesas. O Relatório de Despesas não deve ser utilizado para compra de materiais e serviços destinados às obras/projetos.

4 4/ 7 Anexar ao Relatório de Despesas todas as notas fiscais e enviar para Gestor da Área Usuária. Para o caso de colaboradores em campo, todas as notas ficais deverão ser enviadas ao Gestor pelo correio (Sedex). Nota 1: Não serão ressarcidas despesas com uso de celular particular Conferir gastos e enviar para o O Gestor da Área Usuária deve conferir os gastos dos Relatórios de Despesas de Colaboradores e enviá los, somente com os valores aprovados, para o conforme prazos mencionados no item 04 deste Procedimento Lançar o valor a pagar no SSA O lançamento no SSA deve ser do valor total do Relatório de Despesas de Colaboradores (R ADM 03) e quitado contra o adiantamento do período. Para o usuário com gasto comprovado superior ao adiantamento, deve ser gerado o pagamento do valor do gasto excedente e a reposição do valor do adiantamento. Para o usuário com gasto comprovado inferior o saldo do adiantamento ficará em aberto até a comprovação da despesa. Quando o gasto for igual ao o adiantamento deverá ser gerada a reposição do valor gasto Enviar relatório individual do cartão de crédito anexando as notas fiscais O usuário do cartão de crédito da SINER deve receber a fatura individual de gastos via e mail deverá anexar à fatura as notas fiscais referentes aos gastos e enviar no prazo de 10 dias corridos a contar da data de envio do para a área de Conta a Pagar. O cartão não poderá ser utilizado em hipótese alguma para pagamento de despesas particulares, e as despesas sem identificação serão descontadas do usuário do cartão. Não poderão ser efetuadas compras parceladas. Arquivar até a semana anterior ao vencimento

5 5/ 7 Os documentos recebidos devem ser arquivados no. Na semana anterior a data do vencimento deve ser iniciado o processo de pagamento conforme (Anexo 6) Elaborar Relatório de Honorários de PJ Recursos Humanos deve elaborar o Relatório de Honorários de PJ (R ADM 04) constando o valor a pagar e os gastos pessoais, e enviar um informando ao usuário o valor das despesas e o valor e data que devem constar na nota fiscal. As notas fiscais e os relatórios de honorários de PJ deverão ser entregues ao Contas a Pagar no dia 24 de cada mês, caso esta data coincida com feriado ou final de semana a mesma será antecipada com prévio aviso Acompanhamento do Gestor de Contratos em pagamentos a fornecedores Todas as notas fiscais de Prestação de Serviços deverão ser encaminhadas a área jurídica para averiguação das condições contratuais sendo que para prestação de serviços não haverá adiantamento, os pagamentos somente serão realizados mediante apresentação de Nota Fiscal. Para pagamentos de fornecimento de serviços para obras ou matérias primas que requerem inspeção, a cada evento de pagamento, deve receber do Gestor de Contratos o Relatório de Fornecimento de Mão de Obra (Materiais), que deve ser anexado à nota fiscal do fornecedor (no caso de adiantamentos não há Nota Fiscal) e enviado para a liberação dos pagamentos pelas Diretorias conforme procedimento Comprar Materiais e Serviços (PO 006) Verificar pagamentos com vencimento na semana Nas segundas feiras o deve verificar os pagamentos agendados para o período de terça feira da mesma semana, até a segunda feira da semana seguinte, para enviar para a aprovação da Diretoria de Engenharia e Operações e da Diretoria. As notas fiscais deverão ser entregues no almoxarifado até as 14h00H da segunda feira da semana que anteceda o seu pagamento, conforme descrito no PO 001 Receber Materiais e

6 6/ 7 Serviços. Para sequência do fluxo de realização de pagamento as mesmas serão encaminhadas até quarta feira(da semana que antecede o seu pagamento) para o Conferir o documento para o pagamento deve conferir se os documentos para pagamentos no período estão aprovados, de acordo com o tipo de pagamento. Relatório de Medição de Fornecimento de Mão de Obra (Materiais) elaborado e aprovado pelo Gestor de Contratos para pagamento de adiantamentos a fornecedores, fornecedores de serviços para obras com Gestão de Contratos e fornecedores de materiais que requerem inspeções (conforme descrito no PO 006 Comprar Materiais e Serviços). No caso de compra de materiais, os seguintes documentos também são possíveis: Nota de débito, Recibo, Boleto bancário ou Fatura pró forma. Formulário de Reconhecimento de Serviços Tomados (R SUP 01) preenchido pelo usuário que solicitou o serviço para pagamento de fornecedores de serviços sem Gestão de Contratos (conforme descrito no PO 001 Receber Materiais e Serviços). Relatório de Despesas de Colaboradores (R ADM 03) aprovado pelo Gestor da área usuária para ressarcir despesas de colaboradores SINER. Relatório de Honorários de PJ (R ADM 04) para pagamento de honorários a colaboradores PJ. Outros documentos que geram pagamento: Recibos, boletos e faturas devem ser validados pela área fiscal e apresentadas ao financeiro juntamente com o Formulário de Reconhecimento de Serviços Tomados (R SUP 01), devidamente preenchido e assinado (conforme descrito no PO 001 Receber Materiais e Serviços), para a programação de pagamento de Aluguel de Imóveis apresentarem juntamente o contrato de locação do imóvel sem a necessidade de validação da área fiscal, são exceções: Faturas de Contas de Consumo como: Agua, Energia Elétrica, Telefonia e Faturas de Cartão de Crédito de Gestores que estão como débito automático e serão lançados e arquivados pela área de contas a

7 7/ 7 pagar e estes dispensam a apresentação de Formulário de Reconhecimento de Serviços Tomados (R SUP 01). Enviar relatório de pagamentos agendados para aprovação das Diretorias Nas segundas feiras o deve enviar para a aprovação das Diretorias, um relatório contendo todos os pagamentos agendados para o período de terça feira da mesma semana até a segunda feira da semana seguinte, juntamente com as notas fiscais e outros documentos referentes aos pagamentos. 6. Indicadores de Desempenho Os indicadores estão descritos na Lista de Indicadores da Siner. 7. Relatórios aplicáveis Não Aplicável 8. Documentos e Controles Relacionados R ADM 03 Relatório de Despesas de Colaboradores R ADM 04 Relatório de Honorários de PJ R SUP 01 Formulário de Serviços Tomados R GC 02 Planilha de Medição 9. Anexos Anexo 1 Fluxo de Pagamento de Despesas de Colaboradores. Anexo 2 Fluxo de Despesas de Cartão de Crédito de Gestores. Anexo 3 Fluxo de Pagamento de Colaboradores PJ. Anexo 5 Fluxo de Pagamento de Fornecedores para Obras com Gestão de Contratos Anexo 6 Fluxo de Efetuação de Pagamento.