Requisições de Materiais - Almoxarifado Módulo Portal Administrativo - SIPAC

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1 1 Requisições de Materiais - Almoxarifado Módulo Portal Administrativo - SIPAC Perfil: Requisitor e Autorizador de solicitações de materiais de consumo

2 2 Maceió, Fevereiro de Histório de versões Versão /02/2013 Descrição: Versão inicial

3 3 Conteúdo 1. Conhecendo o Sistema Integrado de Gestão, Administração e Contratos (SIPAC) 2. Módulo de Almoxarifado 3. Requisitar materiais de consumo 4. Autorizar a requisição de materiais Atenção: Todas as funcionalidades do sistema podem ser facilmente visualizados online, no endereço eletrônico:

4 4 1. Conhecendo o Sistema de Gestão, Administração e Contratos (SIPAC) Para acessar o sistema e realizar as funcionalidades institucionais do Sistema de Protocolo, é necessário clicar no canto superior direito da tela, onde tem ENTRAR NO SISTEMA. Ao clicar em Entrar no Sistema, será carregada a tela a seguir, onde há algumas informações importantes: 1. O sistema indica que você está em SIPAC (Administrativo), onde será possível acessar o módulo Portal Administrativo. 2. Para acessar o sistema, você precisará usar o seu USUÁRIO e a sua SENHA.

5 5 3. Caso você não possua um USUÁRIO e SENHA para acessar o sistema, clique em CADASTRE-SE. 4. É possível obter o envio do de confirmação de cadastro, assim como obter o login e senha, caso você tenha esquecido. Nas próximas seções será apresentado como é realizado o cadastro de servidor, e como está organizada a tela inicial do sistema Tela Inicial Na tela inicial do sistema contem um menu principal, onde é possível acessar vários sistemas, e outras informações que serão apresentadas: 1. Na parte superior da tela é possível visualizar as informações do usuário que está logado no sistema. Além do nome completo, é possível visualizar também o setor de exercício do usuário. Essas informações ficam visíveis em todas as telas do sistema. 2. No canto superior direito há seis botões, os quais também ficam visíveis em quase todas as telas do sistema. São as suas funcionalidades: a. Módulos: a qualquer momento você pode clicar nesse botão para abrir a tela com os módulos b. Cx. Postal: clique nesse botão para visualizar as mensagens que são enviadas para você. c. Abrir Chamado: É possível solicitar suporte do sistema diretamente por esse botão. Será aberta uma tela, contendo um formulário para preenchimento, onde é possível indicar problemas que eventualmente possam ocorrer. d. Portal Admin.: Clicando nesse botão, você estará entrando no portal inicial do sistema. e. Alterar Senha: Você pode alterar a sua senha clicando nesse botão. Lembre-se: evite criar senhas de fácil descoberta. Datas de nascimento, nomes e palavras podem ser facilmente descobertas por pessoas má intencionadas. É recomendável a utilização de senhas contendo a combinação de LETRAS e NÚMEROS.

6 6 f. Ajuda: Contém os manuais de todas as funcionalidades do sistema. 3. Tela contendo os botões de acesso aos Módulos (sistemas). 4. Área contendo os botões de acesso aos Módulos de Portais. 5. Clicando em MENU PRINCIPAL você voltará para a tela contendo os botões de acesso aos Módulos (sistemas). Entrando no Portal Administrativo, é possível visualizar notícias, um menu superior, e acessar funcionalidades e operações úteis para a realização do seu trabalho diário: Onde: 1. É possível navegar pelo menu horizontal, o qual contém o acesso às funcionalidades de vários sistemas. Os itens desse menu podem variar de acordo com o perfil do usuário. Assim, identifique a localização da opção REQUISIÇÕES e visualize as suas sub-opções. 2. Você pode alterar informações do seu perfil de usuário, além de poder alterar a sua própria fotografia. 3. No canto central há uma tela onde é possível obter algumas informações sobre o sistema de requisição de materiais

7 7 2. Portal Administrativo: Módulo de Requisição de Materiais (Almoxarifado) Ao entrar no Portal Administrativo, você irá deparar-se com uma tela contendo um menu superior, que contém algumas opções, que agrupam várias funcionalidades correspondentes a cada um dos módulos do sistema SIPAC. Por exemplo, através desse menu é possível efetuar requisições de diárias e materias (Opção Requisições), enviar memorandos eletrônicos (Opção Comunicações), realizar a tramitação de processos (Opção Protocolo) etc. Outras opções estarão disponíveis no seu Portal Administrativo dependendo do seu perfil de acesso. A tela a seguir exibe a tela inicial do Portal Administrativo com as opções relacionadas ao módulo de Requisições de Materiais sendo exibidas. 1. As funcionalidades do módulo de Requisições Materias estão organizadas por assunto: Almoxarifado, Compra, Catálogo e outras. 2. Dentro das abas é possível visualizar as funcionalidades. Este manual se concentrá, nas funcionalidades disponibilizadas pelo sub-menu Almoxarifado. Essas são as abas que serão mais usadas no seu dia-a-dia. As próximas seções abordarão as funcionalidades do módulo de Requisições de Materiais (Almoxarifado).

8 8 3. Requisitar materiais de consumo Esta funcionalidade permitirá aos usuários, com permissão de requisitar material, cadastrar requisições de material a um almoxarifado. Uma requisição de material é o instrumento pelo qual é solicitado um material para o setor. Para realizar esta operação, o usuário deverá acessar o SIPAC Módulos Portal Administrativo Requisições Material Almoxarifado Cadastrar Requisição. O sistema exibirá a tela abaixo: Para realizar a busca de material, o usuário deverá inserir o Código ou fornecer sua Denominação. Escolha Sim ou Não para Listar apenas material em estoque?. Clique em Buscar Material para dar prosseguimento à operação. Exemplificaremos a operação buscando pela Denominação Papel a4 e Listar apenas material em estoque? Sim. A seguinte tela será apresentada: Clique no ícone para selecionar o material que desejar. Exemplificaremos a operação clicando na Denominação PAPEL A4 RECICLADO. O sistema exibirá a seguinte tela:

9 9 Forneça a Quantidade do material e clique em Incluir para prosseguir com a operação. O sistema recarregará a tela de busca da seguinte maneira: Para alterar a Quantidade do material selecionado, clique no ícone. O sistema liberará o espaço Quantidade para alteração na própria tela. Clique no mesmo ícone para confirmar a operação. Caso deseje remover o material, clique no ícone. A seguinte caixa de diálogo será apresentada: Confirme a operação clicando em OK. Para dar prosseguimento à operação, clique em Continuar. O sistema exibirá a seguinte tela:

10 10 Caso deseje gravar e encaminhar a requisição para autorização, o usuário deverá clicar em Gravar e Enviar. A seguinte tela será exibida: No topo da tela o sistema exibe uma mensagem informando que a requisição foi enviada com sucesso para autorização da chefia imediata. A solicitação somente chegará à coordenação do almoxarifado, após a autorização da chefia imediata. Se o usuário requisitante for um coordenador ou chefe de setor, a requisição será enviada ao almoxarifado imediatamente, sem a necessidade de autorização prévia. O chefe de unidade pode indicar outras pessoas para realizar o papel de autorizador de requisições. Para isso, é necessário que o chefe do setor, envie memorando eletrônico para a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) com a lista de servidores para atribuição desse papel.

11 11 4. Autorizar as Requisições de Materiais Esta funcionalidade permite que o chefe de setor autorizar a solicitação de materiais. A solicitação será enviada para o setor de almoxarifado, apenas após a realização da autorização. Para efetuar a autorização entre no SIPAC Módulos Portal Administrativo Requisições Material Autorizar requisição. O sistema exibirá uma janela contendo uma lista de Requisições Pendentes de Autorização. Na tela acima, o usuário tem a opção de autorizar a requisição do material, visualizar os itens da requisição, devolver a requisição para o usuário requisitante possa realizar algum ajuste ou correção na mesma e negar a requisição. Ao clicar em o sistema apresentará a tela abaixo, que exibe um resumo da requisição e solicita ao usuário a confirmação da autorização através da digitação da senha de acesso.

12 12 O usuário ao efetuar a autorização através do botão Confirmar faz com que o sistema solicite a confirmação da autorização. Por fim. confirme a operação pressionando em OK. O sistema exiberá a tela de confirmação com os dados da requisição de materiais autorizada. Neste momento, a requisição foi enviada para o setor de almoxarifado e está pronta para ser atendida.

13 13 Referências Manuais SIPAC, disponíveis em: quisicoes:material:almoxarifado:cadastrar_requisicao quisicoes:autorizacoes:requisicao_de_material