Manual do Usuário. Módulo Agentes Patrimoniais. Versão 1.0.0

Transcrição

1 Manual do Usuário SISINVENT Sistema de Inventário Periódico na Web Módulo Agentes Patrimoniais Versão 1.0.0

2 APRESENTAÇÃO Seguindo a tendência de evolução da Moderna Administração Pública, o Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro vem desenvolvendo vários Sistemas para atender à significativa e crescente quantidade de solicitações. Tendo em vista tal demanda, bem como que considerando a necessidade do Departamento de Patrimônio e Material da Diretoria-Geral de Logística diante do advento da Resolução TJ/OE/RJ nº 24/2012, que consolida e disciplina as normas gerais sobre a gestão patrimonial dos bens móveis, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro PJERJ, que a gestão de bens patrimoniais do PJERJ deve ser efetuada de forma sistêmica e que os procedimentos que envolvem essa atividade devem ser padronizados, com o fim de serem executados de modo uniforme e coordenados, e que o controle eficaz dos bens patrimoniais contribui para a economia de recursos; A Diretoria Geral de Tecnologia de Informação (DGTEC) desenvolveu o Sistema de Inventário Periódico na Web, para que através de uma ferramenta de fácil utilização e com dados precisos e consistentes, permita aos Agentes Patrimoniais uma melhor visão dos bens em suas responsabilidades e de suas Unidades Patrimoniais, assim como um melhor controle quanto às movimentações de saída e entrada de bens nas Unidades Patrimoniais, assim como em suas Cargas Pessoais. Desejamos que cada funcionário tire o melhor proveito na utilização do sistema SISINVENT e alcance o objetivo maior, ou seja, servir com eficácia aos interesses do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro. Aproveitamos a oportunidade para desejar um bom trabalho! 2

3 Acesso ao Sistema O acesso ao sistema é realizado pela intranet, através dos menus Serviços e Sistemas. Na tela que se segue, deve-se efetuar o login preenchendo os campos Usuário e Senha, em seguida clicar no botão Entrar. 3

4 Após a validação do acesso, no campo Sistema deve-se selecionar o Sistema de Inventário Periódico na Web. O sistema então exibirá uma tela inicial, onde o funcionário deve clicar na opção Entrar ao lado direito da descrição da unidade. 4

5 Caso o funcionário esteja designado como Agente Patrimonial para mais de uma unidade, deve-se acessar o inventário de uma unidade por vez através da opção Entrar relacionada a unidade desejada. Ao entrar na unidade desejada, o sistema apresentará uma tela com algumas informações importantes, a saber: No cabeçalho da tela: - Nome do Funcionário - Unidade Patrimonial No campo referente a Inventários abertos / em andamento: - Colunas Abertura e Término Fechamento - Período de liberação de acesso ao sistema para a realização do inventário. - Coluna Confirmação - Data em que o Departamento de Patrimônio realizará a confirmação do inventário. - Coluna Início Fiscalização Data em que o Departamento de Patrimônio iniciará a fiscalização das divergências reportadas nos inventários. - Coluna Encerramento Data em que o Departamento de Patrimônio dará por encerrado o inventário. 5

6 - Coluna Status Situação atual do inventário desta Unidade Patrimonial. Na coluna Ações, o sistema exibe as seguintes opções: - - Botão Entrar no Inventário - - Botão Relatório Inventário. Dando sequencia ao lançamento do inventário, deve-se clicar no botão Entrar no Inventário, onde o sistema irá exibir uma tela para que seja escolhido um dos locais vinculados a unidade patrimonial, para o lançamento do inventário. Essa tela possui as seguintes informações, Código do Local, Nome, se o Local é uma Subunidade Patrimonial ou não, Quantidade de Bens no Local, Quantidade de Bens já inventariados para o local. Importante observar que o acesso aos locais definidos como Subunidade, só será possível para o Agente Nato e para o Agente Delegado designado para aquela subunidade. No exempo abaixo podemos observar que o botão correspondente ao local 8217 está desabilitado para esse funcionário, por se tratar de uma Subunidade onde ele não está designado como Agente Delegado. 6

7 Para acessar a tela de inventário de um local, deve-se clicar no botão Selecionar Local. O sistema então exibirá no cabeçalho da tela, código e nome do local escolhido. Na aba Lista de bens individuais, o sistema relacionará os bens com os seus respectivos números de plaquetas. Para os bens localizados no local escolhido, basta clicar no botão confirmar. da coluna É possível gerar uma impressão com a relação dos bens de forma a facilitar a conferencia dos bens, bastando clicar na opção imprimir na tela. 7

8 Para sair da tela de impressão, basta clicar no botão Fechar localizado ao lado direito do rodapé da página. Na coluna Outras ações, temos a opção Editar Item no botão acionado exibirá a tela abaixo., que ao ser 8

9 A partir dessa tela é possível realizar algumas ações conforme demonstrado a seguir. Remover Confirmação Caso um bem tenha sido confirmado equivocadamente, ao acessar a opção Editar correspondente a esse bem, o sistema habilitará o botão Remover confirmação. Ao clicar nesse botão o sistema emitirá uma solicitação de confirmação da ação. Ao confirmar a ação o sistema emitirá aviso de sucesso da remoção da confirmação, e de volta a tela principal o bem retornará a condição de não confirmado. 9

10 Transferência de Local Ao clicar na opção Transferir Localidade, o sistema exibirá tela com o demais locais vinculados a unidade para que seja definido o local onde o bem encontra-se. Após a seleção do local deve-se clicar no botão Transferir. Detalhes do Local Ao clicar na pasta da coluna Det., o sistema exibe detalhes do local selecionado. Meu local não está relacionado Para o caso de existir um local na unidade e este não esteja relacionado nas opções apresentadas pelo sistema, deve-se clicar no botão Meu local não está relacionado, e no campo Mensagem da tela que se segue, informar a descrição do local que não está sendo exibido. No campo , deve-se informar o do agente patrimonial ou o institucional de sua unidade, assim como o telefone de contato no campo Telefone, para que a equipe do Departamento de Patrimônio possa entrar em contato em caso de dúvidas. 10

11 Caso o bem correspondente a plaqueta localizada não seja o mesmo descrito pelo sistema, é possivel registrar essa divergência selecionando a Discrepância e no campo abaixo, descrever as caracteristicas do bem encontrado ao qual a plaqueta encontra-se afixada. Em seguida deve-se clicar no botão Salvar. 11

12 Voltando a tela principal, lembro que para os bens localizados sem a necessidade de nenhuma das ações mencionadas acima, basta que sejam confirmados através do botão. Para os bens que não forem localizados na Unidade Patrimonial em nenhum dos locais, não é preciso realizar nenhuma ação, basta simplesmente não confirmar. Na aba Lista de bens em massa, o sistema elenca todos aqueles bens que apesar de estarem classificados como permanentes, não possuem plaquetas afixadas. Também é possível realizar todos os procedimentos apresentados anteriormente através do botão editar, assim como realizar a confirmação dos bens encontrados. Cabe ressaltar que por não haver plaquetas afixadas nestes bens, a conferência se dará exclusivamente pela quantidade encontrada, com a apresentada pelo sistema. 12

13 A aba Lista de bens sem identificação permite a inclusão de bens encontrados na Unidade Patrimonial e que não foram elencados pelo sistema. Para iniciar a inclusão de bens, deve-se clicar no botão Novo Item no rodapé da página. Na tela que se segue, no campo Tipo deve-se selecionar uma das opções apresentadas. 13

14 Para a opção Com Identificação, o sistema habiltará o campo Pesquisar Bens Patrimoniais onde será preciso definir um tipo entre as opções apresentadas. 14

15 Placa Placa de veículo com Letras e Números juntos, sem o hífen. Plaqueta Plaqueta do Departamento de Patrimônio. Chassi Número de chassi de veículo. Número de Item Número de item equipamentos de informática. No exemplo a seguir, iremos incluir um bem a partir da identificação de uma plaqueta. Após a escolha do tipo plaqueta, no campo Identificação o sistema exibirá uma relação de imagens de plaquetas utilizadas para identificação dos bens, bastando clicar sobre a imagem da plaqueta encontrada. 15

16 Informar o número da plaqueta no respectivo campo, em seguida dar um Tab. O sistema então fará a identificação do bem, e apresentará o complemento dos dados referentes a esse bem. 16

17 É possível registrar uma discrepância com relação a descrição apresentada pelo sistema, do mesmo modo mostrado anteriormente, selecionando a opção Discrepância. Caso esteja tudo correto, basta clicar no botão Salvar. Para a opção sem identificação, o sistema emitirá um aviso orientando o lançamento das informações correspondentes ao bem encontrado, no campo Descrição. 17

18 No caso de haver mais de um bem sem identificação a ser lançado, deve-se selecionar a opção Manter Inclusão, dessa forma após clicar no botão Salvar o sistema manterá a tela aberta para novos lançamentos. Neste caso ao final dos lançamentos, basta clicar no botão Sair para retornar a tela pricipal. No caso de um lançamento apenas, basta clicar no botão Salvar, que o sistema retornará automaticamente para a tela principal. 18

19 Uma Observação Importante, o sistema só habilita a opção Excluir Item no campo Ações, para os bens que foram incluídos pelos Agentes Patrimoniais, para os itens apresentados pelo sistema essa ação não é possível. Após a conclusão da verificação de todos os bens vinculados ao local selecionado inicialmente, é preciso realizar os mesmos procedimentos para os outros locais, bastando para tal clicar na opção no rodapé da página, o que fará com que o sistema exiba a tela para a escolha de um novo local. Para os Agentes Patrimoniais que possuam bens em sua carga pessoal, assim como para os que estão resposáveis por alguma Unidade Patrimonial Provisória, o inventário deve ser realizado também para esses bens da mesma forma apresentada anteriomente para os outros locais. Como pode ser observado na tela abaixo, e em razão de os exemplos apresentados neste manual estarem sendo extraídos da base de testes da DGTEC, está sendo apresentado um local com código 0 (zero) e descrição Sem Local Definido. Isso se deu quando da implantação da rotina de locais no Sistema de Patrimônio e Material, porém ao longo do tempo o Departamento de Patrimônio realizou várias fiscalizações, de modo que a maioria dos bens que constavam em local não definido, já foram devidamente vinculados a seus devidos locais. Porém caso esse tipo de local seja exibido para alguma Unidade Patrimonial, quando da realização de seu inventário, para os bens que forem localizados o sistema irá obrigar a sua movimentação para um local devidamente identificado, entre os vinculados a Unidade Patrimonial, mesmo que se clique na opção confirmar. 19

20 E finalmente quando todos os locais já tiverem sido devidamente inventariados, deve-se proceder com o fechamento do inventário da Unidade Patrimonial. Para isso deve-se clicar no botão localizado no rodapé da página. O sistema então emitirá um aviso para a confirmação do fechamento. Ao optar por Sim o sistema realizará o fechamento do inventário, e emitirá aviso de conclusão da ação. Após o fechamento do inventário, este assume o status Fechado Participante. 20

21 É possível reabrir o inventário para alguma correção ou inclusão que se faça necessário, porém isso só será possível até um dia antes da data de Término Fechamento definida pelo Departamento Patrimonial. Para isso deve-se clicar no botão Entrar no Inventário. Deve-se selecionar um local entre as opções apresentadas. Na tela principal, o botão Fechar Inventário agora tornou-se a opção para reabrir o inventário. Ao ser acionado o sistema solicitará uma confirmação da reabertura do inventário. 21

22 Após a confirmação, o sistema emitirá aviso sobre a ação de reabertura do inventário ter sido realizada com sucesso, e a partir desse momento o sistema permitirá a realização dos devidos procedimentos necessários. 22