SIPAC. Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos MÓDULO ATENDIMENTO DE REQUISIÇÕES

Transcrição

1 SIPAC Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos MÓDULO ATENDIMENTO DE REQUISIÇÕES

2 Responsável pela análise, gerência e operações de alguns tipos de requisições: Diárias Hospedagem Passagem Atendimento de Requisições Auxílio Financeiro Pessoa Física Suprimento de Fundos Materiais Informacionais

3 Atendimento de Requisições Após a análise o gestor pode autorizar, retornar ou negar a requisição. O módulo também tem um caráter gerencial, pois existem relatórios que exibem diversos tipos de quantitativos Apenas usuários autorizados podem fazer requisições (Permissões).

4 Atendimento de Requisições Uma requisição sempre terá uma unidade e uma subunidade. A unidade representa a unidade de custo e a subunidade, a requisitante. A unidade que paga é a unidade de custo. Portanto a unidade requisitante solicita, mas o débito será no orçamento da unidade de custo.

5 Atendimento de Requisições Após a autorização orçamentária a requisição pode seguir para o fluxo orçamentário. Esse atendimento, é importante para se ter um controle maior sobre as requisições.

6 Diárias Percurso Solicitação de Afastamento Homologação do Afastamento Cadastro, envio e acompanhamento da requisição Autorização orçamentária Atendimento da requisição Empenho Liquidação de Empenho Registro de pagamento

7 Fluxo de funcionamento

8 Diárias no país são gastos necessários para indenizar o servidor civil da administração direta, das autarquias, inclusive especiais e das fundações públicas federais, que se deslocar a serviço da localidade onde tem exercício, para outro ponto do território nacional, em caráter eventual ou transitório, de acordo com a tabela de valores. As diárias serão concedidas por dia de afastamento da sede do serviço, destinando-se a indenizar o servidor de despesas com pousada, alimentação e locomoção urbana.

9 Portal Administrativo Papél: Requisitor Diárias

10 Uma requisição de diárias pode ser nacional ou internacional, para requisições do segundo tipo é necessário que um relatório de viagem seja cadastrado, esse relatório conterá detalhes diários das atividades realizadas pelo proposto. * PARA REQUISITAR * É necessário o papel de Requisitor Diárias (Portal Adm.)

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12 Se não tiver uma solicitação de afastamento cadastrado para servidor não será possível concluir a etapa. SIGGP-> Menu Servidor-> Servidor-> Solicitações eletrônica-> Solicitar afastamento. Quem solicita o afastamento é o usuário Quem homologa é a chefia da unidade

13 Quando a chefia autoriza o afastamento, automaticamente o sistema solicita a publicação do afastamento em um boletim de serviços.

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18 Parâmetros do sistema

19 Para atender é necessário o papel de gestor de requisições

20 Aparecem todos os dados para serem visualizados, ao confirmar o atendimento, o sistema informa que a requisição foi atendida com sucesso.

21 Ao término das diárias, se a mesma for internacional, o proposto deve cadastrar um relatório de viagem, este relatório descreve os detalhes diários da viagem. Os gestores de diárias fazem o atendimento desses relatórios.

22 Passagem Percurso Cadastro, envio e acompanhamento de requisição Autorização orçamentária Atendimento de requisição Vinculação da Nota Fiscal Liquidação Empenho Registro de pagamento

23 Fluxo de funcionamento

24 Obrigatoriedades O proposto e o proponente de uma requisição não podem ser o mesmo indivíduo. Exista cadastro de solicitação de afastamento previamente homologada pela chefia da unidade. Caso o proposto não possua afastamento, o sistema não permitirá o envio da requisição. Proposto com cancelamento em aberto é bloqueado para novas requisições. O prazo para definir se será necessário ou não justificativa para a requisição é definido pelo parâmetro PRAZO_SOLICITACAO_PASSAGEM_SEM_JUSTIFICATIVA.

25 Passagem Papeis: Papel para requisitar: Requisitor de Passagem Papel para atender: Gestor Passagem Papel para autorizar Orçamento: Autorizador Orçamento Global Papel Contratos: Gestor Contratos

26 Ticket No retorno da viagem, o proposto deve informar o número do ticket para o setor de atendimento, o gestor de passagem realiza o cadastro do ticket no sistema. Esse cadastro é necessário, se o proposto não informálo ele fica impossibilitado de realizar uma nova requisição de passagem.

27 Passagem

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38 Relação com módulo Contratos Se a instituição possuir um contrato para compra de passagens será necessário registrar essa requisição no contrato para baixar seu valor. Adicionar nota fiscal em determinado contrato. Dados: Número da nota, valor, data emissão, unidade beneficiada. Cadastro do processo de pagamento. Seleciono determinada nota fiscal e encaminho para unidade a determinada solicitação de pagamento (gera capa de processo). Após é possível Liquidar e registrar ordem bancária

39 Suprimento de Fundos Trata-se de adiantamento concedido a servidor, a critério e sob a responsabilidade do Ordenador de Despesas, com prazo certo para aplicação e comprovação dos gastos. REGRA: Cartão de Pagamento do Governo Federal - CPGF; EXCEÇÃO: contas tipo B - depósito em conta corrente - nos casos em que comprovadamente não seja possível utilizar o CPGF. A concessão de suprimento de fundos deverá respeitar os estágios da despesa pública: empenho, liquidação e pagamento; Formulário de proposta de concessão de suprimento disponibilizado no site do Tesouro Nacional.

40 Fluxo de funcionamento

41 Papel: Requisitor de Sup. Fundos

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48 Após localizar a requisição, no módulo atendimento, é necessário preencher os dados:

49 Após esta etapa é possível realizar as demais etapas. Ainda é necessário realizar a prestação de contas. Papel: Prestador de Contas

50 Prestação de contas Suprimento de Fundos

51 O sistema irá listar todas as requisições que necessitam de prestação de contas.

52 O proposto deve fornecer as notas fiscais dos gastos realizados com o dinheiro da requisição, o gestor de suprimento de fundos cadastra essas notas no sistema.

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55 Auxílio Financeiro ao estudante O auxílio financeiro a estudantes poderá ser concedido em caráter excepcional e se destina a alunos devidamente que necessitarem de apoio para participar de atividades/eventos de caráter técnico-científico, didáticopedagógico, esportivo, cultural oficialmente reconhecidas que sejam de interesse institucional. Papeis envolvidos: Requisitor de Auxílio Financeiro ao estudante; Gestor de Requisições; Autorizador Orçamento Global; Prestador de contas de Auxílio Financeiro ao Estudante.

56 Fluxo Auxílio Financeiro

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59 Neste etapa é possível solicitar orçamento para a PROAE Exemplo a seguir.

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61 Se for necessário, pode ser solicitado a PROAE um valor para contribuir com o valor do montante para o auxílio e é necessário que o gestor da PROAE aprove para posteriormente a requisição ser atendida.

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63 Todos os dados aparecem para serem conferidos e uma unidade de custo deve ser adicionada.

64 Prestação de contas do auxílio Financeiro

65 Hospedagem Uma requisição de hospedagem é realizada quando algum visitante externo vem passar um período na cidade, então a instituição local faz a requisição em um dos hotéis contratados. Após o cadastro e autorização da requisição, a mesma segue para geração do processo pelo setor de contratos e depois o fluxo financeiro. Papeis envolvidos: Requisitor de hospedagem; Autorizador de orçamento global; Gestor de Hospedagem; Gestor Contratos; Executor Orçamento.

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67 Para cadastrar um hotel é preciso associá-lo a um contrato de auto incremento.

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72 Basta escolher uma célula orçamentária e realizar a autorização.

73 Posteriormente é possível atender no módulo Atendimento à requisições. No módulo contratos é preciso adicionar a nota fiscal e depois gerar um processo de pagamento. Após procedesse com a liquidação e ordem bancária.

74 Pessoa Física Para que a requisição possa ser realizada o parâmetro UNIDADE_DESTINO_REQUISICAO = 1_500_2 deve estar configurado. Papéis: Requisitor de serviço PF; Gestor serviço PF

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79 Como a requisição utilizou o orçamento da unidade, a autorização não é necessária. Módulo Atendimento de Requisições

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81 Materiais Informacionais Existem três cenários para uma requisição da biblioteca. Em um primeiro momento, as unidades solicitam a compra de livros, periódicos e/ou materiais especiais à biblioteca. A requisição chega até a Biblioteca, esta a analisará e decidirá se existem itens dessa requisição que devem ser comprados. O segundo momento é quando a biblioteca requisita uma compra de livros, periódicos ou materiais especiais ao DMP, para atender a requisição de alguma unidade. Papel: Requisitor de Material Informacional; Gestor Biblioteca

82 Para requisitar material informacional é necessário que tenha um calendário cadastrado

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87 Módulo Atendimento de Requisições

88 Relacionamento com outros módulos Orçamento: as requisições após atendidas estão prontas para seguirem o fluxo orçamentário Contratos: alguns tipos de requisições após atendidas dependem do módulo de contratos antes de passarem pelo fluxo orçamentário. Protocolo: existe requisição (suprimento de fundos) que gera despacho.

89 Material apoio: **Solicitar senha a equipe de TI da Instituição. Contato: claucia.vitalis@avmb.com.br