PASSO A PASSO SISTEMA DE REQUISIÇÃO ON-LINE

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1 PASSO A PASSO SISTEMA DE REQUISIÇÃO ON-LINE ABRIL, 2008 Atualizado em: 06/04/ :24 1

2 Índice Acessando o sistema... 3 Efetuando login no sistema... 5 Página principal... 6 Criando a requisição... 7 Identificando o requisitante... 8 Lista de compras Requisições geradas Editando a requisição Numerando a requisição Inserindo local de entrega Inserindo dotação e local de consumo diferentes do requisitante Distribuir itens Estimativas Enviando a requisição Envio para finanças Envio para o pré-orçamento Aguardando programação financeira Consultando as requisições de compra Atualizado em: 06/04/ :24 2

3 Sistema de Requisição On-line ATENÇÃO: todos os dados apresentados neste passo a passo, tais como: requisitante, número de requisição de compra, secretaria, departamentos e valores são de caráter explicativo, não são dados oficiais. ACESSANDO O SISTEMA Para acessar o sistema de Requisição On-line, você deve acessar o Portal PMB em: e clicar no link: Intranet, veja imagem abaixo. Clique no link Intranet para acessar o sistema de requisições on-line. Atualizado em: 06/04/ :24 3

4 Na página da Intranet, clique na opção Acesso ao Sistema, veja imagem abaixo. Clique no link Acesso ao Sistema. Atualizado em: 06/04/ :24 4

5 EFETUANDO LOGIN NO SISTEMA Para efetuar o login no sistema você deve utilizar seu número de matrícula e senha utilizada no sistema de RH On-line, veja imagem abaixo. Digite nos campos indicados seu número de matrícula e a senha que você utiliza no sistema de RH On-line. Atualizado em: 06/04/ :24 5

6 PÁGINA PRINCIPAL Na página Principal temos acesso a todas as funcionalidades do Sistema de Requisições Online Lista de Compras. Status das últimas requisições. Consulta a requisições em andamento. A qualquer momento você pode retornar a página Principal, basta clicar em Principal. Atualizado em: 06/04/ :24 6

7 CRIANDO A REQUISIÇÃO Para criar a sua requisição de compra clique em Lista de Compras na página Principal. Para criar sua Requisição de Compra, crie primeiro sua Lista de Compras, clicando aqui. Atualizado em: 06/04/ :24 7

8 IDENTIFICANDO O REQUISITANTE Para identificar o requisitante na página: Requisição Atual, digite o nome na caixa Requisitante e clique no botão: Localizar. Atualizado em: 06/04/ :24 8

9 Na lista que será visualizada clique no nome do requisitante. Automaticamente o sistema gravará o requisitante, veja imagem abaixo. Clique no nome do Requisitante para que sistema grave automaticamente. Atualizado em: 06/04/ :24 9

10 ADICIONADO ITENS Após a identificação do requisitante você deve adicionar itens para formar a sua requisição de compra. Para adicionar itens clique no botão: Adicionar Itens, veja imagem abaixo. Clique aqui para iniciar a inserção de itens. Na Página seguinte digite no campo Buscar, a descrição do item e depois clique em: Localizar. Com os itens listados marque os itens desejados e as quantidades necessárias, ao final clique no botão: Adiciona item, veja imagem abaixo. Digite a descrição do item e clique no botão: Buscar. Após os itens listados marque os que desejar e digite as quantidades necessárias. Atualizado em: 06/04/ :24 10

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12 LISTA DE COMPRAS Uma Lista de Compras é montada automaticamente pelo sistema conforme a sua inserção de itens, veja imagem abaixo. Lista de Compras montada pelo sistema de Requisições On-line. Clique em Avançar para que o sistema gere as Requisições de Compra. Atualizado em: 06/04/ :24 12

13 REQUISIÇÕES GERADAS Após adicionar os itens que desejar na sua Lista de Compras, clique em Avançar para que o sistema gere suas requisições de compra automaticamente. Veja imagem abaixo. Após clicar em /avançar na página o sistema lhe apresenta que foram geradas 3 requisições de compra. Agora clique em Editar na Requisição desejada para dar andamento na mesma. Atualizado em: 06/04/ :24 13

14 EDITANDO A REQUISIÇÃO Editar uma requisição é a parte fundamental do processo, compreende os seguintes passos: 1. Numerar a requisição. 2. Adicionar Local de Entrega. 3. Inserir Dotação e Local de Consumo, se necessário. 4. Inserir Informações de Estimativas, se necessário. Para editar uma requisição, clique na opção Editar, veja imagem abaixo. Atualizado em: 06/04/ :24 14

15 NUMERANDO A REQUISIÇÃO Dê um clique duplo no campo indicado e digite o número da Requisição de Compra, o qual deve ser usado o número seqüencial do bloco de requisições de compra que a sua Secretaria possui. Quando os blocos terminarem entre em contato com s Secretaria de Transportes e Suprimentos. Depois clique no botão. OK, veja imagem abaixo. Atualizado em: 06/04/ :24 15

16 INSERINDO LOCAL DE ENTREGA Informe o local onde os itens da requisição devem ser entregues, endereços oficiais da Prefeitura Municipal de Barueri (Secretarias / Departamentos), veja imagem abaixo. Atualizado em: 06/04/ :24 16

17 INSERINDO DOTAÇÃO E LOCAL DE CONSUMO DIFERENTES DO REQUISITANTE Atenção: este passo só deve ser efetuado para requisições de compra que possuam dotações e locais de consumo diferentes dos padrões do requisitante. Inserindo Dotação e/ou Local de Consumo: Dotação e Local de Consumo padrões do requisitante. Se necessitar de outra dotação e/ou local de consumo clique aqui. Na página seguinte digite no campo indicado a descrição da dotação, veja a imagem abaixo. Atualizado em: 06/04/ :24 17

18 1 marque setor ou conta vinculada. 2 digite o nome da dotação e clique no botão: Buscar. 3 Após a dotação ser apresentada na lista, marque a mesma e clique no botão: Adicionar. Inserindo Local de Consumo: 1 Selecione a dotação. 2 marque se o Local de Consumo será: um setor, patrimônio ou Outro Local. 3 Quando o local for apresentado na lista, marque-o e clique no botão: Adicionar. Observação importante: Caso você não encontre a Dotação ou Local de Consumo desejado, entre em contato com a Secretaria de Transportes e Suprimentos, setor de análise, o qual irá realizar os cadastros necessários. Atualizado em: 06/04/ :24 18

19 DISTRIBUIR ITENS Se a sua requisição possuir mais que uma dotação e/ou local de consumo o sistema irá solicitar que seja feita à distribuição dos itens, ou seja, você terá que indicar qual a quantidade de item para cada dotação/local de consumo. Para distribuir os itens clique em Distribuir e na página seguinte faça a distribuição do item, veja imagem abaixo. Quando houver mais que uma dotação ou local de consumo, clique aqui para distribuir os itens. Atualizado em: 06/04/ :24 19

20 Na página seguinte, escolha o item a ser distribuído e clique em: Distribuir. Atualizado em: 06/04/ :24 20

21 Distribua as quantidades dos itens conforme a necessidade, veja imagem abaixo. Distribua as quantidades dos itens conforme as necessidades para as dotações e locais de consumo. Depois de distribuídos os itens clique no botão: Gravar. Após a distribuição dos itens clique no botão: Gravar. Atualizado em: 06/04/ :24 21

22 Depois de todos os itens serem distribuídos clique no botão: Finalizar, veja imagem abaixo. Atualizado em: 06/04/ :24 22

23 ESTIMATIVAS Aqui será informado se os itens da requisição de compra serão entregues/consumidos de forma total e única ou serão entregues/consumidos de forma parcial (entregues no período estimado de 12 meses, por exemplo). Atualizado em: 06/04/ :24 23

24 ENVIANDO A REQUISIÇÃO A requisição de compra terá dois fluxos a seguir: 1. Se a requisição possuir valor, o sistema direcionará requisição para ser enviada a Secretaria de Finanças. 2. Se a requisição ainda não possuir valor, o sistema direcionará a requisição para ser enviada a Secretaria de Transporte e Suprimentos, para que sejam feitas as devidas cotações. Atualizado em: 06/04/ :24 24

25 ENVIO PARA FINANÇAS Depois que é finalizada a edição da requisição, o sistema automaticamente direciona você para imprimir a requisição, pré-orçamento e seus anexos, a qual deve ser assinada pelo requisitante e o Secretário que autoriza a requisição. Sistema direciona para o envio e impressão da requisição e seus anexos. Atualizado em: 06/04/ :24 25

26 Para imprimir a requisição e o pré-orçamento, clique nos respectivos links, veja a imagem abaixo. Atualizado em: 06/04/ :24 26

27 Requisição Impressa Atualizado em: 06/04/ :24 27

28 Pré-orçamento Impresso: Atenção: Depois de receber as assinaturas do secretário e requisitante, a requisição deve ser enviada pelo sistema e também o documento impresso deve ser enviado a Secretaria de Finanças. Atualizado em: 06/04/ :24 28

29 ENVIO PARA O PRÉ-ORÇAMENTO Ao finalizar a edição de uma requisição que não possui pré-orçamento o sistema direciona você automaticamente para o envio ao pré-orçamento. Nesta fase não é necessária à impressão de nenhum tipo de relatório. O envio da requisição para a Secretaria de Transporte e Suprimentos é feito eletronicamente. Envio da Requisição para o pré-orçamento: Após as cotações realizadas pela equipe de Controle de preços a requisição é devolvida ao requisitante, eletronicamente para que seja enviada para a Secretaria de Finanças. Veja tópico: Envio para Finanças. Atualizado em: 06/04/ :24 29

30 AGUARDANDO PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA Depois de serem enviadas para a Secretaria de Finanças as requisições são recebidas, eletrônica e fisicamente (documentos emitidos pelo sistema) pelos responsáveis em Finanças podendo seguir os seguintes fluxos: 1. Recebem programação financeira: a requisição é aprovada e é encaminhada para a Secretaria de Transportes e Suprimentos, afim de que sejam elaborados os processos de compra. 2. A requisição não é aprovada: é cancelada mediante uma justificativa, a qual é visualizada pelo requisitante. A requisição apresentada abaixo está aguardando programação financeira. Atualizado em: 06/04/ :24 30

31 CONSULTANDO AS REQUISIÇÕES DE COMPRA Você poderá consultar todo o andamento de sua requisição de compra, até mesmo visualizar se a requisição já gerou alguma modalidade de compra e se já foram emitidos pedidos, contratos e etc. Para consultar uma requisição basta acessar a página Principal do sistema e clicar em: Buscar Requisições e selecionar a opção: Requisições Enviadas, veja imagem abaixo: Atualizado em: 06/04/ :24 31

32 Digite no campo indicado o número seguido do ano da requisição de compra e clique no botão: Localizar, veja imagem abaixo. Digite o número da requisição de compra / ano da requisição e clique no botão: Localizar. Atualizado em: 06/04/ :24 32

33 A requisição é localizada, veja imagem abaixo. Atualizado em: 06/04/ :24 33

34 Após um simples clique na requisição temos todo o trâmite dela inclusive se informando o tipo de processo que esta gerou, veja tela abaixo. Atualizado em: 06/04/ :24 34