Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP Autoridades e Execução Financeira (AGOSTO 2010)
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- Isaac Meneses de Barros
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1 Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP Autoridades e Execução Financeira (AGOSTO 2010)
2 Índice 1. Aprovação Proponente / Autoridade Concedente Autoridade Superior Ordenador de Despesa Consultor Viagem Internacional Ministro / Dirigente Execução Financeira Viagens Nacionais Viagens Internacionais
3 1. Aprovação Para acessar o módulo de Aprovação é necessário possuir o certificado digital. Este módulo está disponível para os seguintes perfis: Proponente / Autoridade Concedente. Autoridade Superior. Consultor Viagem Internacional. Ministro / Dirigente. Ordenador de Despesa Proponente / Autoridade Concedente As diárias, inclusive as que se referem ao seu próprio afastamento, serão concedidas pelo dirigente do órgão ou entidade a quem estiver subordinado o servidor, ou a quem for delegada tal competência (Decreto 5.992/2006, Art. 5º, 1º). Essa autoridade, Proponente / Autoridade Concedente, é a que aprova a viagem em primeira instância, sendo normalmente o chefe do proposto. Para acessar esta funcionalidade, usar o módulo Aprovação > Proponente / Autoridade Concedente. 3
4 O sistema mostrará todas as viagens, do órgão de exercício do Proponente, que estão aguardando aprovação. Nesta tela, o Proponente deve selecionar a PCDP desejada. É possível, mas não indicado, marcar o campo TODOS, para aprová-las de uma só vez, o que será feito sem o conhecimento do conteúdo dos processos. 4
5 Selecionada a PCDP, o sistema trará as informações da viagem (o roteiro, o cálculo, os anexos, etc). Se o período da viagem for maior do que 15 dias, o sistema disponibilizará as opções de pagamento parcelado ou integral. (veja os Decretos n /2006 e 825/1993). 5
6 Anexos permite anexar um arquivo referente à viagem; Aprovar caso concorde com o conteúdo apresentado, encaminhando a PCDP para tramitação do processo; Não Aprovar caso não concorde com o conteúdo apresentado. Confirmada essa opção, não é mais possível reativar a PCDP. A opção será a criação de uma nova viagem; Corrigir caso queira corrigir a PCDP, devendo indicar o motivo da correção no campo Observações / Justificativa e selecionar o perfil que efetuará a correção no campo Enviar para : - Solicitante: alterar roteiro, diárias, período de viagem, motivo da viagem, justificativas e etc; - Representante Administrativo: alterar dados sobre reservas de passagens. A viagem aprovada pelo Proponente / Autoridade Concedente passará aos próximos módulos de aprovação. 6
7 1.2. Autoridade Superior Autoridade Superior é a autoridade máxima dos órgãos e entidades, responsável pela aprovação, em caráter excepcional, das viagens com passagem aérea solicitada com antecedência inferior a dez dias (viagens urgentes) e pela autorização de uma nova viagem sem a prestação de contas da anteriormente realizada (Portaria n. 505/ MP). Para acessar esta funcionalidade, usar o módulo Aprovação > Autoridade Superior. Nesta tela, a Autoridade Superior deve selecionar a PCDP desejada. É possível, mas não indicado, marcar o campo TODOS, para aprová-las de uma só vez, o que será feito sem o conhecimento do conteúdo dos processos. 7
8 Selecionada a PCDP, o sistema trará as informações da viagem (o roteiro, o cálculo, os anexos, etc). Anexos permite anexar um arquivo referente à viagem; Aprovar caso concorde com o conteúdo apresentado, encaminhando a PCDP para tramitação do processo; Não Aprovar caso não concorde com o conteúdo apresentado. Confirmada essa opção, não é mais possível reativar a PCDP. A opção será a criação de uma nova viagem; Corrigir caso queira corrigir a PCDP, devendo indicar o motivo da correção no campo Observações / Justificativa e selecionar o perfil que efetuará a correção no campo Enviar para : - Solicitante: alterar roteiro, diárias, período de viagem, motivo da viagem, justificativas e etc; - Representante Administrativo: alterar dados sobre reservas de passagens; - Proponente: alterar dados de competência do Proponente/Autoridade Concedente. 8
9 A viagem aprovada pela Autoridade Superior passará aos próximos módulos de aprovação. Observação: Todas as viagens para o exterior passam pela aprovação da autoridade superior. 9
10 1.3. Ordenador de Despesa O Ordenador de Despesa é a autoridade responsável pela autorização das despesas de viagem, alocando-as nos projetos atividades e empenhos. Para acessar esta funcionalidade, usar o módulo Aprovação > Ordenador de Despesa. Nesta tela, o Ordenador de Despesa deve selecionar a PCDP desejada. É possível, mas não indicado, marcar o campo TODOS, para aprová-las de uma só vez, o que será feito sem o conhecimento do conteúdo dos processos. 10
11 Selecionada a PCDP, o sistema trará as informações da viagem (o roteiro, o cálculo, os anexos, etc). O Ordenador de Despesa verifica se a viagem esta com os recursos alocados corretamente. Anexos permite anexar um arquivo referente à viagem; Aprovar caso concorde com o conteúdo apresentado, encaminhando a PCDP para tramitação do processo; Não Aprovar caso não concorde com o conteúdo apresentado. Confirmada essa opção, não é mais possível reativar a PCDP. A opção será a criação de uma nova viagem; Corrigir caso queira corrigir a PCDP, devendo indicar o motivo da correção no campo Observações / Justificativa e selecionar o perfil que efetuará a correção no campo Enviar para : - Solicitante: alterar roteiro, diárias, período de viagem, motivo da viagem, justificativas e etc; - Representante Administrativo: alterar dados sobre reservas de passagens; - Proponente: alterar dados de competência do Proponente/Autoridade Concedente. Observação: O SCDP não permite devolver a PCDP para a Autoridade Superior corrigir. 11
12 A viagem aprovada pelo Ordenador de Despesa passará aos próximos módulos de aprovação. Observação: 1 - A PCDP aprovada pelo Ordenador de Despesa será enviada à Agência de Viagem para a emissão dos bilhetes, de acordo com o autorizado. 2 - Nas viagens para o exterior, após a aprovação da Autoridade Superior, o fluxo do processo tramita em paralelo, sendo um Consultor Viagem Internacional > Ministro / Dirigente e outro Ordenador de Despesa > Agência de Viagem, cujas ações podem ser executadas independentemente. Elas se encontram na execução financeira, onde o pagamento somente é executado após todas as aprovações. 12
13 1.4. Consultor Viagem Internacional Consultor Viagem Internacional é o responsável pela verificação do enquadramento legal e da documentação pertinente às viagens ao exterior. Para acessar esta funcionalidade, usar o módulo Aprovação > Consultor Viagem Internacional. Nesta tela, o Consultor Viagem Internacional deve selecionar a PCDP desejada. É possível, mas não indicado, marcar o campo TODOS, para aprová-las de uma só vez, o que será feito sem o conhecimento do conteúdo dos processos. 13
14 Selecionada a PCDP, o sistema trará as informações da viagem (o roteiro, o cálculo, os anexos, etc). A viagem aprovada pelo Consultor Viagem Internacional passará aos próximos módulos de aprovação. 14
15 1.5. Ministro / Dirigente Ministro / Dirigente é a autoridade máxima do órgão ou entidade (Ministro na administração direta e Dirigente para fundações e autarquias) responsável pela autorização das viagens internacionais, observadas as respectivas competências (Decreto nº 1387/1995). Para acessar esta funcionalidade, usar o módulo Aprovação > Ministro / Dirigente. Nesta tela, o Ministro / Dirigente deve selecionar a PCDP desejada. É possível, mas não indicado, marcar o campo TODOS, para aprová-las de uma só vez, o que será feito sem o conhecimento do conteúdo dos processos. 15
16 Selecionada a PCDP, o sistema trará as informações da viagem (o roteiro, o cálculo, os anexos, etc). 16
17 A viagem aprovada pelo Ministro / Dirigente passará aos próximos módulos. Observação: Nas viagens para o exterior, após a aprovação da Autoridade Superior, o fluxo do processo tramita em paralelo, sendo um Consultor Viagem Internacional > Ministro / Dirigente e outro Ordenador de Despesa > Agência de Viagem, cujas ações podem ser executadas independentemente. Elas se encontram na execução financeira, onde o pagamento somente é executado após todas as aprovações. 17
18 1.6 Execução Financeira Viagens Nacionais Para acessar esta funcionalidade, usar o módulo Execução > Financeira. Nesta tela, a Coordenador Financeiro deve selecionar a PCDP desejada, dentre aquelas indicadas pelo ícone, as quais estão dentro do prazo legal de pagamento (Decreto nº 825/1993) Após a seleção da PCDP desejada, o sistema trará as informações da viagem. Operação: o usuário deve selecionar se é crédito ou pagamento; Domicilio Bancário: é possível alterar os dados bancários do proposto (sugerimos que isso seja feito mediante solicitação documentada); Nº Processo/Protocolo: corresponde ao numero da PCDP; Código da vinculação: Vincula o processo aos recursos a ele alocados (normalmente 400). 18
19 O Coordenador Financeiro verifica se a viagem esta com os recursos alocados corretamente. Anexos permite anexar um arquivo referente à viagem; Aprovar O SCDP realiza a execução financeira automática. Para isso clicar duas vezes no botão Aprovar, primeiro para a apropriação da despesa e geração da AV e, segundo, para o pagamento das diárias e geração da OB; Corrigir caso queira corrigir a PCDP, devendo indicar o motivo da correção no campo Observações / Justificativa e selecionar o perfil que efetuará a correção no campo Enviar para : - Solicitante: alterar roteiro, diárias, período de viagem, motivo da viagem, justificativas e etc; - Representante Administrativo: alterar dados sobre reservas de passagens; - Proponente: alterar dados relativos aos aspectos administrativos da viagem; - Ordenador de Despesa: alterar dados relacionados aos recursos da viagem. 19
20 1.6.2 Viagem Internacional A execução financeira da viagem internacional segue os mesmos passos da nacional, acrescentando-se o que segue: Nº BEC: o Boletim Eletrônico de Cambio é o documento que formaliza a compra da moeda estrangeira; Cotação do Dólar (R$): deve ser informada a cotação do momento da execução financeira; Autorização publicada no DOU: a execução financeira deve ser realizada após a publicação do afastamento (Decreto nº 951/1993, Art. 4º). Observação: Nas viagens para o exterior, após a aprovação da Autoridade Superior, o fluxo do processo tramita em paralelo, sendo um Consultor Viagem Internacional > Ministro / Dirigente e outro Ordenador de Despesa > Agência de Viagem, cujas ações podem ser executadas independentemente. Elas se encontram na execução financeira, onde o pagamento somente é executado após todas as aprovações. 20
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