Processo de Solicitação de Viagem GENS S.A. Manual do Colaborador

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1 Processo de Solicitação de Viagem GENS S.A. Manual do Colaborador

2 1 Apresentação Apresentamos o Processo de Viagens GENS Manual do Colaborador. Este Manual é parte integrante do Processo de Viagens GENS. 1.1 Objetivos Esta política tem por objetivo estabelecer as diretrizes a respeito dos Processos de Viagens Corporativas, com o intuito de padronizar as atividades referentes à solicitação, autorização e comprovação de ressarcimento das despesas de uma viagem. 1.2 Áreas Envolvidas Esta composição se aplica a todos os participantes do grupo Gens S/A. 1.3 Definições Adiantamento numerário creditado em conta ou qualquer outra modalidade que atenda o objetivo do viajante. Check-in Embarque aéreo e/ou entrada no hotel Check-out Saída no hotel No-show multa pela não utilização do quarto reservado com o custo igual ao valor da diária Boarding Pass ticket comprobatório do vôo Setor diz respeito ao setor no qual o cliente se enquadra Unidade diz respeito a unidade na qual o cliente se enquadra

3 2. DIRETRIZES: 2.1 Premissas Gerais de Solicitação de Viagens Estão incluídas nas Solicitações de Viagens as passagens aéreas, hospedagens, locação de veículos e adiantamentos Todas as solicitações devem ser realizadas respeitando o prazo mínimo de dois dias úteis A Equipe Corporativa responsável pelos processos de viagem só inicia o tratamento logístico após a solicitação ter sido 100% aprovada. Qualquer exceção de antecedência ou falta de aprovação será analisada pontualmente, após aprovação da Direção Nas viagens em que os custos forem cobrados do cliente, essas mesmas diretrizes devem ser respeitadas. 2.2 Passagens Aéreas As passagens aéreas serão emitidas nas melhores tarifas (custo x benefício), considerando o período de duas horas antes e depois do horário solicitado As passagens são emitidas em classe econômica Alterações deverão ser enviadas com o motivo ao Processo de Viagens, que será analisado considerando custos diretos / indiretos, com antecedência suficiente que possibilite a adequada alteração quando necessária pelo Processo de Viagens A não utilização de trechos emitidos deverá ser comunicado formalmente ao Processo de Viagens, que acompanhará o reembolso ou a reutilização do bilhete É necessário que o participante entregue na prestação de contas o Boarding Pass Após emissão das reservas solicitadas, o participante receberá por os dados da viagem Diferenças de tarifas decorridas pela perda do embarque somente serão reembolsadas mediante aprovação da Direção em situação de extrema excepcionalidade. 2.3 Hospedagens A Gens possui acordos com diversos Hotéis A reserva é efetuada na menor tarifa, respeitando custo/benefício x localização do cliente/unidade (este deve ser informado no campo observação) O faturamento para a Gens é de: Diárias + Café da manhã Os extras devem ser pagos no check-out e o reembolso solicitado na prestação de contas de acordo com os limites estipulados no ANEXO I O Check-in deve ser iniciado às 12hs e check-out às 12hs do próximo dia (corrido) Não é permitido o reembolso de multa ou despesas extras decorrentes do não cumprimento do horário acima Qualquer alteração deve ser solicitada ao Processo de Viagens com o motivo, que será analisada considerando custos diretos / indiretos.

4 4.3.9 Os imprevistos que impeçam a entrada no hotel reservado devem ser comunicados formalmente ao Processo de Viagens. 2.4 Locação de Veículo A locação de veículo (ao invés da utilização de táxi) é analisada pelo Processo de Viagens, considerando: custo/benefício/necessidade do viajante/ localização do cliente Apenas as diárias de locação serão faturadas para a GENS Exigências para locação de veículo: Cartão de Crédito pessoal com saldo disponível de no mínimo R$ 700,00 (Setecentos Reais), que será bloqueado como caução para eventuais cobranças de extras. Habilitação válida emitida há pelo menos dois anos. Ser maior de vinte e um anos A categoria utilizada é de veículos básicos (sem ar condicionado e direção hidráulica). Necessidades diferentes da regra devem ser formalizadas/discutidas com o Processo de Viagens Cancelamento ou alterações devem ser formalizados ao Processo de Viagens. 2.5 Adiantamentos A Gens adianta um montante por dia para despesas em viagens, conforme ANEXO I Os valores são calculados de acordo com o período da viagem O crédito acontecerá em dois dias úteis após a aprovação finalizada Nas viagens solicitadas sem antecedência mínima (ver item 2.1.2), o adiantamento só será realizado, caso o participante ainda esteja em viagem na data do crédito (ver item 2.5.4) Não serão realizados novos adiantamentos para participantes com 02 ou mais prestações de contas em aberto. O bloqueio é automático. 2.6 Fluxo de Viagens Ver anexo II.

5 3. REGISTRO DE REVISÕES Não aplicável. Trata-se de uma nova política. 4. APROVAÇÕES Direção Data Local Nelson Berny Pires Porto Alegre / RS Giovane Zanardo dos Santos Porto Alegre / RS

6 ANEXO I Descrição Valores Observações Adiantamento de viagem R$ 50,00 Total por dia para viagens Reembolso de quilometragem R$ 0,55 Total por quilômetro rodado

7 ANEXO II Processo de Viagem Etapa 01 Solicitação de Viagem Etapa 02 Liberação de Viagem Autorização da viagem pelo Gestor da Área e/ou Direção Orçamento Prévio das Despesas de Viagem Aquisição dos Itens de Viagem Etapa 03 Prestação de Contas de Despesas de Viagem Etapa 04 Reembolso de Despesas de Viagem Etapa 01 Solicitação de Viagem A Solicitação de Viagem poderá ser executada por qualquer Participante GENS (Solicitante) e deverá seguir o procedimento descrito abaixo: O Solicitante da Viagem deverá preencher o Formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem que está disponível na Intranet O Solicitante deve encaminhar o Formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem para aprovação do Gestor da sua Área, com a indicação de quem será o responsável pelo reembolso das despesas de viagem (Gens S/A ou Cliente) e com o preenchimento obrigatório de todos os campos do formulário. Importante: Caso o Gestor da Área esteja ausente, encaminhar o formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem para a aprovação da Direção. O Gestor da Área avalia a necessidade da realização de viagem, não havendo a necessidade de realização da viagem, o Gestor da Área deverá devolver o formulário para o Solicitante com a justificativa da Não Aprovação. Havendo a necessidade da realização da viagem, o Gestor da Área deve aprovar previamente a viagem assinando o formulário e devolvendo este para o Solicitante. O Solicitante deverá encaminhar o formulário de Solicitação de Viagem, devidamente assinado e aprovado pelo Gestor da Área, para o Processo de Viagens no Setor Corporativo. Caso haja a solicitação de adiantamento de viagem, este será efetuado dois dias úteis após o Formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem ser entregue completamente preenchido e assinado ao Processo de Viagens. Orientações: Os campos Setor e Unidade, do formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem deverão ser preenchidos com a área e a unidade em que será alocada a despesa. Caso o reembolso das despesas da viagem seja de responsabilidade do Cliente, o Gerente do Projeto ou o Gestor da Área deve sempre verificar a possibilidade com o Cliente de este

8 realizar a compra da passagem aérea e realizar a reserva do hotel. Caso não seja possível ser feita a compra das passagens aéreas e a reserva do Hotel pelo cliente, solicitar formalmente do cliente um documento onde ele se responsabiliza pelo reembolso destas despesas. Nos casos de Cancelamento de Viagem e Hospedagem, é de responsabilidade do viajante avisar com antecedência ao Processo de Viagens para que sejam providenciados os cancelamentos necessários. O Gestor da Área deverá ser avisado simultaneamente do Cancelamento da Viagem e Hospedagem pelo viajante. Caso o reembolso da viagem seja de responsabilidade do Cliente e a solicitação de cancelamento de viagem ocorrer por solicitação deste, é importante salientar com o Cliente que as despesas decorrentes do cancelamento serão de sua responsabilidade. Etapa 02 Liberação de Viagem O Processo de Viagens deverá receber o Formulário de Solicitação e Adiantamento de Viagem corretamente preenchido e com a autorização do Gestor da Área ou em caso da ausência do Gestor da Área a assinatura da Direção. O Processo de Viagens fará a cotação das passagens aéreas e hospedagem e de acordo com os custos diretos / indiretos Existindo disponibilidade dentro do orçamento da área para a viagem, as passagens aéreas e a hospedagem serão adquiridas pelo Processo de Viagens e enviados via para o Participante. Diferenças de tarifas decorridas pela perda do embarque somente serão reembolsadas mediante aprovação da Direção em situação de extrema excepcionalidade. Etapa 03 Prestação de Contas de Despesas de Viagem O Participante deverá prestar contas das despesas de viagem ao Processo de Viagens após o término da viagem; O participante deverá pegar na intranet o Formulário de Despesas de Viagem, o qual deverá ter todos os campos preenchidos corretamente, inclusive caso houve adiantamento de viagem, deverá lançar o valor adiantado. O Formulário de Despesas de Viagem deverá ser enviado ao Gerente do Projeto, bem como ao Gestor da Área para o controle das despesas com o Projeto; O Participante deverá entregar o Formulário de Despesas de Viagem ao Gerente Corporativo para que seja assinado e entregue ao Processo de Viagens para análise e validação dos lançamentos; O Processo de Viagens após análise e conferência do documento, não encontrando nenhuma irregularidade, encaminhará o Formulário de Despesas de Viagem para o Setor de Contas a Pagar, caso houver a necessidade de reembolso ao Participante. IMPORTANTE: - O Relatório de Despesas de Viagem estando em desacordo com as regras de preenchimento e as regras do Manual de Viagens será devolvido para o Participante refazê-lo.

9 - Caso o Participante tenha valores a devolver para a Gens S/A, este deverá fazer na hora da entrega do relatório ao Setor de Viagens. Orientações: O Formulário de Despesas de Viagem deverá ser criado individualmente por Cliente; O Formulário de Despesas de Viagem só será aceito se for relativo a uma viagem que tenha sido analisada pelo Processo de Viagens e o orçamento da Viagem seja autorizado pela Direção. Etapa 04 Reembolso de Despesas de Viagem O reembolso dos valores das despesas de viagem será efetuado pelo Setor de Contas a Pagar após cinco dias úteis da entrega do Formulário de Despesas de Viagem pelo Processo de Viagens.