POLÍTICA DE PAGAMENTO

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1 POLÍTICA DE PAGAMENTO 1. OBJETIVO Estabelecer todos os critérios para o pagamento de fornecedores e prestadores de serviços aos empreendimentos administrados pela Itambé, bem como orientar todos os interlocutores das premissas básicas para gestão adequada de todo o processo de pagamento. 2. PREMISSAS E DEFINIÇÕES DE GESTÃO PROCESSO DE CONTAS A PAGAR 1. Os fornecedores e empreendimentos administrados pela Itambé deverão enviar as solicitações de pagamento com antecedência mínima de 05 (cinco) dias ao vencimento. 2. Os processos documentais encaminhados para pagamento deverão conter: nota fiscal, boleto bancário ou informação necessária para depósito. 3. Na eventual urgência de algum pagamento (que deverão ser exceções) e na impossibilidade de envio da Nota Fiscal por parte do empreendimento, é necessário que o Síndico / Presidente / Tesoureiro preencha e assine o termo de autorização de pagamento, com dados do favorecido: Nome completo, CPF e dados bancários. Caso contrário a Itambé não poderá atender a solicitação. 4. Tendo sido feito o procedimento definido no item 3, com o respectivo pagamento efetuado, será de responsabilidade do empreendimento o envio posterior na Nota Fiscal devidamente carimbada com a sinalização de pagamento já efetuado, evitando assim pagamentos em duplicidade. Notas fiscais enviadas posteriormente fora destas condições que não contenham a sinalização de pagamento efetuado poderão ser novamente pagas e caso isso aconteça, a responsabilidade será integralmente do Empreendimento. 5. No caso de recebimento de processos documentais fora do prazo mínimo de antecedência de 5 (cinco) dias ao vencimento, a estrutura de recebimento da Itambé tentará renegociar com o fornecedor a prorrogação do pagamento. Caso não seja possível a prorrogação do vencimento, o pagamento de multa e juros serão de inteira responsabilidade do empreendimento.

2 6. No caso de recebimento de processos documentais protestados, a estrutura de recebimento da Itambé trabalhará na localização do documento de origem do protesto, e providenciará seu respectivo e imediato envio para pagamento, mediante autorização do empreendimento. Neste caso a estrutura de contas a pagar solicitará ao respectivo fornecedor a carta de anuência para cancelamento do protesto. Todos os custos relativos a esta operação serão de inteira responsabilidade do empreendimento. 7. No caso de recebimento de processos documentais relativos a pagamentos parcelados, também se faz necessário o envio da Nota Fiscal por cada parcela de serviço com seu respectivo boleto de pagamento. Poderá ser enviada também, uma nota fiscal única com o valor total do serviço acompanhada de todos os boletos na quantidade de parcelas combinadas, porém para esta forma de pagamento a entrega deverá ser realizada no início do serviço prestado. 8. Caso ocorra interrupção do serviço contratado, o gerente de atendimento deverá ser avisado pelo empreendimento da sua gestão, que acionará as estruturas de Tributos e Contas a Pagar para execução de bloqueio de pagamento. 9. Para desbloqueio de pagamentos realizados por interrupção de serviço, o gerente de atendimento avisado pelo empreendimento, encaminhará a estrutura de Contas a Pagar, todos os dados para a nova forma de pagamento, tais como: data de pagamento e número de lançamento do documento. 10. Para atendimento a solicitações de pagamentos à favorecidos que não fornecedores do serviço executado, o fornecedor prestador do serviço deverá encaminhar termo de autorização de pagamento à outro informando o nome do favorecido, bem como os dados para depósito e a cópia do seu contrato social. Além disso, o Síndico / Presidente / Tesoureiro deverá encaminhar termo de autorização por escrito, datado e assinado, para que o pagamento possa ser realizado a outro, constando também neste termo os dados do favorecido que receberá o pagamento. 11. Para atendimento as solicitações de pagamentos à empresas de Factoring se faz necessário o envio da cópia do contrato social do Fornecedor que foi o prestador do serviço e declaração com firma reconhecida, autorizando o pagamento. O Síndico / Presidente / Tesoureiro também deverá enviar termo de autorização conforme definido no item 10 para realização deste tipo de pagamento.

3 3. GESTÃO DE TRATAMENTO A DIFERENTES TIPOS DE PAGAMENTO Pagamento Eletrônico Solicitação de Pagamentos via DOC com valor superior a R$ 3.000,00 (três mil reais) serão convertidos automaticamente para TED, por exigência do Banco Central. Cheques Não efetuamos pagamento com cheque ao portador, bem como cheques prédatados. OBRIGAÇÕES LEGAIS Simples Nacional Os fornecedores dos empreendimentos administrados pela Itambé que são optantes pelo simples, deverão obrigatoriamente entregar declaração para cada Nota Fiscal emitida, considerando: 1. Declaração do Simples Nacional datada e assinada pelo representante legal para fins de não incidência do PIS/COFINS/CSLL, quando o pagamento for superior à R$ 5.000, Declaração prevista na Instrução Normativa 971, artigo 120 e inciso II, quando a empresa for isenta do INSS. A não entrega ocasionará na retenção do imposto. Serviços Autônomos 1. Quando da contratação de serviços autônomos pelos empreendimentos administrados pela Itambé, estes obrigatoriamente deverão emitir RPS (Recibo de Prestação de Serviço) enviando-o devidamente preenchido para pagamento. 2. Para fornecedores dos empreendimentos administrados pela Itambé classificados como empresas locatárias, o fornecimento de Nota Fiscal não é obrigatório, sendo obrigatório o envio do recibo, sendo que a falta deste acarretará na retenção de 5% do locatário conforme Lei Decreto de 05 de outubro de 2011.

4 3. O preenchimento e envio de recibo mencionado nos itens 1 e 2 deverá conter: Razão social da empresa locatária, endereço, CNPJ, CCM, a descrição da locação do bem e os dados do contratante. 4. ENTREGA DE NFS/RPS PARA CONVERSÃO EM NFTS Emitiremos a NFTS (Nota fiscal de tomador de serviço) para: a. Serviços prestados por empresas, autônomos e profissionais liberais, estabelecidos fora do município de São Paulo, mesmo não havendo a obrigação de retenção do imposto; b. Serviços prestados por empresas estabelecidas no município de São Paulo, quando não emitirem a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica; c. Desobrigados de emitirem a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, mesmo não fornecendo recibo com nome do contribuinte, número de sua inscrição no CCM, endereço, descrição dos serviços, nome e número do CPF ou CNPJ do Tomador e valor do serviço. 1. Para efetuar a conversão da NFTS (Nota Fiscal do Tomador de Serviços) de condomínios e associações, a nota fiscal de serviços ou o recibo deverão chegar a Itambé até o primeiro dia útil do mês subseqüente ao da emissão da nota fiscal, havendo assim tempo hábil de conversão; 5. ENTREGA DE NFS/RPS PARA CONVERSÃO EM NFTS A ITAMBÉ PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO IMOBILIÁRIA S/S LTDA. na qualidade de representante legal dos Condomínios, em cumprimento a Instrução Normativa n.6/sf SUREM, de 22/06/2011 e nos artigos 85 e 95 do Decreto nº , de 1º de outubro de 2009; comunica que a partir de 01 de agosto de 2011, adotou as seguintes regras: Torna-se obrigatória a emissão de NF-e para todos os prestadores dos serviços, independentemente da receita bruta de serviços, com exceção: I - os microempreendedores individuais - MEI, de que trata o 1º do art. 18-A da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, optante pelo Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional - SIMEI;

5 II - os profissionais liberais e autônomos; III - as sociedades constituídas na forma do artigo 15 da Lei nº , de 24 de dezembro de 2003; 6. OUTRAS SOLICITAÇÕES DOS EMPREENDIMENTOS ADMINISTRADOS PELA ITAMBÉ Para adiantamento de valor, o Síndico / Presidente / Tesoureiro deverá enviar declaração de solicitação, datada e assinada autorizando o respectivo procedimento. Quando da solicitação de pagamentos que signifiquem gastos não previstos e aprovados em assembleia, o Síndico / Presidente / Tesoureiro, deverá solicitar aprovação do corpo diretivo formalizando autorização de pagamento do excedente, conforme mencionado na Ata. 7. FUNDO FIXO DE CAIXA 1. Todas as despesas relativas ao fundo fixo de caixa deverão ser lançadas na conta contábil definidas pelo Empreendimento. Caso não haja indicativo para lançamento a despesa será lançada na conta contábil definida para o fundo fixo de caixa. 2. Todas as despesas deverão ser anexadas ao formulário Fundo Fixo de Caixa, com o preenchimento das seguintes informações: nome do condomínio, código do condomínio, nome da pessoa que está preenchendo, data, valor total, conta contábil, assinatura e carimbo do condomínio. 3. O formulário devidamente preenchido conforme itens 1 e 2 deverão ser enviados a Itambé para registro e recomposição do fundo fixo de caixa. Silvio Low Diretor de Gestão Financeira