SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

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1 SUMÁRIO 1. OBJETIVO 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 3. REFERÊNCIAS 4. DEFINIÇÕES 5. SIGLAS 6. CONDIÇÕES GERAIS 7. RESPONSABILIDADES 8. ANEXOS 1. OBJETIVO Este procedimento é estabelecido e mantido para uniformizar as rotinas orçamentárias e financeiras a serem desenvolvidas dentro do âmbito de atuação da EMATER. As normas aqui contidas, visam orientar as atividades desenvolvidas na 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Esta norma se aplica à 3. REFERÊNCIAS Lei Nº , de 11 de janeiro de 2012 Lei Nº , de 11 de janeiro de 2012 Decreto Nº 7.539, de 11 de janeiro de 2012 Lei Nº , de 1º de agosto de 2011 Lei Nº de 1º/11/2011 Decreto nº 7.208/11 Instrução Normativa da CGE Nº 01/11 Decreto Estadual Nº de 06/08/2010 Decreto nº 7.141/2010 NBR - ISO 9001:2000 NBR - ISO 9004:2000 Lei Complementar N 101 de DEFINIÇÕES Não constam 1

2 5. SIGLAS CMDF Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro. DUEOF Documento Único de Execução GEOF NE Nota de Empenho. OP Ordem de Pagamento. PCS Pedido de Compras e Serviços. PPT Programações Prioritárias Trimestrais. PDF Programação de Desembolso Financeiro. SEFAZ Secretaria da Fazenda. SEGPLAN Secretaria de Gestão e Planejamento. SIOF Sistema Orçamentário e Financeiro. TCE Tribunal de Contas do Estado. UCI Unidade do Controle Interno. 6. CONDIÇÕES GERAIS 6.1. A programação e execução orçamentária e financeira serão processadas por meio do SIOFI-Net São procedimentos de programação e execução orçamentária e financeira, nos termos da lei: a) Previsão de Desembolso Financeiro PDF, compatível com a disponibilidade de caixa projetado; b) Declaração de Adequação Orçamentária e Financeira, que consiste na reserva do saldo da dotação para o empenho da despesa; c) Programação de Prioridades Trimestral PPT, compatível com a disponibilidade de caixa projetado; d) Empenho; e) Nota de Empenho, devidamente assinadas pelo Ordenador e Diretor de Gestão, Planejamento e Finanças; f) Liquidação; g) Rascunho da Ordem de Pagamento - ROP h) Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro CMDF, que consiste na programação de desembolso, com datas preestabelecidas, observadas a disponibilidades financeiras projetadas; i) Ordem de Provisão Financeira OPF, que consiste na disponibilização do crédito financeiro à unidade orçamentária mediante constatação da disponibilidade de recursos no caixa; j) Ordem de Pagamento OP que consiste na efetivação do pagamento da despesa. 2

3 6.3. Os procedimentos de programação e execução orçamentária, financeira e contábil, quando impressos, serão assinados pessoalmente pelo Ordenador de Despesas Toda despesa deve ser conferida e classificada por natureza de despesa, apropriando nas dotações orçamentárias, programas e ações com base nos planos de aplicação dos recursos: próprio, tesouro e convênios Classificar as despesas de acordo com as diretrizes orçamentárias referente ao exercício financeiro, devendo utilizar o conjunto de tabelas apresentadas, em cada exercício As despesas deverão ser apropriadas nos programas e ações que guardem a devida correspondência com o objeto do gasto Nem uma despesa poderá ser realizada sem prévio empenho, o qual só será efetuado após a liberação das Programações Prioritárias Trimestrais-PPT e autorização da Declaração de Adequação 6.8. Deverá mensalmente, emitir os demonstrativos de execução orçamentária e financeira, envolvendo todas as fontes de recursos, com a finalidade de acompanhar os saldos da receita orçamentária e receita financeira, bem como subsidiar as Diretorias nas suas decisões. 7. RESPONSABILIDADE Atividade Receber a documentação do Processo de Pagamento, analisar e encaminhar à Unidade de Execução Orçamentária e Financeira para conferir, definir a classificação das despesas Conferir, classificar as despesas por natureza de despesa, apropriando nas dotações orçamentárias, programas e ações com base nos planos de aplicação dos recursos próprio, tesouro, e convênio, em conformidade com o Anexo II, da Instrução Normativa nº 017/2006, do Gabinete do Controle Interno. Responsabilidade Orçamentaria e Financeira. Unidade de Execução 3

4 Solicitar Programação de Desembolso Financeiro- PDF, emitir Declaração de Adequação Orçamentária e Financeira, Programações Prioritárias Trimestrais-PPT à SEGPLAN em seguida a emissão do Empenho e Nota de Empenho em Documento Único de Execução Orçamentária e Financeira-DUEOF, através SIOFI-net das despesas realizadas no âmbito da EMATER, assinada pelo Ordenador e Diretor de Gestão, Planejamento e Finanças. Emitir Rascunho de Ordem de Pagamento - ROP, solicitar Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro- CMDF à SEFAZ. Emitir Ordem de Pagamento, após liberação do Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro-CMDF, de acordo com os passos descritos nos Fluxogramas, em anexo. Informar à Gerência de Planejamento as fontes de recursos/programas que necessitam de Abertura de Créditos Suplementares, observando o prazo previsto na lei Emitir os Demonstrativos de Receitas Orçamentaria e Financeira 8. ANEXOS 8.1. Fluxograma do Procedimento de Contratações em Função de Valor 8.2. Fluxograma de Formalização de Procedimento Licitatório 8.3. Fluxograma de Implantação e Formalização de Processo de Fundo Rotativo 4

5 FLUXOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO E FORMALIZAÇÃO DE PROCESSO DE FUNDO RESPONSÁVEL DESCRIÇÃO PRESIDÊNCIA/ORDENADOR Implantar os Fundos Rotativos na Unidade Central, nas Unidades Regionais, nas Estações Experimentais e nos Campos Experimentais. Indicar através de Portaria os Gestores e atribuí-los responsabilidade de gerir o Fundo Rotativo em conformidade com a Lei Nº de 1º/11/2011. Indicar a instituição bancária adotada pelo Tesouro Estadual. A conta bancária deverá receber a seguinte denominação, exemplo: CONTA FUNDO /EMATER/REGIONAL SERRA DA MESA/URUAÇU. Determinar aos Gestores a obrigatoriedade de apresentar relatório dos cheques emitidos, bem como documentação das despesas realizadas. Enviar ofício à instituição bancária, indicando o nome do gestor e autorizando a abertura da conta bancária, 5

6 conforme Modelo em anexo. GESTOR SECRETARIA GERAL Apresentar cópia do ofício e portaria que lhe concede poderes para a movimentação da conta bancária, bem como cópias dos seguintes documentos:. Carteira de Identidade;. CPF;.Comprovante de Endereço com CEP;. Número de matrícula funcional.. Cópia da Lei Nº de 1º/11/ Informar à Secretaria-Geral, através de Memorando o nùmero da conta bancária. Elaborar Portaria. Elaborar ofício para Instituição Bancária. Publicar a Portaria que concede poderes ao Gestor, no Diário Oficial. Encaminhar cópia da Publicação ao Gestor e à Gerência de Execução GESTOR Elaborar Programação Financeira e Plano de Aplicação das Despesas a serem realizadas no trimestre, de acordo com a natureza das despesas referente à INTEGRALIZAÇÃO DO FUNDO DA REGIÃO, de acordo com art. 2º, da Lei Nº de 1º/11/2011 e em conformidade com o Manual de Apropriação de Despesa. Encaminhar a Programação Financeira e o Plano de Aplicação à Orçamentária e Financeira/Divisão de Fundo Rotativo para analisar as despesas. 6

7 ORÇAMENTÁRIA/DIVISÃO DE FUNDO PRESIDÊNCIA /DIVISÃO DE FUNDO Analisar o Plano de Aplicação de acordo com o Manual Tabela Natureza de Despesas. Encaminhar à Área de Protocolo para autuar e posteriormente enviar ao Ordenador de Despesas (Presidente) para autorizar a Programação Financeira e o Plano de Aplicação. Autorizar a Programação Financeira e o Plano de Aplicação. Encaminhar a Programação Financeira e o Plano de Aplicação à Orçamentária e Financeira para as devidas providências. Emitir Nota de Empenho. Encaminhar ao Gestor para conhecimento e efetuar as despesas de acordo com a Nota de Empenho. GESTORES Realizar as despesas. Encaminhar à Divisão de Fundo Rotativo os comprovantes (Dedução de Empenho, cópias de cheques, Orçamentos(3), Certidões Negativa, INSS, FGTS para as despesas com material. INSS, FGTS, Prefeitura, guia de ISSQN e INSS para as despesas com serviços. DIVISÂODE FUNDO Analisar e conferir a Prestação de Contas. Lançar no Relatório de Despesas Efetuadas. Encaminhar a Divisão de Protocolo para autuar e encaminhar a Orçamentária e Financeira para restituir as despesas efetuadas. Emitir o rascunho da Ordem de Pagamento-OP. Encaminhar a Ordem de Pagamento-OP à Unidade do Controle Interno para validar. UNIDADE DO CONTROLE INTERNO Validar a Ordem de Pagamento. Devolver a Ordem de Pagamento-OP à Gerência de Execução Colocar em lista a Ordem de Pagamento-OP validada. Encaminhar à Presidência para assinatura eletrônica. 7

8 PRESIDÊNCIA Assinar eletronicamente a Ordem de Pagamento-OP. Devolver o autos à Orçamentária e Financeira. Encaminhar a Ordem de Pagament OP para o Banco autenticar e efetuar o depósito da restituição. BANCO DIVISÃO DE FUNDO GESTOR Autenticar a Ordem de Pagamento OP. Creditar o depósito na conta do Fundo Rotativo. Devolver a Ordem de Pagamento OP à Gerência de Execução Encaminhar o processo à Divisão de Fundo Rotativo. Efeetuar os lançamentos no Relatório de Despesas Efetuadas. Encaminhar o processo ao Gestor para conhecimento e elaborar a Prestação de Contas trimestral para encaminhar ao Tribunal de Contas. Elaborar Prestação de Contas trimestral. Encaminhar a Prestação de Contas à Divisão de Fundo Rotativo. DIVISÃO DE FUNDO Conferir a Prestação de Contas. Encaminhar a Prestação de Contas ao Tribunal de Contas. FLUXOGRAMA LIBERAÇÃO DE EMPENHO E RESTITUIÇÃO DE FUNDO RESPONSÁVEL DIVISÃO DE FUNDO DESCRIÇÃO Elaborar trimestralmente, o Plano de Aplicação de acordo com a previsão de gastos por Natureza. Encaminhar ao Gestor do Fundo para assinatura. 8

9 GESTOR DO FUNDO DIVISÃO DE FUNDO DIVISÃO DE PROTOCOLO Assinar o Plano de Aplicação. Devolver o Plano de Aplicação à Divisão de Fundo Rotativo. Encaminhar o Plano de Aplicação para a Divisão de Protocolo para autuar e posteriormente encaminhar à Presidência para autorização. Autuar e encaminhar os autos à Presidência para autorização. SECRETARIA GERAL PRESIDÊNCIA Autorizar o Plano de Aplicação. Encaminhar o processo à Orçamentária e Financeira para as providências necessárias.. Solicitar a Programação de Desembolso Financeiro-PDF. Elaborar a Declaração de Adequação Orçamentária e Financeira. Encaminhar ao Ordenador de Despesa (Presidente) para assinatura. PRESIDÊNCIA Assinar a Programação de Desembolso Financeiro e a Declaração de Adequação Devolver os autos à GERÊNCIA Solicitar o Programação de Prioridades Trimestral-PPT. PRESIDÊNCIA Elaborar a Nota de Empenho em Documento Único de Execução Financeira DUEOF, após liberação Programação de Prioridades Trimestral-PPT. Encaminhar a Nota de Empenho em Documento Único de Execução Financeira DUEOF ao Ordenador de Despesa para assinatura. Assinar a Nota de Empenho em Documento Único de Execução Financeira DUEOF. Devolver a Nota de Empenho em Documento Único de Execução Financeira DUEOF para Gerência de Execução Orçamentária e Financeira/Divisão de Fundo Rotativo. /DIVISÃO DE FUNDO Arquivar os empenhos em pasta específica e posteriormente anexá-los junto às despesas realizadas na Prestação de Contas Trimestral do Fundo Fixo. Informar à Gerência Administrativa que a Nota de Empenho encontra-se autorizada aguardando os Pedidos de Compras e Serviços e os demais 9

10 documentos comprobatórios. GERÊNCIA Encaminhar os Pedidos de Compras e Serviços-PCS à ADMINISTRATIVA/DIVISÃO Divisão de Fundo Rotativo, devidamente autorizados DE COMPRAS/DIVISÃO DE SERVIÇOS GERAIS pela Gerência Administrativa e Diratoria de Gestão, Planejamento e Finanças, anexando 3 (três) orçamentos, Certidões Negativas de INSS e FGTS, bem como Certidão de Débito Inscrito em Dívida Ativa na Secretaria da Fazenda. Quando tratar-se de prestação de serviços é necessário anexar as certidões acima citadas, e ainda a Certidão Negativa do ISSQN emitida pela Prefeitura. DIVISÃO DE FUNDO Analisar e conferir a documentação. Solicitar à Divisão de Compras e Divisão de Serviços Gerais para encaminhar a Nota Fiscal das despesas empenhadas. Lançar as despesas no Relatório de Despesas Efetuadas para controlar o saldo de cada natureza de despesas. Deduzir na Nota de Empenho as despesas realizadas com o objetivo de manter atualizado o saldo que encontra-se disponível. Encaminhar ao Gestor para assinatura, o Formulário - Dedução de Empenho e os cheques destinados aos fornecedores. GESTOR Assinar o Formulário Dedução de Empenho e os cheques emitidos. Devolver o Formulário Dedução de Empenho e os cheques emitidos à Divisão de Fundo Rotativo. DIVISÃO DE FUNDO Solicitar à Gerência Administrativa para comunicar aos fornecedores que os cheques encontram-se disponíveis para efetuar ao pagamentos das compras de material/serviço. Efetuar o pagamento aos fornecedores. Anexar a documentação por natureza de despesas ao Relatório de Despesas Efetuadas. Encaminhar à Divisão de Protocolo para autuar o processo de restituição. DIVISÃO DE PROTOCOLO Autuar o processo de restituição. Encaminhar os autos à Orçamentária e Financeira para restituir as despesas efetuadas. Emitir o rascunho da Ordem de Pagamento. 10

11 UNIDADE DO CONTROLE INTERNO PRESIDÊNCIA BANCO DIVISÃO DO FUNDO Encaminhar os autos à Unidade do Controle Interno para validar o rascunho da Ordem de Pagamento. Validar o rascunho da Ordem de Pagamento. Devolver os autos à Colocar em lista a Ordem de Pagamento validada. Encaminhar à Presidência para assinatura eletrônica. Assinar eletronicamente a Ordem de Pagamento. Encaminhar o processo à Orçamentária e Financeira para proceder a restituição. Encaminhar a Ordem de Pagamento ao Banco para efetuar a restituição. Efetuar a restituição na conta do Fundo Rotativo. Devolver a Ordem de Pagamento autenticada à Encaminhar o processo à Divisão de Fundo fixo com a Ordem de Pagamento quitada para proceder os devidos lançamentos e providências necessárias. Lançar a restituição no Relatório de Despesas Efetuadas. Elaborar trimestralmente a Prestação de Contas para encaminhar ao Tribunal de Contas do Estado. 11