P5 Selos extrajudiciais: Redesenho de processos. Bizagi Process Modeler

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1 P5 Selos extrajudiciais: Redesenho de processos Bizagi Process Modeler 1

2 P 5 S E L O S E X T R AJ U D I C I A I S 2

3 P5ME - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO 3

4 P5ME1 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Informada demanda à Divisão de Arrecadação do FERMOJU (Almoxarifado/Sala-Cofre) 1 Acessa o sistema SELOJUD e CPA-ALMOX. Sistema SELOJUD e CPA-ALMOX 2 Identifica a quantidade de selos para aquisição. Sistema SELOJUD e CPA-ALMOX 3 Informa à Divisão de Arrecadação do FERMOJU o quantitativo e tipo de selos para aquisição. Sistema CPA- ALMOX Almoxarifado do TJCE Almoxarifado do TJCE Almoxarifado do TJCE Disponibilizar o acesso aos funcionários do Almoxarifado para o sistema SELOJUD Qualificar os funcionários do Almoxarifado para operacionalização do sistema SELOJUD. 4

5 P5ME2 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Solicitação analisada e Termo de Referência elaborado (Divisão de Arrecadação do FERMOJU) 1 Acessa o sistema CPA-ALMOX e SELOJUD. Sistema SELOJUD e CPA-ALMOX 2 Analisa a informação do quantitativo e tipo de selos. Sistema SELOJUD e CPA-ALMOX 3 Elabora o Termo de Referência da Licitação para compra de Selos, conforme demanda. 4 Encaminha o Termo de Referência da Licitação à Secretaria de Finanças. Termo de Referência da Licitação Termo de Referência da Licitação Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU 5

6 P5ME3 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Analisado o Termo de Referência da Licitação (Secretaria de Finanças) 1 Recebe o Termo de Referência da Licitação. Termo de Referência da Licitação 2 Verifica o quantitativo e tipo de selos descritos no Termo de Referência da Licitação. 3 Encaminha o Termo de Referência da Licitação para a Comissão de Licitação do TJCE. Termo de Referência da Licitação Termo de Referência da Licitação Secretário de Finanças Secretário de Finanças Secretário de Finanças 6

7 P5ME4 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Informado a não conformidade (Secretaria de Finanças) 1 Elabora relatório da não conformidade do Termo de Referência da Licitação. Relatório de não conformidade Assessor do Secretário de Finanças 2 Disponibiliza o Relatório de não conformidade à Divisão de Arrecadação do FERMOJU. Relatório de não conformidade Assessor do Secretário de Finanças 7

8 P5ME5 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Termo de Referência da Licitação elaborado (Secretaria de Finanças) 1 Elabora Termo de Referência da Licitação considerando: Quantitativo de selos; Tipo de selos; e Prioridade do certame licitatório. 2 Encaminha o Termo de Referência da Licitação para a Comissão de Licitação do TJCE. Termo de Referência da Licitação Termo de Referência da Licitação Assessor do Secretário de Finanças Assessor do Secretário de Finanças 8

9 P5ME6 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Elaborado Edital de Licitação para análise jurídica (Comissão de Licitação) 1 Verifica a descrição do quantitativo e tipos de selos. Edital de Licitação Funcionários da Comissão de Licitação 2 Elabora o Edital de Licitação considerando o quantitativo e tipo de selos. 3 Encaminha o Edital de Licitação para a Assessoria Jurídica do TJCE. Edital de Licitação Edital de Licitação Funcionários da Comissão de Licitação Funcionários da Comissão de Licitação 9

10 P5ME7 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Edital de Licitação analisado e validado (Assessoria Jurídica) 1 Verifica o escopo do Edital de Licitação, conforme legislação vigente. Edital de Licitação Funcionários da Assessoria Jurídica 2 Aprova o Edital de Licitação. Edital de Licitação Funcionários da Assessoria Jurídica 3 Encaminha o Edital de Licitação para a Comissão de Licitação para publicação. Edital de Licitação Funcionários da Assessoria Jurídica 10

11 P5ME8 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Licitação realizada e vencedor proclamado (Comissão de Licitação) 1 Realiza a Licitação por meio presencial e/ou eletrônico. Edital de Licitação Funcionários da Comissão de Licitação 2 Proclama o vencedor do certame licitatório. Edital de Licitação Funcionários da Comissão de Licitação 3 Informa o vencedor do certame licitatório ao Setor de Contratos e Convênios. Ata da Reunião da Comissão de Licitação do TJCE Funcionários da Comissão de Licitação 11

12 P5ME9 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Contrato elaborado e disponibilizado para assinatura (Contratos e Convênios) 1 Recebe informação sobre o vencedor do certame licitatório. Edital de Licitação e Ata da Reunião da Comissão de Licitação do TJCE Setor de Contratos e Convênios 2 Elabora o Contrato com base nos termos legais da licitação. Contrato Setor de Contratos e Convênios 3 Disponibiliza o Contrato para assinatura pelo Secretário Geral e Secretário de Finanças do TJCE. Contrato Setor de Contratos e Convênios 12

13 P5ME10 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Contrato assinado (Secretaria de Finanças) 1 Recebe Contrato e analisa o seu conteúdo. Contrato Secretário de Finanças 2 Assina o Contrato e devolve ao Setor de Contratos e Convênios. Contrato Secretário de Finanças 13

14 P5ME11 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Assinatura de contrato realizada (FORNECEDOR) 1 Recebe o Contrato. Contrato Fornecedor 2 Analisa as informações conforme Edital de Licitação. Edital de Licitação Fornecedor 3 Assina o Contrato e devolve-o para o Setor de Contratos e Convênios. Contrato Fornecedor 14

15 P5ME12 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Contrato lançado no sistema (Contratos e Convênios) 1 Recebe o Contrato assinado pelo Fornecedor. Contrato Setor de Contratos e Convênios 2 Cadastra o fornecedor nos sistemas S2GPR (SEFAZ) e SGF. S2GPR e SGF Setor de Contratos e Convênios 15

16 P5ME13 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Nota de Empenho, adoção e reserva orçamentária elaborados (DEOF do FERMOJU) 1 Elabora a Nota de Empenho especificando a última numeração do tipo de selo demandado. Nota de Empenho DEOF do FERMOJU Inserir na Nota de Empenho a última numeração do tipo de selo. 2 Encaminha a Nota de Empenho ao Fornecedor. Nota de Empenho DEOF do FERMOJU 3 Realiza a adoção e reserva orçamentária, conforme valores constantes na Nota de Empenho Nota de Empenho DEOF do FERMOJU 16

17 P5ME14 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Selos confeccionados e encaminhados ao TJCE (FORNECEDOR) 1 Recebe Nota de Empenho. Nota de Empenho Fornecedor 2 Analisa o tipo, quantitativo e sequência numérica dos selos. Nota de Empenho Fornecedor 3 Realiza a confecção dos selos Nota de Empenho Fornecedor 4 Encaminha os selos confeccionados ao TJCE, juntamente com o respectivo DANF-e. DANF-e Fornecedor 17

18 P5ME15 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Conferência, lançamento dos selos realizados nos sistemas e fornecedor informado (Almoxarifado/Sala-cofre) 1 Realiza a conferência dos volumes, conforme especificação nas embalagens e nas notas de simples remessa. Notas de Simples Remessa Almoxarifado Designar procedimento de conferência ao Almoxarifado. 2 Lança no sistema CPA-Almox e SELOJUD o quantitativo e a numeração inicial e final para cada tipo de selo. Nota de Simples Remessa Almoxarifado SETIN deve disponibilizar acesso ao Sistema SELOJUD. 3 Realiza a separação por tipo de selos, conforme Nota de Simples Remessa.. 4 Designa selos para armazenamento em sala-cofre no Arquivo do TJCE, por tipo de selo. Nota de Simples Remessa Nota Fiscal do Fornecedor Almoxarifado Almoxarifado Providenciar palets de PVC adequados; Adequar a climatização e acessibilidade da sala cofre. 18

19 P5ME16 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Documentos analisados (DEOF do FERMOJU) 1 Recebe do Fornecedor os documentos (certidões negativas e Nota Fiscal de Serviços) exigidos para pagamento. CND s e Nota Fiscal 2 Analisa a conformidade dos documentos. CND s e Nota Fiscal DEOF do FERMOJU DEOF do FERMOJU 3 Autoriza o pagamento ao Fornecedor. Nota Fiscal DEOF do FERMOJU Elaborar check-list com a descrição de todos os documentos. Implantar o uso do check-list. 19

20 P5ME17 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Pagamento realizado (DEOF do FERMOJU) 1 Verifica as informações contidas no check-list. Check-list DEOF do FERMOJU 2 Verifica a disponibilidade de recurso a partir da reserva orçamentária. SGF DEOF do FERMOJU 3 Realiza o pagamento. S2GPR e SGF DEOF do FERMOJU 20

21 P5ME18 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Fornecedor comunicado (DEOF do FERMOJU) 1 Verifica a não conformidade nos documentos disponibilizados para pagamento. CND s e Nota Fiscal 2 Informa ao Fornecedor o tipo de não conformidade. CND s e Nota Fiscal DEOF do FERMOJU DEOF do FERMOJU 21

22 P5ME19 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Correção e Emissão de documentos realizados (FORNECEDOR) 1 Verifica os documentos não conformes para pagamento. CND s e Nota Fiscal 2 Emite documentos necessários para o pagamento. CND s e Nota Fiscal 3 Encaminha ao DEOF do FERMOJU os documentos corrigidos para pagamento. CND s e Nota Fiscal Fornecedor Fornecedor Fornecedor 22

23 P5ME20 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Selos disponíveis para retirada (Almoxarifado/Sala-cofre) 1 Armazena os selos por tipo. Nota Fiscal do fornecedor 2 Disponibiliza os selos para retirada, conforme demanda. CPA-Almox e SELOJUD Almoxarifado Almoxarifado Substituição dos atuais palets por palets de fibra 23

24 P5ME21 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Monitoramento de selos realizado (Almoxarifado) 1 Consulta nos sistemas CPA-Almox e SELOJUD as entradas e saídas por tipo de selo. CPA-Almox e SELOJUD Almoxarifado Elaborar procedimento para acesso ao sistema SELOJUD. 2 Informa o quantitativo e tipo de selos à Divisão de Arrecadação do FERMOJU. CPA-Almox e SELOJUD Almoxarifado 24

25 P5ME22 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Demanda de Selos analisada (DIV. ARRECADAÇÃO DO FERMOJU) 1 Recebe a solicitação de demanda de selos (tipo e quantitativo) 2 Analisa a disponibilidade do quantitativo e tipo de selos em estoque, conforme solicitação de demanda. SELOJUD CPA-Almox Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU 3 Autoriza a retirada dos selos, conforme solicitação. CPA-Almox Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Analisar o histórico de pedidos (quantidade e tipo) dos cartórios no sistema SELOJUD. Designar ao Almoxarifado do TJCE a responsabilidade pela entrega física dos selos. 25

26 P5ME23 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Cartório comunicado sobre demanda não autorizada (DIV. ARRECADAÇÃO DO FERMOJU) 1 Verifica as não conformidades na solicitação. SELOJUD Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU Elaborar instrumento formal de comunicação via web sobre demanda não autorizada. 2 Contacta o Cartório e solicita a checagem (correção) das não conformidades. SELOJUD Funcionários da Divisão de Arrecadação do FERMOJU 26

27 P5ME24 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Solicitação analisada e pendência regularizada (Cartórios) 1 Verifica no sistema SELOJUD as irregularidades apontadas pela Divisão de Arrecadação do FERMOJU. SELOJUD s Cartórios 2 Executa os ajustes/alterações necessárias. SELOJUD s Cartórios 3 Encaminha a solicitação de demanda de selos à Divisão de Arrecadação do FERMOJU. SELOJUD s Cartórios 27

28 P5ME25 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Selos separados e lançamento no sistema realizado (Almoxarifado) 1 Verifica o quantitativo e tipo de selo, conforme demanda solicitada pelo(s) cartório(s). SELOJUD Almoxarifado 2 Separa fisicamente os selos por tipo e quantidade. SELOJUD Almoxarifado 3 Insere os selos nos envelopes padronizados do TJCE. N.A. Almoxarifado 3 Lança a saída dos selos no sistema CPA-Almox. CPA-Almox Almoxarifado 4 Identifica a forma de retirada por parte do solicitante: CORREIOS: Acessa o sistema SIGEP para realizar lançamento da remessa; Gera relatório (Vale postal, etiqueta de SEDEX e selo de SEDEX); Encaminha Relatório de Remessa e o envelope dos selos ao Setor de Malotes do TJCE. Balcão: Emite nota de entrega protocolada. SELOJUD SIGEP s Cartórios Designar ao Almoxarifado a atribuição de entrega física de selos. 28

29 P5ME26 - MAPA DE ESPECIFICAÇÃO SUB-PROCESSO Selos despachados (Setor de Malotes) 1 Recebe o(s) envelope(s) do(s) selo(s) e o Relatório de Remessa. Relatório de Remessa 2 Efetua o despacho aos CORREIOS. Relatório de Remessa Setor de Malotes Setor de Malotes 29

30 MAPA DE MONITORAMENTO PROCESSO SELOS EXTRAJUDICIAIS P5MM1 ME4 SUBPROCESSO: Monitoramento de Selos Realizado (Almoxarifado) PRODUTO DE GRANDEZA INDICADOR META INSTRUMENTO DE MEDIDA Monitoramento Selos por cartório de Identificar a periodicidade dos cartórios que realizaram pedido de selos. Identificado o(s) tipo(s) de selo(s) mais demandado(s) por cada cartório. Média de consumo de selos por cartório Gerenciar 20% dos cartórios responsáveis por 70% das receitas sobre selos. Planilha eletrônica 30