RIO GRANDE DO SUL CONTROLE INTERNO

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1 1/15 A Coordenadoria do Sistema de Controle Interno do Município, considerando: - O volume de recursos recebidos pelo Município a título de repasse de outros entes da Federação via Convênio ou Contrato de Repasse; - A importância da correta aplicação destes recursos e respectiva prestação de contas para que os mesmos não sejam devolvidos; - A não existência de um fluxo com definição clara das responsabilidades das secretarias envolvidas no recebimento, execução e prestação de contas dos recursos recebidos; - A necessidade de responsáveis para o acompanhamento da execução de convênios e instrumentos congêneres referente recursos recebidos de outros entes públicos a fim de evitar o vencimento dos prazos conveniados e a execução do objeto em desacordo com o pactuado; RESOLVE Estabelecer o fluxo do processo de obtenção de recursos de outros entes públicos, acompanhamento e execução dos convênios/contratos de repasses e prestação de contas, bem como instituir a obrigatoriedade da nomeação do fiscal de convênios.

2 2/15 1 DOS OBJETIVOS Regulamentar o fluxo do processo da busca de recursos externos junto a outras entidades públicas desde o encaminhamento do projeto até a prestação de contas; Instituir o gestor de convênios e instrumentos congêneres. 2- DOS ASPECTOS CONCEITUAIS 2.1 A normatização do processo de obtenção, acompanhamento/execução e efetiva prestação de contas de recursos junto a outros entes públicos perpassa pelas seguintes noções conceituais: Contrato de Repasse/Convênios e instrumentos congêneres instrumentos que disciplinam a transferência de recursos públicos e tenha como partícipe órgão da administração pública municipal direta, autárquica ou fundacional, empresa pública ou sociedade de economia mista que estejam gerindo recursos dos orçamentos do Município, visando à execução de programas de trabalho, projeto/atividade ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação Executor - órgão da administração pública municipal direta, autárquica ou fundacional, empresa pública ou sociedade de economia mista, de qualquer esfera de

3 3/15 governo, ou organização particular sem fins lucrativos, responsável direta pela execução do objeto do convênio ou instrumento congênere. 3- DOS PROCEDIMENTOS 3.1 DO CADASTRAMENTO DE PROJETOS DO CADASTRO DE PROJETOS NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS E CONTRATOS DE REPASSE DO GOVERNO FEDERAL (SICONV) A Central de Projetos ficará responsável por verificar a disponibilidade de programas e projetos nos sites de órgãos públicos e SICONV comunicando as Secretarias através de processo administrativo com assunto Processo de Convênio com outros órgãos Após análise dos programas/projetos a Secretaria retornará o Processo de Convênio à Central de Projetos comunicando o interesse ou não. Em caso de interesse em aderir deverá observar: a) a disponibilidade orçamentária para contrapartida anexando relatório orçamentário com tal comprovação ou Declaração de que o recurso será reservado no próximo orçamento; b) solicitar a anuência do Prefeito Municipal; e

4 4/15 c) indicar dois servidores efetivos para serem gestores do Contrato de Repasse/Convênio e Congêneres (um titular e um substituto) através do Preenchimento do Formulário constante no Anexo I desta norma A central de Projetos realizará o cadastramento no SICONV dos dados da proposta, plano de trabalho e acompanhará o andamento até a assinatura do Contrato de Repasse/Convênio e Instrumentos Congêneres A Central de Projetos responsabiliza-se por elaborar a Portaria nomeando os Fiscais do Contrato de Repasse/Convênio e Instrumentos Congêneres A Central de Projetos responsabiliza-se por enviar cópia do Contrato de Repasse/Convênio e Instrumentos Congêneres ao Setor de Prestação de Contas no prazo máximo de 15 dias do seu recebimento devidamente assinado acompanhado da Portaria que nomeia os Fiscais de Contrato de Repasse/Convênio e Instrumentos Congêneres O Setor de Prestação de Contas assim que receber o contrato de repasse/convênio ou congênere solicitará junto ao Setor de Controle Orçamentário a abertura da fonte de recursos e encaminhamento de solicitação de crédito especial se necessário.

5 5/ A Central de Projetos responsabiliza-se por enviar as Portarias de Fiscais de Contrato de Repasse/Convênio e Instrumentos Congêneres aos servidores assim nominados DO CADASTRO DE PROJETOS QUE NÃO ENVOLVAM O SICONV Para obtenção de recursos que não haja a existência de obrigatoriedade de cadastro no SICONV, a elaboração e envio dos projetos poderá ser realizada nas respectivas Secretarias ou em conjunto com a Central de Projetos observando a disponibilidade para contrapartida, a anuência do Prefeito e a nomeação do Gestor de Convênio conforme já referido no item A Secretaria deverá encaminhar cópia do Projeto e Plano de Trabalho à Central de Projetos através de Processo Administrativo constando no assunto do Protocolo Processo de Convênio com outros Órgãos. Neste processo deverá constar a comprovação do atendimentos das exigências constantes no item Caberá ao gestor do Contrato de Repasse/Convênio e Instrumentos Congêneres acompanhar o andamento do Projeto até a sua aprovação e consequente assinatura do contrato de repasse/convênio e congêneres.

6 6/ O Gestor de Contrato de Repasse/Convênio ou instrumentos congêneres deverá enviar uma cópia do contrato de repasse/convênio à Central de Projeto, bem como de todos os aditivos que vierem a ocorrer A Central de Projetos responsabiliza-se por encaminhar cópia do Contrato de Repasse/Convênio ou instrumento congênere e respectivo Plano de Trabalho ao Setor de Prestação de Contas em, no méximo, 15 dias do seu recebimento, bem como solicitar que este Setor providencie junto ao Setor de Controle Orçamentário a abertura da fonte de recursos e encaminhamento de solicitação de crédito especial se necessário A Central de Projetos responsabiliza-se por elaborar a Portaria nomeando os fiscais de contrato de repasse/convênio ou congênere indicados pela Secretaria e enviála ao Setor de Prestação de Contas e aos servidores nomeados. 3.2 DA EXECUÇÃO DO CONTRATO DE REPASSE/CONVÊNIO CONTRATOS DE REPASSE/CONVÊNIOS CADASTRADOS NO SICONV A Central de Projetos encaminhará às Secretarias o Processo de Convênio contendo o Contrato de Repasse/Convênio firmado e solicitará as documentações

7 7/15 necessárias para análise pelo Concedente do Recurso A Secretaria competente após providenciar a documentação solicitada devolverá o Processo de Convênio à Central de Projetos, a qual apresentará a documentação ao Concedente do Recurso e fará a intermediação Prefeitura e Concedente até que a documentação seja aprovada ficando o objeto apto a licitar O concedente do recurso comunicará à Central de Projetos de que o objeto está apto a licitar e esta encaminhará o Processo de Convênio à Secretaria de onde sairão os recursos para que providencie a documentação necessária para abertura de Processo Licitatório A descrição do objeto para fins de licitação deverá estar igual a do contrato de repasse/convênio, sob pena de o processo licitatório não ser posteriormente aprovado pelo órgão concedente; O Contrato de repasse/convênio ou congênere e respectivo Plano de Trabalho deverá ser encaminhado juntamente com os demais documentos exigidos para abertura de processo de licitação em conformidade com a Norma Interna 19/2013 permitindo ao Setor de Licitações identificar exigências específicas do Convênio e que deverão ser seguidas no Processo Licitatório.

8 8/ A indicação do fiscal do contrato para fins licitatórios poderá ser a mesma do Gestor de Convênio/Contrato de Repasse ou não, conforme conveniência O Setor de Licitações deverá explicitar no edital de licitação e na minuta do contrato nas cláusulas que dispõem sobre o pagamento que: a) os recursos para pagamento serão liberados após a vistoria do objeto pelo órgão concedente haja vista tratar-se de despesa originárinária de contrato de repasse/convênio com outros entes, e b) a nota fiscal a ser emitida pelo contratante deverá ter descrição igual a constante no objeto do contrato, bem como conter em seus campos complementares o número do contrato de repasse/convênio firmado entre a Prefeitura e o ente concessor Após encaminhado o Pedido de Licitação a Secretaria devolverá o Processo de Convênio à Central de Projetos informando tal encaminhamento e o número do Processo Administrativo para que a Central de Projetos possa realizar o acompanhamento do andamento do Procedimento Licitatório Após o processo licitatório estar homologado e adjudicado, bem como o contrato com o credor vencedor do certame assinado e publicado, o processo licitatório deverá ser encaminhado à Central de Projetos, a qual fará o lançamento das informações

9 9/15 referentes ao processo licitatório e contrato no SICONV e envio da documentação física ao Órgão concedente para aprovação final O Lançamento no SICONV também poderá ser realizado diretamente pelo Setor de Licitações mediante delegação pela Central de Projetos com vistas a descentralizar o Processo, desde que haja a readequação da sua estrutura de pessoal Após a sinalização pelo órgão concedente de que o Processo Licitatório está correto a Central de Projetos retornará o mesmo ao Setor de Licitações informando que pode ser liberado o contrato para fins de empenho O Setor de Despesa emitirá a nota de empenho após o recebimento do contrato encaminhado pelo Setor de Licitações É de responsabilidade do gestor do contrato de repasse/convênio encaminhar os documentos fiscais e demais documentos exigidos ao Setor de Despesa, bem como verificar se a nota fiscal eletrônica confere com a original emitindo declaração de que tal conferência foi realizada É de responsabilidade do gestor do contrato de repasse/convênio quando o objeto for obra e instalações providenciar a medição por engenheiro responsável da

10 10/15 Prefeitura e solicitar a medição ao órgão concedente No caso de outros objetos é de responsabilidade do gestor de contrato de repasse/convênio enviar os documentos fiscais referentes à entrega dos materiais ou prestação de serviços à Central de Projetos para fins de solicitação de vistoria pelo órgão concedente É de responsabilidade do Setor de Despesas informar no SICONV os dados referentes à liquidação, bem como além das demais verificações pertinentes ao processo de liquidação identificar: a) se foi enviado pelo gestor do contrato de repasse/convênio a Declaração de que a N.F. emitida confere com a original apondo carimbo; b) se consta em campo de informações complementares da Nota Fiscal o número do Contrato de Repasse/Convênio firmado entre a Prefeitura e o Ente concessor dos recursos O pagamento será realizado pela Tesouraria após autorização formal por parte do gestor do contrato de repasse/convênio no caso de obras e instalações e da Central de Projetos nos demais objetos É de responsabilidade da Tesouraria informar no SICONV os dados referentes

11 11/15 aos pagamentos É de responsabilidade da Tesouraria uma vez detectado o recebimento dos recursos contratados/conveniados realizar a separação dos documentos de receita e despesa visando facilitar a Prestação de Contas Final CONTRATOS DE REPASSE/CONVÊNIOS NÃO CADASTRADOS NO SICONV A execução do objeto conveniado será realizada pela Secretaria e acompanhada pelo Fiscal de Contrato de Repasse/Convênio ou congêneres nomeado visando o cumprimento das cláusulas compromissadas. 3.3 DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DOS CONTRATOS DE REPASSE/CONVÊNIOS A prestação de contas dos contratos de repasse/convênios e instrumentos congêneres (cadastrados ou não no SICONV) será realizada pelo Departamento de Contabilidade, Setor de Prestação de Contas É responsabilidade do Departamento de Contabilidade, Setor de Prestação de contas: a) Manter controle de Contratos de Repasse/Convênios ou Congêneres em sistema

12 12/15 informatizado ou via planilhas eletrônicas; b) Realizar a prestação de contas física dentro do prazo estabelecido no Contrato de Repasse/Convênio ou instrumento congênere; c) Compor a prestação de contas com todos os documentos exigidos no Contrato de Repasse/Convênio ou instrumento Congênere; d) Manter trabalho integrado com o gestor do Contrato de Repasse/Convênio e instrumentos congêneres, ao qual irá se dirigir para dirimir dúvidas na prestação de contas e solicitar documentos que não sejam de natureza orçamentário-financeira; e) No caso de as prestações de contas deverem ser realizadas em sistema informatizados da União ou Estado o sistema será alimentado pelos profissionais referidos no item 3.3.1, sendo que em relação ao SICONV ficarão responsáveis por alimentar a aba Prestação de Contas ; f) No caso da devolução de saldo de recursos, cabe aos profissionais referidos no item realizarem os procedimentos para proceder a devolução A Central de Projetos encaminhará ao Departamento de Contabilidade, Setor de Prestação de Contas o Processo de Convênio para que possa servir de suporte para a Prestação de Contas Física, bem como para seu arquivamento junto com esta prestação de contas. 3.4 DO GESTOR DE CONVÊNIO E SUAS ATRIBUIÇÕES

13 13/ O Gestor de Contrato de Repasse/Convênio ou instrumentos Congêneres será denominado simplesmente de Gestor de Convênio consistindo em servidor indicado pela Secretaria através Formulário padronizado (ANEXO I) a ser anexado ao Processo de Convênio São atribuições do gestor de convênio: zelar pelo cumprimento integral do convênio ou instrumento congênere; acompanhar a execução do convênio ou instrumento congênere de forma que sua execução esteja em estrito acordo com o objeto conveniado e dentro do prazo de vigência; manter o controle de todas as alterações no instrumento de contrato de repasse/ convênio e congêneres e enviar cópia à Central de Projetos controlar o saldo dos empenhos dos contratos de repasse/convênios ou instrumentos congêneres; controlar os prazos de prestação de contas dos contratos de repasse/convênios ou instrumentos congêneres bem como solicitar aditamento de prazo de vigência caso necessário dentro do que dispõe o Termo de Convênio e, sempre, no mínimo, 30 dias antes do término do prazo providenciar as documentações solicitadas pela Central de Projetos; providenciar todas as exigências para prestação de contas excetuadas as de

14 14/15 natureza orçamentário-financeira que serão providenciadas e organizadas no Departameno de Contabilidade, Setor de Prestação de Contas prestar, sempre que solicitado, informações sobre a execução dos contratos de repasse/convênios ou instrumentos congêneres sob sua responsabilidade à Central de Projetos, ao Concedente do Recurso e ao Setor de Prestação de Contas informar à tesouraria no início da execução do Contrato de Repasse/Convênio ou Congênere qual o valor da contrapartida que deve ser depositado na conta específica quando tal exigência constar no referido documento comunicar a finalização da execução do objeto do convênio ao Setor de Prestação de Contas elaborar justificativa em caso de não aplicação da totalidade do recurso dentro do prazo de vigência, a qual deverá ser visada pelo Secretário e enviada ao Setor de Prestação de Contas para fins de compor as explicações ao Projeto de Lei que será enviado ao Poder Legislativo providenciar a ata ou parecer dos conselhos sempre que esta for uma exigência na prestação de contas do Contrato de Repasse/Convênio e Termo de Cooperação ou Congênere encaminhando tal documento ao Setor de Prestação de Contas Visando cumprir com suas atribuições o gestor do convênio deve conhecer detalhadamente as cláusulas estabelecidas no convênio ou instrumento congênere, bem como no seu plano de trabalho.

15 15/ No caso de o termo de contrato de repasse/convênio ou congêneres ter como objeto obras e serviços de engenharia a execução da obra será acompanhada por engenheiro responsável nomeado como fiscal de contrato através de Portaria sendo de sua responsabilidade executar a obra em consonância com o Termo de Convênio/Congêneres e de responsabilidade do Gestor de Convênio cuidar do cumprimento geral das exigências, inclusive, manter-se informado sobre o andamento da obra. 4- DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 4.1 Qualquer dúvida ou omissão relativa a essa norma deverá ser avaliada junto à Coordenadoria do Controle Interno. 4.2 A Coordenadoria de Controle Interno e a Central de Projetos farão a divulgação da norma ANEXOS ANEXO I Formulário de indicação do gestor de convênio.