PROCESSO: DESCENTRALIZAÇÃO

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1 DEOF/GEROF/SGPF/SES-GO PROCESSO: DESCENTRALIZAÇÃO LÍDER (dono do processo responsável pela sua sobrevivência): Nome Telefones 's Observação *Luciano Dalat Siqueira ENTRADAS (imputs) Fornecedor Evento de Entrada Requisito de Aceitação Observação Departamentos da SES: *Comunicação Setorial *Gerência de Engenharia e Arquitetura-GEA *Etc. (intermediários dos gerenciadores dos crédito) Secretarias e Autarquias (gerenciadores do crédito) *Agecom *Agetop *Segplan *SSP *Etc. Recebimento do processo físico, para realização da DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA Recebimento processo físico, para realização da DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA O processo deverá conter o seguintes documentos: *Memorando. *Anexo I e II, conforme IN 17/2006 CGE. *Plano de Trabalho (conforme art. 57, Lei Estadual /2012). *Certidões de Regularidade Fiscal, do órgão gerenciador do crédito, e quando houver, da contratada pelo Gerenciador. *Cópia do Contrato firmado entre o gerenciador e a contratada. O processo deverá conter o seguintes documentos: *Ofício. *Anexo I e II, conforme IN 17/2006 CGE. *Plano de Trabalho (conforme art. 57, Lei Estadual /2012). *Certidões de Regularidade Fiscal, do órgão gerenciador do crédito, e quando houver, da contratada pelo Gerenciador. *Cópia do Contrato firmado entre o gerenciador e a contratada. Os intermediários são responsáveis pelo apoio e acompanhamento da descentralização, em especial da execução operacional, atuando como representante do titular do crédito junto ao gerenciador do crédito Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 1

2 SAÍDAS (outputs) Cliente Evento de Saída Requisito de Aceitação Observação Secretarias e Autarquias (gerenciadores do crédito) Arquivo Contábil Encaminhamento via ofício do processo físico, devidamente instruído com os seguintes documentos assinador pelo Ordenador, e no que couber do Superintende Executivo e/ou do Superintende da SGPF: *RDF *Declaração de Adequação Orçamentária e Financeira *TDO *Outorga do Procurador Chefe da ADSET/SES-GO, caso o valor seja até R$ ,00 ou do Procurador Geral do Estado se o valor for acima de R$ ,00. *DDO As informações dos documentos anexados ao processo, conforme evento de saída, deverão estar equivalentes aos documentos citados nos requisitos de aceitação do evento de entrada. OBJETIVOS (RESULTADOS / PRODUTO FINAL): *Como Titular de Crédito o objetivo é descentralizar o orçamento para executar atividades que não sejam atividades fins da SES/GO, como: custeio de assistência médica aos radioacidentados (Ipasgo), aquisição de equipamentos (Sefaz), publicidade, campanhas de saúde pública (Agecom), obras, cursos, etc. Fases: 1. Formalização do Processo. 2. Execução. 3. Prestação de Contas. Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 2

3 REGRAS (normas, procedimentos, regulamentações, etc, que guiam e orientam na execução do processo.): Ordem Regras Base Legal ou Administrativa 1 Lei Estadual n / Definições (conceitos) 2 Plano de Trabalho 3 Prestação de Contas 4 Diversas Análise e Outorga: 1 Art. 2º incisos, IV, V, VI 2 Art Art. 72 e 73 (considerar artigos que são compatíveis com a Descentralização ) 4 Lei Estadual /13, art. 27 Lei Complementar Estadual nº 58/ Encaminhamento à Advocacia Setorial via despacho, para análise e outorga até o valor limite de R$ ,00. 1 Art. 47, parágrafo 2º 2 - Para valores acima de R$ ,00 encaminhamento à Advocacia Setorial via despacho, para análise e posterior envio à PGE para outorga do Procurador Geral do Estado. 3 Autorização legal dada ao Superintendente Executivo para assinar os processo no lugar do Ordenador de Despesas (Secretário) 4 Determina os procedimentos gerais da descentralização orçamentária 5 Determina os procedimentos gerais da descentralização orçamentária < Delineamento Didático dos procedimentos > 2 Art. 5º, inciso XII Lei Estadual /11, art. 8º, parágrafo 2 Decreto Estadual Orçamentário n 7.793/13 CAPÍTULO V DA DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA Arts Decreto Estadual Orçamentário n 7.046/10 CAPÍTULO V DA DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA Arts Anexo I e II Instrução Normativa 17/06 CGE/GO Obs: Salvar em uma pasta a base legal e administrativa. PROCESSO (transformação das entradas em saídas, ou seja, em RESULTADO) DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE FORMA SEQUENCIAL(...descrever subprocessos, atividades, tarefas): FASE 1 FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO Atividade 1: Montagem do processo pelo intermediário ou gerenciador do crédito e encaminhamento A O intermediário ou gerenciador do crédito, ao identificar uma demanda onde o seu atendimento se dará através da DESCENTRALIZAÇÃO (por força de Lei, pela natureza Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 3

4 da despesa, órgãos públicos com a devida competência para realização do objeto), monta um processo físico, contendo os seguintes documentos: *Memorando ou Ofício; *Anexo I e II, conforme IN 17/2006 CGE; OBS: O preenchimento do Anexo II é de responsabilidade exclusiva da GEPLAN/SES-GO (Gerência de Planejamento). *[ Plano de Trabalho ], conforme art. 57 da Lei Estadual /2012; OBS: São 2 modelos, a saber: Compras e Serviços ou Obras. *Certidões de Regularidade Fiscal do órgão gerenciador do crédito, e quando houver, da contratada pelo Gerenciador e *Cópia do Contrato firmado entre o gerenciador e a contratada. Conclusa a montagem deste processo, encaminhar a Coordenação de Descentralização via sistema SEPNet. Atividade 2: Recebimento e Identificação do processo A - Recebimento do processo pela Coordenação de Descentralização, via sistema SEPNet, com a respectiva conferência dos documentos obrigatórios, a saber: *Memorando ou Ofício; *Anexo I e II, conforme IN 17/2006 CGE; OBS: O preenchimento do Anexo II é de responsabilidade exclusiva da GEPLAN/SES-GO (Gerência de Planejamento). *[ Plano de Trabalho ], conforme art. 57 da Lei Estadual /2012; OBS: São 2 modelos, a saber: Compras e Serviços ou Obras. *Certidões de Regularidade Fiscal do órgão gerenciador do crédito, e quando houver, da contratada pelo Gerenciador e *Cópia do Contrato firmado entre o gerenciador e a contratada. B - Afixar na capa do processo, lembrete com as seguintes informações: *Expressão: Descentralização, Fonte do recurso e objeto. Atividade 3: Emissão da RDF A - Acessar o sistema AFT/ Descentralização/Consulta RDF para emissão da RDF. Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 4

5 Atividade 4: Emissão da Declaração de Adequação Orçamentária e Financeira A - Acessar o sistema SIOFINet/Ex. Orçamento/Declaração Orçamentária para emissão da mesma. Atividades 5: Elaboração do TDO A Preencher a TDO (termo de descentralização orçamentária), salvá-la na unidade Rede SAF/DEOF na pasta Descentralização, e imprimir documento anexando-o ao processo físico. OBS: este documento é o contrato que registra, normatiza e regula o processo de descentralização. Atividade 6: Encaminhamento para colher assinaturas e para análise e outorga com posterior recebimento A - Encaminhar o processo físico através de um despacho simples no verso da ultima folha com os seguintes dizeres: Encaminhe-se a, para ciência e assinatura, via sistema SEPNet. Será encaminhado aos responsáveis pelo gerenciamento do crédito (Gerenciadores) e pela titularidade do crédito (Superintendente da SGPF, Ordenador de Despesa ou Superintendente Executivo, conforme autorização legal, Lei /2011, art. 8º parágrafo 2 ). OBS: Conforme orientações da PGE as descentralizações no âmbito da administração direta não necessitam de OUTORGA, sendo assim, nestes casos a tarefa B não será realizada. B - Encaminhar o processo físico através de um despacho em folha própria, solicitando que seja realizada a análise e outorga, via sistema SEPNet: *Encaminhamento à Advocacia Setorial via despacho, para análise e outorga até o valor limite de R$ ,00, conforme previsão legal, parágrafo 2, art. 47, da Lei Complementar n 58/2006. *Para valores acima de R$ ,00 encaminhamento à Advocacia Setorial via despacho, para análise e posterior envio à PGE para outorga do Procurador Geral do Estado, conforme previsão legal, inciso XII, art. 5º. Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 5

6 Atividade 7: Inclusão do DDO A - Ao receber o processo com as devidas assinaturas e sua respectiva análise e outorga, preencher o formulário modelo [ Solicitação do DDO ] com informações necessárias para inclusão do DDO e salvá-lo na unidade de Rede SAF/DEOF na pasta Descentralizações, e imprimir este documento e anexá-lo ao processo físico. B - Entregar à coordenadora da DIPPAG uma cópia impressa do formulário preenchido [ Solicitação do DDO ], para inclusão no Gabinete, via senha do Secretário no sistema SIOFINet. C - Após a inclusão, a coordenadora do DIPPAG entrega ao Subcoordenador da Descentralização/DEOF o formulário com a anotação do n do DDO. D - Acessar o sistema SIOFINet/Desc. Orça. e consultar a inclusão do DDO e imprimir o Documento DUEOF/DDO, em seguida lançar o n do DDO no formulário preenchido e salvo, conforme (tarefa A desta atividade) e anexar o DDO ao processo físico. OBS: O formulário entregue e recebido do DIPPAG citado anteriormente, após esta tarefa será transformado em rascunho. Atividade 8: Encaminhamento do processo para a execução da TDO (Descentralização) A - Preencher o formulário modelo [ Ofício Padrão ], salvá-lo na unidade de Rede SAF/DEOF na pasta Descentralizações, subpasta Ofício Padrão, imprimir e anexar ao processo físico. Encaminhar o mesmo ao órgão gerenciador do crédito para execução do TDO (Descentralização). FASE 2 EXECUÇÃO Atividade 9: Execução do TDO (Descentralização) Execução Operacional A - Conforme objeto definido na TDO,receber, executar e acompanhar a entrega de produtos e/ou serviços de fornecedores já licitados e contratados (via contratos, atas de registros de preços), ou realizar licitação na modalidade adequada conforme previsão legal, visando a execução, a realização do objeto da TDO. Execução Orçamentária B - Na TDO Tipo 1, o gerenciador irá realizar a execução orçamentária, a saber: *EMPENHO *LIQUIDAÇÃO *PAGAMENTO Na TDO Tipo 2, o gerenciador irá realizar a fase da execução orçamentária EMPENHO, e as fases - LIQUIDAÇÃO e PAGAMENTO, serão realizadas pelo titular do crédito. Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 6

7 FASE 3 PRESTAÇÃO DE CONTAS Atividade 10: Prestação de Contas A - O subcoordenador da Descentralização/DEOF (coordenação de descentralização), acompanhará mensalmente ou no tempo oportuno, os processos de descentralização, através da planilha Relatório de Controle das Descentralizações e consultas ao sistema SIOFINet, averiguando se houve a quitação de despesas e confirmado, contactará o gerenciador do crédito, para confirmar se a quitação foi total ou parcial, caso seja total, será encaminhado um Ofício, concedendo um prazo máximo de 30 dias corridos para o envio da prestação de contas, conforme previsão legal - Lei Estadual n /12, art. 72 e 73. OBS_1: Na TDO, a cláusula 8ª, informa que a prestação de contas deverá ser realizada em até 30 DIAS, após a execução parcial ou total da TDO (DESCENTRALIZAÇÃO). A prestação de contas parcial ocorre a pedido da Coordenação da Descentralização, a qualquer tempo, visando o acompanhamento da boa e regular execução orçamentária pelo gerenciador. OBS_2: No processo de acompanhamento da prestação de contas pela Coordenação da Descentralização, caso seja identificado que a execução operacional já foi concluída, no entanto, a execução orçamentária (liquidação e pagamento) resta pendente, será enviado um Ofício solicitando celeridade na sua conclusão e da correspondente prestação de contas. OBS_3: No processo de acompanhamento da prestação de contas pela Coordenação da Descentralização, caso seja identificado que o período de validade da descentralização está do próximo do vencimento, e a execução operacional ainda não foi concluída, será providenciado um ADITIVO a TDO; caso a execução operacional esteja concluída, no entanto, a execução orçamentária esteja pendente, será enviado um Ofício solicitando celeridade na sua conclusão e da correspondente prestação de contas. B - Executado o TDO (Tipo 1), o gerenciador de crédito no prazo máximo de 30 dias, elaborará a prestação de contas, que será encaminhada via sistema SEPNet a Coordenação de Descentralização, que fará análise e efetuará o aceite dos serviços executados. C - Executado o TDO (Tipo 2), o titular do crédito no prazo máximo de 30 dias, elaborará a prestação de contas, que será encaminhada via sistema SEPNet a Coordenação de Descentralização/DEOF, que fará análise e efetuará o aceite dos serviços executados. OBS: A Coordenação de Descentralização, como representante do Titular do Crédito irá elaborar a prestação de contas, em seguida como Coordenador irá analisá-la. D - Caso haja saldo remanescente, acessar o sistema AFT e cancelar os saldos das DDO, imprimindo o documento de cancelamento, que será entregue à coordenadora da DIPPAG para efetivação do cancelamento no sistema SIOFINet junto ao Gabinete do Secretário. E - Após o cancelamento, a coordenadora do DIPPAG entrega ao Subcoordenador da Descentralização/DEOF o documento de anulação confirmado. F - Acessar os sistemas AFT e SIOFINet para verificar se o cancelamento efetivamente ocorreu, em seguida, anexar ao processo os documentos de cancelamento. G Enviar o processo concluído para o ARQUIVO CONTÁBIL. Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 7

8 MODELAGEM DO PROCESSO E NOTAÇÃO GRÁFICA (Fluxograma, BPMN, Diagramas): Desenho realizado no BisAgi. Veja o POP's (Procedimentos Operacionais Padrão descrição detalhada de todas as tarefas necessárias para realização de uma atividade) utilizados: Nome Localização na Rede Obs: Salvar em uma pasta os POP's. RECURSOS PESSOAS (PAPÉIS E RESPONSABIDADES): Luciano Dalat Siqueira Nome Responsabilidade Função/Departamento Coordenar o processo de descentralização orçamentária da SES Subcoordenador de Descentralização/DEOF EQUIPAMENTOS E MATERIAIS: Descrição Quantidade Utilidade Computador / Impressora em rede 1 Lançamentos e Impressões DOCUMENTOS (CHECK LIST's, FORMULÁRIOS e CORRESPONDÊNCIAS (COMUNICAÇÃO): Nome [ Plano de Trabalho ] [ Solicitação de DDO ] [ Ofício Padrão ] Obs: Salvar em uma pasta os documentos citados. Utilidade Planejamento do trabalho a ser realizado, com a identificação das partes, definição do objeto, etapas, metas, orçamento, cronograma,... Lançamento de informações necessárias para a inclusão de DDO como: n do processo, Gerenciador do Crédito, Tipo ( I ou II), n da RDF... Encaminhado para o Gerenciador do Crédito executar o TDO SISTEMAS DE TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC): Nome Função do Sistema Administrador do Sistema SEPNet Sistema de Controle de Processos Protocolo, Trâmite... SEGPLAN SIOFINet Sistema de Execução Orçamentária e Financeira SEGPLAN AFT/Descentralização Sistema de Execução Financeira SPARK Sistema de Comunicação Interna (mensagens instantâneas) SEGPLAN SES Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 8

9 DOCUMENTAÇÃO GERADA (controles, relatórios...) Nome Relatório de Controle das Descentralizações Informação (objetivo) Registrar informações sobre as descentralizações realizadas no exercício. Meio (sistema ou planilha) Periodicidade Cliente Planilha Contínuo A própria coordenação Gerente financeiro Superintendente da SGPF Obs: Na documentação encontramos os REGISTROS do Processo. INDICADORES DE DESEMPENHO / MÉTRICAS (definição das metas com a avaliação da eficácia e/ou da eficiência do processo, com a mensuração do tempo de realização, quantidade produzida ou qualidade de realização de um processo): *Metas (é o objetivo quantificado em termo de tempo, quantidade, percentual, valores,...) **Métricas (registros diversos de tempo, percentual, quantidade, valores,, do processo) ***Indicadores (índice divisão entre métricas) < O desempenho do processo será medido através da comparação dos resultados do indicadores com as metas estabelecidas. > CI - Cadastro de Indicador Código do Indicador I12 Descrição do Indicador Mede o índice de processos formalizado DEOF Divisão de Execução Orçamentária e Financeira Processo Descentralização Fase: Formalização Nome do Indicador Índice de Processos Formalizados (TDO) no prazo padrão Unidade de Medida Fórmula de Cálculo IPFP = QPFP_ x 100 TPF Tipo Versão Tempo Eficácia 01/03/2013 Faixa de Aceitação 6 dia úteis GAP Geral: 1 dia útil Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 9

10 (TDO) dentro do prazo padrão (meta) OBS: a contagem será feita em dois momentos: 1º data do recebimento do processo (atividade 2) a data do encaminhamento para assinaturas, análise e outorga (atividade 6). <3 dias úteis> 2º data do recebimento do processo para inclusão da DDO (atividade 7) a data de encaminhamento para a execução da descentralização (atividade 8). <3 dias úteis> Área Responsável Periodicidade de Aplicação Meta Polaridade Assessoria da Gerência Mensal 90% Maior Melhor Componentes da Fórmula IPFP QPFP TPF Detalhamento da Fórmula de Cálculo - Métricas Descrição dos Componentes Índice de Processos Formalizados (TDO) no Prazo Padrão Quantidade de Processos Formalizados (TDO) no Prazo Total de Processos para Formalizados (TDO) Regra de Negócio dos Componentes Medir a eficácia do processo de descentralização: fase_formalização. Informar a quantidade de processos formalizados dentro do prazo indicado na faixa de aceitação. Informar o número total de processos formalizados. GLOSSÁRIO DE SIGLAS E TERMOS SIGLAS / TERMOS SIGNIFICADO / CONCEITO SISTEMAS UTILIZADOS Documentos OBSERVAÇÃO ANEXO I REQUISIÇÃO DE DESPESAS Instrução Normativa 17/2006 CGE/GO ANEXO II CMDF DESPACHO: indicação de programas e ações a serem empenhadas - Classificação SIGEPLAN Cronograma Mensal de Desembolso Financeiro SIOFINet Instrução Normativa 17/2006 CGE/GO DUEOF (Solicitação de recursos financeiros a SEFAZ para pagamentos dos credores) Documento Único de Execução Orçamentária e Financeira SIOFINet Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 10

11 NE Nota de Empenho SIOFINet OP Ordem de Pagamento SIOFINet PDF Previsão Desembolso Financeiro AFT PPT Programação de Prioridade Trimestral SIOFINet TDO DDO RDF Termo de Descentralização Orçamentária Documento de Descentralização Orçamentária Registro de Descentralização Orçamentária WORD SIOFINet AFT/Descent ralização Unidades Internas DEOF DIPPAG GEROF SGPF SES Divisão de Execução Orçamentária e Financeira/GEROF Divisão de Processos de Pagamento Gerência de Execução Orçamentária e Financeira Superintendência de Gestão, Planejamento e Finanças Secretária de Estado da Saúde de Goiás Órgãos Externos CGE PGE SEFAZ SEGPLAN TCE UCI Controladoria Geral do Estado de Goiás Procuradoria Geral do Estado de Goiás Secretaria da Fazenda do Estado de Goiás Secretaria de Gestão e Planejamento do Estado de Goiás Tribunal de Contas do Estado de Goiás Unidade de Controle Interno (CGE) Softwares BisAgi Software de modelagem de processos Estudo elaborado por Morais7 GEROF/SGPF/SES-GO 11