REGISTRO DE ATIVIDADES DO PROCESSO - RAP

Transcrição

1 GESTOR CONTRATO e.1 Elaborar Especificação Procedimento de Elaborar Especificação Técnica dos Materiais e Produtos, conforme IT - Técnica e.2 Alteração/Inclusão de GESTOR CONTRATO materiais/produtos no MICROSIGA GESTOR CONTRATO e.3 Elaborar e Imprimir Solicitação de Compra (SC) Procedimento de Manutenção dos Materiais e Produtos no MICROSIGA, conforme IT Elaborar a Solicitação de Compra (SC) acessando o Sistema MICROSIGA, no Módulo de Compras, Atualizações, Solicitar/Cotar, Solicit. de Compras. Imprimir Relatório Solicitação de Compra acessando o Sistema MICROSIGA, no Módulo de Compras, Relatórios, Solicitar/Cotar, Solic. de Compra. Anexar Relatório Solicitação de Compra ao Termo de Referência. (M.O.) Gestor GESTOR CONTRATO e.4 Elaborar Memorando Elaborar Memorando endereçando à Diretoria da área, solicitando a aquisição de materiais com descrição resumida do seu objeto. Gestor GESTOR CONTRATO e.5 Elaborar Termo de Elaborar o Termo de Referência (ANEXO I), identificando os objetivos, justificativa técnica e condições da Gestor Referência contratação e anexar o Relatório de Solicitação de Compra. Na elaboração do Termo de Referência o prazo de entrega deverá ser: Até 30 dias. Se necessário dividir, a entrega deverá ser cronogramada de 30 em 30 dias; Para entregas parceladas os prazos de entrega e vigência serão os mesmos. Salvo as exceções que deverão ser justificadas no Termo de Referência (ANEXO I), junto com a justificatva técnica da aquisição do material. GESTOR CONTRATO e.6 Encaminhar Documentação Encaminhar Memorando, Termo de Referência e Relatório Solicitação de Compra ao Protocolo/GESU para abrir Gestor. PROTOCOLO/GESU e.7 Abrir Abrir, conforme IT-GESU/PROTOCOLO Solicitação e Abertura de Enviar e.8 Analisar Documentação e Receber e analisar se a documentação está completa. Imprimir Relatório de DECISÃO: Todos os documentos exigidos estão presentes? Especificação Técnica SE SIM: Imprimir Relatório de Especificação Técnica acessando o Sistema MICROSIGA, no Módulo de Compras, Relatórios, Solicitar/Cotar, SC x Esp. Técnica, anexar ao e fazer orçamentos. SE NÃO: Encaminhar para o Gestor do Contrato incluir documentação faltante. (M.O.)

2 6.2.1.e.9 Consultar Fornecedores no Imprimir Relatório Amarração Produto x Fornecedor acessando o Sistema MICROSIGA, no Módulo de Compras, MICROSIGA Relatórios, Solicitar/Cotar, Amarração Prd x Forn e consultar fornecedores. (M.O.) e.10 Fazer Orçamentos Fazer orçamentos formalizados, ou seja, gerar Tabela de Cotação acessando o sistema MICROSIGA, no Módulo de Compras, Miscelânia, Planilha Exce, enviar aos fornecedores (via , fax ou em mãos) solicitando orçamento dos materiais a serem adquiridos. (M.O.) e.11 Receber e Arquivar Orçamentos Receber os orçamentos, coletar os dados para elaboração da Planilha de Orçamento, conforme e.13 Elaborar Planilha de Orçamento. Quando o recebimento dos orçamentos dos fornecedores for: via , deverá anexa-lo à Tabela de Cotação e; via fax e/ou em mãos o orçamento deverá ser assinado e carimbado pelo fornecedor. Arquivar os orçamentos dos fornecedores para futuras consultas. IMPORTANTE: A reserva-se o direito de solicitar, à Área Técnica responsável pelo material, esclarecimentos acerca de questionamentos técnicos realizados pelos fornecedores e.12 Cadastrar Fornecedor Cadastrar fornecedor de acordo com o orçamento recebido. DECISÃO: Fornecedor cadastrado? SE SIM: Há necessidade de atualização no cadastro? SE SIM: Realizar as alterações necessárias. SE NÃO: Gerar Cotação no Sistema Microsiga. SE NÃO: Cadastrar fornecedor acessando o Sistema MICROSIGA, no Módulo de Compras, Atualizações, Cadastro, Fornecedores e gerar Cotação no Sistema MICROSIGA. (M.O.) e.13 Gerar Cotação e Elaborar Planilha de Orçamento Gerar cotação no Sistema MICROSIGA, elaborar Planilha de Orçamento identificando os fornecedores, valores unitários e totais, marcas e modelos dos materiais. (M.O.) e.14 Imprimir Relatório Análise de Cotação de Fornecedores Imprimir Relatório Análise de Cotação de Fornecedores e proceder a comparação dos preços das cotações entre os fornecedores, bem como compará-las com último contrato. (M.O.)

3 6.2.1.e.15 Analisar, Separar e Imprimir Analisar e separar os lotes na Planilha de Orçamento no Sistema MICROSIGA. Planilha de Orçamento em Imprimir a(s) Planilha(s) de Orçamento por lote, considerando Preço Médio por item, que deve(m) ser Lotes assinada(s) por: Por quem elaborou; Pelo Gestor do Suprimento/GESU ou da Regional e; Pelo Gerente de Suprimento ou Gerente Regional e.16 Imprimir Relatório Imprimir Relatório Indicadores de Controle de Estoque de acordo com a Solicitação de Compra, salientamos que Indicadores de Controle de o relatório não traz bens patrimoniais. (M.O.) Estoque e.17 Incluir no Incluir no o Relatório Indicadores de Controle de Estoque e Planilha de Orçamento e e Encaminhar após, encaminhar o para o Gestor do Contrato. Documentação GESTOR CONTRATO e.18 Analisar e Aprovar Planilha de Orçamento Analisar e aprovar Planilha de Orçamento e Relatório Indicadores de Controle de Estoque. DECISÃO: Há necessidade de realizar novo orçamento? SE SIM: Relatar e justificar no processo administrativo e encaminhar à para novo orçamento.. SE NÃO: Negociar aquisição com a Diretoria da área. DIRETORIA (DAF/DCO/DEMAM) e.19 Negociar e Aprovar Aquisição Negociar a aquisição, analisando o valor orçado, autorizar e viabilizar dotação orçamentária. DECISÃO: Aquisição aprovada? SE SIM: Houve redução de orçamento? SE SIM: Enviar o para o Gestor do Contrato efetuar a readequação dos quantitativos. SE NÃO: Emitir Nota Orçamentária (N.O.) e encaminhar à PRES para autorização. SE NÃO: Finalizar procedimento, devolver o para Gestor providenciar a digitalizalção e arquviar o no SICOP. Diretor da Área GESTOR CONTRATO e.20 Readequar Quantitativos Informar os quantitativos a serem alterados no e encaminhar à para emitir nova planilha de Orçamento. Gestor / Gerente / Especialista

4 6.2.1.e.21 Emitir Nova Planilha de Emitir nova Planilha de Orçamento. Ass. / Orçamento DECISÃO: Orçamentos estão dentro do prazo de validade? Especialista SE SIM: Emitir Planilha de Orçamento e despachar para o Gestor do Contrato para posterior envio à Diretoria. SE NÃO: Validar Orçamento(s) junto ao(s) fornecedor(es) e emitir Planilha de Orçamento e despachar para o Gestor do Contrato e posterior envio à Diretoria para aprovação. DIRETORIA (DAF/DCO/DEMAM) e.22 Despachar com Diretoria da Presidência Receber o, verificar se houve a alteração e despachar com o Diretor Presidente PRES e.23 Autorizar Licitação Autorizar licitação. DECISÃO: Licitação autorizada? SE SIM: Assinar Nota Orçamentária (N.O.) prévia e encaminhar à GED para digitalização. SE NÃO: Devolver o à Diretoria da Área, que enviará para a GED digitalizar o e após enviar à Área Interessada para o Gestor do Contrato arquivar. Diretor da Área /Assessores de Diretoria Presidente GED e.24 Digitalizar Digitalizar o e encaminhar à GEJUL para atestar a legalidade da Assistente Licitação e postriormente licitar. GEJUL e.25 Licitatório Procedimento Licitatório, conforme IT-GEJUL/LIC Licitação Modalidade Pregão com base na Lei nº de 21//1993 GEJUL GEAC PRES e.26 Encaminhar para homologação Encaminhar à GEAC para auditar e posterior envio a Assessoria da Diretoria da Área para adequação da Nota Orçamentária (NO), coletar assinatura do PRES na N.O. e na homologação e.27 Checar licitatório Auditar finalização da licitação. DECISÃO: Adm. de acordo? SE SIM: Enviar a Assessoria da Diretoria da Área para adequar a N.O. ao valor licitado e coletar autorização na N.O. e Homologar e Adjudicar a licitação; SE NÃO: Devolver à GEJUL para as devidas correções e.28 Homologar e Adjudicar a Licitação Homologar, Adjudiar a licitação e despachar o para a GEJUL elaborar e emitir o(s) contrato(s). Assistente Diretor Presidente Mensal Mensal

5 GEJUL e.29 Analisar Homologação e Receber o, analisar a homologação. Advogado Sempre que for Elaborar, Imprimir DECISÃO: Mais de um fornecedor? homologada Contrato(s) SE SIM: Abrir SECUNDÁRIO para cada fornecedor no Sistema SICOP; (M.O.) licitação Documentos Obrigatório para composição do Secundário: Planilha Orçamento da GESU (verificar digitalizado); Edital Completo (verificar digitalizado); A Proposta do fornecedor Contratado; Ata do julgamento; Resumo da Licitação; Termos: Parecer Jurídico, Adjudicação e Homologação; Nota Orçamentária adequada; Contrato (revisado pela GEJUL e assinado pelo fornecedor); CND e CRF atualizadas e; Publicação do Extrato do Contrato. Solicitar para o PROTOCOLO/GESU a reimpressão da capa do nº xxxxx por meio do CIC, que será enviada pelo malote. Juntar o comprovante de recolhimento da caução; se o edital assim determinar e, encaminhar à Diretorias para coletar assinaturas para posterior publicação. SE NÃO: Elaborar e imprimir o contrato, revisar e providenciar a assinatura do fornecedor (contratado). Atualizar o CND e CRF, juntar o comprovante de recolhimento da caução; se o edital assim determinar e, encaminhar à Diretorias para coletar assinaturas para posterior publicação.

6 PROTOCOLO/GESU GEJUL e.30 Reimprimir Capa Reimprimir a capa do processo secundário e enviar via malote para a GEJUL. Assistente Sempre que Secundário criar processo secundário e.31 Receber Capa Receber a capa do Secundário, montar o processo com as documentações que comporão o processo, Assistente Sempre que Secundário conforme e.28. Encaminhar à Diretorias para coleta das assinaturas. houver contrato DIRETORIA (PRES /DAF /DCO /DEMAM) e.32 Assinar Contrato Assinar o(s) contrato(s) e devolver à GEJUL para publicação Diretor da Área Sempre que houver contrato GEJUL e.33 Publicar Extrato Publicar o extrato do contrato no Oficial do Estado (DOE). DECISÃO: Recursos Próprios e valor a partir de R$ ,00 para materiais e servios comuns? SE SIM: Enviar o Adm. à GEAC para emitir cópia do Proc. Adm. e envio ao Tribunal de Contas do Estado (TCE) e após encaminhar Proc. Adm. Para o Gestor do Contrato, que deverá enviar a GED para digitalização e após para controle e gerenciamento do contrato; SE NÃO: É recurso Financiado. Enviar o Adm. à DP/GEDES para encaminhamento de cópias ao Agente Financiador e aguardar liberação do Órgão para emissão da Ordem de Serviço (OS) e após encaminhar Proc. Adm. Para o Gestor do Contrato, que deverá enviar a GED para digitalização e após para controle e gerenciamento do contrato. GEAC e.34 Auditar Contrato Verificar se o contrato está correto DECISÃO: Contrato correto? SE SIM: Encaminhar Proc. Adm. Para o Gestor do Contrato, que deverá enviar a GED para digitalização e após para controle e gerenciamento do contrato; SE NÃO: Devolver o à GEJUL para as devidas correções. GED e.35 Digitalizar Digitalizar o e encaminhar à GEJUL para atestar a legalidade da Licitação e postriormente licitar. Assistente Gestor Assistente Sempre que houver contrato Sempre que houver contrato Sempre que houver licitação GEAC e.36 Enviar cópia do para TCE Após auditar o Proc. Adm., tirar cópia de todo o processo, emitir ofício de encaminhamento conforme o modelo, Assistente coletar assinatura do Ordenador de Despesas (Diretor Presidente) ou seu eventual substituto e enviar ao Tribunal de Contas do Estado (TCE) e despachar o para o Gestor do Contrato. Conforme Demanda

7 DP/GEDES e.37 Encaminhar cópias e Receber o, scannear e encaminhar as cópias ao Agente Financiador e despachar o Gestor de Conforme para o Gestor do Contrato. /Engenheiro Demanda GESTOR CONTRATO e.38 Controle de Contrato Procedimento para Gerenciamento dos Contratos, conforme IT-GESU/SUP a - Controle de Contrato na Administração Central e.39 Recebimento de Material no Almoxarifado Central Procedimento para Recebimento de Materiais no Almoxarifado Central, conforme IT-GESU/SUP b - Recebimento de Material no. GESTOR CONTRATO e.40 Controle de Contrato Procedimento para Gerenciamento dos Contratos, conforme IT-GESU/SUP a - Controle de Contrato na Administração Central. TOTAL Data: 3/9/2008 Preenchido por: Ana Maria Ramos de Almeida Preenchido por: Cristina Nogueira Porto e Laura Macedo