EMPRESA DE SANEAMENTO DE MATO GROSSO DO SUL S.A. SUMÁRIO. Acessar o sistema MICROSIGA Elaborar Solicitação de Compra... 5

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1 Empresa de Saneamento de Mato Grosso do Sul S.A. SANESUL MANUAL OPERACIONAL COMPRAS Gerência de Suprimentos SUP/GESU

2 SUMÁRIO Acessar o sistema MICROSIGA... 3 Elaborar Solicitação de Compra... 5 Gerar Relatório Solicitação de Compra Gerar Relatório Especificação Técnica Gerar Relatório Amarração Produto x Fornecedor Elaborar Tabela de Cotação Consultar/Cadastrar/Alterar Fornecedor Elaborar Planilha de Orçamento Gerar Relatório Planilha de Orçamento Gerar Lotes de Compra e Relatório Classificação por Lote Gerar Relatório Análise de Preços da Cotação Gerar Relatório Indicadores Controle de Estoque Cadastrar Manualmente Amarração Produto x Fornecedor Atualização do Cadastro Amarração Produto x Fornecedor

3 ACESSAR O SISTEMA MICROSIGA Clicar no botão INICIAR. Digitar nome do USUÁRIO e a SENHA de acesso; Clicar em ACESSAR PROTHEUS. 3

4 Escolher Ambiente Compras, digitando o código 02. Em seguida clicar em ENTRAR. 4

5 ELABORAR SOLICITAÇÃO DE COMPRA Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em ATUALIZAÇÕES SOLICITAR/COTAR SOLICIT. DE COMPRA. No menu inferior da tela, clicar em INCLUIR, para criar uma Solicitação de Compra (SC). 5

6 Anotar número da Solicitação de Compra (SC). Ex: No menu inferior clicar em AÇÕES RELACIONADAS, em seguida DADOS. Irá aparecer tela para preencher dados. Selecionar os campos para habilitar preenchimento: Diretoria/Gerência: Informar Diretoria da área, em seguida Gerência responsável. Ex: DCO/GEMA, DAF/GESU, DEMAM/GEPRO, etc. Aplicação: Informar o local de aplicação do material. Ex: ADM CENTRAL, REGIONAIS, PONTA PORÃ, GESU, etc. Local de Entrega: Informar o local onde será entregue o material pelo fornecedor. Ex: ALMOXARIFADO CENTRAL, OU ALGUMA REGIONAL EM ESPECÍFICO. Em seguida, clicar em OK, posteriormente CONFIRMAR. 6

7 Na primeira linha, item 0001, clicar sobre campo destinado ao PRODUTO e informar o CÓDIGO do produto/material. Em seguida pressionar a função ENTER do teclado e automaticamente aparecerá a descrição do material e unidade de medida. Clicar sobre campo destinado à QUANTIDADE e informar a quantidade do material observando a unidade de medida cadastrada. Em seguida pressionar a função ENTER do teclado. Adicionar demais itens sucessivamente nas linhas abaixo, caso seja necessário. Em seguida clicar em CONFIRMAR 7

8 ATENÇÃO: Observar atentamente a unidade de medida cadastrada do material, tendo em vista que em alguns casos está cadastrada a segunda unidade de medida (unidade de compra). Neste caso, a quantidade a ser informada deve ser de acordo com a segunda unidade e automaticamente o sistema fará a conversão para primeira unidade de medida (unidade de distribuição). No exemplo a seguir, a solicitação do item 2 é de 1 barra do material. Na tela ATUALIZAÇÕES, SOLICITAR/COTAR, SOLICIT. DE COMPRA, realizar a busca pelo número da Solicitação de Compra (SC). Digitar número da SC e clicar em PESQUISAR. ALTERAR SOLICITAÇÃO DE COMPRA Para realizar alteração da solicitação de compra (inclusão e/ou exclusão de itens e quantidades), clicar em ALTERAR, no menu inferior da tela. 8

9 Para EXCLUSÃO de item: Selecionar o item a ser excluído e pressionar a função DELETE do teclado. A linha ficará em tom cinza. Em seguida, CONFIRMAR. Ex: Item 1. Para INCLUSÃO de item: Adicionar mais uma linha, digitar código material e quantidade. Em seguida CONFIRMAR. Ex: Item 3. 9

10 GERAR RELATÓRIO SOLICITAÇÃO DE COMPRA Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em RELATÓRIOS SOLICITAR/COTAR SOLIC. DE COMPRA. Nos PARÂMETROS, informar número da Solicitação de Compra (SC) e clicar em OK. 10

11 Clicar em IMPRIMIR RELATÓRIO, em seguida selecionar Imprimir. 11

12 GERAR RELATÓRIO ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em RELATÓRIOS SOLICITAR/COTAR SC x ESPEC. TÉCNICA Nos PARÂMETROS, informar número da Solicitação de Compra (SC) e clicar em OK. 12

13 Clicar em IMPRIMIR RELATÓRIO, em seguida selecionar IMPRIMIR. 13

14 GERAR RELATÓRIO AMARRAÇÃO PRODUTO X FORNECEDOR Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em RELATÓRIOS SOLICITAR/COTAR AMARRAÇÃO PRD X FORN. Nos PARÂMETROS, informar número da Solicitação de Compra (SC) e clicar em OK. 14

15 Clicar em IMPRIMIR RELATÓRIO, em seguida selecionar IMPRIMIR. 15

16 ELABORAR TABELA DE COTAÇÃO Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em MISCELANEA PLANILHA EXCEL. Clicar em Ok para fazer integração do Microsiga com Tabela de Cotação Excel. OBSERVAÇÃO: Os passos a seguir estão disponíveis na versão do Office Excel

17 Clicar no BOTÃO OFFICE, em seguida em ABRIR. Realizar a busca do arquivo TABELA DE COTAÇÃO (salva no computador), em seguida clicar em ABRIR. Informar no campo em destaque amarelo, o número da Solicitação de Compra. 17

18 Em seguida pressionar a função ENTER no teclado. 18

19 Preencher os campos em destaque amarelo com as Condições de Contratação estabelecidas. FORMATAR TABELA DE COTAÇÃO Realizar formatação da tabela: clicar na linha subsequente ao final da especificação do último item. Manter pressionado o mouse e selecionar as linhas abaixo até final da tabela onde consta a célula Total Geral. 19

20 Clicar lado direito mouse e selecionar a opção EXCLUIR. No exemplo abaixo, selecionar da linha 37 (figura acima) até 318 e excluí-las. Irá ficar assim: 20

21 Clicar na primeira coluna da última linha da tabela e selecionar até a última coluna da tabela. No exemplo, foi selecionado célula A36 até J36. Em seguida clicar lado direito mouse e selecionar a opção Formatar células.... Selecionar a opção BORDA, em seguida selecionar o ícone de BORDA INFERIOR. Clicar em Ok. 21

22 Irá ficar assim: PROTEÇÃO DA TABELA DE COTAÇÃO Na faixa de opção INÍCIO, clicar na opção FORMATAR, em seguida opção PROTEGER PLANILHA

23 Informar SENHA padrão para proteção da planilha. Clicar em Ok. Em seguida REINSERIR SENHA. Clicar em OK. Observação: Criar e padronizar uma senha para proteção da planilha. 23

24 Abaixo segue demonstrativo da função de proteção da planilha. Observação: as células em destaque amarelo são liberadas para preenchimento do fornecedor. As demais células ficam protegidas, portanto é somente leitura. SALVAR TABELA DE COTAÇÃO Após proteger a planilha, clicar no BOTÃO OFFICE, em seguida SALVAR COMO.... ATENÇÃO: Não selecionar a opção Salvar, senão perderá a Tabela de Cotação Original em branco. Importante fazer backup da tabela no computador. 24

25 Escolher destino, nomear arquivo e clicar em SALVAR. 25

26 CONSULTAR/CADASTRAR/ALTERAR FORNECEDOR Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em ATUALIZAÇÕES CADASTRO FORNECEDORES. CONSULTAR FORNECEDOR Primeiramente consultar se o fornecedor já está cadastrado, realizando a busca do fornecedor, através da opção RAZÃO SOCIAL + LOJA e/ou CNPJ, Código. 26

27 Digitar a RAZÃO SOCIAL (se está for a opção escolhida para pesquisa) do fornecedor, em seguida clicar em BUSCAR ; Selecionar o fornecedor e clicar no menu inferior da tela em VISUALIZAR para conferir se os dados cadastrados correspondem ao fornecedor em questão e estão atualizados. Se o fornecedor estiver com cadastro atualizado, anotar CÓDIGO e LOJA. ATENÇÃO: Observar atentamente a LOJA, pois indica a existência ou não de filiais deste fornecedor. Portanto, MATRIZ será sempre LOJA 01 e as FILIAIS na sequencia de LOJA 02, 03, 04 e...sucessivamente, TODAS cadastradas no mesmo CÓDIGO. No exemplo, o fornecedor AMADOSAN, código , possui cadastrado MATRIZ (LOJA 01) e uma FILIAL (LOJA 02), verificar qual loja para faturamento e anotar. CADASTRAR FORNECEDOR Se o fornecedor não estiver cadastrado, realizar o cadastro clicando no menu inferior da tela em INCLUIR. 27

28 Incluir todos os DADOS OBRIGATÓRIOS assinalados com asterisco (*), com exceção do CÓDIGO e LOJA que são gerados automaticamente. ATENÇÃO: Preencher também outros DADOS como: , Telefone e Contato. 28

29 Para incluir CONTATO, deve-se selecionar no menu superior a opção COMPRAS, em seguida inserir NOME de contato do fornecedor. Após incluir informações, clicar em CONFIRMAR. Na tela CADASTRO FORNECEDORES, realizar a busca do fornecedor, através da opção RAZÃO SOCIAL + LOJA e/ou CNPJ. Em seguida anotar CÓDIGO e LOJA que foram gerados automaticamente para o novo fornecedor. No exemplo, fornecedor INDUCOLOR, código , loja

30 ALTERAR CADASTRO FORNECEDOR Para alteração dos dados cadastrais realizar a busca do fornecedor, em seguida clicar no menu inferior da tela em ALTERAR. A seguir realizar as alterações necessárias, com exceção do código, loja, tipo e CNPJ que são informações inalteráveis, após clicar em CONFIRMAR. 30

31 ELABORAR PLANILHA DE ORÇAMENTO Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em ATUALIZAÇÕES SOLICITAR/COTAR GERA COTAÇÕES SANESUL. Na tela PARÂMETROS, clicar em OK. ATENÇÃO: a Data de emissão final deve ser igual ou superior a data presente. 31

32 Realizar a busca pelo número da SC, em seguida clicar em PESQUISAR SELECIONAR itens de acordo com o número da SC, clicando 2x sobre os espaços em branco ao lado de cada item da SC. Em seguida clicar em GERA COTAÇÃO, no menu inferior da tela. Na tela FORNECEDORES COTAÇÃO. Informar o CÓDIGO e LOJA do(s) fornecedor (ES) cadastrado no Sistema Microsiga. Em seguida clicar em CONFIRMAR. 32

33 Aguarde e será gerada COTAÇÃO. Anotar o número da cotação. Ex: Cotação Em seguida clicar em OK. E após em SAIR. ATUALIZA COTAÇÃO Clicar em ATUALIZAÇÕES SOLICITAR/COTAR ATUALIZA COTAÇÕES. 33

34 Na tela PARÂMETROS, clicar em OK. Realizar a busca pelo NÚMERO DA COTAÇÃO, em seguida clicar em PESQUISAR ; SELECIONAR o primeiro fornecedor gerado para esta cotação, clicando sobre a linha. No exemplo abaixo, foi selecionado o fornecedor da cotação Em seguida clicar em AÇÕES RELACIONADAS, no menu do lado inferior da tela, posteriormente clicar em ATUALIZAR. 34

35 Na tela ATUALIZAÇÕES PREÇOS DAS COTAÇÕES, informar primeiramente a condição de pagamento. Clicar sobre o ícone de interrogação. Na tela CONSULTA PADRÃO CONDIÇÕES DE PAGAMENTO, selecionar condição de pagamento em seguida clicar em OK. 35

36 Em seguida no menu inferior da tela, clicar sobre o ícone AÇÕES RELACIONADAS, em seguida clicar em PRAZOS. Na tela PREENCHA OS DADOS A SEREM ATUALIZADOS selecionar os campos e informar: PRAZO DE ENTREGA: prazo de entrega informado pelo fornecedor. Exemplo: 30 dias; VALIDADE DA PROPOSTA: data de término da validade da proposta apresentada pelo fornecedor. Exemplo: proposta apresentada dia 17/05/13, com validade de 30 dias, data de término da validade 16/06/13. Em seguida, clicar em OK. 36

37 Informar PREÇO UNITÁRIO do item. Em seguida pressionar a função ENTER ; Observação: quando o item estiver cadastrado a segunda unidade de medida (unidade de compra), informar o valor unitário sobre o campo VALOR 2º UNIDADE DE MEDIDA, em seguida pressionar ENTER. Automaticamente aparecerá o valor total do item. Pressionar 02 (duas) vezes a função ENTER do teclado sobre TOTAL ITEM para confirmar; Informar MARCA e MODELO no campo MARCA. Em seguida pressionar a função ENTER. Repetir a rotina, informando PREÇO UNITÁRIO e MARCA/MODELO para demais itens. 37

38 Repetir a rotina, informando PREÇO UNITÁRIO e MARCA/MODELO para demais itens. Conferir valor total da proposta em VALOR DA MERCADORIA, em seguida clicar em CONFIRMAR. Aparecerá 02 (duas) vezes a tela TOTVS ATENÇÃO, clicar em NÃO sobre as duas. 38

39 Na tela ATUALIZA COTAÇÕES selecionar o próximo código do fornecedor, em seguida clicar em ATUALIZAR e repetir a rotina descrita acima. Exemplo: cotação nº , fornecedor EXCLUSÃO DE FORNECEDOR Excluir fornecedor da planilha de orçamento: Clicar ATUALIZAÇÕES SOLICITAR/COTAR ATUALIZA COTAÇÕES. Realizar a busca informando o número da cotação; Selecionar fornecedor, em seguida clicar no menu inferior em AÇÕES RELACIONADAS, posteriormente em EXCLUIR. 39

40 Ao abrir a tela ATUALIZAÇÃO PREÇO COTAÇÃO, clicar em CONFIRMAR. ALTERAÇÃO PROPOSTA DO FORNECEDOR Alterar dados da proposta do fornecedor (preço, marca/modelo, prazos, validade, pagamento e outros) incluso na planilha de orçamento: Clicar em ATUALIZAÇÕES SOLICITAR/COTAR ATUALIZA COTAÇÕES. Realizar a busca informando o número da cotação; Selecionar fornecedor, em seguida clicar no menu inferior em AÇÕES RELACIONADAS, posteriormente em ATUALIZAR. 40

41 ALTERAÇÃO SOLICITAÇÃO DE COMPRA NA ROTINA ATUALIZA COTAÇÕES Se houver necessidade de alterar a Solicitação de Compra (quantidade, excluir itens, diretoria/gerência, aplicação, local de entrega) após gerada e atualizada a cotação, seguir os passos abaixo: Clicar em ATUALIZAÇÕES SOLICITAR/COTAR ATUALIZA COTAÇÕES. Realizar a busca informando o número da cotação; Selecionar fornecedor, em seguida clicar no menu inferior em AÇÕES RELACIONADAS, posteriormente em ALTERA SOLIC. COMPRA. Na tela MANUTENÇÃO NA SOLICITAÇÃO DE COMPRA realizar as alterações necessárias, em seguida clicar em CONFIRMAR. 41

42 GERAR RELATÓRIO PLANILHA DE ORÇAMENTO Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em RELATÓRIOS SOLICITAR/COTAR PLANILHA ORÇAMENTO. Aparecerá a tela PARÂMETROS. Informar os seguintes dados: SOLICITAÇÃO : número da SC; LOTE : informar número do lote somente quando a planilha for elaborada separadamente por lote. MENOR PREÇO/MÉDIO : escolher o critério de formação do preço; GESTOR(A) PROCESSO : nome do Gestor(a) de Processo responsável pelo setor de elaboração da Planilha de Orçamento; GERENTE : nome do Gerente responsável pela Gerência de elaboração da Planilha de Orçamento; ELABORADO POR : nome do Responsável pela elaboração da Planilha de orçamento. Em seguida clicar em Ok. 42

43 Ao abrir a tela PLANILHA DE ORÇAMENTO, clicar no ícone CONFIGURAR IMPRESSORA. Em seguida, informar LOCAL DE IMPRESSÃO, ORIENTAÇÃO DO PAPEL e IMPRESSORA. Após, clicar em OK. 43

44 Após configurar a impressora, clicar no ícone IMPRIMIR. Em seguida clicar em Ok. 44

45 GERAR LOTES DE COMPRA E RELATÓRIO CLASSIFICAÇÃO POR LOTE Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em ATUALIZAÇÕES SOLICITAR/COTAR ATUALIZA COTAÇÕES. Realizar a busca informando o número da COTAÇÃO. Em seguida clicar no menu inferior em AÇÕES RELACIONADAS, após clicar em CLASSIFICAR LOTES. ANALISAR FORMAÇÃO DE LOTE Na tela ANALISE DE COTAÇÕES LOTE, clicar no menu inferior em AÇÕES RELACIONADAS, em seguida clicar em IMPRIME. 45

46 Na tela TOTVS l, clicar em PARÂMETROS, para escolher o tipo de relatório. Em seguida selecionar a opção 1-LOTE, para gerar RELATÓRIO CLASSIFICAÇÃO POR LOTE. Após clicar em OK. 46

47 Selecionar o formato da impressão RETRATO, em seguida clicar em OK. Gerado Relatório Classificação por Lote, clicar em IMPRIMIR e realizar a análise para formação dos lotes. OBSERVAÇÃO: este relatório agrupa os itens de acordo com os grupos de fornecedores em comum, ou seja, de acordo com a oferta de preços destes fornecedores. 47

48 INFORMAR LOTE Realizada a Análise de Formação dos Lotes, clicar em ATUALIZAÇÕES SOLICITAR/COTAR ATUALIZA COTAÇÕES. Realizar a busca informando o número da COTAÇÃO. Em seguida clicar no menu inferior em AÇÕES RELACIONADAS, após clicar em CLASSIFICAR LOTES. Na tela ANALISE DE COTAÇÕES LOTE, clicar 02 (duas) vezes no campo relativo ao LOTE do respectivo item, em seguida selecionar um lote para o item. Após clicar em OK. Ao aparecer mensagem CONFIRMA A SELEÇÃO DO LOTE PARA O ITEM..., clicar em SIM. Após, repetir o processo para demais itens, caso haja outros. 48

49 Ao concluir, clicar em CONFIRMAR. 49

50 GERAR RELATÓRIO ANÁLISE DE PREÇOS DA COTAÇÃO Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em ATUALIZAÇÕES SOLICITAR/COTAR ATUALIZA COTAÇÕES. Realizar a busca informando o número da COTAÇÃO. Em seguida clicar no menu inferior em AÇÕES RELACIONADAS, após clicar em CLASSIFICAR LOTES. Na tela ANALISE DE COTAÇÕES LOTE, clicar no menu inferior em AÇÕES RELACIONADAS, em seguida clicar em IMPRIME. 50

51 Na tela TOTVS l, clicar em PARÂMETROS, para escolher o tipo de relatório. Em seguida selecionar a opção 3-PREÇO, para gerar RELATÓRIO ANÁLISE DE PREÇOS DA COTAÇÃO. Após clicar em OK. 51

52 Selecionar o formato da impressão PAISAGEM, em seguida clicar em OK. Gerado Relatório Análise de Preços da Cotação, clicar em IMPRIMIR e realizar a análise comparando os preços/marcas cotados atualmente com os preços/marcas da última contratação. 52

53 GERAR RELATÓRIO INDICADORES CONTROLE DE ESTOQUE Acessar o Sistema Microsiga. Escolher Ambiente Estoque/Custos, digitando o código 04. Em seguida clicar em ENTRAR. ATUALIZAR INDICADORES Primeiramente é necessário atualizar os indicadores. Clicar em ATUALIZAÇÕES - INDICADORES DESEMPENHO - PROJEÇÃO DEMANDA PERIÓDICA. 53

54 Clicar no menu inferior da tela em PROJEÇÃO DEMANDA PERÍODO. Na tela SELECIONE OS PARÂMETROS PARA OS INDICADORES, informar NÚMERO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRA, selecionar a opção de ordenação por SOL. COMPRA, em seguida clicar em OK. Aguardar a efetuação do cálculo. 54

55 GERAR RELATÓRIO INDICADORES Módulo Estoque/Custos clicar em RELATÓRIOS, INDICADORES DESEMPENHO, INDICADORES DE ESTOQUE. Na tela de parâmetros, informar os dados abaixo em seguida clicar em OK. Número da Solicitação de Compra (SC); Tipo de Relatório: Indicadores Ordenação: Sol. Compra 55

56 Ao gerar Relatório, clicar em IMPRIMIR RELATÓRIO. 56

57 CADASTRAR MANUALMENTE AMARRAÇÃO PRODUTO X FORNECEDOR Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar em ATUALIZAÇÕES CADASTROS PRODUTO x FORNECEDOR. INCLUIR AMARRAÇÃO Clicar em INCLUIR. 57

58 Na tela ATUALIZAÇÃO PRODUTO x FORNECEDOR INCLUIR, realizar a busca do FORNECEDOR em seguida a busca do PRODUTO a ser associado (amarrado) a ele. Após clicar em CONFIRMAR. EXCLUIR AMARRAÇÃO Para excluir amarração produto x fornecedor, caso determinado produto não faça mais parte do escopo de fornecimento da empresa. Realizar a busca pelo CÓDIGO do produto, em seguida selecionar o FORNECEDOR a ser excluído da amarração. Após Clicar em ALTERAR. 58

59 Selecionar a opção 1-Sim para informação de Bloquear. Após clicar em CONFIRMAR. 59

60 ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO AMARRAÇÃO PRODUTO X FORNECEDORES Acessar o Sistema Microsiga, Módulo Compras. Clicar MISCELANEA SANESUL FORN x GRP / FORN x PRO. Na tela ATUALIZA RELACIONAMENTOS, clicar em PARÂMETROS. 60

61 Na tela PARÂMETROS, selecionar o Tipo de Atualização: PRODUTO X FORNECEDOR, em seguida clicar em OK. De volta à tela ATUALIZA RELACIONAMENTOS clicar em OK e aguardar atualização. 61

62 Efetuada atualização da Amarração Produto x Fornecedor, aparecerá tela TOTVS informando número de associações realizadas. Exemplo: Foram criadas 106 associações Fornecedor x Produtos. Em seguida clicar em OK. 62

63 ELABORAÇÃO COLABORAÇÃO SUPERVISÃO Luís Alberto Pontes Salvador SUP/GESU LAURA MACEDO DA ROSA SUP/GESU ANA MARIA RAMOS DE ALMEIDA GESTORA DE PROCESSO SUP/GESU MAIO/