SSE 3.0 Guia Rápido Parametrizando o SISTEMA DE SECRETARIA Nesta Edição Configurando a Conexão com o Banco de Dados

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1 SSE 3.0 Guia Rápido Parametrizando o SISTEMA DE SECRETARIA Nesta Edição 1 Configurando a Conexão com o Banco de Dados 2 Primeiro Acesso ao Sistema Manutenção de Usuários 3 Parametrizando o Sistema Configura Dados da Instituição Parâmetros do Sistema 4 Utilitários do Sistema Parametrizando o Sistema de Secretaria

2 PÁGINA 2 Configurando a Conexão com o Banco de Dados Para Configurar a Conexão com a Base de Dados, execute o aplicativo confdb_sse2.exe, que será descompactado na pasta de Instalação do Sistema. Estando de acordo com o padrão, deverá se encontrar no caminho C:\FIORILLI\SECRETARIA : A seguir faça as etapas abaixo: 1/6 Tipo de Conexão com o Banco de Dados: selecione a opção de rede TCP/IP (Rede) e informe o nome do Servidor, se estiver configurando uma conexão local, informe localhost, informe a Porta de comunicação com o FireBird nesse caso à 3055 e clique no botão Avançar :

3 PÁGINA 3 2/6 Selecione o Sistema Operacional do Servidor: opte entre Windows ou Linux e clique em Avançar : 3/6 Caminho Local do Banco de Dados no Servidor: informe o caminho dos arquivos: Banco de Dados SECRETARIA.FDB e Definições de Tabelas TABDEF.FDB, no Servidor. Independente de estar configurando um Terminal ou o Servidor. Siga os exemplos da tela abaixo e clique em Avançar :

4 PÁGINA 4 4/6 Caminho da Rede (Servidor): informe o caminho dos arquivos Banco de Dados e Executáveis do programa na Rede. Toda vez que o Usuário faz uma Atualização no Servidor, o Sistema usa este caminho para fazer a Atualização ao acessar o Sistema no Terminal. Os campos devem ser preenchidos como mostra a figura abaixo, usando as barras invertidas e o nome do seu SERVIDOR. A seguir clique em Avançar : 5/6 - Caminho da Rede (Servidor): informe a pasta onde estão os Modelos de Documentos e a pasta onde ficam os Documentos Criados pelo Sistema SSE. Os campos devem ser preenchidos como mostra a figura abaixo, usando as barras invertidas e o nome do seu SERVIDOR. A seguir, clique em Avançar :

5 PÁGINA 5 6/6 Informe os Campos: Exercício: informe o Exercício Atual; Nome do Arquivo do Banco de Dados: nesta versão do SSE é possível fazer uma integração com o Sistema de Tributação SIA 7. Selecione a opção SIADADOS.FDB se tiver o SAI. Se não tiver, selecione a opção padrão SECRETARIA.FDB ; Selecione o Caminho do Arquivo DLL para Conexão: arquivo GDS32.dll da pasta de Instalação do Sistema; Ativar Opção de Escolha do Banco de Dados (Multi-Empresa): deixe está opção desmarcada. Marque somente se desejar acessar mais de uma base de dados na mesma máquina: Após cumprir as 6 etapas, clique no botão Testar Conexão : A configuração estando correta aparecerá esta mensagem: COLLATE WIN_PTBR Encontrado Com Sucesso. Clique no botão OK :

6 PÁGINA 6 Observação: se não aparecer a mensagem acima, confira as configurações de cada etapa. Persistindo, entre em contato com o seu Representante. abaixo: A seguir clique no botão Concluir, para finalizar o processo de Configuração. Aparecerá a mensagem Importante: se a Configuração de um Terminal estiver correta e na Entidade existirem mais Terminais para configurar, basta copiar a pasta de Instalação SECRETARIA para os outros Terminais. Nela já estão todas as configurações.

7 PÁGINA 7 Primeiro Acesso ao Sistema Acesse o Sistema pelo atalho: Faça o Login informando usuário e senha. Usuário e Senha Inicial: Usuário = MASTER; Senha = 100; Exercício = 2011 (ano vigente); Ok: para iniciar. Entre no Sistema acessando o Menu Apoio item Chave de Validação, para Conferir a Data de Validade da Chave. Se ela estiver vencida não será possível incluir informações no Banco de Dados porque os botões de Inclusão estarão desabilitados: Se a data de validade estiver vencida insira uma nova chave e clique em OK para salvar:

8 PÁGINA 8 A seguir, será necessário cadastrar um novo Usuário, pois a senha MASTER é apenas para Configurar o primeiro acesso ao Sistema. Para incluir um Usuário e definir suas Permissões clique no Menu Apoio item Plano de Senhas : Manutenção de Usuários Nesta tela o Administrador poderá: Inserir, Alterar ou Excluir um Usuário. Como todas as telas de Cadastro e Manutenção seguem o mesmo Layout, a instrução para cadastrar um novo Usuário será a mesma para os demais cadastros. Aba Controle de Usuários: clique no botão Inserir e preencha os campos: Nome: nome completo do usuário; Cargo: descrição do cargo do usuário; Login: nome ou apelido, usado para acessar o Sistema; Senha: senha usada para acessar o Sistema;

9 PÁGINA 9 Nível: 02 Administrador: dá permissão a ferramentas do Sistema; 01 Usuário: restringe permissão a algumas ferramentas do Sistema. Visualizar Sigilo: marcando esta opção o Usuário poderá visualizar protocolos que estejam tramitando sob sigilo; Não Ver Digitalização: marcando esta opção o Usuário não poderá visualizar arquivos digitalizados; Gerenciar Relatórios: marcando esta opção o Usuário terá permissão para gerenciar relatórios; Usuário Inativo: marcando esta opção o Usuário perderá as suas permissões de acesso ao sistema, não sendo necessário excluí-lo mantendo assim os vínculos dos relacionamentos cadastrados; Módulo Secretaria: habilita ou não o acesso do Usuário ao Módulo Secretaria ; Módulo Protocolo/ Arquivamento: habilita ou não o acesso do Usuário ao Módulo Protocolo/Arquivamento ; Módulo Agenda: habilita ou não o acesso do Usuário ao Módulo Agenda. Clique no botão Ok para salvar o registro. Aba Controle de Permissões: é possível liberar o acesso a cada Menu do Sistema, permitindo ou bloqueando o Usuário para: Incluir ; Alterar ; Excluir ; Layout e Imprimir. Clique no botão Alterar e defina as permissões de acesso para este Usuário em cada Menu do Sistema. Depois clique no botão Ok para salvar as permissões: A partir de agora toda vez que o Usuário fizer o Login com seu Usuário e Senha, o Sistema se adequará conforme as suas permissões de acesso aos Módulos e Menus.

10 PÁGINA 10 Para entrar com seu Login agora, vá ao Menu Parâmetros, item Troca de Usuário, preencha com os seu dados e clique no botão Ok : Parametrizando o Sistema Configura Dados da Instituição Clique no menu Parâmetros, item Empresa / Instituição, subitem Dados da Empresa / Instituição : Preencha a tela abaixo com os dados da Instituição. Estas informações deverão ser cadastradas uma única vez. O CNPJ será usado na liberação da Chave de Licença do Sistema, não se esqueça de preencher o campo Tipo de Instituição :

11 PÁGINA 11 A seguir entre no Menu Parâmetros, item Cadastro da Prefeitura Municipal. Neste item as informações deverão ser cadastradas em cada exercício existente no Sistema, pois servirão de parâmetro para cabeçalho e rodapé dos documentos e relatórios. Não havendo alteração no cadastro de um exercício para outro, o usuário poderá duplicar as informações. Clique no botão Duplicar : Informe o exercício base, o novo exercício e clique no botão OK. Aba Dados da Instituição: preencha com os dados da Entidade: Aba Cargos e Funções: digite o nome dos responsáveis pela Instituição.

12 PÁGINA 12 Parâmetros do Sistema Clique no menu Parâmetros, item Parâmetros do Sistema, subitem Configurações Locais Documentos (Arquivos, Parâmetros do Sistema) : Aba Parâmetros do Sistema: Ativar Modo de Alteração Quando Selecionar um Item em Lista: opção personalizada. Só terá efeito na máquina local; Tipo de Tramitação no Protocolo / Processo: Tramitação Centralizada (Setor para Protocolo): qualquer setor só terá permissão para tramitar um protocolo ou processo para o setor de protocolo, sendo assim só existirá um setor responsável pela tramitação; Tramitação Descentralizada (Setor para Setor): todos os Setores tramitam protocolo ou processos entre si, facilitando uma interação maior dos usuários. Alteração Válida para Todos os Terminais: Permitir Alteração Somente no Último Tramite em Execução: marque esta opção como medida de segurança contra alterações em movimentação anterior. Exibir Dados para Cadastro do Protocolante no Ato do Cadastro: está opção disponibilizara alguns campos para preenchimento com dados de quem está solicitando o protocolo;

13 PÁGINA 13 Marque para não Exibir Pré-Visualização dos Relatórios: se a opção ficar marcada as impressões irão direto para impressora; Aba Controle de Vencimentos: nessa tela é possível parametrizar o Sistema para emissão de alerta quando algum protocolo estiver vencido ou por vencer. Marque a opção Exibir Alerta de Vencimento e especifique a quantidade de dias para os próximos vencimentos nos subitens Contratos, Convênios e Processos. Exemplo: se o Usuário configurar o Sistema para exibir alerta para os contratos com vencimento nos próximos 30 dias, toda vez que ele acessar o Sistema, será exibido um relatório com os contratos vencidos e com os contratos que vencerão em até 30 dias: Aba Outros / Autenticação: o Sistema permite a integração com autenticadoras mecânicas, defina as configurações na tela abaixo:

14 PÁGINA 14 Aba Arquivos em Anexo: um dos recursos do SSE é a possibilidade de anexar arquivos digitalizados a um protocolo. O Usuário pode scanear documentos salvando-os em formato de imagem ou arquivo PDF, e depois vinculá-los a um protocolo. Configure: Selecione o Diretório: informe a pasta onde serão salvos os arquivos digitalizados; Selecione o Arquivo Executável do Aplicativo do Scanner: informe o programa que será responsável pela digitalização; Nome do Arquivo Temporário: informe o nome do arquivo temporário digitalizado; Este Terminal Será Usado para Digitalização de Documentos: marque esta opção se o terminal será usado para fazer digitalizações; Para usar um Scanner Compartilhado: selecione o diretório onde serão salvas as imagens e diretamente do scanner; Limitar Tamanho do Arquivo: Informe o tamanho máximo em KBytes que o arquivo deve ter, o sistema irá bloquear arquivos maiores.

15 PÁGINA 15 Utilitários do Sistema No Menu Apoio temos ainda alguns itens que ajudarão o Usuário na manutenção do Sistema, além daqueles já descritos acima. No item Atualização da Base de Dados o Usuário fará a atualização automática do Sistema. Esta atualização possibilita alterações na estrutura da Base de Dados de acordo com o aprimoramento do Sistema. Clique no botão Ok para atualizar:

16 PÁGINA 16 No item Consulta SQL o Usuário poderá fazer consultas por SQL na sua Base de Dados. Esta opção deve ser usada quando solicitada por um Consultor/Técnico da Fiorilli, ou se o Usuário tiver conhecimento avançado em banco de dados: No item Atualização via Internet o Usuário poderá fazer a Atualização do Sistema de Secretaria SSE. Ao acessar este item, o Módulo Principal vai buscar atualizações do Módulo Atualizador. Após atualização do Módulo Atualizador o Módulo Principal se fecha e automaticamente iniciando o Gerenciador de Downloads.

17 PÁGINA 17 O usuário deve verificar as atualizações disponíveis, e em seguida fazer download dos arquivos necessários, esta atualização deve ser feita com freqüência a fim de manter os Módulos atualizados evitando erros de processamento: No item Cópia de Segurança o Usuário poderá fazer Cópia da Base de Dados, os chamados Backups. Ao acessar este item, o Sistema Principal se fecha e automaticamente é iniciado o utilitário de Backup, responsável pelas Cópias de Segurança: Observação: maiores detalhes sobre Backups no Guia Rápido Gerenciador de Backups.